62
по делопроизводству;
• структура и содержание инструкции по делопроизводству.
Содержание методических рекомендаций:
1. Общие положения.
2. Термины и определения.
3. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти.
4. Организация документооборота.
5. Организация электронного документооборота:
• электронные документы, а также проекты документов, издаваемых на
бумажном носителе, создаются в системе электронного документооборота;
• орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает альбом
шаблонов (унифицированных форм) создаваемых документов.
В новой редакции методических рекомендаций также проведена
корректировка состава, наименований и порядка оформления реквизитов
документов с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИБИД.
Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов».
В п. 3.3.3 «Оформление реквизитов документов» устанавливается
запрет на использование реквизита «Государственный герб Российской
Федерации» на бланках электронных документов. Это положение основано
на соответствующей норме новой редакции Правил, в свою очередь
опирающейся на действующее постановление Правительства Российской
Федерации.
Раздел «Организация документооборота» отражает и вопросы,
связанные с включением возможностей информационных технологий во
внутренний документооборот. Он устанавливает:
• обязательное наличие системы электронного документооборота
(СЭД);
• порядок включения в СЭД всех документов, поступающих в орган и
созданных им (документов на бумажном носителе – путем сканирования);
63
• порядок проверки и подтверждения действительности усиленной
квалифицированной электронной подписи электронных документов; порядок
действий в случае признания электронной подписи недействительной;
• обязательность регистрации всех документов в регистрационно-
учетной форме в СЭД независимо от вида носителя и способа доставки (если
иное не предусмотрено законодательством);
• состав обязательных сведений о поступающих документах
(приложение № 18), включаемых в регистрационно-учетную форму СЭД, для
учета и поиска поступающих документов в системах электронного
документооборота.
Методические рекомендации предназначены для применения в
коммерческих организациях при составлении инструкций по
делопроизводству, должностных инструкций работников службы
делопроизводства, иных документов, регламентирующих работу с
документами.
Применение Методических рекомендаций будет способствовать
переходу работы с документами на более современный уровень,
установлению соответствия документационного обеспечения управления
органов исполнительной власти выполнению поставленных задач: переходу
на безбумажный документооборот.
Таким образом, внедрение предложенных мероприятий в
документооборот ООО «Академия Научной Красоты» позволит повысить
эффективность документооборота, уменьшить трудозатраты на создание
документов, а также их передачу, контроль исполнения, сохранение и
быстрый поиск информации.
3.2 Оценка предложенных рекомендаций
Экономическая эффективность будет выражена в достижении
предприятием определенного экономического эффекта. Для определения его
64
размеров была проведена прогнозная оценка основных показателей,
выражающих эффективность деятельности всего предприятия.
Реализация плана планируется с использованием 100% собственных
средств без привлечения внешних инвесторов (финансирование проекта
предполагается из средств чистой прибыли ООО «Академия Научной
Красоты» 2019 года). Возможность прироста чистой прибыли в результате
предложенного проекта – 7%.
Прежде чем предпринимать процесс оптимизации, нужно
проанализировать затраты на проект и соотнести их с ожидаемыми
положительными результатами, потребности, риски, которые могут
возникнуть. Оценивая плюсы и минусы, необходимо помнить, что бизнес-
процессы взаимосвязаны и изменения в одном из них могут повлечь
изменения в других, причем не всегда в хорошую сторону. Прежде чем
составлять планы по совершенствованию, нужно оценить, готова ли
организация внедрять изменения.
Многие хорошие начинания не приносят результата только потому,
что персонал оказывается не готов к переменам. Лучше начинать с бизнес-
процесса, не требующего больших материальных и моральных затрат,
постепенно приучая сотрудников к нововведениям, чем организовать
амбициозные планы и в конце концов разочароваться, к тому же настроить
персонал против каких-либо изменений в дальнейшем. Как правило,
большинство изменений встречают сопротивление. Учитывая данный опыт
надо свести к минимуму отрицательный опыт.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного
исследования документооборота, было принято решение внедрить систему
1C: Документооборот 8 ПРО», которая отвечает высоким критериям работы с
документами, современным стандартам делопроизводства и обладает
необходимой универсальностью. Этапы внедрения программы должны
соответствовать этапам внедрения нормативных документов.
Суммарные затраты проекта для ООО «Академия Научной Красоты»
65
В
ы
в
о
д
ы
п
о
г
л
а
в
е
2
1
.
О
О
О
«
А
к
т
и
в
-
к
о
н
т
р
а
к
т
»
с
п
е
ц
и
а
л
и
з
и
р
у
е
т
с
я
н
а
п
р
о
д
а
ж
е
а
в
т
о
м
о
б
и
л
ь
н
о
г
о
о
б
о
р
у
д
о
в
а
н
и
я
и
а
в
т
о
з
а
п
ч
а
с
т
е
й
.
2
.
В
О
О
О
«
А
к
т
и
в
-
к
о
н
т
р
а
к
т
»
с
л
у
ж
б
а
д
е
л
о
п
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
а
и
а
р
х
и
в
н
е
о
р
г
а
н
и
з
о
в
а
н
ы
,
о
б
я
з
а
н
н
о
В
ы
в
о
д
ы
п
о
г
л
а
в
е
2
1
.
О
О
О
«
А
к
т
и
в
-
к
о
н
т
р
а
к
т
»
с
п
е
ц
и
а
л
и
з
и
р
у
е
т
с
я
н
а
п
р
о
д
а
ж
е
а
в
т
о
м
о
б
и
л
ь
н
о
г
о
о
б
о
р
у
д
о
в
а
н
и
я
и
а
в
т
о
з
а
п
ч
а
с
т
е
й
.
2
.
В
О
О
О
«
А
к
т
и
в
-
к
о
н
т
р
а
к
т
»
с
л
у
ж
б
а
д
е
л
о
п
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
а
и
а
р
х
и
в
н
е
о
р
г
а
н
и
з
о
в
а
н
ы
,
о
б
я
з
а
н
н
о
с
т
ь
п
о
о
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и
д
о
к
у
м
е
н
т
о
о
б
о
р
о
т
а
н
а
п
р
е
д
п
р
и
я
т
и
и
в
о
з
л
о
ж
е
н
а
н
а
р
у
к
о
в
о
д
и
т
е
л
е
й
с
т
р
у
к
т
у
р
н
ы
х
п
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й
.
В
е
д
е
н
и
е
м
к
а
д
р
о
в
о
г
о
д
о
к
у
м
е
н
т
о
о
б
о
р
о
т
а
з
а
н
и
м
а
е
т
с
я
н
а
ч
а
л
ь
н
и
к
к
а
д
р
о
в
о
й
с
л
у
ж
б
ы
п
р
е
д
п
р
и
я
т
и
я
и
е
г
о
с
п
е
ц
и
а
л
и
с
т
ы
.
И
н
с
т
р
у
к
ц
и
я
п
о
д
е
л
о
п
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
у
н
а
п
р
е
д
п
р
и
я
т
и
и
н
е
р
а
з
р
а
б
о
т
а
н
а
.
3
.
В
о
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
о
н
н
о
-
р
а
с
п
о
р
я
д
и
т
е
л
ь
н
о
м
д
о
к
у
м
е
н
т
е
п
р
е
д
п
р
и
я
т
и
я
-
У
с
т
а
в
е
,
з
а
к
р
е
п
л
е
н
ы
в
с
е
о
с
н
о
в
н
ы
е
м
о
м
е
н
т
ы
о
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и
п
р
е
д
п
р
и
я
т
и
я
.
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я
О
О
О
«
А
к
т
и
в
-
к
о
н
т
р
а
к
т
»
о
с
у
щ
е
с
т
в
л
я
ю
т
с
в
о
ю
д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
ь
н
а
о
с
н
о
в
е
«
П
о
л
о
ж
е
н
и
й
»
д
а
н
н
ы
х
п
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й
,
в
к
о
т
о
р
ы
х
о
п
р
е
д
е
л
е
н
ы
о
с
н
о
в
н
ы
е
ц
е
л
и
,
з
а
д
а
ч
и
,
ф
у
н
к
ц
и
и
,
о
б
я
з
а
н
н
о
с
т
и
и
п
р
а
в
а
и
х
р
у
к
о
в
о
д
и
т
е
л
е
й
.
В
п
о
л
о
ж
е
н
и
и
о
к
а
д
р
о
в
о
й
с
л
у
ж
б
е
О
О
О
«
А
к
т
и
в
-
к
о
н
т
р
а
к
т
»
з
а
к
р
е
п
л
е
н
ы
с
т
а
т
у
с
с
л
у
ж
б
ы
,
е
е
м
е
с
т
о
в
с
и
с
т
е
м
е
у
п
р
а
в
л
е
н
и
я
,
в
н
у
т
р
е
н
н
ю
ю
о
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
ю
,
з
а
д
а
ч
и
и
ф
у
н
к
ц
и
и
,
п
р
а
в
а
и
о
б
я
з
а
н
н
о
с
т
и
,
в
ы
п
о
л
н
я
е
м
ы
е
в
п
р
о
ц
е
с
с
е
е
е
д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и
.
Н
е
с
м
о
т
р
я
н
а
д
л
и
т
е
л
ь
н
у
ю
и
с
т
о
р
и
ю
п
р
е
д
п
р
и
я
т
и
я
О
О
О
«
А
к
т
и
в
-
к
о
н
т
р
а
к
т
»
,
п
о
л
о
ж
е
н
и
я
н
е
к
о
т
о
р
ы
х
п
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й
н
а
х
о
д
я
т
с
я
н
а
с
т
а
д
и
и
р
а
з
р
а
б
о
т
к
и
.
Т
а
к
,
р
а
з
р
а
б
о
т
а
н
ы
д
о
л
ж
н
о
с
т
н
ы
е
и
н
с
т
р
у
к
ц
и
и
н
е
н
а
в
с
е
х
с
о
т
р
у
д
н
и
к
о
в
,
в
ч
а
с
т
н
о
с
т
и
,
о
т
с
у
т
с
т
в
у
ю
т
д
о
л
ж
н
о
с
т
н
ы
е
и
н
с
т
р
у
к
ц
и
и
м
л
а
д
ш
е
г
о
т
е
х
н
и
ч
е
с
составят 700 тыс. руб., в том числе: обучение сотрудников – 200 тыс. руб.,
материально-технические – 150 тыс. руб., информационно-технологические –
350 тыс. руб.
Рассчитаем предварительную эффективность предлагаемых
мероприятий путем соотношения затрат и планируемых результатов.
Разработка автоматизированной программы электронного
документооборота.
Для расчета экономического эффекта за год была использована
следующая формула:
ЭЭ
год
= Э
год
– Е
н
* С
где Э
год
– годовая экономия либо результаты, которые достигаются в
результате автоматизации документооборота;
Е
н
– нормативный коэффициент эффективности; постоянная
величина, которая зависит от конкретной сферы деятельности;
С – затраты на конкретную деятельность, для которой подсчитывается
экономический эффект.
Подставим прогнозные значения в данную формулу:
ЭЭ
год
= 700 – 1,2*500 (1)
Предполагаемый экономический эффект от внедрения предложенных
мероприятий составит 250 тыс. руб.
Преимуществом использования СЭД 1C: Документооборот 8 ПРО» в
процессе внедрения бережливого производства – возможность
использования параллельного потока информации. Этот фактор особенно
актуален в случае, если существует риск непринятия проводимых
изменений порядка хозяйственной деятельности. СЭД 1C: Документооборот
8 ПРО» гарантирует сокращение числа стадий и связей в информационном
потоке. Визуализация информационных потоков (документов) позволяет
точно понять, как производится та или иная информация, как она
используется. Возможным становится мониторинг и контроль любого
мероприятия, определения причин сбоя процесса внедрения.
66
Таким образом, применение инструментов, предоставляемых
Департаменту, обеспечивает более рациональное использования трудовых
ресурсов. За счет получения оперативной информации о загрузке
сотрудников в проектах эффективно распределяется работа, тем самым
достигается определенный баланс загрузки, появляется возможность
достижения большей определенности при планировании сроков и оценки
трудоемкости новых проектов и возможности участия в них.
От степени организации управления трудовыми ресурсами и сроками
зависит множество факторов, таких как реализуемость проекта силами
имеющихся сотрудников, сумма затрат на проект, длительность проекта,
выполнение проекта в срок, рациональное распределение нагрузки
сотрудников, производительность труда.
На основе анализа информации о фактической загрузке сотрудников
решается вопрос об их премировании, что является одним из действенных
способов мотивации персонала. Это тем более значимо для предприятий
проектного типа, где в большинстве случаев принята сдельно-премиальная
система оплаты труда. Анализ информации о деятельности сотрудников
позволяет объективно планировать их обучение и таким образом качество
персонала.
Система позволяет хранить всю документацию по проектам,
накапливать статистику деятельности персонала. Каждый выполненный
проект и работы, которые по нему были произведены, становятся частью
одной большой базы знаний. На основе статистики можно определять
нормативы трудозатрат на выполнение типовых работ проектов.
Правильная организация электронного документооборота позволяет
исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При
бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в
то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.
67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Ведение кадровой документации очень важно для бесперебойной
работы организации, а также для всех категорий работников и социальных
групп трудового коллектива, так как от этого зависит оформление его
трудовой деятельности и учет трудового стажа. Она служит
документационным подтверждением прав работников на социальное
обеспечение (оформление пенсий, ветеранских льгот, пособий, выплат и пр.),
предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в архивы на
длительное хранение.
Своевременное и юридически правильно оформленная кадровая
документация является основой эффективной работы бухгалтера по
заработной плате с персоналом предприятия. Именно у бухгалтерии
складываются особые отношения с кадровой службой, так как между ними
происходит основной документооборот.
В современных условиях каждый сотрудник, поступивший на новую
должность, незамедлительно попадает в систему организационных
отношений внутри компании.
Изучив организацию работы с документами и делопроизводственные
процессы в ООО «Академия Научной Красоты» можно сказать, что в целом
документооборот налажен достаточно хорошо.
На данный момент в системе документооборота ООО «Академия
Научной Красоты» в большей степени преобладают бумажные носители
информации, а преимущества электронных документов и новых технологий в
программной сфере не используются в должной мере.
В настоящее время в ООО «Академия Научной Красоты» периодически
имеют место следующие проблемы, вызванные недостатками традиционной
системы документооборота:
1. потеря документов и соответственно информации;
2. возможное попадание документов в руки третьих лиц;
68
3. накопление большого количества документов, назначение которых и
их источники неясны;
4. большие потери времени при подготовке и согласовании
документов, как следствие это приводит к малой скорости обработки
информации, соответственно к медленной реакции на новые воздействия;
5. наличие избыточности документооборота, приводящей к большой
потере времени на обработку входящих и исходящих документов, на
обработку внутренней корреспонденции и на ознакомление с самими
документом наличие противоречивости принимаемых решений, а также
отсутствие возможности обеспечить своевременную передачу исходных
документов и информации соответствующим лицам, принимающим
решения;
По итогам исследования предлагается внедрение системы электронного
документооборота.
Электронный документооборот помогает автоматизировать
подготовку, согласование, принятие, регистрацию и исполнение — все этапы
взаимодействия с внутренними документами на предприятии.
В последнее время активно развивается и зарекомендовала себя в
пользовательской среде СЭД 1C: Документооборот 8 ПРО». Дано
программное обеспечение может в скором времени захватить рынок и
прочно занять 1 место по количеству внедрений.
Программный продукт 1C: Документооборот 8 ПРО» работает
использоваться как отдельное приложение или интегрироваться практически
в любые типовые конфигурации 1C: Документооборот 8 ПРО».
СЭД 1C: Документооборот 8 ПРО» – коробочный продукт,
обеспечивающий автоматизацию делопроизводства, а также ведение
электронного документооборота в организации.
Возможности платформы СЭД 1C: Документооборот 8 ПРО»
позволяют произвести автоматизацию практически любого произвольного
процесса электронного документооборота.
69
Предлагаются разработать также методические рекомендации для
обновления инструкции по делопроизводству с учетом внедрения
электронного документооборота.
Методические рекомендации будет включать в себя следующие
разделы:
• общие положения;
• порядок разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию
по делопроизводству;
• структура и содержание инструкции по делопроизводству.
Таким образом, внедрение предложенных мероприятий в
документооборот ООО «Академия Научной Красоты» позволит повысить
эффективность документооборота ООО «Академия Научной Красоты»,
уменьшить трудозатраты на создание документов, а также их передачу,
контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
70
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Нормативно-правовые акты
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным
голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о
поправках к Конституции РФ от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // справ.-правовая
система «Консультант Плюс». Версия Проф. – Электрон. текст. дан. –
Послед. обновление 26.04.2019.
2. Гражданский Кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-
ФЗ (принят Гос. Думой Федерального Собрания 21.10.94) // справ.-правовая
система «Консультант Плюс». Версия Проф. – Электрон. текст. дан. –
Послед. обновление 26.04.2019.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ
(принят Гос. Думой Федерального Собрания 21.12.2001 г.) // справ.-правовая
система «Консультант Плюс». Версия Проф. – Электрон. текст. дан. –
Послед. обновление 26.04.2019.
4. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации// справ.-правовая
система «Консультант Плюс». Версия Проф. – Электрон. текст. дан. –
Послед. обновление 26.04.2019.
Учебники, монографии
5. Андросова, А.А., Конторусова, С.С. Место и роль
документационного обеспечения управленческой деятельности / А.А.
Андросова, С.С. Конторусова // Молодой ученый. – 2017. – №4. – С. 412-414.
6. Архипова, М.С. Теоретические основы эффективного
функционирования системы документационного обеспечения управления
(ДОУ) / М.С. Архипова // Молодой ученый. – 2017. – №47. – С. 46-48.
7. Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления.
Документооборот и делопроизводство / Т.В. Кузнецова. – М.: Изд-во:
Юрайт, 2018. – 620 с.
8. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. - М., ЗАО