12
Резюмируя обзор подходов к сущности понятий кадровый учет и
кадровое делопроизводство в компании, мы можем сделать следующие
выводы: в современных условиях персонал (кадры организации) являются ее
главным ресурсом. Именно от качества управления персоналом во многом
зависит эффективность управленческой деятельности и результативность
работы организации в целом.
1.2 Нормативно-информационная характеристика и классификация
кадровой документации
Нормативно-правовая основа кадрового делопроизводства – это
совокупность законодательных актов и методических материалов, которые
регламентируют технику создания документов, обработки и использования в
деятельности органа власти.
Весь процесс делопроизводства в настоящее время осуществляется в
соответствии с нормами законодательства РФ.
В основе систем документооборота в органах местного
самоуправления лежит Конституция Российской Федерации.
Современные требования к делопроизводству в Российской
Федерации и его нормативно-правовая база устанавливаются в форме
государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных
инструкций по делопроизводству, регламентов, методических рекомендаций
и т. п. Отдельные, наиболее важные положения прописаны в
законодательных актах.
Характерным для законодательной и нормативно-методической базы
отечественного делопроизводства является ее ориентация преимущественно
на федеральные органы исполнительной власти, а другие организации,
предприятия независимо от форм собственности, подчиненности, сферы
действия используют федеральные правила делопроизводства, дополняя их
с учетом собственной специфики.
В Российской Федерации делопроизводство регламентируется
требованиями ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело.
13
Термины и определения» и ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-
распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Информация, циркулирующая в системе местного самоуправления
обычно представлена в виде документов, т.е. зафиксированной на носителе
информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
6
.
Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с
которыми обязательна для любого органа местного самоуправления, а
именно:
1) законодательные, нормативно-директивные, информационно-
инструктивные и информационно-методические документы государственных
органов власти и управления (указы, постановления, правовые акты,
инструктивные и информационные письма, методические указания и др.);
2) собственные организационно-распорядительные документы.
Нормативно-методическая основа делопроизводства содржит в себе
следующие документы:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и
документации;
указы и распоряжения Президента РФ, подзаконные акты
Правительства РФ, регулирующие вопросы документационного обеспечения
на федеральном уровне;
нормативно-правовые акты органов исполнительной власти на
федеральном уровне (министерств, служб и др.);
— правовые акты органов власти на региональном уровне,
регламентирующие вопросы делопроизводства;
— акты нормативного и инструктивного характера, методические
документы по делопроизводству учреждений;
— государственные стандарты документов;
— унифицированные системы документов;
6
«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
14
— общероссийские классификаторы технико-экономической и
социальной информации;
— типовую инструкцию по делопроизводству;
— нормативные документы по охране управленческого труда.
Основополагающим документом для любой организации является
Конституция РФ.
7
Она имеет высшую юридическую силу остальных
правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов
организации.
Документирование кадрового делопроизводства осуществляется
работодателем, который в соответствии с требованиями Трудового кодекса,
Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты» и ряда других нормативных документов, обязан формировать
личные дела работников, проводить расчет и начисления оплаты труда,
осуществлять разработку штатного расписания, вести учет рабочего времени
и др.
Трудовой кодекс РФ, регламентирует процедуру приема, оформления,
трудового договора. Согласно ст. 56 Трудового Кодекса РФ, трудовой
договор – это «соглашение между работодателем и работником, в
соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику
работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда,
предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными
правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным
договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным
соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику
заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную
этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и
7
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // справ.-правовая система
«Консультант Плюс». Версия Проф. – Электрон. текст. дан. – Послед. обновление 26.04.2019
15
контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового
распорядка, действующие у данного работодателя».
Общеотраслевым документом, регламентирующим порядок работы с
документами, является «Типовая инструкция по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти» от 8 ноября 2005 г. Ns536.
Типовая инструкция определяет общие требования к функционированию
служб делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Требования к организации делопроизводства и документирования в
министерствах и ведомствах устанавливаются «Правилами
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»,
утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477,
где рассматриваются также особенности работы с электронными
документами.
Для определения сроков хранения при отборе на хранение и
уничтожение управленческих документов в качестве основного
нормативного документа использовался «Перечень типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций,
с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры РФ
от 25 августа 2010 г. N 558. Перечень используется при формировании дел,
подготовке номенклатур дел, при разработке ведомственных перечней
документов, в работе экспертных комиссий (ЭК) организаций, экспертно-
проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов.
«Типовой регламент внутренней организации федеральных органов
исполнительной власти», утвержденный постановлением Правительства РФ
от 28 июня 2005 г. № 452, закрепляет порядок подготовки и оформления
документов (решений, нормативно-правовых актов) федеральных органов,
определяет порядок рассмотрения отдельных видов обращений, в том числе
граждан и организаций.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля
16
2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждены формы трудовой книжки
и вкладыша в нее, а также правила их ведения, хранения и обеспечения ими
работодателя. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69
утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.
К нормативным документам в сфере кадровой работы относится также
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других служащих, утвержденный Министерством труда и социального
развития РФ от 21 августа 1998 г. № 37, который может быть использован
для регламентации определенных видов деятельности в должностных
инструкциях.
Учитывая повсеместность использования компьютерных технологий,
службы документационного обеспечения управления должны в своей работе
опираться на законы, связанные с появлением нового носителя информации
электронного документооборота.
Порядок работы с такими документами регламентирован в ряде
законов. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной
цифровой подписи» полностью посвящен электронному документу. В нем
дается определение электронного документа, электронной цифровой
подписи и указаны условия признания равнозначности электронной
цифровой подписи и собственноручной подписи.
27 июля 2006 г. вышел Федеральный закон «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ.
8
В нем
установлены принципы правового регулирования отношений в
информационной сфере, четко определены его права и обязанности,
устанавливается единообразие постановки делопроизводства в
государственных организациях. В соответствии со ст. 11 этого закона
Правительством Российской Федерации утверждены Правила
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
8
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации// справ.-правовая система «Консультант Плюс». Версия Проф. – Электрон. текст. дан. –
Послед. обновление 26.04.2019
17
Постановлением от 15 июня 2009 г. № 477 предусмотрено, что
делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти должно
осуществляться в соответствии с этими Правилами.
На законодательном уровне за несанкционированный доступ к
информации предусмотрена уголовная ответственность. Так, статья 272
Уголовного кодекса Российской Федерации устанавливает ответственность
за неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной
информации, если это деяние повлекло уничтожение, блокирование,
модификацию либо копирование компьютерной информации. В свою
очередь ст. 274 вышеуказанного кодекса устанавливает ответственность за
нарушение правил эксплуатации средств хранения, обработки или передачи
охраняемой компьютерной информации либо информационно-
телекоммуникационных сетей и оконечного оборудования, а также правил
доступа к информационно-телекоммуникационным сетям, повлекшее
уничтожение, блокирование, модификацию либо копирование
компьютерной информации.
Кроме этого в Кодексе Российской Федерации об административных
правонарушениях вопросу защиты информации посвящена Глава 13.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что
электронный документ становится всё более важным элементом
современного документооборота и со временем полностью вытеснит
классические виды документов. В связи с этим государство с каждым годом
всё более ответственно относится к вопросу нормативного регулирования
электронного документооборота. Эта тенденция особенно ярко
прослеживается в законодательных актах федерального уровня.
9
Основополагающий закон в сфере вопросов сохранности документов
— это Федеральный закон от 22 октября 2004 г.
ФЗ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
9
Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М., ЗАО «Бизнес-
школа «Интел-Синтез», 2016 – 818 с.
18
устанавливающий состав Архивного фонда Российской Федерации и
порядок включения в него архивных документов. Вопросам сохранности
документов по личному составу посвящены и распоряжения Правительства
Российской Федерации» от 23 апреля.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152–ФЗ «О персональных
данных» важен при оформлении приема персонала Методика правового
регулирования вопросов по обработке и защите персональных данных
работников закреплена в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152–ФЗ «О
персональных данных».
Таким образом, Трудовой кодекс РФ, регламентирует процедуру
приема, оформления, трудового договора.
10
Положение о защите
персональных данных работника – это основной документ,
регламентирующий алгоритм защиты персональных данных работника в
данной организации.
Организационно-распорядительная документация создает комплекс
документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и
обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных
действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности
организации.
Данная документация состоит из распорядительной документации, в
которую входят приказы, распоряжения, постановления, указания и
информационно-справочной документации, которая состоит из писем,
протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.
Организационно-кадровая документация включает в себя:
Устав организации – свод правил, регулирующих организацию и
порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или
какого-либо государственного органа, учреждения.
10
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (принят Гос. Думой Федерального
Собрания 21.12.2001 г.) // справ.-правовая система «Консультант Плюс». Версия Проф. – Электрон. текст.
дан. – Послед. обновление 26.04.2019
19
Штатное расписание применяется для оформления структуры,
штатного состава и штатной численности организации в соответствии с её
Уставом.
Должностная инструкция является внутренним организационно-
распорядительным документом, устанавливающая полномочия,
ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой
должности.
Положение о структурных подразделениях является локальным
нормативным актом, помогает распределить роли и функции между
подразделениями внутри организации.
Правила внутреннего трудового распорядка относятся к числу
локальных нормативных актов, которые разрабатываются на основе Типовых
правил внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового
распорядка утверждается руководителем организации. Документация по
личному составу представляет собой совокупность документов, в которых
зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудника организации.
В данную группу включают следующие документы:
Резюме – документ, содержащий информацию о навыках, опыте
работы, образовании и другую относящуюся к делу информацию, обычно
требуемую при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.
Трудовой договор соглашение между работником и работодателем,
которое устанавливает их взаимные права и обязанности.
Автобиография не является обязательным документом в соответствии
с Трудовым кодексом Российской Федерации. Автобиография представляет
собой последовательное описание человеком событий собственной жизни.
Характеристика представляет собой официальный документ, который
выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную
должность при оформлении на новую работу. В характеристике
20
упоминаются отзыв о служебной работе и общественной деятельности
работника.
Анкета составляется собственноручно, поступающим претендентом
на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально.
При этом данные могут пройти обязательную проверку.
Рекомендации и рекомендательные письма производятся по
инициативе кандидата, претендующего на вакантную должность. Письмо не
носит официального характера.
С точки зрения обязательности в кадровой деятельности различают три
группы документов:
- обязательные документы, в отношении которых законом установлено
требование об их обязательном присутствии у работодателя, их обязательном
принятии, заключении, регистрации, подписании;
- документы, которые становятся обязательными при определенных
обстоятельствах;
- факультативные документы.
К обязательным документам относят правила внутреннего трудового
распорядка, трудовые договоры, трудовые книжки, табель учёта рабочего
времени, личные карточки, штатное расписание, график отпусков (табл. 1).
Таблица 1
Обязательные документы в кадровой деятельности
Наименование
Содержание
Внутренний
трудовой
регламент
обязательный нормативный документ, который
разрабатывается и утверждается работодателем. Согласно
статье 189 Трудового кодекса правила внутреннего
распорядка должны содержать: порядок приема и
увольнения работников; основные права, обязанности и
ответственность работников и работодателя; режим
работы; время отдыха; меры поощрения и
дисциплинарного взыскания; иные вопросы трудовых
отношений с этим конкретным работодателем
Трудовой договор
это соглашение между работодателем и работником,
заключенного в письменной форме. Трудовой договор
предусматривает взаимные права и обязанности
работодателя и работника, соответственно. В
соответствии с трудовым договором работник обязуется
надлежащим образом выполнять работу, отвечающую его
квалификации, а работодатель обязуется предоставлять
21
работу работнику, обеспечивать нормальные условия
труда, своевременно и в полном объеме выплачивать
заработную плату
Трудовая книжка
это основной документ о трудовой деятельности и
трудовом стаже. В этом документе работодателями
фиксируются наименования организаций, в которых
работал гражданин, основания его увольнений,
поощрения и прочие важные события. Форма трудовой
книжки, а также порядок включения в нее сведений
регулируются законодательством РФ.
Табель учёта
рабочего времени
предназначен для внесения сведений о фактически
отработанном сотрудниками организаций времени.
Личная карточка
работника
это документ, который заводит кадровая служба на
каждого сотрудника при его трудоустройстве. Выдается
работником кадровой службы на всех лиц, принятых на
работу по трудовому договору, и ведется в течение всего
периода их работы у конкретного работодателя.
Персональная карта собирает всю информацию о
работнике, которая необходима работодателю
Штатное
расписание
нормативный организационно-распорядительный
документ организации, с помощью которого составляется
структура, утверждается штатный состав и численность
предприятий с указанием размера заработной платы в
зависимости от занимаемой должности. Штатное
расписание содержит перечень структурных
подразделений, наименование должностей,
специальностей, профессий с указанием квалификации, а
также сведения о количестве штатных единиц
График отпусков
является локальным нормативным актом, определяющим
порядок предоставления отпусков. График отпусков
утверждается руководителем предприятия. График
отпусков предоставляет информацию о времени
оплачиваемого отпуска работникам всех подразделений
организации на предстоящий календарный год в разбивке
по месяцам. График отпусков является обязательным как
для работодателя, так и для работника.
К документам, которые становятся обязательными при определенных
обстоятельствах относят коллективный договор, положение об оплате труда
и премировании, положение об аттестации, положение о коммерческой
тайне, график сменности (при наличии сменной работы), договоры о полной
материальной ответственности, личные дела работников, другие локальные
нормативные акты ( табл. 2).
Таблица 2
Документы, становящиеся обязательными при определённых
обстоятельствах
Наименование
Содержание
Коллективный договор
правовой акт, регулирующий социально-трудовые
отношения в организации или у индивидуального