42
Федерации об административных правонарушениях, Трудового кодекса
Российской Федерации. В этих статьях прописаны виды документов, которые
создаются в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их
возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений,
определяется ответственность за неправомерные действия с документами и
информацией.
Отдельные стороны работы с информацией регулируются
специальными законами:
— регулирование трудовых правоотношений Трудовым кодексом РФ;
—— Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации»
утверждает правовой режим создания, хранения и использования
информационных ресурсов.
В число основных делопроизводственных функций системы
управления персоналом ООО «Академия Научной Красоты» входит:
— документирование по кадровым вопросам;
— обработка поступающей и передаваемой документации;
— доведение документации до исполнителей – работников системы
управления персоналом;
— регистрация, учет и хранение документов по личному составу;
— формирование дел в соответствии с их номенклатурой,
утвержденной для данной организации;
— копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
— контроль исполнения документов по личному составу;
— передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.
В управлении персоналом в ООО «Академия Научной Красоты» как
подсистеме управления организацией используются следующие
унифицированные системы документации, которые представлены с
примерами в таблице 12.
43
Таблица 12
Унифицированные системы документации
Вид документа
Пример документа
организационно-кадровую
документацию
штатное расписание, структура и штатная
численность, положение о кадровой службе,
положение о персонале, должностной
регламент
организационно-
распорядительную
документацию
приказ о внесении изменений в штатное
расписание, распоряжение
справочно-информационную
документацию
письмо, докладная записка, объяснительная
записка, справка, заявление, представление,
протокол
документацию по личному
составу
приказы по личному составу, трудовой договор
(служебный контракт), личный листок, личная
карточка, трудовая книжка, анкета,
автобиография, рекомендация, пенсионное
дело
документация по обращениям
граждан
письма и заявления граждан, ответные письма
плановая документация
плановые задания по кадровым вопросам,
заявки на молодых специалистов, плановые
расчеты по численности, оплате труда, планы
подготовки и повышения квалификации
персонала
отчетно-статистическая
документация
статистические отчеты по численности, балансу
рабочего времени, зарплате,
производительности труда, высвобождению
работников
документация по социальному
обеспечению
документация по пенсиям, пособиям, льготам,
социальному страхованию
Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает,
оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим
функциональным назначением. Большинство этих документов носит
внутренний характер. Порядок работы с ними определяется внутренними
положениями, правилами и инструкциями. Для более полного понимания
изучим некоторые виды документов отдельно.
Организационно-кадровая документация включает в себя
совокупность взаимосвязанных документов, которые закрепляют в себе
численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и
функции, права, обязанности и ответственность персонала управления,
структуру и задачи кадровой службы.
44
К организационно-кадровым документам, как уже говорилось выше,
относятся: штатное расписание; структура и штатная численность;
положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные
инструкции, должностные регламенты по каждой должности. Теперь более
подробно расскажу о каждом организационно-кадровом документе.
Осуществление эффективной кадровой политики предполагает
использование отделом по работе с персоналом множества локальных
нормативных актов. В их число входят:
1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Штатное расписание.
3. Положение об оплате труда;
4. Положение о защите персональных данных;
5. NDA (Non-disclosure agreement) – соглашение о неразглашении
конфиденциальной информации;
6. Положение об обучении;
7. Положение о корпоративной мобильной связи;
8. Должностная инструкция;
9. Положение о командировках;
10. Положение о корпоративной этике;
Из перечня перечисленных документов можно сделать вывод, что
документооборот в компании довольно большой. На каждого сотрудника
возложено большое количество функций. Для определения наиболее
трудоемких функций сотрудников необходимо рассмотреть взаимосвязи
основных функций департамента по работе с персоналом.
Штатное расписание устанавливает численность структурных
подразделений в составе организации, должностной и численный состав
работников (руководителей, специалистов и техничных исполнителей).
Унифицированная форма документа (форма № Т-3) утверждена
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 и представляет
собой таблицу по трафаретному образцу. Порядок подготовки штатного
45
расписания регламентируется Инструкцией по применению и заполнению
форм первичной документации по учету труда и его оплаты.
Штатное расписание разрабатывается отделом делопроизводства
предприятия самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на
кадровых работниках, которые включены в общий делопроизводства
организации. Проект документа обдумывают и согласуют руководители
структурных подразделений, юридическая служба, далее этот проект
подписывают руководители структурных подразделений администрации,
главный бухгалтер, а утверждает уже руководитель общего отдела
делопроизводства. В грифе утверждения указываются общая штатная
численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф
утверждения заверяется печатью.
Структура и штатная численность закрепляются специальным
документом, в котором указываются все структурные подразделения,
наименования должностей и количество штатных единиц по каждой
должности.
Положение о кадровой службе определяет статус данного
подразделения в интегрированной системе управления организации, его
внутреннюю организацию, задачи, функции.
Положение о персонале определяет порядок трудовых и кадровых
отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности
всего состава работников. В нем подробно описываются: вопросы
организации деятельности учреждения; условия оплаты труда его
работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода
на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и
дисциплинарного взыскания; права и обязанности работников и руководства
организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к
управлению персоналом.
Положение о персонале обсуждается и согласовывается с
представителями трудового коллектива, проверяется юрисконсультом,
46
подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем
отдела делопроизводства.
Организационно-распорядительная документация кадровой службы
включает приказы и распоряжения о внесении изменений в штатное
подразделений, расписание, о распределении обязанностей между
заместителями, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных
оплачиваемых отпусков сотрудников.
Основное назначение справочно-информационной документации –
информирование о текущем положении дел в системе управления,
донесение информации, содействующие управленческим решениям,
обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами.
Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов,
идущих от субъекта управления к объекту, справочно-информационные
документы направляются снизу-вверх – от структурного подразделения к
организации в лице ее руководителя и его заместителей или по
горизонтальным связям – между подразделениями, должностными лицами.
К справочно-информационным документам, как показывалось в
таблице выше, относятся: докладная записка; объяснительная записка;
справка; заявление; представление; протокол; предложение; служебное
письмо; телеграмма; факсограмма; телефонограмма; электронное сообщение
и др.
Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами включает
приказы и распоряжения по кадровым вопросам, трудовой договор
(служебный контракт), личную карточку работника, личные дела персонала
организации, трудовую книжку.
Хранение кадровых документов – личные дела сотрудников, трудовые
книжки, хранятся в отдельном помещении, в сейфах, доступ к которым есть
только у специалистов по работе с персоналом, отвечающих за участок
кадрового делопроизводства.
Формы приказов по кадровым вопросам закреплены в Альбоме
47
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 5 января
2004 г. №1.
Приказы (распоряжения) оформляются на бланке приказа
(распоряжения) или на общем бланке организации с указанием вида
документа – ПРИКАЗ.
Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по
основной деятельности. Как правило, в их тексте отсутствует
констатирующая часть и ключевое слово приказываю. Кадровые приказы
начинаются со слов: принять, назначить, перевести, уволить, изменить
(фамилию), предоставить (отпуск), командировать и т.д.
Среди документов по организации трудовых отношений между
важнейшее место отводится трудовому договору.
Личная карточка работника – документ, обеспечивающий анализ
состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения
о работнике. Личные карточки оформляются в кадровых службах на всех
работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу.
Ведение личной карточки осуществляется в соответствии с
Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной
документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5
января 2004 г. №1.
Личная карточка (форма №Т-2) заполняется после подписания приказа
о приеме гражданина на работу. В условиях функционирования
автоматизированных систем управления в качестве входной формы
используется машинно-ориентированный вариант этой карточки (форма №
Т-2А).
Документы, поступающие в личное дело, как правило, располагаются
в хронологическом порядке. Личные дела хранятся в специальных сейфах
(шкафах), и ответственность за их ведение и сохранность несет
непосредственно руководитель отдела кадров (кадровой службы) или
48
инспектор по кадрам (персоналу).
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже
работника является трудовая книжка. Форма, порядок ведения и хранения
трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек
устанавливаются Правилами ведения и хранения трудовых книжек,
утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от
16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», а также Инструкцией по
заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда
России от 19 октября 2003 г. № 69.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им
работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника,
а также основания прекращения трудового договора и сведения о
награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую
книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием
является увольнение.
Теперь необходимо поговорить о методическом обеспечении
управления персоналом в ООО «Академия Научной Красоты». Применение
всех перечисленных в первой главе методов управления персоналом не
является обязательным. Выбор оптимального метода (методов) оценки
кандидата или уже работающего муниципального служащего
осуществляется кадровой службой по согласованию с руководителем
структурного подразделения органа местного самоуправления, в котором
замещается вакантная должность.
Подбор методов для оценки кандидата или же работника должен быть
дифференцированным и должен зависеть от уровня должности
муниципального служащего и вида профессиональной служебной
деятельности (руководящая, аналитическая, контрольно-надзорная,
обеспечивающая и т.п.).
ООО «Академия Научной Красоты» не использует все подходы по
привлечению претендентов на замещение должностей. Основным методом
49
привлечения претендентов является написание объявлений на сайте в отделе
вакансий.
В то же время для объективности проведения отбора, а также для
выявления наиболее достойного кандидата ООО «Академия Научной
Красоты» использует не менее 2 –3 методов оценки.
При этом в первую очередь, приоритет отдают тестированию для
проверки кандидатов на соответствие базовым и функциональным
квалификационным требованиям к знаниям и навыкам.
В качестве критериев выбора иных методов оценки обычно
используют:
— уровень должности;
— обязанности в соответствии с должностным регламентом;
— содержание и значимость соответствия кандидата функциональным
квалификационным требованиям (например, знание законодательства,
включая определенные нормативные правовые акты, регулирующие
вопросы, связанные с направлением деятельности и специализацией по
направлению деятельности);
— значимость наличия профессиональных и личностных качеств,
необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Выбор методов оценки должен соответствовать принципам
объективности и прозрачности проводимых процедур, а также включать
возможность проведения дистанционных мероприятий с использованием
интернет-портала.
Тест представляет собой перечень вопросов и несколько вариантов
ответа на каждый вопрос, среди которых один или несколько ответов
являются правильными.
Анкетирование, как и тестирование, осуществляет кадровая служба на
первоначальном этапе оценки.
К преимуществам анкетирования относятся:
— экономия средств, времени и людских ресурсов;
50
— возможность охвата больших групп респондентов – например, при
помощи информационно-коммуникационной сети Интернет;
— высокая формальность результатов;
— минимум влияния исследователя на респондента;
— оперативность;
— возможность использования информационно-
телекоммуникационных средств связи для опроса.
Информационно-технологическое обеспечение системы управления
персоналом – это совокупность технических средств сбора, регистрации,
накопления, обработки, передачи и представления информации.
К основным техническим средствам кадровой службы ООО
«Академия Научной Красоты» относятся: персональный компьютер с
выходом в сеть Интернет; принтер; копир; сканер; телефонный аппарат;
установленное техническое обеспечение.
Но тем не менее, исходя из документов следует, что должностные
инструкции ООО «Академия Научной Красоты», к примеру, составляются
только при возникновении необходимости в новой должности. Это
совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени
менеджера по персоналу.
Основной нормативный документ по делопроизводству,
регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания
документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их
исполнением, - инструкция по делопроизводству – на предприятии не
разработан.
В организационно-распорядительном документе предприятия – Уставе,
закреплены все основные моменты организации предприятия. Подразделения
ООО «Академия Научной Красоты» осуществляют свою деятельность на
основе «Положений» данных подразделений, в которых определены
основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.
В положении о кадровой службе ООО «Академия Научной Красоты»
51
закреплены статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю
организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в
процессе ее деятельности.
В ООО «Академия Научной Красоты» применяется не только
основные источники правовой и кадровой информации, как правило,
программное обеспечение «КАДРЫ», разработанное под нужды той или
иной организации под типовые документы. Данная программа позволяет
выбрать необходимую форму стандартного договора и автоматически внести
все необходимые реквизиты в его текст. Используя базу данных типовых
договоров, автоматизируя и стандартизируя рабочий процесс, можно
сэкономить время работника.
Основными функциями отдела кадров являются:
- план комплектования кадров в соответствии с задачами органа
власти;
- оформление приема, перевода и увольнения кадров в соответствии с
трудовым законодательством РФ;
- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по
делопроизводству;
- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов
и распоряжений по работе с личным составом
- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка
мероприятий по ее устранению;
- создание условий для повышения образовательного и
квалификационного уровня специалистов;
- работа по созданию резерва на выдвижение и другие функции.
Организация документооборота входит в функции отдела
комплектования кадров. Организация документооборота происходит в
отделе следующим образом.
Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:
1) первичные документы;