30
предпринимателя и заключенный работниками и
работодателем в лице их представителей.
Положение об оплате
труда
локальное положение, утверждаемое руководителем
организации. Основной целью положения о
заработной плате является описание механизмов,
используемых при организации расчета и выплаты
заработной платы
Положение о порядке
аттестации работников
документ, разработанный работодателем для оценки
уровня квалификации своих работников.
Положение о
коммерческой тайне
нормативный акт, устанавливающий состав
обязанностей сотрудников по ее неразглашению, а
также определяющий механизмы ответственности
работников за невыполнение этих обязанностей
График сменности (при
наличии сменной
работы)
это документ, регулирующий вопросы начала и
окончания работы, вид смены (дневная, ночная и
т.д.), продолжительности перерывов для отдыха и
питания. Сменный график представляет собой работу
в 2, 3 или 4 смены
Договоры о полной
материальной
ответственности
письменные договоры о полной индивидуальной или
коллективной (бригадной) материальной
ответственности, т.е. о возмещении работодателю
причиненного ущерба в полном размере за недостачу
вверенного работникам имущества, заключаются с
работниками, достигшими возраста восемнадцати лет
и непосредственно обслуживающими или
использующими денежные, товарные ценности и иное
имущество.
К факультативным (необязательным) документам относят положения о
структурных подразделениях, должностные инструкции.
С точки зрения движения документов различают входящие, исходящие,
внутренние документы.
Входящий документ (поступающий документ) – документ, полученный
учреждением. Исходящий документ (отправленный документ) –
официальный документ, отправленный из учреждения. Внутренний
документ-это официальный документ, который не выходит за рамки
организации, его подготовившей. Каждый информационный поток имеет
особенности обработки, на которые влияет выбор формы организации
работы с документами (централизованный, децентрализованный,
смешанный).
11
11
Гетикова, Т.П. Оптимизация документооборота как фактор повышения эффективности деятельности
предприятия [Текст] / Т.П. Гетикова // Научные исследования и разработки молодых ученых. – 2015. – № 5.
– С. 208–216
31
По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых
документов:
документы по учету личного состава работников;
документы, связанные с осуществлением функций по управлению
персоналом и организацией труда.
К документам по учету личного состава работников относят различные
приказы и распоряжения (табл. 3).
Таблица 3
Документы по учёту личного состава работников
Наименование
Содержание
Приказ (распоряжение) о
приеме работника на
работу
Применяются для оформления и учета принимаемых
на работу работников по трудовому договору.
Указываются наименование структурного
подразделения, должность (специальность,
профессия), срок испытания, если работнику
устанавливается испытание при приеме на работу, а
также условия приема на работу и характер
предстоящей работы (по совместительству, в
порядке перевода из другой организации и др.)
Личная карточка
работника
Применяется для полного и всестороннего учёта
персонала в организациях. Первая и вторая
страницы содержат общие сведения о сотруднике и
заполняются при его принятии на работу; третья и
четвертая –заполняются в процессе работы.
Приказ (распоряжение) о
переводе работника на
другую работу
Перевод на другую работу – это постоянное или
временное изменение трудовой функции работника
при продолжении трудовой деятельности у того же
работодателя. Он представляет собой бланк, в
который вносят все необходимые сведения о
сотруднике, его прежнем и новом месте работы и
основании смены должности.
Приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска
работнику
Ответственным за составления бланка является
уполномоченный работник кадровой службы.
Приказ на отпуск сопровождается следующими
документами: заявление о предоставлении отпуска,
график отпусков по предприятию, записка-расчет
График отпусков
это локальный нормативный акт, который
определяет порядок предоставления отпусков
Приказ (распоряжение) о
прекращении действия
трудового договора
(контракта) с работником
Применяется для оформления и учета увольнения
работника (ов).
Приказ (распоряжение) о
направлении работника в
командировку
Применяется для оформления и учета направления
работника (ов) в командировку(и)
Приказ (распоряжение) о
поощрении работника
Применяется для оформления и учета поощрений за
успехи в работе.
32
Вторая группа состоит из документов, связанных с реализацией
функций управления персоналом и организацией труда: внутренний
трудовой регламент, положение о структурном подразделении, должностная
инструкция, структура и штатное расписание (табл. 4).
Таблица 4
Документы, связанные с осуществлением функций по управлению
персоналом и организацией труда
Наименование
Содержание
Положение о
структурном
подразделении
является локальным нормативным актом, который
определяет: порядок создания (формирования)
подразделения; правовой статус подразделения в структуре
организации; структура блока: задачи, функции, права,
обязанности и ответственность подразделения; порядок
взаимодействия подразделений с другими структурными
подразделениями предприятия.
Должностная
инструкция
это внутренний организационно-распорядительный
документ, содержащий конкретный перечень обязанностей
работника, с учетом особенностей организации
производства, труда и управления, его прав и обязанностей,
а также квалификационных требований на занимаемую
должность. Должностная инструкция выполняет задачи:
установление квалификационных требований для
конкретной должности, выполняемой работы (образование,
опыт работы, наличие специализированной подготовки и т.
д.); определение должностных обязанностей работника
(круг ведения, объем работ, сферы ответственности
работника и т. д.);установление пределов ответственности
работников. Таким образом, основная цель должностной
инструкции – определить для работника его обязанности,
права и обязанности.
Внутренний
трудовой
регламент
См. табл. 1.
Штатное
расписание
См. табл. 1.
В системе документационного обеспечения применяется понятие
организационно-распорядительной документации (ОРД). Это совокупность
документов, в которой закреплены функции, задачи, цели, а также права и
обязанности сотрудников и менеджеров по выполнению конкретных
действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности
33
организации.
12
Основные (организационно-распорядительные) документы
делятся на соответствующие группы (табл. 5).
Таблица 5
Организационно-распорядительные документы
Наименование
Содержание
Организационная документация
Устав, учредит, договор, должности,
регламенты.
Распорядительная документация
Решения, распоряжения, приказы.
Документы по личному составу
Приём, перевод, увольнение
Трудовые контракты, договора
Документ, закрепляющий юридическую
связь работника и работодателя.
Основной разновидностью является
договор на неопределенный срок
Финансово-бухгалтерская
документация
Расчетные счета, документы по
безналичным расчетным операциям,
доверенности, приемные квитанции,
авансовые отчеты
Информационно-справочная
документация
Доклады, письма
Личная документация
Заявления, биографии
Нормативные документы
вышестоящих органов
Федеральные законы, постановления
Правительства, приказы министерств
Коммерческие контракты.
Реализационные, посреднические,
договоры, содействующие торговле;
организационные
Таким образом, частью единого делопроизводственного процесса
является кадровое делопроизводство. Именно в рамках кадрового
делопроизводства осуществляется отбор кадров, их учет, фиксация трудовых
отношений, сопровождающих процесс деятельности организации.
1.3 Организация кадровой деятельности
Кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни
каждого трудоспособного человека в России, продолжает оставаться
актуальной и в современных условиях развития рыночных отношений.
Ведение кадровой документации очень важно для бесперебойной
работы организации, а также для всех категорий работников и социальных
12
Корецкая, Л.В. Делопроизводство в кадровом менеджменте организации [Текст] / Л.В. Корецкая // В
сборнике: Опыт и проблемы реформирования системы менеджмента на современном предприятии: тактика
и стратегия. Сборник статей XVII Международной научно–практической конференции. – 2017. – С. 41–44.
34
групп трудового коллектива, так как от этого зависит оформление его
трудовой деятельности и учет трудового стажа. Она служит
документационным подтверждением прав работников на социальное
обеспечение (оформление пенсий, ветеранских льгот, пособий, выплат и пр.),
предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в архивы на
длительное хранение.
Своевременное и юридически правильно оформленная кадровая
документация является основой эффективной работы бухгалтера по
заработной плате с персоналом предприятия. Именно у бухгалтерии
складываются особые отношения с кадровой службой, так как между ними
происходит основной документооборот.
Для осуществления бухгалтерских операций, отчетности бухгалтерия
запрашивает у кадровой службы сведения о работниках, копии документов:
- штатные расписания и приказы об их утверждении/внесении
изменений;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к трудовым
договорам;
- коллективные договоры и соглашения;
- правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные
нормативные правовые акты по вопросам труда;
- приказы (прием, увольнение, перевод, отпуск и пр.);
- графики отпусков, уведомления, заявления;
- графики сменности;
- табели учета рабочего времени;
- должностные инструкции;
- документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий;
- трудовые книжки работников;
- книги учета, журналы регистрации;
- документы, связанные с командировками;
- личные карточки работников;
35
- иные документы.
13
Прием работников в организацию осуществляется, как правило, в
соответствии с утвержденным штатным расписанием.
Для оформления структуры штатного состава и штатной численности
организации в соответствии с ее Уставом применяется унифицированная
форма № Т-3 «Штатное расписание». Оно содержит перечень структурных
подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц,
должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением)
руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в
штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением)
руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Размер заработной платы, в том числе, размер тарифной ставки или
оклада (должностного оклада), доплат, надбавок и поощрительных выплат,
является обязательным условием трудового договора каждого работника,
определяемого по соглашению сторон в соответствии с действующими у
данного работодателя коллективным договором, соглашением, локальными
нормативными правовыми актами и системой оплаты труда.
Наряду с заключением трудового договора одно из центральных мест в
этой процедуре занимает издание приказа о приеме на работу. Копии приказа
о приеме на работу (форма № Т-1) поступают в личное дело и в бухгалтерию,
где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него
заводится лицевой счет по зарплате. Из этого приказа бухгалтер определяет,
с какого числа будет начисляться зарплата работнику и каким образом будет
оплачиваться его труд.
Распространенной практикой на производстве является перевод
работника на другую должность. Для того, чтобы такое серьезное изменение
в трудовых отношениях происходило на законных основаниях, требуется
13
Разгонова, Е.Ю. Кадровое делопроизводство [Текст] / Е.Ю. Разгонова // Молодежь и наука. – 2017. – №
4.1. – С. 142
36
составлять приказ о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) –
специальный документ, закрепляющий произошедшие перестановки на
производстве. Копии приказа поступают в личное дело работника и в
бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее
изменение в лицевом счете по заработной плате.
Работнику организации предоставляется ежегодный оплачиваемый
отпуск (ст. 122 ТК РФ). Основанием для составления приказа о
предоставлении отпуска является график отпусков либо заявление
работника, где указано, какой отпуск просит предоставить работник, будет
ли он оплачиваемым и какова его продолжительность. На основании приказа
(распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной
карточке (форма № Т-2 или № Т-ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или
Т54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по
форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Одним из основных условий непрерывной работы организации
является формирование графика сменности, в котором определяется время
начала и окончания работ, продолжительность смены, время междусменного
отдыха (ст. 103 ТК РФ). Если применяются тарифные ставки, то зарплата
рассчитывается исходя из фактически отработанных сотрудником часов в
каждом конкретном месяце.
Если сотрудник норму времени в целом за учетный период
переработал, то сверхурочные часы оплачивают по повышенным ставкам:
первые два часа всей сверхурочной работы за учетный период – в
полуторном размере, последующие – в двойном (ст.152 ТК РФ). Табель учета
рабочего времени обязателен на каждом предприятии (ст.91 ТК РФ).
В табель учета рабочего времени заносятся данные о времени,
отработанном каждым сотрудником предприятия и о неявках его на работу в
течение месяца. В документе должно находить отражение также нахождение
работника в отпуске, в командировке, в отгуле, в отсутствии по
неуважительной причине. В табеле отражается работа в режиме
37
сокращенного рабочего дня или переработка и работа во внеурочное время.
По всем этим данным определяется итоговое количество рабочих часов, в
соответствии с которым бухгалтерия производит начисление зарплаты.
Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а)
применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
Составляются на основании представления руководителя структурного
подразделения организации, в котором работает работник. На основании
положительной резолюции кадровая служба готовит проект приказа о
поощрении, текст которого оформляется в унифицированной форме №Т-11
(о поощрении нескольких работников – в форме №Т-11а).
Первый экземпляр остается на хранении в службе кадров, в деле с
приказами, а копия передается в бухгалтерию для начисления на лицевой
счет работника соответствующих денежных средств. Сегодня очень много
организаций направляют своих сотрудников в командировки по стране или
же заграницу. Все особенности и нормы служебных командировок
определяются согласно законам РФ.
Данный термин регулируется такими ссылками на закон как: ст. 166 ТК
РФ, п. 2 Положения, закрепленного Постановлением Правительства РФ №
749 от 13 октября 2008 г. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в
ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена
выдача денег на командировку – на проезд, наем жилья и суточные. Лицом,
прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной
работе, который согласовывается с руководителем структурного
подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным
удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.
На любом предприятии рано или поздно возникает прекращение
трудовых отношений между сотрудником организации, перестающим
выполнять свои служебные обязанности и работодателем, перестающим
выплачивать работнику денежное вознаграждение. Глава 13 Трудового
38
Кодекса Российской Федерации целиком посвящена прекращению трудового
договора.
Руководитель предприятия издаёт приказ (распоряжение) о
прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма
№ Т-8), в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в
личной карточке форме Т-2. Копии приказа поступают в личное дело
работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный
расчет с работником.
Таким образом, кадровое делопроизводство в системе управления
персоналом выполняет несколько задач. В первую очередь это, разумеется,
административная поддержка и защита работодателя с юридической точки
зрения в случае возникновения трудового спора, проверки трудовой
инспекцией, фондом социального страхования, пенсионным фондом и
другими государственными структурами, а также в случае бухгалтерского
аудита и проверки со стороны налоговой инспекции. Ведь в соответствии с
российским законодательством любое действие в отношении работника
должно быть подтверждено соответствующей бумагой.
39
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ООО «АКАДЕМИЯ
НАУЧНОЙ КРАСОТЫ - МОСКВА»
2.1 Анализ деятельности ООО «Академия научной красоты - Москва»
ООО «Академия научной красоты-Москва» - российская
ортопедическая компания, работающая в сфере бьюти-индустрии.
Корпорация Академия Научной Красоты (Academy of Scientific Beauty)
— эксклюзивный дистрибьютор профессиональных косметических средств,
инъекционных препаратов и оборудования для предприятий индустрии
красоты, медицинских клиник и спортивных центров в России, СНГ и
странах Балтии.
Компания 26 лет поддерживает репутацию сильнейшего игрока beauty-
индустрии, тщательно отбирая самые авторитетные мировые бренды и
предлагая инновационные методики в борьбе с возрастными изменениями.
Отличительной чертой корпорации «Академия Научной Красоты»
является широкий выбор брендов, высокое качество продукции, собственные
обучающие центры, 19 представительств по всей России и широкая
дистрибьюторская сеть, индивидуальный подход к каждому клиенту, а также
высокий профессионализм сотрудников.
Цели компании – создание уникального, наиболее удачного и
выгодного как для компании, так и для целевой аудитории предложения.
Философия компании – индивидуальный подход к каждому клиенту.
Сотрудники компании стараются сделать общение с клиентами максимально
удобным и комфортным.
Цель ООО «Академия Научной Красоты» – показать бизнесу то, что
реально видят и думают их потребители, используя лучшие технологии сбора
и обработки информации.
Миссия компании ООО «Академия Научной Красоты»: