24
нарушение ст. 136 и 236 ТК РФ – несоблюдение сроков оплаты отпуска,
обязанность компенсации несвоевременной выплаты отпускных.
Заявление на отпуск может быть оформлено в электронном варианте,
однако в случае неполадки СЭДО появляется угроза непредоставления отпуска
согласно графику, увольнения за прогул с возникновением трудового спора, а
кроме того привлечения к уголовной ответственности должностных лиц
компании при неначислении и невыплате «отпускных».
При применении СЭДО следует понимать, то что угроза уничтожения
либо потери только одного экземпляра профессионального электронного
документа влечет ощутимые правовые проблемы для фирмы. Обязаны быть
установлены организационные и технические мероприятия, нацеленные на
максимальное снижение этого риска, – непременно необходимо делать
резервные копии электронных документов, а кроме того организовать их
правильное сохранение. В случае чрезвычайных факторов (к примеру, пожар,
затопление комнат либо разрушение строительных конструкций в следствии
техногенной катастрофы/землетрясения) содержание и работоспособность
кадровой СЭДО необходимо по возможности быстро возобновить, а
дополнительные копии электронных документов никак не должны быть
утрачены ни при каких условиях [26, 98].
Существует угроза приостановки нормальной работы кадровой службы
при отсутствии либо неисправности СЭДО. Для подобного случая должен быть
создан порядок перехода в бумажный кадровый документооборот, а кроме того
процедура внесения в СЭДО созданных за данный промежуток времени
бумажных документов – уже после возобновления её работоспособности.
Естественно, не надо выпускать из виду о риске сознательного либо
случайного изменения содержания электронного важного документа (в том
числе изменение резервных копий). В данном случае акт обязан являться вновь
подписан участниками документооборота с использованием соответствующих
ЭП, в противном случае с правовой точки зрения будет расцениваться, что этот
акт никак не подписывался ни разу, т.е. некто не существует и никогда не
25
существовал. Правовые последствия этого факта вы можете оценить
собственнолично. Необходимо принимать во внимание, что в СЭДО может в
целом отсутствовать функционал, позволяющий подписывать электронные
бумаги «задним числом».
Таким образом, сегодня в связи с постоянной динамикой развития всех
отраслей хозяйственной деятельности и внедрением новых технологий многие
организации прибегают к использованию различных систем автоматического,
компьютерного программирования кадрового документооборота. Эти системы
обладают рядом преимуществ, среди которых:
- поддержка неограниченного количества состояний документов;
- гибкая система настройки визирования, в том числе для каждого
состояния;
- возможность задания маршрута движения документов;
- справочники резолюций и виз, визирующих лиц, утверждающих лиц;
- система оповещений о поступивших на подпись приказах;
- e - mail рассылка оповещений об этапах прохождения и согласования
документов;
- поддержка индивидуальных и групповых приказов;
- разграничение прав доступа на просмотр и редактирование, вплоть до
каждого атрибута;
- наличие журналов приказов, общего журнала электронных документов;
- наличие печатных форм приказов, созданных на основе шаблонов в Ms
Office или Open Office;
- полный набор функций для быстрого поиска по заданным критериям и др
[12, 36].
Исходя из вышеизложенного можно, сделать вывод: несмотря на ряд
недостатков, грамотно выстроенный электронный документооборот позволяет
не только сэкономить время и расход бюджета, но и обеспечить качество
оформления документов.
26
1.4 Coвpeмeнныe тeхнoлoгии упpaвлeния кадровым дoкумeнтooбopoтoм
Информативная концепция - это вся инфраструктура компании,
задействованная в ходе управления всеми справочно-документальными
потоками (а никак не только лишь бумагами), содержащая в себе напрямую
саму данные, принципы по работе с сведениями и поддержке системы,
кадровый состав по работе с данными, помощи и формированию
инфраструктуры, и инструмент .
Равно как административная система, ИС удерживает подробный
административный курс: составление плана, компанию, контролирование,
мотивировку. ИС компании содержит 2 степени. В первоначальный степени
принимается решение цель принятия стратегических заключений. В втором -
управления внутренней и наружной эффективностью.
Автоматизированная информационная система - информативная
технология, в каковой с целью передачи, сбора, сохранения и обрабатывания
данных, применяются методы и ресурсы вычислительной техники и концепций
взаимосвязи. Равно как и ИС, АИС содержит 2 степени. В первоначальной
степени удерживается процедура стратегического управления (концепции
класса BPM), в 2-ой - руководство внутренней и наружной эффективностью (в
соответствии с этим концепции управления коллективными ресурсами (ERP),
управления активами и фондами (EAM) с целью основной задачи, управления
взаимоотношениями с покупателями (CRM), управления цепочками поставок
(SCM)).
Для эффективного развития фирмы имеется 2 необходимых
обстоятельства: присутствие конкурентноспособных преимуществ и успешной
организации (концепции управления). Концепция управления обязана
позволять предельно быстро отвечать на перемены внешней и внутренней
сферы и распоряжаться процессом достижения целевых характеристик
(руководство изменениями).
27
С возникновением первых средств автоматизации были разработаны и
первоначальные проекты учета и управления персоналом, количество которых
как в Российской федерации, так и в иных государствах общества вычисляется
в настоящее время сотнями. В случае если говорить о России, в таком случае
любое уважающее себя предприятие либо организация, владевшие собственный
отдел АСУ, ещё в 1980-е гг. пользовались проектами учета персонала
собственной разработки.
Современные автоматизированные концепции управления персоналом
предусмотрены с целью оптимизации труда, в главную очередность,
управления и персонала профессиональных отраслей компаний (кроме
бухгалтерии и некоторых иных подразделений) и представляют значительную
значимость в увеличении производительности их труда [10, 81].
Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные
концепции управления персоналом (никак не принимая во внимание вплоть до
этих времен эксплуатируемые в линии компаний местные автоматизированные
трудовые зоны с множественных создателей) согласно их
многофункциональной ориентированности возможно разбить в последующие
ключевые категории:
- функциональные экспертные концепции, разрешающие осуществлять
профориентацию, подбор, аттестацию работников компании;
- экспертные концепции с целью массового рассмотрения персонала,
раскрытия направленностей формирования подразделений и компании в
полном;
- проекты расплаты получки;
- групповые концепции управления персоналом, разрешающие
сформировывать и осуществлять распорядок, держать абсолютные данные о
работниках, отображать перемещение сотрудников изнутри компании.
Комплексные концепции управления персоналом применяются с целью
автоматизации профессиональной деятельности в каждом компании.
28
В наше время период на русском рынке прослеживается настоящее
разнообразие услуг согласно исследованию и поставке автоматизированных
концепций управления персоналом (равно как российских, таким образом и
западных).
Компании, предлагающие в русском торге HR- концепции: АйТи;
АиТСофТ; ASK; Атлант/Информ; Белтел; Бизнес Сервис-Софт; Бизнес-
Консоль; Бэст; Гарант-Инфоцентр; Гектор; Гуманитарные Технологии;
Инвента; Интех; Инфософт; Информконтакт; Инэк; Компьюлинк УСП; Ланкс;
Ливс; Буква; Прайс/Уотерхаус Куперс; Риккон; С+; Северо-Западный Центр
Новых Информационных Технологий; Си Технолоджи; Спутник Лаборатори;
Трансферт Эквипмент Восток; Центр Мосвест; Центр информационных
технологий Телеком-Сервис; ЭАСК; Эдвантедж Софт; Эксперт; Элко
Технологии; 1C; INFIN; Oracle; Renaissance; Robertson&Blums; SAP AG и др.
БОСС-Кадровик
В настоящее время система БОСС-Кадровик эксплуатируется в фирмах
энергетики, нефтегазовой сферы, металлургии, торговли, провиантский
индустрии, в банковской области, в автотранспортных фирмах, в
муниципальных экономных организациях, в фирмах фармацевтической
индустрии и издательско-маркетингового профиля, в офисах зарубежных
компаний.
АиТ: Контроль персонала
Данный программный комплекс основан в основе исследования
определенных западных концепций (в частности, модулей HR-концепции
SyteLine (SYMIX) и модуля «Персонал» в Oracle Aplications (Oracle)), а кроме
того ряда отечественных исследований (категории фирм БИГ, РОЭЛ-
Консалтинг, Психология и Бизнес).Программный комплекс «АиТ:Управление
персоналом» создан по модульному принципу и состоит из следующих
модулей:
- заработная плата;
- кадровый учет;
29
- табельный учет;
- персонифицированный пенсионный учет;
- конфигурация системы;
- учет коллективных и бригадных работ.
«АиТ:Управление персоналом» функционирует на единой клиент-
серверной базе данных как автономно, так и в комплексе с различными
финансовыми системами и системами управления предприятием (начиная от
Platinum SQL и заканчивая ПО Парус).
TRIM-Персонал
Основные функции программы:
- формирование персональных учетных карточек работников;
- отслеживание контрактного статуса работника;
- управление сменами.
За время своего существования контракт в системе TRIM-Персонал
проходит 4 стадии: оформление; подписание; открытие; завершение.
Справочники служат для создания и ведения списков типовых
документов, необходимых для формирования учетных карточек персонала.
Персонал-2000
Комплекс разработан для использования в рамках единой корпоративной
информационной системы, построенной в архитектуре «клиент-сервер» на базе
технологий UNIX, Oracle и Microsoft. Основные функциональные возможности
комплекса:
- хранение штатных расписаний и должностных инструкций организации;
- ведение учета вакансий в организации;
- учет и хранение личных дел сотрудников организации и претендентов
на вакансии (персональные данные, образование, предыдущие места работы,
навыки и умения, знание языков и т. п.);
- хранение резюме кандидатов на вакансии;
- учет и хранение результатов оценки кандидатов;
30
- формирование отчетов по персоналу, в том числе отчетов по запросу
пользователя;
- хранение полностью настраиваемой структуры оплаты труда в
организации для поддержки принятия решений по стимулированию
сотрудников (возможно определение произвольных дополнительных выплат
сотрудникам и должностным лицам организации).
Подавляющее большинство комплексных корпоративных
информационных систем (КИС) зарубежной разработки (впрочем, как и почти
все отечественные КИС) построены по модульному принципу и имеют в своем
составе модуль управления персоналом, реализующий автоматизированное
управление кадрами (нередко управление кадрами объединено также с
расчетом зарплаты). Можно назвать такие известные в мире системы, имеющие
в своем составе Human Resources (HR) модули, как SAP R/3, Baan, Oracle
Applications и др.
Социальный эффект от внедрения HR-модулей состоит в следующем:
- персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия;
- ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала
предприятия;
- подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее
перспективных сотрудников предприятия.
SAP Human Resources Management System
Системы управления персоналом разработки компании SAP достаточно
широко распространены в мире. В частности, только систему mySAP Human
Resources в настоящее время используют более 5000 компаний (в более чем 35
странах мира) с общим числом сотрудников более 4,6 млн. В состав КИС SAP
R/3 (также разработка компании SAP) входит модуль управления персоналом
SAP Human Resources Management System (SAP HR), содержащий следующие
основные компоненты:
1) PA (администрирование персонала и расчет зарплаты):
- основные данные.
31
- управление данными кандидатов.
- управление основными данными.
- расчет заработной платы и окладов.
- командировочные расходы.
2) PD (планирование и профессиональный рост персонала):
- организация и планирование.
- описание рабочего времени и штатного расписания.
- предварительный отбор кандидатов.
- квалификации и квалификационные требования.
- управление повышением квалификации.
- планирование карьеры и замещения должностей преемниками.
- планирование расходов на содержание персонала.
- планирование использования персонала.
- планирование рабочего времени.
Система управления персоналом SAP HR предназначена для применения
на средних и крупных предприятиях.
В SAP HR реализованы такие современные технологии, как:
3) Сеть интернет с функциями самообслуживания работников. В SAP HR
имеется вероятность размещения вакансий в Сеть интернет (как для всего
общества, так и только для конкретных регионов). Уже после наполнения
анкеты кандидатами на заполнение должности, сведения претендентов
выносятся напрямую в устройство «Управление данными кандидатов» SAP HR.
С поддержкой каталога «Кто есть кто» работники компании смогут в любое
время отыскать нужное им контактное лицо, а с поддержкой дополнения «SAP
Обслуживание работника» они смогут без помощи других смотреть
собственные индивидуальные сведения и вносить поправки их (к примеру,
менять местоположение зоны жительства).
4) Руководство потоками бизнес-операций, поддерживающее
направленную раздельную передачу данных в встроенной сфере в отсутствии
неоднократного ввода сведений, исследование и наблюдение статуса
32
обрабатывания данных, явное и надлежащее работнику месту понимание
открытых и подлежащих выполнению операций. Соединение единичных
функций в общие движения дает возможность улучшить затраты в
координацию операций, а кроме того уменьшить кратковременные расходы в
осуществление действий.
5) Архивация сведений согласно персоналу в зрительных носителях.
6) Взаимосвязь с платежными концепциями расплаты согласно
пластиковым картам (к примеру, в рамках управления сведениями согласно
командировкам) и др.
Oracle Human Resources Analyzer
C её поддержкой возможно автоматизироваться:
- табельный подсчет в компании;
- операцию найма персонала компании;
- подсчет профессионально-важных качеств и деловых свойств
работников компании;
- подсчет нужд сегодняшнего преподавания персонала;
- составление плана формирования продвижения по службе работников
компании;
- исследование компенсирующей политические деятели с целью
персонала компании.
Система Oracle Human Resources Analyzer кроме того способна вводиться
помодульно. В её структуру вступают последующие ключевые модули:
- кадровый состав.
- заработная плата.
- табельный подсчет.
В частности, в модуле «Кадровый состав» выполнены последующие
проблемы:
- индивидуальный подсчет.
- составление плана компании.
- составление плана выплат и компенсаций.
33
- исследование и управление отчетности.
Итак, автоматизированные информативные концепции с целью
управления персоналом предполагают собою комплекс программно-
аппаратных денег и предусмотрены с целью автоматизации деятельность
согласно управлению кадрами в компании. Задача автоматизации функций
управления - уменьшить расходы труда согласно управлению предприятием и
сформировать предельно подходящие требование информативного сервиса
экспертов присутствие подготовке и принятии выделиться оперативных и
аргументированных заключений.