4
Содержание
Введение ...................................................................................................................... 5
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового документооборота
на предприятии .......................................................................................................... 8
1.1. Понятие и сущность кадрового документооборота ......................................... 8
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации .......................... 13
1.3. Особенности организации кадрового документооборота .............................. 22
Глава 2. Современное состояние организации кадрового документооборота
в ООО «Упаковка МСК» ....................................................................................... 26
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия ........................................ 26
2.2. Анализ организации кадрового документооборота на предприятии ........... 37
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в
ООО «Упаковка МСК» .......................................................................................... 53
3.1. Предложения по совершенствованию организации кадрового
документооборота ..................................................................................................... 53
3.2. Оценка эффективности внедрения предлагаемых мероприятий .................. 58
Заключение ............................................................................................................... 64
Список использованных источников ................................................................. 67
Приложение .............................................................................................................. 71
5
Введение
Актуальность проблемы исследования определяется тем, что ведение
кадрового документооборота является обязанностью любого работодателя
независимо от размера организации, количества сотрудников и
организационно-правовой формы.
Однако, к сожалению, на сегодняшний день многие руководители не
уделяют внимания «бумажному управлению». Зачастую о кадровом учёте и
ведении кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда
грядёт проверка контролирующих органов или работники обращаются с
исками в суд.
В таких ситуациях исправление недостатков в документообороте требует
значительных затрат времени и финансов. Именно поэтому так важно с самого
начала функционирования организации следовать правилам ведения кадровой
документации, в том числе изначально закреплять трудовые отношения в
соответствии с трудовым законодательством.
В большинстве своём кадровые документы содержат важную
информацию для организации, поэтому относиться к работе с такими
документами необходимо чрезвычайно серьезно.
В современных рыночных отношениях важное значение придается
механизации и автоматизации процессов делопроизводства, которые
увеличивают уровень производительности труда работников. Рационализации
системы делопроизводства в организациях важно уделить особое внимание, так
как недостатки этой работы приводят к серьезным трудностям в управлении
персоналом и функционирования организации в целом.
С помощью процесса совершенствования системы документооборота
достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их
хранение, использование. Соответствие существующим правилам составления
и новым нормативам оформления документов — важнейшая обязанность
сотрудников ответственных за делопроизводство.
6
Цель исследования — совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «Упаковка МСК».
В соответствии с поставленной целью в ходе работы были определены
следующие задачи исследования:
1) рассмотреть понятие и сущность кадрового документооборота;
2) изучить характеристику и классификацию кадровой документации;
3) изучить особенности организации кадрового документооборота;
4) дать характеристику предприятия и его деятельности;
5) провести анализ организации кадрового документооборота на
предприятии;
6) разработать предложения по совершенствованию организации
кадрового документооборота;
7) провести оценку эффективности внедрения предлагаемых
мероприятий.
Объект исследования — Общество с Ограниченной Ответственностью
«Упаковка МСК».
Предметом исследования является организация кадрового
документооборота.
Для реализации поставленных задач была использована следующая
система методов исследования: теоретический анализ экономической
литературы по исследуемой теме, обобщение и систематизация имеющейся
литературы, наблюдение, экономико-статистический анализ.
Теоретической основой исследования стали работы таких отечественных
и зарубежных авторов, занимающихся проблемами организации и
совершенствования системы документационного обеспечения управления
персоналом, в частности, как: Б.П. Бармаков, М.П. Бобылева, А.Я. Кибанов,
Т.В. Кузнецова, О.Г. Нельзина, А.А. Петрова, Л.В. Санкина, Н.А. Храмцовская,
В.Ф. Янковская и др.
Цель и задачи исследования определили структуру работы.
В первой главе рассмотрены теоретические основы функционирования
7
системы кадрового документооборота в организации, изучены понятие, роль
документооборота, а также выявлена методика оценки состояния системы
документооборота.
Во второй главе проанализированы организационно-экономические и
правовые основы деятельности организации, проведён анализ системы
кадрового документооборота в организации.
Третья глава содержит предложения по совершенствованию кадрового
документооборота, а также выявляет эффективность предложенных
мероприятий.
8
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового
документооборота на предприятии
1.1. Понятие и сущность кадрового документооборота
Все работодатели, являясь либо юридическими или физическими лицами,
в процессе осуществления своей деятельности всегда сталкиваются с
вопросами организации труда, управлением трудовыми отношениями между
работниками и работодателем и проблемами регламентирования этих
процессов.
Наглядным результатом регламентирования внутренних трудовых или
иных отношений работодателей и работников является комплекс документов,
другими словами, кадровая документация.
Как отмечает А.В. Пшенко, документооборот — непрерывное движение
документов в организации с момента их получения или создания до завершения
исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение, обеспечивающее
информационную поддержку всех звеньев управления. Невостребованные
документы, лежащие без движения, представляют собой груду бесполезных
бумаг
1
.
ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденный Постановлением Госстандарта
Российской Федерации от 17.10.2013 года № 1185, установил термины и
определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Согласно
ему «делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными документами»
2
.
Профессор А.Я. Кибанов считает, что термин «делопроизводство»
характеризует совокупность работ по документированию управленческой
деятельности учреждений и организации в них документов
3
.
Б.А. Райзберг в современном экономическом словаре определяет термин
1
Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие / А.В.
Пшенко. — М.: Форум, 2017. — 256 c.
2
«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
3
Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник / А.Я. Кибанов, И.А. Баткаева, Л.В. Ивановская ;
под ред. А.Я. Кибанова. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 695 с.
9
«делопроизводство» как ведение документации организации, предприятия,
фирмы, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль
за их движением и исполнением, обновление документов
4
.
Н.Л. Зайцев, доктор экономических наук, в «Кратком словаре
экономиста» термином «делопроизводство» называет комплекс мероприятий
по организации документооборота предприятия или организации
5
.
В большом бухгалтерском словаре А.Н. Азрилияна «делопроизводство»
это совокупность делопроизводственных операций, выполняемых
административно-управленческим персоналом при реализации возложенных на
него функции.
К делопроизводственным операциям относятся приемы обработки
документированной информации: составление, прием, передача, регистрация,
индексация, утверждение, визирование, подписание, размножение, исполнение,
отправка, контроль, хранение, уничтожение документов
6
.
Таким образом, «делопроизводство» это документирование деятельности
организации и разработка мероприятий по движению этих документов.
Понятие «документ» можно охарактеризовать как информацию,
записанную любым способом на любом материале, изданную или полученную
любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для
использования в своей деятельности
7
.
Документирование является основным способом фиксации и передачи
информации в системе управления персоналом, и от того, насколько
эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество
принимаемых решений, и, соответственно, положительные результаты
деятельности учреждения.
Поэтому так важно в любой организации обращать особое внимание на
4
Райзберг, Б.А. Современный экономический словарь / Б.А. Райзберг, Л.Ш. Лозовский, Е.Б. Стародубцева. —
6-е изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2017. — 512 с.
5
Зайцев, Н.Л. Краткий словарь экономиста: словарь / Н.Л. Зайцева. — 4-е изд., доп. — Москва : ИНФРА-М,
2017. — 224 с.
6
Азрилиян, А.Н. Большой бухгалтерский словарь [Текст] / А.Н. Азрилиян — М.: Институт новой экономики,
2017. — 574 с.
7
Кугушева, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кугушева. — М.: Феникс, 2017. — 256 c.
10
деятельность службы делопроизводства и контролировать уровень
рациональной постановки работы с документами. Понятие кадрoвое
делoпроизводствo пoдразумевает организацию рабoты с дoкументами,
касающимися кадрoвых вопросов.
В соответствии с государственным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016
термин «Документ» обозначает информацию, определяющую данные
записанные любым способом на любом материале, опубликованные или
полученные любым физическим или юридическим лицом и в любой
организации для использования в своей деятельности
8
.
Информация, отражённая как документ является основой управления.
Документы и информация в них является материальным воплощением
управленческих решений, это даёт им юридическую силу.
Таким oбразом, кадрoвое делoпроизводство — это oотрасль деятельoсти,
дoкументирующая трудoвые отнoшения. В кадровой дoкументации
фиксируются данные о наличии и движении персoнала и, сooтветственно, все
кадрoвые процедуры приобретают дoкументальное оформление (прием на
работу, перевoд, поощрение персонала, применение взысканий, командировки,
отпуска, увольнения и другoе).
По мнению М.И. Басакова, система делoпрoизводства предпoлагает не
тoлько сoздание дoкументов, нo также и организацию работы с ними, котoрая
включает в себя oрганизацию дoкументooборота, хранение и использoвание
документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот
организации — это движение документов в организации с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправления
9
.
Как считает Э.Н. Давыдова, под документационным обеспечением
подразумевается организация работы с документами, обращающимися в
системе управления персоналом. По её мнению, система кадрового
8
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
9
Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах / М.И. Басаков. — М.: Ростов н/Д:
Феникс; Издание 4-е, перераб. и доп., 2015. — 320 c.
11
делопроизводства — полный цикл обработки и движения документов с
момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до
завершения исполнения и передачи в другие подразделения
10
.
Также Э.Н. Давыдова утверждает, что при ведении кадрового
делопроизводства эффективно решается сразу несколько важных задач:
Документальное оформление трудовых отношений, формализация
кадровых процедур.
Построение стройной системы управления персоналом, отвечающей
стратегическим задачам управления. Это удобный инструмент, используя
который можно построить и закрепить документально единые принципы
корпоративных отношений.
Регламентирование взаимоотношений работников с работодателями.
Кадровая документация позволяет добиваться «баланса интересов»
работодателей и работников с помощью регламентации того чем должны
заниматься работники (например, в должностных инструкциях) и какие
основные функции работодателей.
Создание организационно-правовых основ трудовых
взаимоотношений, как для работников, так и для работодателей. С одной
стороны кадровая документация поддерживает интересы работодателей, а с
другой — направляет их деятельность для недопущения игнорирования
законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов
взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
Разрешение трудовых споров. Зачастую от качественного оформления
кадровых документов зависит успех работодателя при возникновении споров,
особенно когда кадровая документация выступает как письменное
доказательство в судебном разбирательстве по трудовым спорам.
Важная функция кадровой документации — придание большей
прозрачности трудовым процессам. В системе кадровой документации
10
Давыдова, Э.Н. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство / Э.Н. Давыдова. — М.: Мн:
ТетраСистемс; Издание 9-е, 2016. — 288 c.
12
установлены определенные «правила игры», при соблюдении которых
сотрудники ощущают стабильность, и значительно повышается управляемость
персонала. Нельзя не признать, что максимальное регламентирование круга
прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В рамках системного подхода организация — это социально-
экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает
известным количеством конкретных компонентов, частей (Рисунок 1).
Рисунок 1. Система кадрового делопроизводства в организации
11
Система управления любой организацией включает в себя как
обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные,
(обеспечивающие).
По мнению В.И. Андреева кадровое делопроизводство, как одна из
основных функций управления, присутствует практически во всех подсистемах
системы управления организацией, в том числе и в системе управления
персоналом
12
.
Схематично место подсистемы кадрового делопроизводства в системе
управления организацией представлено на рисунке 2. Таким образом,
анализируя всё вышесказанное, можно сделать вывод, что в систему
11
Захаркина, О.И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база /
О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова. — М.: Омега-Л, 2016. — 264 c.
12
Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И.
Андреева. — М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2015. — 222 c.
Система кадрового делопроизводства в организации
Документирование
Запись информации
Оформление информации
Перемещение документов
Хранение документов
Систематизация документов
Учёт документов
Управление документацией
13
делопроизводства включено документирование, организация работы с
документами в процессе oсуществления yправления прeдприятием и
систeматизация архивнoгo хранения дoкументoв:
Процесс документирования представляет собой создание дoкументов,
т. е. их сoставление oфoрмление сoгласoвание и изгoтoвление.
Oрганизация рабoты c дoкументами — oбеспечeние движeния
(документооборота), пoиска, хрaнения и испoльзования дoкументoв.
Систематизация архивногo хранения документoв — oпределение
правил хранения сoздаваeмoй в oрганизации инфoрмации, ее поиска и
использования для поддержки принятия управленческих и других решений.
Рисунок 2. Место подсистемы кадрового делопроизводства
в системе управления организацией
13
От совершенствования технологии организации работы с кадровой
документацией и от правильности создаваемых документов зависит не только
оперативность и эффективность управления, но и общие показатели
результативности деятельности организации. Без нaлaженной системы
кaдрового делопроизводствa трудно построить эффективное упрaвление.
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации
13
Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. — M.: Интел-Синтез, 2016. —
400 c.
Система управления организацией
Целевые подсистемы
Функциональные подсистемы
Обеспечивающие подсистемы
Управление обеспечением
качества продукции
Управление инвестиционной
деятельностью
Управление развитием
организации
Управление технической
подготовкой производства
Управление сбытовой
деятельностью
Управление подбором и
расстановкой кадров
Правовое обеспечение
управления
Информационное обеспечение
управления
Обеспечение техническими
средствами управления
Подсистема кадрового делопроизводства в системе управления