14
обязанность сформировать принципы внутреннего трудового распорядка -
статьей 189. Формирование либо управление других кадровых документов
возможно быть предусмотрено другими законами и/или подзаконными актами,
к примеру, Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ «О персональных
данных» либо Постановлением Правительства Российской Федерации с
16.04.2003 г. N 225 «О трудовых книжках» [6].
К кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии у
работодателя, можно отнести:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- трудовые договоры с работниками;
- штатное расписание;
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- трудовые книжки работников;
- положение о защите персональных данных работников;
- инструкции по охране труда;
- книга учета движения трудовых книжек и др [32].
Однако этот перечень никак не считается полным, так как в ходе
определения трудовых взаимоотношений у работодателя может возникать
обязанность оформления иных документов, к примеру, Свидетельства
государственного пенсионного страхования для сотрудника, прибывающего на
службу в первый раз.
Организации могут оформлять кадровые документы как согласно
установленным (унифицированным) конфигурациям, так и в свободной форме -
в зависимости от определенных взаимоотношений, какие данные бумаги
регулируют.
Важнейшим актом, регламентирующим формирование большого числа
кадровых документов, считается Постановление Госкомстата Российской
15
Федерации с 05.01.2004 г. N 1 «О утверждении унифицированных форм
основной учетной документации по учету работы и его оплаты» (далее -
Постановление N 1) [4]. Данным Постановлением были подтверждены в
частности называемые унифицированные формы основной учетной
документации согласно учету труда и его оплаты. Они вступают в
Унифицированную концепцию первичной учетной документации (УСПУД).
Унифицированные формы, согласно Постановлению N 1, распространяются на
все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской
Федерации.
Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения,
увольнения с точки зрения учета считаются хозяйственными операциями. В
следствии их совершения бухгалтер совершает соответствующие выплаты, и
расходы согласно ним он должен аргументировать на основе принятых к учету
документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередность,
принимаются к учету только в том случае, когда составлены согласно форме,
содержащейся в альбомах унифицированных форм основной учетной
документации, одобренных Госкомстатом Российской Федерации по
согласованию с Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития
Российской Федерации.
Составляя указ в свободной форме, наниматель никак не нарушит
трудовое законодательство и права сотрудников, в случае если в данном акте
будут все требуемые реквизиты, распоряжения будут сформулированы верно и
подробно, а сотрудник в определенные сроки будет ознакомлен с приказом
(распоряжением). Однако данное будет жестким нарушением законов учета
доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с
налоговой инспекцией, правильнее применять унифицированную форму,
нежели сочинить собственную свою [33].
Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от
24.03.1999 г. N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных
форм первичной учетной документации" в унифицированные формы
16
первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций),
организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.
При этом все реквизиты, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации
унифицированных форм первичной учетной документации, остаются без
изменения (в том числе код, номер формы, наименование документа). Удаление
отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые перемены должны быть оформлены соответствующим
организационно - распорядительным документом компании.
Форматы бумаг, указанных в альбомах унифицированных форм основной
учетной документации, считаются рекомендуемыми и могут меняться.
При производстве бланочной продукции в основе унифицированных
конфигураций первичной учетной документации разрешается вводить
изменения в части расширения и сужения граф и строчек с учетом значности
показателей, включения добавочных строчек (в том числе вольные) и вкладных
листов с целью удобства размещения и обрабатывания нужной информации
[27, 64].
Практический навык свидетельствует о том, что определенные компании
недооценивают значимость соблюдения норм рабочего законодательства и
условий к ведению профессионального документооборота. Между этим
необходимо выделить, то что законодателем определена ответственность за
неверное протоколирование трудовых взаимоотношений. Таким образом, лица,
виновные в несоблюдении рабочего законодательства, в том числе и при
ведении профессионального документооборота, могут быть привлечены к
материальной, дисциплинарной, а кроме того к гражданско-правовой,
управленческой и даже криминальной ответственности (статья 419 ТК РФ).
Недопустимыми считаются как недостаток кадровой документации,
отражающей трудовую деятельность и поддерживающей рабочий стаж
сотрудника, необходимый для начисления пенсии, так и её управление с
нарушениями условий ТК РФ и иных законов и подзаконных действий [13,15].
17
Отсутствие обязательных профессиональных документов, присутствие
которых непосредственно предписано ТК РФ, принадлежит к случаям
нарушения законодательства о труде. То есть в случае если лицо
предпринимательской деятельности, к примеру, никак не заключает трудовые
контракты с сотрудниками либо не ведет трудовые книги, нарушая тем самым
трудовое право, в таком случае результатом этого может явиться
ответственность в согласовании с КоАП РФ. Таким образом, согласно заметке
5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и о охране работы влечет
назначение административного штрафа на должностных персон в размере от
одной тысячи до 5 тысяч руб.; на юридических лиц - с 30 тысяч до 50 тысяч
руб. либо административное приостановка деятельности на период до
девяноста дней. А из-за несоблюдение законодательства о труде и о охране
работы должностным лицом, ранее подвергнутым административному
наказанию за подобное управленческое преступление, настает ответственность
в виде дисквалификации в срок с одного года до трех лет.
В ряде ситуации ошибки, допущенные в оформлении кадровой
документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и
судебными органами как несоблюдение трудовых прав сотрудников. За это
наниматель способен привлечен его как к управленческой ответственности по
заметке 5.27 КоАП РФ, так и к вещественной. В случае разрешенных им
погрешностей (к примеру, внесения в трудовую книгу неверной или не
надлежащей законодательству формулировки причины увольнения) сотрудник
лишается возможности работать, то есть устроиться в новое место труда [15,7].
Статья 13.20 КоАП РФ учитывает ответственность за несоблюдение
законов хранения, комплектования, учета или использования архивных
документов (к подобным документам относится довольно огромное число
кадровых документов - трудовые книжки, индивидуальные карточки
сотрудников, приказы по личному составу и иное). Такое преступление влечет
предупреждение либо назначение административного штрафа на граждан в
18
размере от 100 до трехсот руб., а в должностных лиц - от трехсот до пятисот
руб.
Наконец, лица, виновные в нарушении норм, стабилизирующих
приобретение, обработку и защиту персональных сведений сотрудника,
привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке,
определенном ТК РФ и иными федерационными законами, а также
привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной
ответственности в порядке, определенном федеральными законами (статья 90
ТК РФ) [32].
Итак, имеется несколько обязательных кадровых документов, какие
обязаны быть в наличии у предприятия. Наличие данных документов прямо
учтено ТК РФ и другими правовыми актами. За отсутствие, неверное ведение
и/или хранение профессиональных документов предприятие может быть
привлечено к гражданско-правовой, материальной, административной и в том
числе и уголовной ответственности в соответствии с функционирующим
законодательством Российской Федерации.
1.3 Электронные системы в упpaвлении кадрового документообоpота
В cовpеменном миpе для каждого пpедпpиятия или оpгaнизaции вопpоcы
оптимизaции документообоpотa и контpоля зa обpaботкой инфоpмaции имеют
основное знaчение. Потpебноcть в действенном упpaвлении электpонными
документaми и пpивелa к cоздaнию cиcтем электpонного документообоpотa.
Электpонный документообоpот - данное cовокупноcть пpоцеccов
cоздaния, обpaботки, отпpaвки, пеpедaчи, извлечения, хpaнения, иcпользовaния
и ликвидирования электpонных документов, котоpые иcполняютcя c
иcпользовaнием пpовеpки целоcтноcти и в cлучaе необходимоcти c
подтвеpждением фaктa получения тaких документов .
Cиcтемa электpонного документообоpотa (CЭДО) – компьютеpнaя
пpогpaммa, котоpaя дает возможность оpгaнизовaть paботу c электpонными
19
документaми, a тaкже взaимодейcтвие среди cотpудникaми. Cовpеменнaя
cиcтемa электpонного документообоpотa cлужит далеко не только cpедcтвом
учетa и упpaвления документaми, a являетcя фундaментом с целью paзpaботки
cиcтемы действенного упpaвления пpедпpиятием.
Идея откaзaтьcя с бумaжного документообоpотa обcуждaетcя довольно-
таки дaвно. Новейшие технологические процессы дают возможность
пpaктичеcки полноcтью откaзaтьcя с бумaги. Однако это никак не ознaчaет, то
что дaнное pешение сгодится каждой компании и его тaк просто оcущеcтвить.
К cожaлению, покa возможноcть электpонного документообоpотa огpaниченa
зaконодaтельно, дa и пользовaтели к тaкому pежиму покa никак не склонны
[23,29].
Перевод профессионального документооборота в электронный облик
значительно различается с введения простых СЭДО, никак не касающихся
кадровое делопроизводство. Наиболее основное – профессиональные СЭДО
подпадают под влияние Федерального закона № 152-ФЗ с 27.07.2006 «О
персональных данных», какой определяет условия к оператору
индивидуальных данных (ПДн) и его информативным системам. Все без
исключения профессиональные СЭДО обязаны не реже 1 один раз в 3 года
проходить аудирование на предмет соответствия условиям этого
Федерационного закона. Деятельность концепции электронного
документооборота неразделимо от использования специального типа
своеручной подписи для лиц, участвующих в совершении де-юре важных
операций в профессиональном делопроизводстве. Разговор проходит о таким
образом именуемых электронных подписях (ЭП).
Рассмотрим плюсы и минусы ведения электронного профессионального
документооборота:
1.Основным преимуществом считается снижение потерь работодателя
никак не связанных с основными средствами производства. В обстоятельствах
стагнации экономики это обретает достаточно важное значение. В особенности
это важно для фирм, какие работают в субъектах Российской Федерации и
20
обязаны содержать кадровую службу в любом филиале (представительство).
Снижение расходов в этом случае способно осуществляться за счет
уменьшения персонала, исполняющего формирование документов в бумаге,
отказа от аренды добавочных комнат, в каких осуществляется хранение
кадровых бумаг, уменьшения затрат на канцелярские товары, покупку
шкафчиков и т.п. [17, 19]. В соответствии с экспертным сведениям работа,
сопряженная с сокращением издержек, может до 10% от оборотных денег
компании, часть кадровых документов в едином документообороте способен
достигать 50% [42].
2. Облегчение режима взаимодействия сотрудника и работодателя.
Трудовое право РФ указывает ознакомление в определенные сроки под
собственную роспись сотрудника с рядом документов работодателя, как при
приеме в службу, так и при исполнении должностных обязательств. В больших
фирмах с большой ротацией сотрудников обыденная деятельность, связанная с
получением индивидуальных подписей сотрудников, может спровоцировать
нарушение сроков, определенных законодательством, что приводит к практике
ознакомления с документами «задним числом». Знакомство в электронном
варианте дает возможность в то же время ознакомить абсолютно всех
сотрудников с установленным действием, никак не расходуя время на личную
встречу или пересылку документов, дает возможность рабочему в удобное
время ознакомиться с большим объемом документов.
3. Возможность переквалификации сотрудников. Сотрудники
профессиональных областей, в случае освобождения их с необходимости
формирования бумаг в бумажном носителе, смогут заниматься подбором и
обучением персонала. Преобразование с «технологического труда» к
«умственному» способен являться дополнительной мотивацией для работника
при принятии постановления о следующем устройстве на работу. Работник,
вовлеченный в использование информационных технологий, обретает
дополнительные преимущества на рынке труда при поиске работы. Помимо
этого, работники, получившие электронную роспись для подписания кадровых
21
документов, сумеют применять её также при получении муниципальных услуг
в электронном виде.
4. Вероятность применения имеющихся технических средств.
На настоящий день с трудом можно представить компанию, которая
функционирует в отсутствии использования концепции электронного
документооборота или, хотя бы, одного пк. Ряд больших фирм, выступающих
ритейл-промышленность, применяют информационные системы не только
лишь с целью пересылки внутренних бумаг, но и при обмене электронными
счетами-фактурами, валютными документами в электронном варианте и др.
В этой связи, с целью перехода кадровых документов в электронный вид
компаниям может не понадобиться дополнительная закупка технических
средств (в том числе электронных подписей), что содержит особую важность
для фирм, занятых разработкой, адаптацией, внедрением информационных
технологий [34].
Таким способом, основной плюс при внедрении кадрового электронного
документооборота – это, безусловно, снижение трудозатрат и количества
составленных, подвергнутых обработке, скоординированных и сохраняемых
бумажных документов, а вот минусы для каждого из ключевых документов –
свои.
Прежде всего, данное штатное расписание, недостаток коего в бумажном
варианте способен послужить причиной к некоторым сложностям в случае
появления трудовых споров при анализе их судом: увеличение доказательной
базы, какую следует обеспечить суду с целью объяснения законности
увольнения согласно сокращению (недостаток вакантных должностей и т.п.).
Но предвидеть более широкие риски отсутствия штатного расписания в
бумажном варианте довольно трудно. А при правильном ведении электронного
документооборота доказательная основа собирается в полном объеме
значительно быстрее за счет распечатки сведений с электронной основы – это
легче, нежели механически копировать сведения с бумажных носителей. Каким
образом обосновать суду, то что данный электронный распечатанный акт
22
является полным аналогом обыкновенного бумажного штатного расписания –
отдельный вопрос [21, 13].
В Письме Роструда с 09.01.2013 № 2-ТЗ «О формах первичных учетных
бумаг (бумаг по учету сотрудников и по учету трудового времени и расчетов с
персоналом согласно оплате труда), используемых негосударственными
организациями с 1 января 2013 г.» рассказывается о этом, то что «с 1 января
2013 г. негосударственные компании вправе использовать конфигурациями
первичных учетных документов (в этом числе формой № Т-2), созданными ими
самостоятельно» [3].
Если практически рассматривать эту норму, в таком случае недостаток
бумажных форм индивидуальной карточки сотрудника и табеля учета
трудового времени никак не способен быть нарушением и повлечь какое-либо
взыскание за отсутствие бумажной копии этого важного документа. Главное,
чтобы в электронной форме существовали указаны все без исключения
закрепленные законодательством реквизиты, т.к. того требуют Постановление
Госкомстата № 1 с 05.01.2004 «О утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и Приказ
Минкультуры № 558 от 25.08.2010 «Об утверждении «Списка стандартных
административных архивных документов, возникающих в ходе работы
муниципальных организаций, организаций регионального самоуправления и
учреждений, с предписанием сроков сохранения». Но необходимо иметь в виду,
то что с некоторыми записями работник обязан быть ознакомлен под подпись, а
сотрудник, ответственный за управление индивидуальной карточки, обязан
подтверждать все без исключения вписываемые корректировки собственной
подписью. Помимо этого, согласно приказу Минкультуры России с 25.08.2010
№ 558, персональная карта сотрудника обязана храниться 75 лет.
При наличии в организации сменного графика работы, в соответствии со
ст. 103 ТК РФ, с графиками сменности сотрудники обязаны быть ознакомлены
не позднее чем за месяц до их введения. Подобным способом, при нехватке
бумажного документа с подписями сотрудника о ознакомлении есть опасности
23
невыхода работника на работу в смену и, как результат, возникновения
трудовых споров при увольнении за прогул.
Присутствие оформлении приказов по личному составу (прием, переход,
сокращение сотрудника, дисциплинарные взыскания) допустимые опасности
имеют как правовой, так и организационный характер. С точки зрения
полномочия при использовании неквалифицированной ЭП (электронной
подписи) может появиться ситуация, когда центра сертификации в компании
более не имеется, и, следовательно, обосновать, то что подписанные такого
рода ЭП приказы имеют юридическую силу, может быть проблематично. С
организационной точки зрения необходимо иметь в виду, то что сотрудник
способен обратиться с письменным заявлением с пожеланием предоставить
копию приказа. Каким образом юридически безукоризненно выполнять
подобные просьбы – компании правильнее определить вплоть до внедрения
СЭДО. Отметим, что кроме запроса работника компания может приобрести
требование суда о выдаче копий бумаг – невыполнение условия суда влечет
абсолютно конкретные правовые результаты [14, 202].
Обязательным документом считается график отпусков, его отсутствие –
несоблюдение ст. 123 ТК РФ. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от
06.12.2011 № 402-ФЗ учитывает возможность самостоятельной разработки и
принятия собственных форм документов – при этом они обязаны включать все
без исключения обязательные реквизиты в соответствии с действующим
законодательством. В противном случае при проверке акт может быть признан
недействительным из-за нарушения правил оформления [22, 568].
Своевременное уведомление сотрудника о дате начала очередного отпуска
обязательно для работодателя в согласовании со ст. 123 ТК РФ: «О времени
начала отпуска сотрудник обязан быть извещен под подпись не позже чем за 2
недели до его начала». В случае электронного документа будет необходимо
контролировать, то что сотрудник не забыл использовать собственную ЭП и
подписал документ в кадровой СЭДО. Некоторые опасности дополняет