56
деньги в подотчет, представлен в таблице 10.
Таблица 10
Список работников организации, которым могут выдаваться
наличные деньги в подотчет
Ф.И.О. работника
Занимаемая должность
Подпись
руководителя
Баранова В.И.
бухгалтер
Иванов И.И.
Маркетолог
Петров П.П.
специалист по торговле
Перечисленных в приказе сотрудников нужно ознакомить с ним в
обязательном порядке под роспись. Данный приказ должен согласовываться с
полученным в обслуживающем банке лимитом расчетов наличными
денежными средствами между субъектами хозяйствования Республики
Беларусь.
В целях организации контроля за целесообразным использованием
средств на командировочные расходы большое значение имеет ведение
журнала регистрации работников, направленных в командировки, в котором
указывают:
– фамилии должностных лиц, отбывающих в командировки и
прибывающих из командировок,
– место, срок и цель командировки,
– даты отъезда и приезда и отметки о выполнении служебного задания.
В ходе аудита установлено, что в ОАО Слонимский производственный
цех указанный журнал не ведется. Поэтому предлагается разработать форму
такого документа для эффективного анализа и учета командированных
подотчетных лиц. Наличие данного журнала облегчит работу бухгалтера и
прояснит ситуацию с подотчетными лицами, очертив круг подотчетных лиц
исследуемого объекта
Журнал регистрации работников, направленных в командировку,
представлен в таблице 11.
57
Таблица 11
Журнал регистрации работников, направленных в командировку
Ф.И.О.
команди
-рован-
ного
Долж-
ность
Номер
приказа
о
направ-
лении в
коман-
дировку
Номер
команди
-ровоч-
ного
удост-
верения
Цель и
место
команди-
ровки
Дата
факти-
чес-
кого
выбы-
тия из
органи-
зации
Дата
факти-
чес-кого
прибы-
тия в
органи-
зацию
Отметк
а о
выпол-
нении
служеб
-ного
зада-
ния
Иванов
И. И.
Марке-
толог
№ 1 от
01.03.17
№
101010
Республи-
канская
выставка,
г. Минск
02.03.17
02.03.17
Выпол-
нено
Петров
П. П.
Бух-
галтер
№ 2 от
01.03.17
№
102010
Повышение
квалифика-
ции,
г. Минск
02.03.17
02.03.17
Выпол-
нено
По результатам проведенного аудита в ОАО Слонимский
производственный цех в качестве совершенствования порядка ведения
расчетных операций можно предложить следующее:
— утвердить и использовать журнал регистрации работников,
выезжающих в командировки, установленной формы;
— составить и утвердить приказом руководителем комбината список лиц,
которым могут быть выданы суммы под отчет на хозяйственные и
представительские расходы;
— осуществлять ежеквартальное проведение проверок расчетов с
подотчетными лицами на комбинате.
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами
Оценка учета и проведенный аудит показали, что имеющаяся версия «1-С
Бухгалтерия» на предприятии достаточно устаревшая и предприятию можно
предложить повысить уровень автоматизации бухгалтерского учета
посредством приобретения бухгалтерского пакета данной программы, но более
высоко уровня (в восьмой версии). Так же необходимо отметить, что
имеющийся у главного бухгалтера компьютер требует обновления в связи с
58
новой версией приобретаемой программы (старый не осилит ее по техническим
характеристикам).
При определении эффективности автоматизации учетных и
аналитических задач следует рассчитать показатели:
- общие капитальные затраты на ее внедрение (КЗа);
- текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией учетных и
аналитических задач (За);
- годовую экономию от ее использования (Эг);
- срок окупаемости общих капитальных затрат (Ток).
Общие капитальные затраты, связанные с повышением уровня
автоматизацией исследуемых учетных и аналитических задач, определяются по
следующей формуле (в расчете будем использовать расценки после проведения
деноминации в Республике Беларусь):
КЗа = КЗбкп + КЗспп + КЗн + КЗтех + КЗрм + КЗпр, (1)
где КЗбкп – капитальные затраты на покупку бухгалтерской
компьютерной программы (БКП) с учетом удельного веса занятости БКП
решением задач, рассматриваемых в дипломной работе (принимаем 13000
руб.);
КЗспп – капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы
(СПП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости СПП в содействии
решению задач, рассматриваемых в выпускной работе (6450 руб.);
КЗн – капитальные затраты на настройку компьютерных программ
(приняты в размере 600 руб. плюс 200 руб. за каждый час работы);
КЗтех – капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места;
КЗрм – капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера;
КЗпр – прочие капитальные затраты, связанные с внедрением программ.
В прочие капитальные вложения, связанные с использованием
компьютерных программ, включаются расходы на покупку дискет, по
59
обучению работников пользованию новой программой, по приобретению
учебных пособий по использованию купленных программ и др. Приняты в
размере 2500 руб.
Капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера следует
рассчитать по следующей формуле:
КЗрм = КЗмеб×Тм / Тоб, (2)
где, КЗмеб – капитальные затраты на приобретение специальной мебели,
повышающей производительность и комфортность работы бухгалтера.
Приняты в размере 45% от рыночной цены компьютера – 22000 руб.;
Тм – время использования компьютера в течение года для решения
бухгалтерских и аналитических задач, исследуемых в выпускной работе;
Тоб – общее время использования компьютера в течение года.
КЗрм = 9900×1750 /1814 = 9551 (руб.).
Общее время эксплуатации компьютера в течение года рассчитывается
следующим образом:
Тоб = ds×S×Др×NM×Кис, (3)
Где ds – длительность смены (8 часов);
S – число смен работы компьютера;
Др – среднее число рабочих дней в месяце (21 день);
NM – число месяцев в году эксплуатации компьютера;
Кис – средний коэффициент использования компьютера в течение смены
(принят равным 0,9).
Тоб = 8×1×21×12×0,9 = 1814 (час.).
60
Величина затрачиваемого машинного (компьютерного) времени (Тм) на
решение бухгалтерских задач, исследуемых в выпускной работе с помощью
приобретенных программных продуктов, определяется по формуле:
Тм = Вз×Др, (4)
Где Вз – время решения бухгалтерских задач с помощью приобретенных
компьютерных программ в течение одного рабочего дня, в часах;
Др – количество рабочих дней в году, в течение которых решаются
исследуемые бухгалтерские задачи.
Величина затрачиваемого компьютерного времени составит:
Тм = 7×250=1750 (час.).
Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места
бухгалтера рассчитываются по следующей формуле:
Кзтех = (Цком + Цтех)×(1 + Кт)×(1 – Киз)×Тм / Тоб, (5)
Где Цком – рыночная цена последнего Intel Pentium на момент покупки
программы;
Цтех – рыночная цена дополнительного технического оснащения
рабочего места пользователя (стоимость принтера, сканера, модема);
Кт – коэффициент, учитывающий затраты на транспортировку и наладку
компьютера и других технических средств;
Киз – коэффициент, учитывающий степень износа действующей
компьютерной техники (принят равным 0,2).
Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места
бухгалтера будут равны:
Кзтех = (22000 + 6400)×(1+0)×(1–0,2)×1750 / 1814 = 21918 (руб.).
61
Общие годовые текущие затраты предприятия, связанные с
автоматизацией учетных задач (3а), исследуемых в дипломной работе,
рассчитывают по следующей формуле:
За = 3ком + 3др + 3кп + 3рм + 3пр, (6)
где, Зком – текущие затраты, связанные с использованием компьютера;
Здр – текущие затраты, связанные с использованием других объектов
технического оснащения рабочего места бухгалтера (принтера, сканера, модема
и др.). Приняты в размере 40% от Зком;
Зкп – текущие затраты, связанные с использованием компьютерных
программ для решения исследуемых учетных задач;
Зрм = S×Цпл, где S – размер площади, которую занимают мебель под
компьютер и другую оргтехнику и бухгалтер, работающий с помощью
компьютера (принято 6 кв.м), Цпл – рыночная цена 1 кв.м. офисной площади на
момент автоматизации исследуемых задач;
Зпр – прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых
учетных задач (приняты в размере 20 % от Зкп).
Текущие затраты, связанные с использованием компьютера для решения
исследуемых учетных задач, определяются следующим образом:
Зком = Тм×См, (7)
где, См – стоимость одного часа эксплуатации компьютера на
предприятии (по данным предприятия она равна 27 руб).
Текущие затраты, связанные с использованием компьютера равны:
Зком = 1750×27 = 47250 (руб.).
Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ,
62
рассчитываются по формуле:
Зкп = (КЗбкп + КЗспп) / Тс + Зп×(Тм / Тоб), (8)
где, Тс – полезный срок использования компьютерных программ (с
учетом морального износа принят 4 года);
Зп – затраты на пополнение справочно-правовой программы за год.
Приняты в размере (1400 руб.×12мес. = 16800 руб.)
Прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых
учетных задач, приняты в размере 20% от Зкп.
Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ,
составят:
Зкп = (13000 + 6450) / 4 + 16800×(1750 /1814) = 21070 (руб.).
Годовую экономию от проведения автоматизации исследуемых учетных и
аналитических задач (Эг) определяют по следующей формуле:
Эг = 3д – 3а, (9)
где, Зд – текущие затраты, связанные с осуществлением учетных и
аналитических задач действующим на предприятии способом. Определены по
данным предприятия, и составляют порядка 108000 руб.
Годовая экономия от проведения автоматизации исследуемых учетных и
аналитических задач составит:
Эг = 108000 – 92514 = 15486 (руб.).
Срок окупаемости капитальных затрат на автоматизацию исследуемых
учетных и аналитических задач необходимо рассчитать по формуле:
63
Ток = Кза / Эг, (10)
Где, Ток – расчетный срок окупаемости капитальных затрат.
Срок окупаемости капитальных затрат при аренде помещения равен:
Ток = 55019 /15 486 = 3,55 (года) или 42,6 месяца.
Эффективность автоматизации характеризуют технико-экономические
показатели, приведенные в таблице 12.
Таблица 12
Технико-экономические показатели, характеризующие
эффективность автоматизации учетных задач
Наименование показателя
Ед.
Значение
1.
изм.
показателя
компьютерных программ
1.1. Бухгалтерской компьютерной программы
1.1.1 Платформы
Стандартный
1.1.2 Удобство интерфейса
WINDOWS стиль
1.1.3 Количество уровней аналитики
Многоуровневый
1.1.4 Количество уровней классификаторов
До 10
1.1.4 Разграничение доступа
Есть
1.1.5 Подготовка отчетности по международным
Есть
стандартам
Не ограничена
1.1.6 Разрядность суммы операций
Не ограничено
1.1.7 Количество операций
1.2 Справочно-правовой программы
1.2.1 Частота пополнения
1 раз в неделю
1.2.2 Количество документов в базе
24734
1.2.3 Сложный поиск
Есть
1.2.4 Объем базы данных
Не ограничен
2.
руб.
2.1. Общие капитальные затраты на автоматизацию
руб.
55019
2.2. Годовые текущие расходы, связанные с
руб.
92514
2.3. Годовая экономия от применения автоматизации
15486
2.4. Расчетный срок окупаемости капитальных затрат
Ед.
3,55
Исходя из данных таблицы 12 можно сделать вывод, что автоматизация
бухгалтерского учета на предприятии при рассмотренных условиях
экономически обоснована.
64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически в каждой
организации. Поэтому правильная организация контроля за расчетами с
подотчетными лицами имеет большое значение, улучшая расчетную и
финансовую дисциплины организации, повышая ответственность работников,
приводя к сокращению задолженности, правильному определению налоговой
базы и, следовательно, улучшению финансового состояния организации.
В данной выпускной работе объектом исследования является процесс
учета и осуществления аудита за операциями по расчетам с подотчетными
лицами открытого акционерного общества «Щучинский маслосырзавод» ОАО
Слонимский производственный цех.
В настоящее время ОАО Слонимский производственный цех является
коммерческой организацией: согласно уставу, основная цель деятельности
организации является получение прибыли. Цех имеет обособленное имущество,
самостоятельный баланс, печать, имеет статус юридического лица, может от
своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные
неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в
суде. Срок деятельности ОАО Слонимский производственный цех не
ограничен.
ОАО Слонимский производственный цех находится в ведении
Государственного учреждения по управлению имуществом организаций
мясомолочной отрасли Гродненской области «Гродоблмясомолпром». Место
нахождения организации: 231800, Гродненская обл., Слонимский р-н, Слоним
г., ул. Пушкина, 129.
ОАО Слонимский производственный цех производит широчайший
ассортимент сычужных сыров, сырные рулеты, сыры плавленые колбасные
копченые, сыры творожные, масло сливочное, майонез, мороженое,
цельномолочную продукцию в ассортименте, сухое обезжиренное молоко и
казеин.
65
ОАО Слонимский производственный работает эффективно, о чем
свидетельствуют результаты его деятельности за 2016 год: выручка от
реализации продукции 271539 млн. руб., прибыль от реализации продукции
35309 млн. руб., чистая прибыль 29656 млн. руб. Система представленных
показателей за 2014 – 2016 годы показывает, что в ОАО Слонимский
производственный цех обеспечивается положительная динамика финансовой и
производственной деятельности, однако имеющееся устаревшее оборудование
требует все больших затрат на его эксплуатацию.
Бухгалтерский учет в ОАО Слонимский производственный цех
осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
В ОАО Слонимский производственный цех для ведения бухгалтерского
учета создана структурированная служба − бухгалтерия, возглавляемая
главным бухгалтером.
В процессе осуществления своей финансово-хозяйственной деятельности,
организации часто производят расчеты, связанные с выдачей денежных средств
под отчет. ОАО Слонимский производственный цех может выдавать денежные
средства подотчетным лицам: на командировочные расходы; на хозяйственные
нужды; на оплату представительских расходов.
В организации расчеты с подотчетными лицами по возмещению расходов
на хозяйственные нужды и служебные командировки ведутся с соблюдением
основных указаний нормативных документов. Для учета расчетов используется
счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», оформляются все необходимые
первичные документы, составляется регистр синтетического и аналитического
учета. Работники предприятия направляются в заграничные командировки и в
командировки по Республике Беларусь.
В целях усовершенствования расчетов с подотчетными лицами на
комбинате необходимо создать дополнительные субсчета по счету 71 «Расчеты
с подотчетными лицами» по каждому филиалу ОАО Слонимский
производственный цех.
Это способствует получению более детальных показателей в дополнение