54
запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице —
фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты
заполнения книжки; на второй развернутой странице — проставление штампа
предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии,
разряда, даты и номера приказа;
отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан
вкладыш»;
подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;
ознакомление работников с записями в трудовой книжке.
Расчёт нормы на выполнение данных операций представлен в таблице 16.
Таблица 16
Норма времени на ведение трудовых книжек
Наименование
операции
Единица измерения
Норма времени, час.
Выписка новой трудовой
книжки, на работника,
впервые поступающего на
работу, или вкладыша к
ней
Одна трудовая книжка
или выписка к ней
0,12
Выписка дубликата
трудовой книжки
Один дубликат трудовой
книжки
0,3
Запись в трудовую
книжку сведений о
работе, поощрений и
награждений
Одна запись
0,08
Работа с записями в трудовой книжке информации о работе для
поощрения и вознаграждения состоит из следующих операций:
выбор книжки;
на основании соответствующих документов (паспорта, запись
передачи, приказы и т.д.), сделать запись в трудовой книжке или добавить ее
изменение (перевод на другую единицу, перемещение по позиции, изменение
оклада или разряда), поощрение и награды, изменение названия, и другой
информации;
перемещение трудовой книжки в специальное место для хранения.
55
Для того чтобы включить в оклад юриста организации дополнительную
плату за возложенные на него обязанности следует иметь в виду Статью151 ТК
РФ
35
, в которой установлено, что размер доплаты за совмещение профессий
(должностей) устанавливается по соглашению сторон трудового договора.
При этом доплата за совмещение должностей может быть установлена
как в твердой денежной сумме, так и в процентах к тарифной ставке (окладу)
или заработной плате работника.
Также при анализе кадровых документов ООО «Упаковка МСК» нами
было выявлено, что следует провести восстановление документооборота и
необходимо привести имеющуюся документацию в соответствие с
существующими требованиями действующего законодательства.
Весь процесс восстановления кадрового делопроизводства можно
разделить на этапы:
1. Сбор нормативных актов и справочной литературы. Для удобства
возможна покупка специализированной программы 1С: Документооборот,
обладающей широким функционалом и решающей множество задач.
Стоимость программного продукта 30000 руб.
2. Подготовка списка недостающих документов в организации,
составленного по результатам анализа.
3. Проверка соответствия данных в уже имеющихся кадровых
документах реальной картине в организации, а именно проверка соответствия
бланка правил внутреннего трудового распорядка действующим трудовым
отношениям.
4. Подготовка копий учредительных документов организации и их
изучение. Этот этап необходим, так как все документы, которые будут
проверенны и составлены на участке кадров, должны будут соответствовать
учредительным документам ООО «Упаковка МСК», и никак им не
противоречить.
5. Проверка правильности заполнения штатного расписания. Если
35
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)
56
штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или
вовсе отсутствует, то нужно разработать новое, используя унифицированную
форму.
6. Проверка наличия и правильного заполнения трудовых договоров,
согласно ст. 57 ТК РФ
36
об обязательных условиях трудового договора. Важно
обратить внимание на то, противоречат ли условия трудовых договоров
реальности или локальным нормативным актам.
Законный способ внесения изменений в трудовые договоры
предусмотрен ст. 72 ТК РФ
37
, в которой прописано, что изменение
определенных сторонами условий трудового договора допускается по
соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и
работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий
трудового договора заключается в письменной форме.
7. Проверка правильности заполнения личных карточек работников.
8. Составление графика отпусков согласно унифицированному типовому
бланку формы № Т-7 - шаблон графика отпусков, наличие которого прямо
упомянуто в статье 123 ТК РФ
38
. В графике нужно указать время
предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику ООО
«Упаковка МСК». При его составлении учитываются нормы трудового
законодательства и пожелания сотрудников.
Этот документ утверждается подписью руководителя (проставляется
непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом
работников. Специальный приказ об утверждении графика отпусков
руководителем не издается. График отпусков утверждается не позднее двух
недель до начала того календарного года, в котором планируется
предоставление отпусков.
9. Исправление выявленных несоответствий, завершение процесса
восстановления. Доведение результатов о проведённой работе до директора
36
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)
37
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)
38
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)
57
организации.
Следующее, что необходимо ввести в ООО «Упаковка МСК», это
положение о защите персональных данных сотрудников. Это внутренний
(локальный) документ организации, и законом не установлена строгая форма,
однако он должен соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ.
В положении следует указать:
цель и задачи компании в области защиты персональных данных;
понятие и структура персональных данных;
на каких носителях (бумага, электронных) накапливаются и хранятся
данные;
что входит в набор личных данных;
как они обрабатываются и используются;
кто (по позиции) в компании имеет доступ к ним;
как личные данные защищены от несанкционированного доступа;
права работников в целях обеспечения защиты своих персональных
данных;
ответственность за разглашение конфиденциальной информации,
связанной с персональными данными сотрудников.
Положение о защите персональных данных работника утверждает
руководитель или уполномоченное лицо. И введены в действие главы
документа.
Так же, по нашему мнению, для совершенствования кадрового
делопроизводства в ООО «Упаковка МСК» необходимо оборудовать отдельное
помещение, в котором централизованно будут храниться все документы
организации. В помещении должны располагаться сейфы, для безопасного
хранения документов.
Было бы целесообразно поручить всю работу с документами одному
сотруднику, который бы выполнял функции службы делопроизводства, а
именно: организацию, руководство, координацию, контроль и реализацию
работ по документационному обеспечению.
58
3.2. Оценка эффективности внедрения предлагаемых мероприятий
Каждая организация, заботящаяся о своих сотрудниках, стремится
привнести нововведения в свою деятельность. Нововведения необходимы
потому, что внешняя среда организации не стоит на месте, стремительно
развиваются информационные технологии и, следовательно, важно динамично
подстраиваться под эти изменения.
В ООО «Упаковка МСК» нами были выявлены недостатки в
функционировании организации, а именно недочёты в кадровом
делопроизводстве, негативно влияющие на всю работу организации. В связи с
этим была разработана пошаговая инструкция по улучшению
функционирования делопроизводственных процессов ООО «Упаковка МСК»,
которая по нашему мнению должна решить ряд существенных задач, стоящих
перед организацией в этой области.
Для выявления эффекта от предложенных мероприятий нами была
разработана анкета по определению уровня удовлетворенности работников.
Метод анкетирования предназначен в данном случае для установления
обратной связи с работниками организации, ведь их мнение является
объективной оценкой проведённой работы.
В анкете нами были предложены следующие вопросы:
1. Довольны ли Вы условиями труда в организации?
2. Удовлетворяет ли Вас режим труда, график работы?
3. Считаете ли вы достаточным перечень социальных гарантий в вашей
организации?
4. Достаточен ли, по Вашему мнению, уровень технической
оснащенности в организации?
5. Устраивает ли Вас автоматизация Вашего рабочего места?
6. Считаете ли Вы, что нововведения в области делопроизводства
повышают эффективность работы в организации?
7. Согласны ли Вы с тем, что отсутствие графика отпусков ущемляет
права работников?
59
8. Считаете ли Вы, что Ваши персональные данные нуждаются в защите?
9. Ощущаете ли Вы влияние проблем в документообороте на результаты
Вашего труда?
10. Возникали ли у Вас или у Ваших коллег проблемы, недоразумения,
конфликты, связанные с беспорядком в кадровых документах организации?
11. Удовлетворены ли Вы проведёнными мероприятиями в области
кадрового делопроизводства?
12. Что Вы предложили бы предпринять для более качественного
создания, движения и использования документированной информации?
13. Дополнительные предложения и пожелания.
На каждый вопрос было предложено 3 варианта ответа: Да, нет, не знаю.
На основе данных, полученных из анкет можно построить дальнейшую
схему деятельности в данном направлении. Наладятся отношения между
коллективом и руководителями, так как будут учитываться пожелания
сотрудников. Повысится вовлечённость коллектива в процесс работы.
Необходимо, чтобы сотрудники поняли, что их мнение может повлиять
на улучшение всей деятельности организации и не только в области
делопроизводства. Работники поймут, что о них заботятся, улучшится
психологический климат в организации, упадёт число недовольных
сотрудников, и они будут дольше работать на своих рабочих местах, уменьшая
при этом текучесть кадров.
Для ускорения документооборота в ООО «Упаковка МСК» нами была
предложена покупка программы 1С: Документооборот, которая уже большое
количество лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений.
В программе ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный
на основе ежедневных отчетов о проделанной работе.
Ежедневные отчеты заполняются сотрудниками самостоятельно с
использованием функции автоматического добавления записей. На основании
ежедневных отчетов можно построить различные отчеты о затратах времени
сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
60
Для анализа работы организации в программе предусмотрена
возможность построения большого количества разнообразных отчетов, в том
числе:
представление итоговой информации руководству;
анализ данных;
оперативный контроль;
печать официальных документов.
В программе «1С: Документооборот 8» реализованы бизнес-процессы
следующих видов:
Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с
его резолюцией возвращается к автору документа.
Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям
по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один
из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы
попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к
автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или
отправки на повторное согласование.
Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному
лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом
утверждения.
Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения
регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки
корреспонденту.
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ
рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать
поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи,
адресованные определенным пользователям.
61
«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в
локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это
позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников,
находящихся в данный момент вне офиса.
В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые
возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности
организации, например, проектные материалы, черновики, результаты
обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа
«1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:
офисные документы;
изображения и тексты;
аудио- и видео файлы;
архивы;
файлы систем проектирования и другие.
Автоматизация делопроизводства сокращает время работы с
документами, следовательно, остаётся больше времени на работу с клиентами,
у руководителей организации появится возможность свободно без бумажной
волокиты заняться разработкой маркетинговой стратегией организации для
увеличения спроса. По мнению экспертов, внедрение программных продуктов
повышает прибыль организаций в 1,5 раза.
Затраты на покупку программы «1С:Документоборот 8»:
стоимость конфигурации (КОРП 10 активных пользователей) – 228,4
тыс. руб.;
серверная лицензия – 50,4 тыс. руб.
итого: 278 тыс. руб.
39
Для внедрения предложенных мероприятий компании понадобится
единоразовая сумма 278,8 тыс. руб. Такую сумму компании может
39
С Документооборот 8// Официальный сайт. — URL: https://v8.1c.ru/doc8/cena-1s-dokumentooborota-8/ (дата
обращения: 23.12.2019)
62
профинансировать за счет чистой прибыли 2018года, не привлекая при этом
внешние источники финансирования.
При разработке проектных мероприятий предполагалось, что их
внедрение позволит компании увеличить уровень своей выручки на 0,5% в год.
Источниками окупаемости будет повышение производительности труда, что
повлечет за собой рост выручки.
При этом следует отметить, что экономический эффект от реализации
мероприятий – это абсолютная величина, которая определяется как разница
между экономическим результатом и связанным с ним затратами, формула (2).
ЭΔ=Р-З, (2)
где ЭΔ – экономический эффект от реализации проекта, руб.
Р – экономический результат от реализации проекта, руб.
З – затраты, связанные с реализацией проекта, руб.
Экономическая эффективность является показателем, который
определяется отношением экономического эффекта к затратам на данный
эффект. Формула экономической эффективности выглядит следующим образом
(3).
Е = ЭЭ / З , (3)
где ЭЭ – величина экономического эффекта,
З – затраты на его осуществление.
Расчет эффективности мероприятий представлен в таблице 17.
Таблица 17
Расчет эффективности предлагаемых мероприятий
Наименование статьи
Сумма, тыс. руб.
Планируемый доход
822,82
Сумма инвестиционных расходов
278,8
Экономический эффект
544,02
Экономическая эффективность, %
95,13
Из таблицы 17 видно, что в результате предложенных мероприятий
получается прибыль в сумме 544,02 тыс. руб. Экономический эффект
проектных мероприятий составляет 95,13%.
63
Для того чтобы понять целесообразность внедрения инвестиционного
проекта, надо понимать, через какой период окупятся деньги, вложенные в
него. Период окупаемости инвестиций — время, которое требуется, чтобы
инвестиция обеспечила достаточные поступления денег для возмещения
инвестиционных расходов.
Расчет срока окупаемости производится по формуле (4).
РP = IC / P, (4)
где PP – срок окупаемости, год;
IC – инвестиционные затраты, руб.;
P – чистая прибыль, руб.
РР = 278,8 / 544,02 = 0,5 лет = 6 месяцев
Срок окупаемости проекта составляет полгода. Это говорит о высокой
эффективности данного мероприятия и о том, что он заслуживает воплощения в
жизнь. Таким образом, проведенные расчеты подтверждают возможность
внедрения предлагаемых мероприятий в жизнь.