ГЛАВА 2. ОЦЕНКА ПРОБЛЕМ В УПРАВЛЕНИИ МБУ
ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ Г.О. ЛОБНЯ
2.1. Анализ особенностей организационной структуры и управленческих
процессов в МБУ Централизованная библиотечная система г.о. Лобня.
Муниципальное бюджетное учреждение "Централизованная
библиотечная система г.о. Лобня" (МБУ "ЦБС г.о. Лобня") играет важную роль
в предоставлении жителям города Лобня разнообразных возможностей для
культурного просвещения и развития. Центральная библиотека была основана
более 70 лет назад. Сегодня она является главным структурным
подразделением МБУ «ЦБС г. о. Лобня» и стала неотъемлемой частью
культурной среды города. Библиотека осуществляет административную
функцию и в то же время помимо выдачи книг предоставляет жителям Лобни
широкий спектр клубов и кружков.
Фонд насчитывает 31 511 книг, дисков, документов и пр., что
предоставляет обширный выбор для посетителей. Средняя посещаемость в
день насчитывает более 60 человек, а число посещений за год достигает 21 300
посетителей, что говорит об активном интересе со стороны местного населения
к культурным учреждениям. На территории в 321,3 кв. м, расположены
различные зоны, включая зона абонемента, читальный зал с удобными местами
для чтения и рабочими столами с компьютерами, выставочный зал для
проведения мероприятий и уютный холл, где посетители могут насладиться
чашечкой кофе.
МБУ "ЦБС г. о. Лобня" предоставляет многообразные клубы и кружки,
такие как "Английский уголок" для учеников начальной школы и взрослых,
детский научный клуб "ДНК", шахматный клуб, танцевальная студия, клуб
компьютерной грамотности в рамках программы "Активное долголетие", клуб
документального кино, клуб настольных игр "КАМин", театральные студии
для молодежи и взрослых, школа бисероплетения, семейный клуб "Светоч",
22
литературное объединение "Ладога" и литературно-поэтическая студия
"Глагол"[32].
Организационная структура МБУ "Централизованная библиотечная
система г.о. Лобня" представляет собой классическую йерархию. Во главе
учреждения стоит директор, чья ответственность включает в себя общее
руководство библиотечной системой.
Административную и профессиональную поддержку осуществляет
методист, заведующий сектором по основной деятельности, педагог и учитель
русского языка и литературы, руководитель сетевого издания. Руководство
отделом комплектования занимается другой сотрудник. В коллективе также
есть лектор, дополняющий образовательные аспекты библиотечной
деятельности. В отделе комплектования работают библиотекари, которые
координируют посетителей и помогают им выбрать наиболее подходящую
литературу под их потребности.
В структурном подразделении МБУ "Централизованная библиотечная
система г.о. Лобня" представлены также учреждения: Центральная библиотека,
Детская библиотека, библиотека микрорайонов "Красная Поляна", "Луговая" и
"Депо". Каждая микрорайонная библиотека имеет своего заведующего
структурным подразделением. Организационная структура персонала каждой
структуры соответствует центральной библиотеке [34].
Организационная структура библиотечной системы включает
различные структурные подразделения, такие как Центральная библиотека,
Детская библиотека, библиотеки микрорайонов "Красная Поляна", "Луговая",
"Депо". Каждое подразделение имеет своего заведующего и библиотекарей,
обеспечивая качественное предоставление услуг на местном уровне.
Управление процессами в организации поддерживается регулярными
приказами, например, в связи с изменением организационных условий труда,
что говорит о гибкости в адаптации к новым обстоятельствам. Приказы
регулируют режим работы, изменения в условиях труда и требуют
23
уведомления сотрудников об изменениях [11, с. 1-3]. Исполнение приказов
контролируется со стороны управления культуры.
Также стоит отметить, что сотрудники библиотечной системы
представляют собой долгосрочный трудовой коллектив, в котором высоко
ценится профессионализм, любовь к работе и передача знаний о культуре. Это
свидетельствует о хорошем внутреннем климате и командной динамике. В
целом, управленческие процессы в МБУ "ЦБС г.о. Лобня" выглядят
структурированными, с организованным уровнем управления,
поддерживающими профессиональную деятельность и культурное развитие
общества.
Таблица 2.1
Анализ организационной структуры и управленческих процессов в
МБУ "ЦБС г.о. Лобня"
Характеристика Сильные стороны Слабые стороны
Организационная
структура
- Четко выстроенная
иерархия с ясно
определенным
руководством.
- Возможное снижение гибкости в
принятии оперативных решений из-за
формализации структуры.
Компетентность
сотрудников
- Наличие специалистов с
разнообразными
компетенциями.
- Возможные проблемы, связанные с
нехваткой персонала в некоторых
структурных подразделениях.
Управление
изменениями
- Регулярные приказы,
обеспечивающие
адаптацию к новым
условиям.
- Недостаточная эффективность
коммуникации при внедрении
изменений, требующих уведомления
сотрудников.
Мотивация
сотрудников
- Высокая мотивация и
преданность работе.
- Возможные проблемы в управлении
мотивацией, связанные с
ограниченными возможностями по
стимулированию персонала.
Внутренний климат - Положительная
атмосфера в коллективе,
ценность культурных
норм.
- Возможные трудности в управлении
внутренним конфликтами.
Таблица 2.1 позволяет систематизировать и сопоставить сильные и
слабые стороны организационной структуры и управленческих процессов в
МБУ "ЦБС г.о. Лобня", обеспечивая ясное представление о текущем состоянии
учреждения. В первую очередь, следует отметить четко выстроенную
24
иерархию, где директор, обеспечивает общее руководство библиотечной
системой. Ее профессиональный подход и стратегическое видение создают
основу для целенаправленной деятельности учреждения.
Специалисты, поддерживающие директора, включают методиста и
заведующих различными структурными подразделениями. Методист и
заведующая сектором по основной деятельности, привносит в команду
педагогический опыт и руководит сетевым изданием "Детский журнал для
родителей Kidbook". Этот аспект говорит о том, что в организационной
структуре предусмотрены специалисты с разнообразными компетенциями, что
является сильной стороной в обеспечении комплексной деятельности
учреждения.
Процессы управления в МБУ "ЦБС г.о. Лобня" поддерживаются
регулярными приказами, обеспечивающими не только четкость в организации
труда. Уведомление сотрудников об изменениях в режиме работы
подчеркивает внимание к коммуникации и участию персонала в жизни
учреждения. Внутренний климат в коллективе характеризуется высокой
мотивацией и любовью к профессии. Сотрудники выражают преданность своей
работе и ценность культурных норм и ценностей. Это позитивно сказывается
на атмосфере внутри организации и способствует эффективному
взаимодействию между сотрудниками.
В целом, организационная структура и управленческие процессы в МБУ
"ЦБС г.о. Лобня" сформированы таким образом, что способствуют высокой
степени профессионализма, адаптивности и внутренней гармонии в
библиотечной системе, что в итоге благоприятно сказывается на качестве
предоставляемых услуг и культурном разнообразии в Лобне. Однако, стоит
обратить внимание и на слабые стороны организационной структуры.
Одной из заметных слабых сторон может быть некоторая формализация
структуры управления, что, в свою очередь, может снижать гибкость в
принятии оперативных решений. В случае, когда требуется быстрое
25
реагирование на изменения внешних условий или проблемы внутри
организации, избыточные процедуры и формальности могут замедлять
принятие необходимых мер.
Важно также обратить внимание на возможные проблемы в управлении
персоналом. Дефицит кадров становится все большей проблемой для
современного бизнеса. На подбор, обучение и удержание работников на
предприятии затрачивается все больше средств и человеко-часов. Проблема
нехватки персонала способна затормозить развитие как перспективного
стартапа, так и устойчивого бизнеса. Если это временный дефицит, то можно
выкрутиться и обойтись перераспределением труда между существующими
сотрудниками. Если это выход на принципиально новый уровень, то
пополнение трудового резерва компании лучше доверить профессионалам.
При внедрении изменений внутри компании очень важна коммуникация
между сотрудниками на линейном уровне и между руководством и
работниками в подчинении. Процесс применения системы мотивации и
соответственно возникновения мотивов, побуждающих человека к достижению
личных или групповых целей, задач представляет собой стимулирование,
мотивацию. Человеческий капитал, личностные и интеллектуальные
особенности работников, система трудовой мотивации начинают играть
первостепенную роль в современных экономических отношениях. В этой связи
особую актуальность приобретает проблема изучения особенностей трудовой
мотивации социальных работников. Повышение эффективности управления в
учреждениях системы социальной защиты определяет необходимость
дальнейшего изучения этой проблемы, разработки эффективной системы
кадровой политики и системы стимулирования трудовой мотивации
специалистов социальной сферы.
Государственный бюджет является основным инструментом
государственного финансового регулирования, который отражает денежные
отношения как между государством и организациями всех форм собственности
26
и физическими лицами, так и по поводу образования централизованного фонда
денежных средств государства. Отразив данную зависимость относительно
библиотечной системы в городе Лобня, можно выделить важность выделенных
бюджетов и их прямую корреляцию с зарплатами сотрудников, их мотивацией,
обновлением книг и ресурсов, технического оборудования и содержания
зданий в целом. Такая сильная зависимость может ограничить возможности
библиотеки к развитию и привлечению новых посетителей.
Также, статус государственного учреждения указывает на зависимость
библиотеки от государственных приказов и нормативных актов. При
получении таких назначений могут происходить резкие изменения в порядке
работы, обеспечении безопасного перехода и качества услуг библиотеки,
которые могут в последующем отразиться на работы учреждения в целом.
Однако, безусловно, соблюдений данных требований являются обязательной
частью библиотечной системы и их нарушения могут повлечь за собой
юридические последствия. При управлении учреждением в таких условиях
очень важна умение быстро адаптироваться к изменениям и оперативно
интегрировать нововведения в работу.
Правовые нормы ценообразования на результаты деятельности
библиотеки как субъекта права определяют Гражданский кодекс РФ (1994,
1996), Бюджетный кодекс РФ (1998), налоговое законодательство, законы РФ
"О защите прав потребителей" (1996) и "Основы законодательства Российской
Федерации о культуре" (1992), федеральные законы "О некоммерческих
организациях" (1996) и "О библиотечном деле" (1994), а также подзаконный
нормативный акт "Положение об основах хозяйственной деятельности и
финансирования организаций культуры и искусства" (1995).
Важно учитывать адекватность ценового восприятия со стороны как
потребителей, так и конкурирующих структур. Библиотекам целесообразно
проводить самостоятельные локальные исследования в русле ценового
маркетинга. Это позволит обоснованно определять и систематически
27
корректировать величину коэффициента плановых накоплений,
координировать политику цен услуг, исходя из конъюнктуры спроса и
ресурсного потенциала библиотеки. Грамотная ценовая политика способствует
созданию жизнеспособной микроэкономической модели конкретного
библиотечного учреждения как специфического хозяйствующего субъекта.
При управлении библиотечным учреждением, да и любой другой
компании – важно обратить внимание и уметь управлять внутренними
конфликтами. Очевидно, что главными источником конфликтов в служебном
коллективе выступают совместная деятельность, индивидуальная и
коллективная удовлетворенность ее результатами, а также характер
руководства подразделением и службой. Умение управлять данными
аспектами очень важно для успешного развития организации и минимизации
влияние недопониманий на результаты библиотеки и качество оказываемых
услуг.
Таким образом, в МБУ «Централизованная библиотечная система г.о.
Лобня» выделены основные аспекты, которые могут повлиять на результаты
работы учреждения. Управленческие процессы, методы принятия решений,
коммуникация внутри персонала и их мотивация очень важны при ведении
деятельности библиотеки. Безусловно, центральная библиотека г.о. Лобня
старается сохранить позитивную атмосферу в учреждении, качественно
предоставлять услуги и сохранить высокую мотивацию работников, но при
этом выявлены проблемы, которые могут оказать существенное влияние на
результаты данной работы.
Сильные стороны включают разнообразные компетенции сотрудников,
высокую мотивацию и положительную атмосферу. Однако обнаружены
слабости, включая трудности в управлении мотивацией из-за ограниченных
ресурсов и проблемы с кадровым обеспечением. Учитывая вышесказанное,
необходимо улучшение управленческих процессов, акцентируя внимание на
28
устранении выявленных слабостей и развитии сильных сторон для обеспечения
эффективности МБУ "ЦБС г.о. Лобня".
2.2. Оценка финансового состояния и распределения ресурсов в МБУ
Централизованная библиотечная система г.о. Лобня.
Изучая план финансово-хозяйственной деятельности на 2021 г. (на
2021 г. и плановый период 2022 и 2023 годов) представленный в Приложении
1, можно выделить бюджеты, которые могут влиять на управление
библиотекой и ее эффективную работу. Представим данные в таблице 2.2.
Таблица 2.2
Бюджеты и финансовые потоки библиотеки на 2021-2023 годы [9, с. 1].
Категория Подкатегория Сумма
(руб.)
Годы
Доходы Доходы от субсидий на финансовое
обеспечение выполнения государственного
задания
20,000,000.00 2021,
2022,
2023
Доходы от оказания услуг и работ 50,000.00
Прочие доходы, включая целевые субсидии 760,000.00
Расходы Выплаты персоналу (оплата труда) 14,268,600.00 2021,
2022,
2023
Взносы по обязательному социальному
страхованию на выплаты по оплате труда
работников
4 309 100.00
Закупки
товаров, работ,
услуг
Закупка товаров, работ, услуг 2,198,300.00
в т.ч. Субсидии на осуществление капитальных
вложений
760,000.00
Прочие 34,000.00 2021,
2022,
2023
Из представленных данных можно выделить несколько ключевых
моментов, которые могут влиять на деятельность библиотеки, особенно в
контексте выполнения муниципального задания [8]. Представим данные в
таблице 2.3.
Таблица 2.3
29
Показатели деятельности библиотеки в контексте муниципального
задания
Показатель Описание
Количество
посещений
В 2023 году планируется обслужить 41578,86 человек, что на 100%
больше, чем в предыдущем году. Этот показатель может
свидетельствовать о растущей популярности библиотеки и увеличении
спроса на ее услуги.
Финансовое
обеспечение
Общий объем финансового обеспечения для выполнения
муниципального задания в 2022 году составляет 19 508,80 тыс. рублей.
Доля финансирования от бюджета составляет 100%, что означает, что
выполнение задания полностью финансируется из муниципального
бюджета.
Стоимость
услуг
Среднегодовой размер платы за услуги в 2022 году составляет 0,4692
тыс. рублей. Важно учесть, что в данном случае большая часть услуг
оказывается бесплатно, что может способствовать повышению
доступности для различных категорий пользователей.
Нормативные
затраты
Нормативные затраты на предоставление услуги в 2022 году равны
финансовому обеспечению, что говорит о том, что библиотека
использует все выделенные средства по назначению.
Важно понимать влияние представленных бюджетов на деятельность
библиотеки. Представим, в результате проведения библиотечных мероприятий
и активной работы с посетителями удается привлечь больше пользователей, и
количество посещений фактически превышает запланированные 41578,86
человек в 2023 году. Это может свидетельствовать о высокой эффективности
проводимых мероприятий и потребности в расширении ассортимента
предоставляемых услуг. В таком случае, библиотека может предложить
дополнительные программы, обогатить свой фонд или внедрить новые
технологии, чтобы соответствовать растущему спросу.
Важно также следить за реализацией муниципального задания,
сравнивая планируемые и фактические показатели. Это позволит библиотеке
оценить эффективность своей деятельности и внести коррективы в планы на
будущее. Таким образом, проанализированные документы представляют собой
основные финансовые потоки, которые могут существенно влиять на
управление и эффективность работы библиотечной системы г.о. Лобня.
Необходимо обеспечить рациональное использование этих средств, уделяя
30
внимание приоритетным направлениям, таким как развитие персонала,
обновление ресурсов и поддержка культурных программ.
Библиотека также предоставляет разнообразные услуги, такие как
копирование документов, сканирование, компьютерные услуги,
информационно-библиографическое обслуживание, дополнительное
библиотечное обслуживание, а также занятия и мастер-классы по интересам.
Различные цены на услуги позволяют адаптировать предложение под разные
категории пользователей.
Система льгот (для малоимущих и инвалидов) и предоставление
бесплатных услуг определенным категориям пользователей демонстрируют
социальную ответственность библиотеки. Библиотека предоставляет
обширный перечень занятий и мастер-классов для различных возрастных
групп, что способствует образовательному и культурному развитию
сообщества. Бесплатное предоставление услуг инвалидам первой и второй
группы важно для обеспечения равного доступа к информации и культурным
ресурсам [10, с 1-3].
Библиотека может рассмотреть возможность адаптации ценовой
политики на услуги, которые широко используются (например, односторонняя
печать), чтобы удовлетворить потребности пользователей. Проведение
краеведческих лекториев, организация культурных мероприятий и
предоставление дополнительных образовательных услуг (например, кружков и
клубов) свидетельствуют о стремлении библиотеки быть не только
информационным, но и культурным центром для сообщества.
Проанализировав деятельность библиотеки, можно сделать вывод о том,
что учреждение ведет активную общественную жизнь, предоставляя
действительно нужные городу услуги, а также поддерживает нуждающиеся
категории населения, предоставляя им льготные условия посещения
библиотеки и приобретения услуг, тем самым активно помогает развивать
образование в городе. Библиотека предоставляет разные услуги, такие как
31