4
Содержание
Введение .................................................................................................................. 5
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового
документооборота .................................................................................................. 8
1.1Понятие и назначение кадрового документооборота ..................................... 8
1.2 Деятельность кадровой службы в сфере кадрового документооборота ... 15
1.3 Нормативная база организации работы с кадровыми документами ......... 26
Глава 2. Исследование организации кадрового документооборота в
ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»...................................... 40
2.1 Характеристика направлений и результатов деятельности организации . 40
2.2 Анализ организации работы с кадровыми документами ............................ 42
2.3 Проблемы и недостатки кадрового документооборота в организации ..... 48
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в
ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»...................................... 52
3.1 Внедрение системы электронного документооборота ................................ 52
3.2 Предложения по улучшению системы кадрового делопроизводства в
организации ........................................................................................................... 62
3.3. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий ................................. 65
Заключение ........................................................................................................... 69
Список литературы ............................................................................................ 71
Приложения .......................................................................................................... 76
5
Введение
Документы составляют основу информационной среды любой
организации. Информация, содержащаяся в документах, обладает
юридической силой только при условии соблюдения ряда обязательных
делопроизводственных операций. На сегодняшний день совершенствование
управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня
организации и эффективности управленческого труда зависит от уровня
сформированной системы делопроизводства в организации.
Организация работы с кадровыми документами является неотъемлемой
частью процессов управления и принятия управленческих решений, что
существенно влияет на оперативность и качество системы управления.
Процесс принятия управленческих решений состоит из получения
информации, переработки информации, анализа, подготовки и принятия
управленческого решения. Данные этапы связаны с кадровой документацией.
Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать
документационное обеспечение системы управления, так как это прямо влияет
на качество принятия управленческих решений. Особенно важно
совершенствовать кадровую документацию. Система кадрового
делопроизводства призвана обслуживать процесс управления персоналом.
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые
являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и
обязанностей работника и работодателя. Подавляющее большинство
кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой
социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с кадровыми
документами должно быть чрезвычайно серьезным. Так как от правильности
заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных
юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права
работника.
Актуальность темы обусловлена тем, что документационное
обеспечение деятельности отдела кадров – важная часть управленческой
6
деятельности учреждения любой организации, так как кадровая документация
является основанием для начисления пенсии, учета трудового стажа и размера
заработной платы и др.
В качестве объекта исследования представленТольяттинский колледж
сервисных технологий и предпринимательства.
Предметом данного исследования является организация работы с
кадровыми документами в данном образовательном учреждении.
Целью данной работы являлось определение условий организации
кадрового делопроизводства, а также разработка рекомендаций по
совершенствованию кадрового документооборота.
Задачи исследования:
- изучить понятие и назначение кадрового документооборота;
- охарактеризовать деятельность кадровой службы в сфере
кадрового документооборота
- исследовать нормативную базу организации работы с кадровыми
документами
- представить характеристику направлений и результатов
деятельности организации;
- провести анализ организации работы с кадровыми документами;
- исследовать проблемы и недостатки кадрового документооборота
в организации;
- разработать мероприятия по совершенствованию организации
кадрового документооборота в ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ
СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»;
- провести оценку эффективности предлагаемых мероприятий.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав,
заключения, списка использованных источников и приложений.
Исследованием проблем кадрового делопроизводства занимались
известные авторы такие как, Басаков М.И., Рогожин М.Ю., Кирсанова М.В.,
Кривошеева Н.А., Кузнецова Т.В. и др.
7
При написании выпускной квалификационной работы были
использованы такие методы исследования, как наблюдение, изучение
документов, регламентирующих деятельность образовательного учреждения,
а также были проведены анкетирование работников и интервьюирование
ответственных за организацию кадровой работы сотрудников, в нашем случае
- это исполняющий обязанности заведующего детским садом и секретарь.
Практическая значимость работы заключается в том, чтобы по мере
изучения теоретического материала, законодательной и нормативной базы,
дать действенные рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота учебного заведения.
Структура работы. Данная работа состоит из введения, трех глав,
заключения, списка литературы и приложений.
8
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового
документооборота
1.1 Понятие и назначение кадрового документооборота
Для того чтобы, дать определение термину «кадровое
делопроизводство», нужно отметить, что такое «делопроизводство» и какие
задачи оно решает. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения»
1
делопроизводство или
документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами.
Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение
управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 употребляются как
синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия.
Первый из них, «делопроизводство», преимущественно используется при
описании организационной стороны и традиционных приемов работы с
документами. Второй – «документационное обеспечение управления»
подчеркивает информационно-технологическую составляющую в
современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда
речь идет о компьютерных технологиях работы с документами
2
.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):
Документирование (составление, оформление, согласование и
изготовление документов);
Организация работы с документами в процессе осуществления
управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и
использования документов);
1
"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
2
Шувалова, Н. Н. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для СПО / Н. Н.
Шувалова. — М. : Издательство Юрайт, 2018.с.8
9
Систематизация архива документов.
Документационное обеспечение системы управления персоналом
организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми
документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных
стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным
подразделениям организаций и прочим субъектам за пределами организации,
т.е. кадровое делопроизводство. Кадровое делопроизводство – комплекс
мероприятий, направленных на разработку документов по управлению
персоналом, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с
персоналом, учетно-регистрационной документации для регулирования
трудовых правоотношений, организации учета кадров
3
.
Кадровое делопроизводство – инструмент, позволяющий:
• четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права
и обязанности сторон трудовых отношений для достижения "баланса
интересов" сторон трудовых отношений;
• создать организационно-правовые основы трудовых отношений;
• документально закрепить единые принципы корпоративных отношений
4
;
• построить хорошо отлаженную стабильную систему управления
персоналом, отвечающую стратегическим задачам организации;
• обеспечить комплекс мероприятий, направленных на разработку
локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и
охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и
расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью
регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров и
обеспечения мер по охране труд
5
;
• разрешать трудовые споры.
3
Цеменкова, С. И. Архивоведение. История архивов России с древнейших времен до начала хх века : учеб.
пособие для СПО / С. И. Цеменкова ; под науч. ред. Л. Н. Мазур. — М. : Издательство Юрайт, 2018.с.22
4
Глотова С. А. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. М., 2018.с.33
5
Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство :
учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — 3-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт,
2018.с.44
10
Таким образом, ведение кадрового делопроизводства позволяет
работодателю не только документально оформлять трудовые отношения и
формализовать кадровые процедуры, но и решать множество других задач,
обеспечивая юридическую силу документов, жизненно важных для каждого
гражданина. Современное законодательство требует от работодателя
оформление большого количества документов, отражающих различные
аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют
такие документы сотрудники кадрового отдела (кадровой службы)
предприятия совместно с юристами.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них
зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права
на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
Поэтому специалист отдела кадров должен руководствоваться законами,
постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими
нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых
актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным
видам юридической ответственности
6
.
И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство
кадрового отдела, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в
дальнейшем – ТК РФ
7
). На основании установленных Кодексом норм
трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются
локальные нормативные акты. Эти акты, как и другие любые имеют перечень
документов необходимых для их реализации. В состав локальных
нормативных актов входят:
•Положение о структурном подразделении – это локальный
нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования)
подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации;
6
Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для
прикладного бакалавриата / И. Н. Кузнецов. — М. : Издательство Юрайт, 2019м.91
7
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019)
11
структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и
ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с
иными структурными единицами организации
8
.
•Положение об оплате труда и премировании является локальным
нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный
договор. Если коллективный договор в организации есть, то положение об
оплате труда может быть приложением к коллективному договору. Положение
об оплате труда и премировании является основным документом, в
соответствии с которым рассчитывается зарплата на предприятии
9
.
•Положение об обработке персональных данных (ст. 85 – 90 ТК РФ) –
это локальный нормативный акт, в котором регламентированы требования при
обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и
использование персональных данных, права работника по защите
персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм,
регулирующих обработку и защиту персональных данных работника
10
.
•Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ) – это нормативный документ
предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность
организации с указанием размера заработной платы в зависимости от
занимаемой должности. Специалисты кадровых служб руководствуются
штатным расписанием для определения работников организации и для
организации поиска будущих работников, а также для начисления заработной
платы работникам. Образец штатного расписания представлен в приложении
7.
•Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ
11
) –
регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права,
8
Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления + тесты в ЭБС : учебник и практикум для СПО /
И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт,
2018.с.33
9
Корнеев, И. К. Документирование управленческой деятельности + тесты в ЭБС : учебник и практикум для
академического бакалавриата / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. —
М. : Издательство Юрайт, 2018.с.56
10
Глотова С. А. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. М., 2018.с.43
11
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019)
12
обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы,
время отдыха, меры поощрения или взыскания, а также иные вопросы
регулирования трудовых отношений в организации. Сотрудник организации
под роспись знакомится с этими правилами
12
.
•Должностная инструкция – это локальный нормативный акт, в
соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность.
Должностная инструкция является основным организационно-правовым
документом, в котором четко определяются место и значение конкретной
должности в структуре организации. А именно: задачи, основные права,
обязанность и ответственность работника при осуществлении им трудовой
деятельности согласно занимаемой должности, предъявляемые к нему
квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и
обеспечивает условия для его эффективной работы. Данные инструкции
разрабатывает руководитель организации и руководитель кадрового отдела.
Все пункты должностной инструкции прописываются именно той
организации, в которой она составляется
13
.
•Правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ) – это локальный
акт, который обеспечивает рабочему здоровье и жизнь, которыми он должен
руководствоваться. Наличие в организации грамотно составленной
инструкции, обеспечивает снижение производственных рисков, аварийных
ситуаций и профессиональных заболеваний. Инструктаж по охране труда
производится по усмотрению руководителя организации, но не реже одного
раза в год. Инструктаж проводится под расписку работника
14
.
Локальные нормативные акты нужны для того, чтобы адаптировать
трудовое законодательство к особенностям конкретной организации. Они
12
Бялт, В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника : учеб. пособие для СПО /
В. С. Бялт. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018. С.76
13
Корнеев, И. К. Документирование управленческой деятельности + тесты в ЭБС : учебник и практикум для
академического бакалавриата / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. —
М. : Издательство Юрайт, 2018с.34
14
Абуладзе, Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для СПО /
Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — М. : Издательство Юрайт, 2018.с.11
13
разрабатываются непосредственно в организации, касаются в целом трудового
коллектива и необходимы для последующей индивидуальной работы с
каждым сотрудником.
В настоящее время существуют определенные стандарты оформления
организационно-распорядительных и учетных документов. Все
унифицированные формы документов утверждены положением Госкомстата
России от 05.01.2004 №1, к этим формам относятся такие документы как:
•Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1)
заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех
принятых, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Начальник
структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на
оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть
принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и
продолжительностью испытательного срока.
На оборотной стороне проставляются также согласие работника с
условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметка о
прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному
минимуму и другие отметки.
Образец представлен на рисунке 1.
•Личная карточка (форма Т-2) заполняется на работников всех категорий
в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта,
военного билета, трудовой книжки (для совместителей копии трудовой
книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства), на основании
опроса работника, и подшивается в его личное дело. Образец личной карточки
представлен в Приложении 2.
•Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6)
применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков,
предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими
законодательными актами и положениями, коллективными договорами и
графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе