24
При этом главной целью кадровой работы должно быть создание
организационно развитой системы управления персоналом, которая обеспечит
профессиональными кадрами органы местного самоуправления
33
.
Все это требует комплексного подхода в работе службы кадров, что, в
свою очередь, должно расширить круг вопросов, которые решаются этой
службой.
Главные задачи по работе с персоналом могут быть представлены в виде
следующей модели:
1) планирование кадров;
2) привлечение кадров (поиск, привлечение кадров);
3) отбор кадров;
4) определение расходов и льгот;
5) профессиональная адаптация;
6) обучение персонала;
7) аттестация персонала;
8) ротация (перестановка кадров);
9) профессиональная подготовка кадров
10) стимулирование кадров;
11) социальная защита.
Схематично это можно представить следующим образом (рис. 2).
33
Плешин, И.Ю. Управление персоналом /И.Ю. Плешнин. - М.: Изд. Прогресс, 2017.- 485 с.
25
Воплощение в жизнь новой модели кадровых служб возможно на
основании не только разработанного научно-практического фундамента, но и
при делегировании части функций по управлению персоналом от
руководителя специалистам, которые имеют профессиональные знания по
кадровому менеджменту, а также практический опыт кадровой работы
34
.
Подводя итоги параграфа, можно сделать выводы о том, что для
успешной профессионализации службы в организациях необходимо
реформирование кадровых служб на основе кадрового менеджмента. Эта
работа должна осуществляться по следующим основным направлениям:
2 Необходимо обеспечить комплексное решение задач качественного
формирования и эффективного использования кадрового потенциала на
основе управления всеми компонентами человеческого фактора.
3 Внедрение активных методов поиска, отбора и целенаправленной
подготовки профессиональных служащих.
4 Осуществление планомерной работы с кадрами, кадровым резервом. Эта
работа должна строиться на таких организационных принципах, как
планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов из числа резерва
на продвижение по индивидуальным планам развития, ротация и обучение
34
Евсеева Н.С. Актуальные проблемы управления персоналом / Н.С. Евсеева // Экономика и социум. - 2017.
- № 1 (32). - С. 25-32.
Рисунок 2. Основные задачи управления персоналом
26
кадров на специальных курсах и стажировка на соответствующих
должностях.
5 При работе с кадрами необходимо перейти от административных методов
управления к научно обоснованным формам оценивания, подбора и
расстановки кадров, что, в свою очередь, требует от работников кадровых
служб умения применять современные методы психологического
тестирования и социологические методы изучения общественного мнения.
6 Для укрепления и повышения авторитета кадровых служб необходимо
создание системы подготовки, переподготовки и повышения
квалификации специалистов для этих служб.
1.3 Нормативная база организации работы с кадровыми документами
Правильная постановка кадрового делопроизводства имеет большое
значение, как для самих организаций, так и для работников. Кадровая
документация, с одной стороны, обеспечивает функции управления
персоналом в организации, с другой — регулирует трудовые отношения с
работниками с учетом их интересов.
Наличие правильно оформленных кадровых документов
свидетельствует о правомерности совершенных с работником действий. Это
позволяет минимизировать вероятность трудовых споров, а также служит
доказательством в суде в случае разногласий между субъектами трудовых
отношений.Нельзя также забывать о социальной значимости документации по
личному составу. Она важна для каждого конкретного человека, так как
содержит исчерпывающую информацию о фактах его трудовой
деятельности
35
.
Эти обстоятельства определяют особое внимание государства к сфере
кадрового делопроизводства.
35
Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учеб. пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство
Юрайт, 2018.с.33
27
Регулирование вопросов документирования трудовых отношений во
многом осуществляется на государственном уровне. Различные правовые
акты определяют состав кадровых документов, порядок их оформления, сроки
их создания, подписания, ознакомления с ними работников. Также на
государственном уровне регламентированы вопросы обеспечения хранения
документации по личному составу. Она может быть востребована спустя
долгие годы после увольнения работника, поэтому для кадровой
документации установлены длительные сроки хранения и определен порядок
передачи этой категории документов на государственное хранение в случае
ликвидации организации
36
.
Несоблюдение правовых норм в сфере кадрового делопроизводства
может повлечь за собой штрафные санкции для организаций,
дисквалификацию для предпринимателей и являться основанием для
внеплановой проверки инспекции по труду.
Исходя из этого, организациям следует уделять значительное внимание
вопросам постановки кадрового делопроизводства. Но организуя и
совершенствуя работу кадровых подразделений и специалистов по
управлению персоналом, необходимо учитывать ряд проблемных аспектов.
В первую очередь речь идет о подвижности нормативной базы
кадрового делопроизводства. В правовые акты регулярно вносятся изменения
и дополнения, предполагающие изменения в кадровой работе. Это
обстоятельство требует от кадровиков высокого уровня правовой
грамотности, а также регулярного повышения квалификации.
Кроме того, фактором, создающим определенные сложности в работе
кадровиков-практиков, является несовершенство трудового законодательства.
Несмотря на то, что многие вопросы ведения кадрового
делопроизводства урегулированы в правовых актах РФ, зачастую они не
раскрываются в них полностью. Иногда нормы недостаточно точны, их
36
Грозова, О. С. Делопроизводство : учеб. пособие для академического бакалавриата / О. С. Грозова. — М. :
Издательство Юрайт, 2018.с.32
28
приходится трактовать или запрашивать разъяснения государственных
органов; иногда в нормах присутствуют понятия, для которых нет четких
определений; иногда на смену старым нормам приходят новые нормы,
которые идут вразрез с другими правовыми актами и с устоявшейся практикой
работы кадровых служб.
Самым простым примером таких норм является условие о
необходимости письменного согласии работника на перевод, закрепленное в
статье 72.1 Трудового кодекса Российской Федерации .
С помощью каких документов должно оформляться это согласие,
является ли личное заявление работника этим согласием, логично ли
оформлять заявление в случае, когда инициатива перевода исходит от
работодателя? На эти вопросы Трудовой кодекс не дает ответа.
Таких вопросов много. Необходимо ли у работника брать согласие на
обработку его персональных данных? Как вести личные дела работников,
которые в основном все организации ведут и сроки хранения которых
составляют 75 (50) лет, но о которых не говорится в ТК РФ? Что делать с
унифицированными формами , которые перестали быть обязательными в 2013
г., но до сих пор организации их активно применяют?
Кроме подвижности и несовершенства законодательства, актуальной
проблемой кадрового делопроизводства является применение отдельных
правовых актов и нормативно-методических документов в работе кадровых
подразделений. Например, к таким документам относятся профессиональные
стандарты
37
.
Профессиональные стандарты — это достаточно новое явление в
отечественном трудовом праве, поэтому у кадровиков могут возникать
различные вопросы в отношении этих документов. Например, с какой целью
они должны использоваться в деятельности организаций, являются ли они
обязательными, как соотносятся с Квалификационным справочником, какие
37
Грозова, О. С. Делопроизводство : учеб. пособие для академического бакалавриата / О. С. Грозова. — М. :
Издательство Юрайт, 2018.с.32
29
локальные нормативные акты подлежат изменению с учетом
профессиональных стандартов и т.д.
Поговорим более подробно об этом и некоторых других наиболее
актуальных вопросах кадрового делопроизводства.
В соответствии со статьей 195.1 Трудового кодекса Российской
Федерации, профессиональный стандарт — это характеристика
квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного
вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной
трудовой функции»
38
.
Характеристика квалификации специалистов, например специалистов
по управлению персоналом, на данный момент установлена в двух основных
нормативно-методических документах общегосударственного значения:
Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и
других служащих и Профессиональном стандарте специалиста по управлению
персоналом.
Квалификационный справочник утвержден в 1998 г., и несмотря на
дополнения к нему, уступает по актуальности профессиональному стандарту,
который был утвержден в 2015 г. Стандарт является более содержательным
документом, характеризующим не только отдельные должности кадровых
специалистов, но и целиком вид профессиональной деятельности по
управлению персоналом.
В Стандарте приводится описание квалификационных требований к
группе должностей, обеспечивающих деятельность по управлению
персоналом.
Структура стандарта включает описание обобщенных трудовых
функций, трудовых функций и трудовых действий. Для каждой трудовой
функции приводится список знаний и умений, необходимых для ее
38
Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления : учебник и
практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М. : Издательство
Юрайтс.45
30
реализации.
Содержание профессионального стандарта определяет направления его
использования. Он может использоваться для построения кадровых служб,
служб управления персоналом. Например, для построения функциональной
структуры службы необходимо выделить направления ее деятельности.
Подробная характеристика обобщенных трудовых функций, приведенная в
стандарте, фактически представляет собой характеристику участков кадровой
работы, за которые могут отвечать внутренние функциональные
подразделения службы.
Перечисление типовых трудовых действий в стандарте позволяет
рассчитать явочную численность сотрудников службы. Для этого нужно
дополнительно установить объем выполненных работ по каждой трудовой
функции, например, с помощью фотографии рабочего дня сотрудника, а также
применить формулы расчета явочной численности, приведенные в
межотраслевых нормативах времени на соответствующие работы, основанных
на определении трудоемкости нормируемых и ненормируемых работ
39
.
Стандарт предлагает варианты наименования должностей для каждой
обобщенной трудовой функции. Ориентируясь на этот список, можно
построить систему должностей службы, установить их подчиненность, в
зависимости от уровня квалификации, определенного в функциональной карте
вида профессиональной деятельности стандарта.
Определение в стандарте квалификационных требований, подробная
характеристика умений и знаний, необходимых для выполнения трудовых
функций, может послужить основной для создания планов и программ
обучения, повышения квалификации и подготовки работников кадровых
служб и служб управления персоналом.
Аттестация работников также может проводиться на основе тестовых и
39
Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления : учебник и
практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М. : Издательство
Юрайт.с.32
31
иных контрольно-измерительных материалов, разработанных, исходя из
требований стандарта.
Говоря о применении стандарта в целях повышения эффективности
работы кадровых служб, нужно отметить, что одна из наиболее важных задач,
решаемых с его помощью - разработка локальных нормативных актов
организации.
В первую очередь, речь идет о должностных инструкциях. Методика
разработки должностных инструкций предполагает выявление типовых
показателей (например, квалификационных требования, функций,
должностных обязанностей работников) и конкретизация, а также дополнение
их с учетом особенностей работы кадровых служб и служб управления
персоналом в конкретных организациях.
Кроме того, очень важно иметь в виду, что для некоторых должностей
применение профстандарта при их наименовании, а также при установлении
квалификационных требований к ним, является обязательным. В частности,
если требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения
определенной трудовой функции, установлены Трудовым Кодексом, другими
федеральными законами, то они должны соответствовать требованиям,
зафиксированным в профессиональном стандарте
40
.
Если характеристики квалификации не закреплены указанными выше
правовыми актами, то работодатель может их использовать в качестве
методического пособия при разработке локальных нормативных актов,
содержащих требования к должностям кадровых специалистов.
Локальные нормативные акты кадровой службы — это также одна из
проблемных тем кадрового делопроизводства.
В соответствии с Трудовым кодексом строго обязательными являются
Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о персональных
данных. Ни Положение об отделе, ни должностные инструкции, ни
40
Казакевич, Т. А. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для СПО / Т. А.
Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018.с.23
32
инструкция по кадровому делопроизводству не являются обязательными
документами.
Что делать в этой ситуации кадровикам, разрабатывать их или нет?
Достаточно ли иметь некоторый формальный или типовой вариант
инструкций?
Конечно же, локальные нормативные акты в сфере работы кадровых
служб и ведения кадрового делопроизводства очень важны и разрабатывать
их, безусловно, стоит. Например, инструкция по кадровому делопроизводству,
позволила бы кадровым специалистам избежать большого количества ошибок,
которые они могут допускать при оформлении документации по личному
составу, при организации использования и хранения этих документов.
Как уже было отмечено выше, как правило, Трудовой кодекс и иные
правовые акты Российской Федерации не дают точной инструкции и не
называют полный состав документов, оформляемый в рамках отдельных
кадровых процедур. Способом решения этой проблемы является разработка и
введение в действие Инструкции по кадровому делопроизводству и создание
Табеля и Альбома форм кадровых документов по типовым управленческим
ситуациям. При этом важно, чтобы в инструкции описывался самый широкий
состав кадровых процедур, и включались все обязательные и рекомендуемые
документы, отражающие последовательность документирования трудовых
отношений
41
.
Главная задача локальных нормативных актов, и особенно локальных
нормативных актов, содержащих описание методик работы с документами,
быть максимально приближенными к реальности и отражать все
составляющие работы. Формальная разработка локальных нормативных актов
не целесообразна. Это очень нелогичный подход для необязательных
документов. Должные инструкции разрабатываются не для того, чтобы они
просто были, а для того, чтобы можно было оценивать труд работников или
41
Казакевич, Т. А. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для СПО / Т. А.
Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018.с.34
33
мотивированно применять меры воздействия к работнику (поощрения,
дисциплинарного взыскания). Поэтому очень важно кадровым специалистам
владеть методиками составления локальных нормативных актов, в том числе
локальных нормативных актов, определяющих и регламентирующих их
работу.
Еще одним сложным вопросом в работе кадровых специалистов
является работа с персональными данными и применение норм Федерального
закона «О персональных данных» [О персональных данных...] в кадровом
делопроизводстве. Один из самых распространенных вопросов кадровиков-
практиков связан с согласием на обработку персональных данных. Должны ли
работники подписывать это согласие?
Вся личная информация составляет персональные данные работника.
Общие вопросы обработки этих данных регулируются в главе 14 Трудового
кодекса . В ней определяется, какие персональные данные и в каком объеме
работодатель получает от работника, в каких целях эти персональные данные
могут обрабатываться работодателем, устанавливаются права работника на
получения полной информации о его персональных данных.
Более подробно вопросы работы с персональными данными
раскрываются в соответствующем федеральном законе
42
.
Во-первых, закон определяет понятие «персональные данные». Оно
достаточно широкое и включает любую информацию, прямо или косвенно
относящуюся к определенному или определяемому физическому лицу [О
персональных данных., ст. 3 п. 1]. Это означает, что все сведения, относящиеся
к работнику и законно полученные из его документов или с его слов для
оформления трудовых отношений, будут отнесены к персональным данным.
Во-вторых, закон определяет условия обработки персональных данных
и устанавливает возможность обработки персональных данных работника без
его согласия. В соответствии со статьей 6 федерального закона обработка
42
Казакевич, Т. А. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для СПО / Т. А.
Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018.с.32