44
Таблица 13
Категории работников по трудовому стажу в ООО «Упаковка МСК»
Показатель
Численность
работников
Удельный вес, %
2017 г.
2018 г.
2017 г.
2018 г.
до 5 лет
2
5
3,8
3,2
от 5 до 10 лет
8
10
28,3
28,3
от 10 до 15 лет
8
8
35,4
35,4
от 15 до 20 лет
15
12
16,1
22,5
свыше 20 лет
10
11
16,1
18,7
Итого
43
46
100,0
100,0
Поскольку изменения качественного состава происходят в результате
движения персонала, то этому вопросу при анализе уделяется большое
внимание (Таблица 14).
Таблица 14
Данные о движении персонала в ООО «Упаковка МСК»
Показатель
2017 г.
2018 г.
Численность ППП на начало года
43
46
Приняты на работу
8
4
Выбыли
5
4
В том числе: по собственному желанию
5
4
уволены за нарушение трудовой дисциплины
-
-
Численность персонала на конец года
46
46
Среднесписочная численность персонала
39
42
Коэффициент оборота по приему работников
0,18
0,08
Коэффициент оборота по выбытию работников
0,11
0,08
Коэффициент текучести кадров
0,12
0,08
Коэффициент постоянства кадров
0,90
0,91
Для характеристики движения персонала рассчитаем и проанализируем
динамику следующих показателей:
1. Коэффициент оборота по приему персонала (Клр):
Кпр = Количество принятого персонала / Среднесписочная численность
персонала = 8/ 43 = 0,18; 4 / 46 = 0,08. Коэффициент оборота по выбытию (Кв):
Кв = Количество уволившихся работников / Среднесписочная
45
численность персонала = 5 /43 = 0,11; 4 / 46 = 0,08.
2. Коэффициент текучести кадров (Ктк):
Ктк = Количество уволившихся работников по собственному желанию /
Среднесписочная численность персонала = 5 /39 = 0,12; 4 / 46 = 0,08.
3. Коэффициент постоянства кадров (Кпс):
Кпс = Количество работников проработавших весь год / Среднесписочная
численность персонала = 39 / 43 = 0,90; 42 / 46 = 0,91.
Приоритетами кадровой политики в ООО «Упаковка МСК» считаются:
квалифицированный отбор персонала на стадии приема;
профессиональная подготовка, переподготовка и повышение
квалификации;
управление трудовой карьерой;
активное развитие и формирование организационной культуры
адекватной стратегии развития предприятия.
Стратегия управления персоналом создается на основе общей стратегии
развития организации и представляет собой способы действий в отношении
персонала по достижению целей организации. Требования к планированию
персонала — численность и качество персонала должны быть рассчитано так,
чтобы обеспечить долгосрочное выполнение задач предприятия.
Цель планирования персонала ООО «Упаковка МСК» состоит в том,
чтобы определить то, когда, где, сколько, какой квалификации и с какими
затратами организации потребуются работники для решения ее задач.
При планировании персонала в ООО «Упаковка МСК» необходимо
учитывать как внутриорганизационные, так и внешние факторы. К
внутриорганизационным факторам относятся:
— Цели (стратегические задачи, бизнес-планы): выпуск новой
продукции; освоение новых рынков; ликвидация отдельных сегментов рынка.
— Движение персонала: увольнения по собственному желанию; выходы
на пенсию; декретные отпуска; временная нетрудоспособность; смерть.
— Финансовое состояние, традиции.
46
К внешним факторам можно отнести следующие:
— Состояние экономики в целом: темпы экономического роста; уровень
инфляции; уровень безработицы; ситуация на рынке труда.
— Политические изменения: изменения КЗоТ; налоговый режим; система
социального страхования.
— Развитие техники и технологии, конкуренция и рыночная динамика.
Можно выделить следующие основные этапы планирования потребности
в персонале ООО «Упаковка МСК»:
1. Анализ внешней среды с точки зрения тенденций изменения ситуации
на местном рынке рабочей силы. Производится изучение материалов
российских и особенно профессиональных региональных периодических
изданий.
2. Анализ внутренних ресурсов организации с точки зрения
удовлетворения будущих потребностей организации (для достижения
планируемых организацией целей).
3. Прогноз ситуации на планируемый период на основе анализа.
4. Анализ конкретных потребностей организации (когда, сколько, какой
квалификации работники потребуются на планируемый период). На данном
этапе основным подспорьем является детально проработанный перспективный
план развития организации.
5. Анализ возможностей удовлетворения конкретных потребностей
организации за счет существующего персонала.
6. Принятие решения о необходимости привлечения дополнительных
ресурсов, удовлетворения будущих потребностей организации за счет
существующего персонала или о частичном сокращении персонала.
Основным источником трудовых ресурсов для ООО «Упаковка МСК»
является население, проживающее в г. Железнодорожный. Подбор кадров,
руководителей и специалистов осуществляется руководителями отделов ООО
«Упаковка МСК», так как на предприятии штатным составом не предусмотрена
должность кадровика. При принятии на работу проводится предварительная
47
подготовка (детально изучаются анкеты), потом непосредственно проводится
собеседование с работником.
Собеседование проводят начальники отделов и решают, подходит ли
человек для данной работы или нет. Испытательный срок является условием
приёма на работу и, прописывается в трудовом договоре. В период
испытательного срока ведется наблюдение за профессиональными действиями
работника, а также другими аспектами его рабочей деятельности, например за
тем, как складываются его отношения с коллегами.
Длительность испытательного срока зависит от типа исполняемой работы
и, обычно, длится от 30 до 90 дней. Если в течение испытательного срока
работник удовлетворительно выполняет свою работу, то работник признаётся
успешно завершившим испытательный срок и годным к работе, что часто
связано с повышением заработной платы, которая может быть снижена во
время испытательного срока.
В системе управления персоналом ООО «Упаковка МСК» кадровое
делопроизводство занимает центральное место. В организационной структуре
ООО «Упаковка МСК» нет отдела по управлению персоналом. Аналитика
движения персонала внутри компании, решения о расширении штата, об
увольнении либо принятии сотрудников на работу, ротации персонала внутри
компании, разработка мотивационных программ — это зона ответственности
директора.
Кадровое делопроизводство ведет юрист директора компании. Однако в
организации отсутствует приказ, что функции кадровика возлагаются на
юриста, так же в штатном расписании отсутствует должность работника
кадровой службы. Следовательно, юрист выполняет работу с кадровой
документацией без дополнительной оплаты и совмещения.
Если организация в ближайшее время так и не запланирует нанять нового
сотрудника, директору ООО «Упаковка МСК» следует издать приказ «О
назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек». Также
необходимо в оклад юриста включить доплату за дополнительные обязанности.
48
Согласно принципу систематизации кадровой документации ООО
«Упаковка МСК» по типичным кадровым процедурам можно выделить
следующие виды кадровых документов, представленных в таблице 15.
Таблица 15
Кадровая документация ООО «Упаковка МСК» по типичным
кадровым процедурам
Виды кадровой
документации
Кадровые документы
Документация по
приему на работу
заявление о приеме на работу;
контракт о назначении на должность;
приказ о приеме на работу;
протокол общего собрания трудового коллектива о приеме
на работу.
Документация по
переводу на
другую работу
заявление о переводе на другую работу;
представление о переводе на другую работу;
приказ о переводе на другую работу.
Документация по
увольнению с
работы
заявление об увольнении;
приказ об увольнении;
протокол общего собрания трудового коллектива об
увольнении.
Документация по
оформлению
отпусков
заявление о предоставлении отпуска;
приказ о предоставлении отпуска.
Документация по
оформлению
поощрений
представление о поощрении;
приказ о поощрении;
протокол общего собрания трудового коллектива о
поощрении
Документация по
оформлению
дисциплинарных
взысканий
докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
объяснительная записка о нарушении трудовой
дисциплины;
приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
протокол общего собрания трудового коллектива о
наложении дисциплинарного взыскания.
В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире
или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.
В ходе анализа кадрового документооборота ООО «Упаковка МСК»,
нами было выявлено, что кадровый учет и документооборот нуждаются в
восстановлении. Восстановление и постановка кадрового учета требуют
приведения имеющейся в организации кадровой документации в соответствие с
требованиями действующего законодательства и разработки (доработки)
необходимых документов.
Восстановление системы кадрового делопроизводства в ООО «Упаковка
49
МСК» позволит организовать кадровый документооборот в соответствии с
действующим законодательством, снизить риски при прохождении проверок и
возникновении спорных ситуаций с работниками.
Для выявления недостатков в кадровом делопроизводстве ООО
«Упаковка МСК» в первую очередь было изучено наличие и содержание
важнейших кадровых документов, а именно:
проверка наличия необходимой документации по учету кадров и
управлению персоналом;
проверка правильности ведения личных дел сотрудников;
проверка правильности заполнения и ведения трудовых книжек,
вкладышей к ним;
проверка правильности заполнения и ведения книг учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним;
проверка трудовых и иных договоров на соответствие трудовому
законодательству;
проверка состава и содержания текущей кадровой документации.
Также было проверено наличие штатного расписания и правил
внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В результате анализа
обеспеченности ООО «Упаковка МСК» необходимыми кадровыми
документами выявлено, что не хватает ряда существенно важных документов:
нет графика отпусков, положения о защите персональных данных сотрудников,
табеля учета рабочего времени.
Апгрейд кадрового документооборота предполагает систематизацию
состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и
периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать названия и виды
документов и закрепить функции документирования по каждому из них.
При разработке положения необходимо руководствоваться гл. 14 ТК РФ
«Защита персональных данных работника». Положение разрабатывается
сотрудниками кадровой службы и утверждается руководителем организации.
Также, по нашему мнению, для совершенствования системы кадрового
50
документооборота в ООО «Упаковка МСК», необходимо разработать
положения о защите персональных данных работников. Оно призвано
защищать и регламентировать механизм получения, обработки, передачи и
защиты этого вида конфиденциальной информации, а также закрепляет права и
обязанности работников и работодателя, определяет меру их ответственности.
В ходе прохождения преддипломной практики нами было выявлено, что в
ООО «Упаковка МСК» отсутствует график отпусков, работники уходят в
отпуск по согласованию с руководителем. Это нарушает права работника,
поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать
его наиболее эффективным образом.
Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным
правом на отдых в течение календарного года. За отсутствие графика отпусков
предусмотрена административная ответственность. Составление графика
отпусков предписано Трудовым кодексом (ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ
33
) и он
относится к тем документам, которые, прежде всего, проверяют сотрудники
Трудовой инспекции.
Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства
работодателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании на
срок до 90 суток (КоАП РФ
34
). При формировании графика отпусков в ООО
«Упаковка МСК» следует учесть:
положения действующего законодательства РФ об отпусках;
специфику деятельности организации (распределение штатных
сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, сезонность
активности покупателей и др. факторы);
возможности и пожелания работников.
В ООО «Упаковка МСК» каждое удалённое подразделение предприятия
создает и обрабатывает свой поток информации, который вливается в общий,
образуя документационный оборот.
33
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)
34
«Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от
27.12.2019)
51
Таким образом, документопоток движется как сверху вниз, т.е. от
руководства к структурным подразделениям и их отделам, так и в обратном
направлений — снизу вверх. В то же время каждое структурное подразделение
работает со своим блоком информации, касающейся исключительно его
деятельности. Обмен информацией также происходит по горизонтали, т.е. от
одного отдела к другому, от структурного подразделения к другому
структурному подразделению.
Установление порядка движения документов, или управление
документацией предприятия заключается в создании условий, обеспечивающих
хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и
доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими
затратами.
Таким образом, управление документацией в ООО «Упаковка МСК»
включает в себя организацию документооборота, в том числе технологию
личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по
документам организации, контроль их исполнения, организацию хранения
документов.
Современное делопроизводство характеризуется тем, что основной поток
документации создается с применением компьютерных информационных
технологий. В ООО «Упаковка МСК» особое значение придается
оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и
трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и
информации.
Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и
автоматизировать практически все технические и формально-логические
процедуры создания и обработки документов. Поэтому рабочее место
сотрудников ООО «Упаковка МСК» немыслимо без персонального
компьютера. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но
в пределах досягаемости располагается принтер, необходимый для распечатки
ведомостей, распоряжений, товарных чеков и т.д.
52
Само собой разумеется, что компьютер должен иметь соответствующее
программное обеспечение. В ООО «Упаковка МСК» на каждом компьютере
установлена программа 1С «Предприятие». Компьютеры связаны и
подключены к локальной сети организации.
Для подбора необходимой руководителю информации и работы с
электронной почтой компьютеры имеют доступ в Интернет. Однако
руководителю организации и главному бухгалтеру следует помнить о
необходимости ежемесячного обновления программных продуктов для
соответствия требованиям действующего законодательства.
Таким образом, кадровая документация является неотъемлемой частью
управления персоналом в любой организации. От того, насколько работодатель
уделяет внимание правильности её ведения, зависит успех всей организации.
Организации необходимо немедленное восстановление кадровых
документов. По нашему мнению ООО «Упаковка МСК» следует провести ряд
мероприятий по систематизации документов, их централизованному хранению,
учёту и использованию. Важно чётко распределить обязанности между
сотрудниками организации и распределить зоны ответственности за
выполняемую работу.
Необходимо уделить пристальное внимание разработке положения о
защите персональных данных работников, так как их распространение и
передача посторонним лицам нарушает действующее законодательство.
Несмотря на полную автоматизацию учёта в организации следует проводить
ежемесячное обновление программных продуктов, используемых в работе.
Для успеха в достижении поставленных целей организации следует
разработать должностную инструкцию для сотрудника, выполняющего
обязанности службы кадрового делопроизводства, установить для него режимы
труда и отдыха, тем самым освободить других сотрудников организации от
«бумажной работы».
53
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «Упаковка МСК»
3.1. Предложения по совершенствованию организации кадрового
документооборота
В современных организациях вопрос о правильном составлении и
хранении кадровой документации является весьма актуальным, несмотря на
современные средства автоматизации и развитые информационные технологии.
Проблемы в области делопроизводства зачастую возникают из-за
попустительского отношения руководящих органов, недостатка знаний и опыта
у сотрудников кадровых служб или сотрудников, совмещающих профессии.
В исследуемой организации ООО «Упаковка МСК» именно вопрос о
совмещении профессий необходимо решить в первую очередь. Так как
кадровой документацией занимается юрист, следует издать приказ о том, что
данный работник является ответственным за ведение и хранение трудовых
книжек. Также необходимо обратиться к существующим нормативам времени
на выполнение отдельных операций, разработанных Центральным бюро
нормативов по труду.
Норма времени на выполнение нормируемой операции определяется по
следующей формуле (1).
Нвр = Топ (1 + К/100) , (1)
где Нвр — норма времени на выполнение конкретного вида работы
(функции), чел.-ч.;
Топ — норматив времени на выполнение нормируемой работы,
установленный по сборнику нормативов, чел.-ч;
К — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-
техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а
также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и
самофотографий рабочего времени принимается равным 8%.
Процесс учёта и оформления трудовых книжек состоит из следующих
операций: