54
положительно скажется на системе управления персона.
В настоящее время рынок перенасыщен всевозможными программами
автоматизированного учета и требует перехода на новый уровень в кадровом
делопроизводстве.
Кадровая справочная «Система Кадры» это уникальная
информационная система управления кадрами, которая подготовлена
лучшими экспертами для всех специалистов, работающих с персоналом.
Система дает полную базу разъяснений по профессиональному ведению
кадровой политики в организации.
Информационная «Система Кадры» содержит ответы на вопросы
кадрового учета и делопроизводства, правовую базу, формы и образцы
документов, профессиональные журналы и книги, что позволяет специалисту
по кадрам ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» сделать работу более
эффективной и комфортной, а самое главное быстрой.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» состоит из систем:
- система работы с кадрами;
- система отдела кадров;
- система учета кадров;
- система управления кадрами организации.
Компьютерная справочная система «Система Кадры»,
автоматизированная система управления кадрами, является идеальным
решением для:
- руководителя организации;
- руководителя отдела кадров;
- специалиста по кадрам.
- любого другого специалиста, работающего в системе управления
кадрами организации.
Система управления работой с кадрами поможет:
- повысить качество управления персоналом в ГАПОУ
55
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» ;
- оптимизировать кадровое делопроизводство в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» ;
- решить любые спорные кадровые вопросы;
- поднять квалификацию работников в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» ;
- сформировать грамотную систему кадровой политики в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» .
Компьютерная справочная система «Система Кадры» доступна с любого
компьютера и не привязана к конкретному рабочему месту специалиста по
кадрам.
Каждый день КСС «Система Кадры» предоставляет только актуальную
информацию, ежедневные обновления. Удобная навигация, легкий поиск
информации, быстрый доступ к любым разделам справочной системы.
Возможность задать вопрос и получить точный ответ. Возможность
проконсультироваться по горячей линии по любому сложному кадровому
вопросу.
В состав Компьютерной справочной системы «Система Кадры» входит:
1. Правовая база нормативных документов по кадровой политике.
2. Формы документов по вопросам кадрового учета и персоналу.
3. Справочник кадровика.
4. Ответы от экспертов на любые кадровые вопросы.
5. Мастера - интерактивный сервис, который подбирает решение и
все нужные документы по индивидуальной ситуации пользователя.
6. Видео-семинары от ведущих экспертов по трудовому
законодательству.
56
7. Тренинги от известных специалистов в области управления
персоналом.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» автоматизирует и
оптимизирует кадровое делопроизводство, позволяет:
1. Вести учет кандидатов на работу, вести учет как принятых, так и
уволенных работников, а также временно не работающих.
2. Представить организационную структуру автошколы в виде
иерархии.
3. Производить кадровый учет по основным кадровым операциям:
приём, увольнение, оформление отпуска, аттестации, командировки, обучение
и др.
4. Вести учет рабочего времени работников.
5. Автоматизировать систему кадрового документооборота, при
помощи автоматизированного выведения Приказов, табелей и др.
6. Производить поиск информации по основным моментам.
7. Выстраивать кадровые отчеты.
Компьютерная справочная система «Система Кадры», обеспечивающая
кадровый документооборот, с успехом используется в малых предприятиях.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» представляет собой
современную компьютерную программу, которая сочетает функции кадрового
учета документов и автоматизации системы управления персоналом.
Основными особенностями данной программы является ее простота,
наглядность, простая настройка, удобность, совместимость с программой
MicrosoftOffice.По данным CNewsAnalytics(февраль 2019 г.) Компьютерная
справочная система «Система Кадры» вошла в список лучших и наиболее
востребованных информационных систем управления персоналом в
Российской Федерации.
Внедрение данной программы позволяет:
1) снизить расходы на управление персоналом;
2) оптимально применять профессиональные качества работников;
57
3) увеличить производительность труда работников;
4) повысить качество обработки кадровых документов;
5) ведение кадровой документации на более высоком уровне.
Для поддержания обратной связи с персоналом может служить создание
корпоративного портала.
Целевая аудитория корпоративного портала – сотрудники колледжа.
Цели корпоративного портала: создание прямого канала общения между
сотрудниками; повышение лояльности сотрудников в компании; развитие
корпоративной культуры; повышение эффективности и производительности
сотрудников. В основные функции портала входит: управление задачами и
проектами; тайм-менеджмент 2.0; CRM (CustomerRelationshipManagement);
управление документами; интеграция с 1С, Microsoft, Google, Apple;
автоматизация бизнес-процессов; производительность и безопасность;
мобильные веб-приложения.
Выделяются две большие категории пользователей – пользователи
внутренней корпоративной сети и пользователи внешней сети (Интернет-
пользователи). В зависимости от масштаба корпоративной сети пользователи
первой категории могут быть сотрудниками одного подразделения. В
последнем случае, хотя входом в информационное пространство может стать
любой сайт организации, выделяется единый, центральный вход – фокусная
точка доступа ко всем базам данным, корпоративным ресурсам и сервисам.
На рисунке 4 представлена схема проведения видеоконференции между
сотрудниками посредством корпоративного портала.
58
Рисунок 4. Схема проведения видеоконференции между
сотрудниками посредством корпоративного портала
Корпоративный портал имеет следующие функции: организация
обсуждений в рабочих группах с общими календарями, задачами, отчетами,
библиотеками файлов документов; встроенный сервис для обмена
мгновенными сообщениями между сотрудниками; видеоконференции и
видеозвонки для совещаний с сотрудниками удаленных офисов и переговоров
с клиентами; технология Send&Save - переписка сотрудников по электронной
почте дублируется на портале, архивируется по темам и индексируется
внутренней системой поиска; официальная лента новостей, видеообращения
руководства, блоги сотрудников; система обучения и тестирования персонала;
списки сотрудников, визуальная структура компании.
В рамках корпоративного портала работает сервис организации
конференции, включая удаленную регистрацию участников, прием
материалов с возможностью анализа состава участников менеджерами
конференции. С портала осуществляется доступ к корпоративным материалам
(документам, приказам, положениям, инструкциям), а также вход в интранет-
портал для удаленных пользователей. В целях управления содержимым,
обеспечения функционирования портала разработана система управления
контентом, которая позволяет обеспечить менеджерам портала (они могут
являться представителями различных подразделений колледжа)
59
авторизованный доступ к «своим разделам, создавать новые подразделы и
информационные страницы, публиковать новости и анонсы.
Пользователи внутренней сети обладают всеми возможностями
Интернет-пользователей, но имеют дополнительный доступ к
информационным корпоративным материалам, размещенным на портале и
доступ к файлам ftp-сервисов.
Данный корпоративный портал позволяет организовать коллективную
работу сотрудников. Портал содержит: календари с совместным доступом для
планирования встреч и мероприятий; управление задачами и поручениями;
библиотека общих файлов и документов; совместная работа с документами на
портале с помощью MicrosoftOffice и OpenOffice; бронирование
переговорных; график отсутствий сотрудников; поиск по всему порталу и по
рабочим группам; взаимодействие с партнерами, клиентами, поставщиками,
дистрибьюторами и другими внешними пользователями через Экстранет.
На рисунке 5 представлены возможности планировщика рабочего
времени сотрудников посредством корпоративного портала.
Рисунок 5.Возможности планировщика рабочего времени
сотрудников посредством корпоративного портала
Возможности автоматизации бизнес-процессов посредством
корпоративного портала представлены на рисунке 6.
60
Корпоративный портал позволяет запуск самых разных бизнес-
процессов через портал: оформление командировки, отпуска, утверждение и
оплата счетов, публикация документов и т.п.; встроенные шаблоны типовых
бизнес-процессов; простой визуальный редактор для проектирования
собственных бизнес-процессов с поддержкой функции drag&drop;
корректировку бизнес-процесса даже после его запуска (например, запрос
дополнительной информации у участников бизнес-процесса); автоматизация
оформления пропусков, заказа канцелярии, курьеров и т.п.
Рисунок 6.Возможности автоматизации бизнес-процессов
посредством корпоративного портала
Корпоративный портал позволяет осуществлять поиск сотрудника,
наглядно видеть загрузку сотрудников и динамику кадровых изменений
(рисунок 7).
В разделе документы могут быть загружены Положения о
подразделениях, должностные инструкции персонала.
В разделе «Сервисы» представлены специальные услуги, сервисы и
полезная информация для сотрудников компании.
61
Оформление заявок и запросов на услуги выполняется на странице
Электронные заявки. Для оформления заявки необходимо выбрать вид заявки,
а затем заполнить специальную форму.
На странице Вопросы и Ответы содержится список наиболее часто
задаваемых вопросов по той или иной проблеме. Здесь вы можете быстро
найти ответ на интересующий вас вопрос.
Заявка в IT-службу выполняется на странице Техническая поддержка, на
которой сначала описывается возникшая проблема, а в дальнейшем ведется
обсуждение и поиск решения проблемы совместно с сотрудником IT-службы.
Рисунок 7. График отсутствий сотрудников
Раздел «Обучение» содержит обучающие курсы по различным
направлениям. Каждый учебный курс состоит из цикла уроков, некоторые
уроки могут быть объединены в главы. В курс также могут быть включены
тесты для самопроверки и итоговые сертификационные тесты. Результаты
вашего тестирования и полученные сертификаты можно просмотреть на
страницах «Журнал обучения» и «Мои сертификаты» соответственно.
Опросы позволяют узнать мнение сотрудников по различным вопросам.
Просмотр опросов и их результатов выполняется на странице Опросы.
Сотрудник может проголосовать по любому активному опросу.
62
Список необходимых и часто используемых сотрудниками ресурсов
представлен на странице Каталог ссылок. Управление подпиской на рассылки
с сайта выполняется на странице Подписка. Сотрудник можете выбрать
рубрики и указать e-mail сотрудника, на который нужно получать рассылки
портала. Фактором реализации корпоративной политики компании является
оформление уже имеющейся информации с привлечением определенных
визуальных образов и графических приемов на основе фирменного стиля
компании (имя компании (полное имя плюс аббревиатура), логотип,
фирменная цветовая гамма, фирменные модули, слоган). На разработке
концепции Web-дизайна ресурса, адекватного корпоративной культуре
компании, акцентируется особое внимание, поскольку дизайн корпоративного
портала не только формирует впечатление пользователя о ресурсе в целом, но
и позволяет идентифицировать компанию среди сайтов конкурентов, таким
образом, определяя качество восприятия корпоративного ресурса.
3.2 Предложения по улучшению системы кадрового делопроизводства в
организации
Разработка инструкции направлена на установление единого порядка
работы с документами в целом.
Назначением инструкции является установление единого порядка
работы с документами отдела кадров ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ
КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» ,
подготовка и передача их в архив.
Цель инструкции – совершенствование работы с документами,
повышение качества подготовки документов, упорядочение
документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение
эффективности управленческой деятельности в целом.
Инструкция разработана на основе законодательных и иных
нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и
документации. Одновременно инструкция отражает специфические
63
особенности работы с документами, характерные для ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» .
Структура инструкции содержит 5 разделов.
Общие положения.
В данном разделе описано назначение и цель инструкции, на какие
документы распространяется ее действие, на основании каких нормативных
документов она разработана, кто несет ответственность за выполнение и кто
утверждает данную инструкцию.
Термины и определения.
В разделе описаны основные термины, которые характерны для данной
инструкции.
Требования к оформлению документов отдела кадров ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»
В данном разделе представлен алгоритм заполнения приказов по
личному составу. Приведены примеры заполненных унифицированных форм
документов в виде приложений. А также прописаны правила заполнения
трудовых книжек, штатного расписания и графика отпусков.
Сроки ознакомления с документами.
В разделе прописаны сроки ознакомления сотрудника с внесенной
записью или приказом.
Инструкция представляет собой перечень действий, который
необходимо выполнять исполнителю процесса, для получения качественного
результата.
В ходе написания работы было проведено анкетирование специалиста
по кадрам (Приложение 7). Было выявлено, что в целях совершенствования
работы отдела кадров, в ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ
СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» , необходимо
внедрить Инструкцию по документационному обеспечению деятельности