34
персональных данных допускается либо с согласия гражданина, либо в строго
оговоренных законом случаях . К этим случаям относятся:
- выполнение «возложенных законодательством Российской Федерации
на оператора функций, полномочий и обязанностей» [О персональных
данных., ст. 6, п. 1, пп. 2]. То есть, если на работодателя законодательно
возложена обязанность затребовать от поступающего на работу трудовую
книжку, то, соответственно, персональные данные, полученные из этого
документа, могут обрабатываться без согласия работника.
- исполнение договора, «стороной которого либо выгодоприобретателем
или поручителем по которому является субъект персональных данных» [О
персональных данных..., ст. 6, п. 1, пп. 5]. То есть, персональные данные
работника, необходимые для исполнения трудового договора, также могут
обрабатываться без его согласия.
В Разъяснениях Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки
персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных
должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» также отмечается,
что «работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять
обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных
коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового
распорядка, являющимися, как правило, приложением к коллективному
договору, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми
в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ». [Федеральная
служба.; ТК РФ, ст. 372]. Таким образом, персональные данные, необходимые
для выполнения норм названных локальных нормативных актов, также
обрабатываются без согласия работника
43
.
В-третьих, в ст. 9 Закон определяет, в какой форме может быть получено
согласие на обработку персональных данных, а также, какая информация
должна быть включена в согласие, оформленное в письменном виде [О
43
Казакевич, Т. А. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для СПО / Т. А.
Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018.с.37
35
персональных данных., ст. 9]. Для работодателя эта информация важна в том
случае, если использование персональных данных выходит за рамки
Трудового кодекса и иных нормативных правовых актов Российской
Федерации в сфере труда. К примеру, если работодатель размещает
информацию о работниках на информационном портале организации.
В-четвертых, Федеральный закон «О персональных данных»
используется организацией при разработке такого обязательного локального
нормативного акта, как Положение о персональных данных. Пункт 8 ст. 86 ТК
РФ устанавливает обязанность работодателя ознакомить работников под
роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных
данных работников в организации, а также об их правах и обязанностях в этой
области. [ТК РФ, ст. 86, п. 8]. В соответствии с этим пунктом в организации
обязательно должен разрабатываться и утверждаться локальный нормативный
акт в сфере обработки персональных данных. Чаще всего он называется
Положение о персональных данных.
Учитывая, что строгих требований к этому документу не содержится ни
в Трудовом кодексе, ни в иных федеральных законах, в нем должны быть
урегулированы все виды работ с персональными данными, которые
осуществляются в организации и обязательно должны быть отражены
вопросы защиты и хранения этой категории информации
44
.
Выделяя основные проблемные аспекты кадрового делопроизводства,
нельзя не затронуть вопросы применения СЭД в работе кадровых
подразделений. Системы электронного документооборота способны повысить
эффективность работы кадровой службы, упростить процедуры подготовки
документов, их согласования и утверждения. Также СЭД позволяют
формализовать и унифицировать кадровое делопроизводство.
Однако следует иметь в виду, что вести кадровое делопроизводство
44
Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учеб. пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство
Юрайт, 2018.
36
исключительно в электронном виде в настоящее время невозможно. Трудовое
законодательство содержит много таких формулировок, как «личная подпись
работника», «письменное согласие», «письменное соглашение»,
«ознакомление работника», которые предполагают бумажный вариант
документа. Определенные в правовых актах Российской Федерации
обязательные для хранения кадровые документы, если и создаются в
электронном виде, в итоге должны быть распечатаны на бумаге,
соответствующим образом оформлены и помещены в дела для последующего
хранения.
Также следует отметить, что создание документа в электронном виде
может нарушить строго определенный порядок издания документов. Так,
например, часто в СЭД создается сначала приказ о приеме работника на
работу, а уже потом с ним заключается трудовой договор. Это является
нарушением ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации [ТК РФ, ст. 68].
В связи с этим важно, чтобы кадровые специалисты принимали участие во
внедрении СЭД, могли корректировать, насколько это возможно, процедуры
работы с соответствующей документацией в системе, поправлять ее таким
образом, чтобы при работе с кадровыми документами можно было избежать
нарушений законодательства
45
.
Подводя итог всему вышесказанному, следует отметить, что в рамках
данной работы невозможно охватить все частные случаи несовершенства
системы кадрового делопроизводства, которые также определяют
проблематику этой сферы профессиональной деятельности. Вместе с тем в
рамках статьи был выделен ряд основных проблем в этой сфере. Все эти
проблемные моменты кадрового делопроизводства имеют свое решение,
которое во многом зависит от квалификации специалистов кадровой службы.
В связи с этим одними из важнейших задач являются обучение и повышение
45
Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учеб. пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство
Юрайт, 2018.
37
квалификации кадровых специалистов. Эти задачи могут решаться в
организациях централизованно в рамках различных форм дополнительного
профессионального образования. Также специалисты по кадровому
делопроизводству могут самостоятельно изучать правоприменительной
практики. Такую возможность предоставляют многие периодические издания
по кадровому делопроизводству и трудовому праву.
Выводы по первой главе:
Организация кадровой работы и работы по оформлению кадровой
документации является одной из наиболее важных сфер деятельности любого
предприятия или организации, численность работников которых насчитывает
более одного человека.
Все процессы, осуществляемые при ведении кадровой работы,
составляют кадровую политику предприятия. Её разработка необходима для
обеспечения выполнения условий действующего законодательства в области
трудовых взаимоотношений.
На эффективность работы кадровой службы оказывают влияние многие
факторы — это и структура самой кадровой службы, и конкретизация функций
структурных единиц, взаимосвязанность в работе структурных подразделений
службы, и, конечно же, кадровое обеспечение службы.
Основными направлениями работы кадровой службы можно выделить:
а) организация поиска, найма, обучения, адаптации, перемещения,
награждения и увольнения работников;
б) документационное оформление процессов движения персонала
(прием, перемещение, увольнение).
Все действия по организации движения сотрудников, указанные выше,
должны производиться только с распоряжения руководителя организации.
Исходя из вышесказанного, основными видами работ кадровой службы
в процессе осуществления своей деятельности являются:
а) издание приказов по личному составу;
б) организация ведения трудовых книжек;
38
в) оформление личных дел сотрудников;
г) ведение Журналов учета по работе с кадрами (Журнал учета выдачи
трудовых книжек и вкладышей к ним, Журнал учета личных дел сотрудников,
Журнал учета приема, перемещения и увольнения сотрудников и др.).
Также следует отметить, что все действия по организации работы с
персоналом должны регламентироваться действующим законодательством.
Основными законодательными актами, регламентирующими трудовые
отношения, являются:
а) Конституция Российской Федерации;
б) Трудовой кодекс РФ;
в) Кодекс РФ об административных правонарушениях;
г) Гражданский кодекс РФ.
Далее идут законодательные акты федерального уровня. Это
федеральные законы, указы и распоряжения Президента, постановления и
распоряжения Правительства РФ, правовые акты федеральных органов
исполнительной власти (Министерств, ведомств и др.).
Также должны учитываться законодательные и нормативные акты
следующего уровня - органов исполнительной власти субъектов Российской
Федерации и органов местного самоуправления.
Помимо законодательных актов работу по ведению кадрового
делопроизводства, как в целом во всем государстве, так и колледжн
регламентируют государственные и отраслевые стандарты. Они необходимы
для придания всем документам юридической силы и возможности
осуществлять документооборот по общепринятым нормам и правилам.
Основным государственным стандартом, принятым к осуществлению и
в колледже является ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт
Российской Федерации. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов.
Помимо этого в организации, как и в любом другом предприятии
39
страны, независимо от форм собственности и сфер деятельности, действуют
единые правила оформления первичных учетных документов, утвержденные
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты».
Также следует сказать, что в учреждении, при оформлении любых
кадровых документов, используются государственные и отраслевые
классификаторы, такие как - ОКУД (общероссийский классификатор
управленческой документации), ОКПО (общероссийский классификатор
предприятий и организаций). Эти классификаторы мы можем увидеть на
многих документах, касающихся кадровой работы: приказы по личному
составу, личная карточка работника, график отпусков, штатное расписание и
др.
Наряду с государственными нормативными актами, колледже как и на
любом другом предприятии, разработаны и утверждены к действию
локальные акты, регламентирующие деятельность организации, в нашем
случае - в сфере образования.
40
Глава 2. Исследование организации кадрового
документооборота в ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ
СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»
2.1 Характеристика направлений и результатов деятельности
организации
Колледж сервисных технологий и предпринимательства – это
многопрофильное, многоуровневое образовательное учреждение,
реализующее программы среднего профессионального образования,
начального профессионального образования, профессиональной подготовки,
переподготовки и повышения квалификации взрослого населения.
На основании приказа Куйбышевского областного управления
профтехобразования № 165 от 23.03.1972г. в г. Тольятти было организовано
Техническое училище № 59 (ТУ № 59) как самостоятельное юридическое лицо
В 1984 году ТУ № 59 реорганизовано в среднее профессионально-
техническое училище № 59 (СПТУ № 59) приказом Куйбышевского
областного управления профтехобразования № 228 от 04.10.1984г.
В 1989 году. СПТУ № 59 реорганизовано в профессионально-
техническое училище № 59 (ПТУ № 59) приказом Главного управления
народного образования Куйбышевского облисполкома № 168 от 05.06.1989г.
В 1994 году. ПТУ № 59 реорганизовано в профессиональное училище №
59 (ПУ № 59) приказом Управления профтехобразования Администрации
Самарской области № 436 от 29.12.1994г.
В 2002 г. Профессиональный лицей «Народные промыслы и
предпринимательство» приказом Министерства образования и науки
Самарской области был переименован в Тольяттинский колледж сервисных
технологий и предпринимательства («ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ
СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» г. Тольятти).
В апреле 2005 г. в рамках реализации проекта «Реформа системы
образования» с привлечением займа Всемирного банка реконструкции и
41
развития, в соответствии с приказом Министерства образования и науки
Самарской области на базе колледжа организуется многопрофильный
ресурсный образовательный центр, в котором концентрируются
образовательные ресурсы сферы обслуживания (сервиса), туристического и
гостиничного бизнеса, предназначенные для освоения современных
производственных технологий.
1 января 2006 г. произошло объединение «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ
КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»
г. Тольятти с ПУ № 78.
С 01.01.2012г. ТСТП г. Тольятти реорганизован в государственное
автономное образовательное учреждение среднего профессионального
образования Тольяттинский колледж сервисных технологий и
предпринимательства (ГАПОУ СПО «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ
СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» )
Постановлением Правительства Самарской области от 07.12.2011г. № 778.
Колледж сегодня – это современный образовательный комплекс, в
который входят 4 учебно-производственных корпуса общей площадью 25192
кв.м., расположенных в Центральных и Комсомольском районах города, с
кабинетами, оснащенными новейшим оборудованием, компьютерными
классами и лабораториями, производственными мастерскими, библиотекой и
медиа-центром.
В настоящее время колледж готовит специалистов по 17 специальностям
среднего профессионального образования, по 16 профессиям начального
профессионального образования и по 5 направлениям ресурсного центра.
За весь период своего существования наше образовательное учреждение
подготовило более 17,0 тыс. квалифицированных рабочих и специалистов,
успешно работающих на предприятиях города и Самарского региона.
Организационная структура управления колледжем представлена на
рисунке3.
42
Рисунок 3. Организационная структура управления ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»
К основным преимуществам организационной структуры следует
отнести: четкую систему взаимосвязей типа «руководитель – подчиненный»;
оперативную реакцию персонала на решения начальства, др.
Недостатки организационной структуры: большие объемы нагрузки на
аппарат менеджмента; зависимость результатов управления и работы
персонала от личных качеств руководителей.
2.2 Анализ организации работы с кадровыми документами
В связи со спецификой организации, в колледже, отдельной службы
документационного обеспечения управления нет. Деятельность службы ДОУ
выполняют заместители директора, секретарь руководителя,
делопроизводитель и специалист отдела кадров каждый из них выполняет
43
отдельный вид деятельности, также они взаимодействуют друг с другом и
другими структурными подразделениями организации. Так же деятельность
делопроизводителя и специалиста отдела кадров выполняет один человек, т.е.
ведет совместную работу. Деятельность каждого специалиста представлена в
таблице 1.
Таблица 1
Направление деятельности специалистов кадровой службы
Должность
Направление деятельности
Зам. директора по УПР
(учебно-
производственной
работе), СПС
(социально-
педагогической работе),
зам. директора по
практике, АХЧ
(административно-
хозяйственная часть)
Разработка локальных нормативно-правовых актов,
составление проектов приказов, составление
планов работы, протоколов, актов, сдача
документации секретарю.
Секретарь руководителя
Ведет журналы регистрации входящих, исходящих
документов. Принимает поступающую на
рассмотрение руководителя корреспонденцию,
передает ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным
исполнителям для использования в процессе
работы либо подготовки ответов. Ведет протоколы
собраний трудового коллектива, заседаний отдела,
комиссий. Организует проведение телефонных
переговоров руководителя, записывает в его
отсутствие полученную информацию и доводит до
его сведения ее содержание, передает и принимает
информацию по приемно-переговорным
устройствам. Печатает по указанию руководителя
служебные материалы, необходимые для его
работы или вводит текущую информацию в банк
данных. Составляет совместно с руководителем
акты на работников. Отправляет документацию по
адресатам. Организует прием посетителей,
содействует оперативности рассмотрения просьб и
предложений работников. Формирует дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные
сроки сдает в архив.