109
Поэтому последнее время стало так важно и актуально правильно
формировать информационные технологии как самостоятельную дисциплину,
изучающую новые методы создания эффективных ИТ (как в узком понимании
термина, так и в обычном), т.е. своеобразную методологию и теорию
проектирования различных информационных систем.
Благодаря этому сегодня в науке помимо уже всем знакомого понятия
информационных технологий, как методов правильной организации какого-то
повторяющегося информационного процесса, развивается новое, более
глобальное представление о значении данного термина. При таком подходе он
становится и обозначает уже самостоятельным разделом науки, также как это
имеет место к самому понятию «технологии».
Правильное внедрение информационной системы приводит к некоторым
положительным сдвигам в деятельности компании, а также дает толчок для
появления новых возможностей, таких, как:
• Учет сложности и разно плановости продукции и услуг при
планировании и финансовых подсчетах;
• Способность предугадывать и удовлетворять практически все
требования по обслуживанию покупателей;
• Адекватная оценка масштаба и сложности рынка;
• Быстрая реакция на изменение законодательства;
• Развитие трудовых ресурсов и наращивание собственного капитала;
• Адекватная реакция на изменяющийся рынок и его условия.
Чтобы принять правильно решение о создании ИС в компании,
руководство должно внимательно проанализировать весь проект на
соответствие всем вышеперечисленным условиям. А чтобы это сделать,
необходима методика для проведения подобного анализа.
Сегодня можно найти различные методы оценки эффективности
проектов. Но из всего этого многообразия обычно выделяют два основных
подхода: финансовый подход, позволяющий оценить материальную отдачу от
110
проекта, и подход смешанный, который содержит как финансовую, так и
нефинансовую составляющие.
Главное их отличнее заключается в том, что финансовый подход
оценивает только те эффекты, которые могут быть оценены в денежном
эквиваленте и в первом приближении, т.е. позволяет оценить только
непосредственный эффект. Но также может возникнуть и трудность такой
оценки, ведь не всегда можно адекватно и абсолютно оценить все
преимущества нового проекта по автоматизации.
Но ведь сегодня основной капитал многих компаний может выражаться
и не в материальных активах. А если бы вы изначально пытались оценить не
только финансовую составляющую, но и такие важные факторы, как
лояльность или доверие клиентов, то итоговая ситуация стала бы совсем
другой.
Например, доверие клиента можно получить, поставляя качественные
товары точно в срок, оказывая при это хороший уровень обслуживания. Этот
фактор уже нельзя оценить в материальном отношении, а ведь он также
способен значительно влиять на доходы, в чем мы сами только что убедились.
Поэтому проводить оценку эффектов, выраженных только в деньгах не всегда
корректно.
Высказанную идею подтверждает широко известная на Западе, но мало
распространенная по всему миру методология стратегического управления
Balanced Scorecard, основателями которой являются Дэвид Нортон и Роберт
Каплан. Именно эта методология включает в себя смешанный способ оценки
эффективности проектов.
Его суть состоит в том, что оценка от внедрения информационной
системы производится не только на основе финансовых эффектов, но и также
берутся во внимание нефинансовые стороны. Подробно описывать
методологию мы не будем, раскроем только ее базовые составляющие.
Стратегия развития компании рассматривается в нескольких
направлениях, а именно:
111
• Взаимоотношение к клиентами (демонстрирует тот факт, как
относятся к нам наши клиенты);
• Финансовую сторону (отображает отношение к нам акционеров);
• Внутренние бизнес-процессы (отражает все внутренние ресурсы);
• Развитие персонала и внедрение инноваций (выявляет
конкурентные преимущества и возможности в будущем).
Для того, чтобы успешно внедрить такую стратегию, требуется
мониторинг и обратная связь с процессом стратегического управления.
Поэтому так активно разрабатываются отражающие основные цели компании
сбалансированные счетные карты, а также делается их декомпозиция в виде
критических факторов успеха.
Чтобы оценить факторы успеха, создается ключевой показатель
эффективности. Для проведения подобной оценки разрабатываются и задаются
формулы и прочие способы расчета.
Для разработки сбалансированной системы показателей строят систему
взаимосвязанных целей, ключевых параметров эффективности и критических
значений успеха.
Перед установкой ИС следует помнить, что ввод системы автоматизации
управления, как и любое другое серьёзное изменение на предприятии – всегда
явление сложное и очень болезненное. Рассмотрим несколько
распространенных проблем, встречающихся при внедрении системы, изучение
и подготовка к которым поможет снизить риски и значительно повысить
эффективность дальнейшего использования:
• Исключение постановки задачи управления на предприятии – одна
из наиболее сложных и значимых проблем. Требует необходимости в
частичной или полной реорганизации структуры компании. Для того, чтобы
повысить эффективность автоматизации, перед установкой ИС необходимо
провести небольшую реорганизацию структуры автоматизируемого блока и
выделить технологии ведения бизнеса;
112
• Важность изменения технологии бизнеса в различных формах.
Правильно построенная ИС почти всегда изменяет уже существующую
технологию планирования бюджета и его контроля, а также в процесс
управления бизнес-планами;
• Нежелание самих сотрудников компании. В процессе
автоматизации часто сами сотрудники становятся против нее, что значительно
затягивает процесс или срывает его вовсе.
• Увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы.
Некоторые этапы реализации ИС увеличивают нагрузку на персонал компании.
Связано это в первую очередь с тем, что коллективу нужно не только делать
свою обычную работу, но еще и изучать новые технологии и получать новые
знания.
Подводя итог, можно сказать, что применение правильной стратегии
внедрения ИС, основанной на тщательном планировании и анализе возможных
расходов, возникающих в компании в результате внедрения, поможет избежать
негативных ситуаций, когда на первый взгляд удобная и бюджетная ИС при
установке и настройке обходится для компании очень дорого.
Главные идеи современных ИТ основаны на концепции, согласно
которой вся информация должна быть помещена в БД, для более адекватного
отображения изменяющегося мира и удовлетворения минимальных
потребностей человека в информационных данных.
АСУП как система включает в себя большое количества элементов
разных уровней и разного назначения. К ним можно отнести модули, задачи,
подсистемы, управленческие процедуры, функции, операции, блоки управления
и т. п. Стандартные системы типа ERP обычно представляют собой
иерархические структуры, включающие в себя элементарные управленческие
процедуры, используемые для включения в АСУП.
Внедрение включает в себя объединение и утверждение управленческих
функций и процедур, чтобы в рамках управления компанией реализовывалась
оптимизация его поведения.
113
Внедрение проявляется в каждой обеспечивающей и функциональной
системе без исключения.
В подсистеме технического обеспечения — это ЛВС и обеспечение
связи компании с внешней средой через Интернет. В подсистеме ИО — это
ведение БД под управлением СУБД. Внедрение математического обеспечения
изначально отражается в согласовании входов и выходов математических
моделей, отражении различных моделей (к примеру, прогнозирования или
планирования), точности и правильности системы математических моделей.
Внедрение ПО заметно следующим образом: оно строится в виде сложного и
вместе с тем гибкого программного комплекса, делающего возможным
выполнение программ с требуемой последовательностью и в требуемых
сочетаниях. Внедренные АСУП, разработанные на основе одной базовой
системы ERP, выводят компанию на новый уровень объединения
организационного обеспечения при помощи упрощения пользовательского
интерфейса. Особенно ощутим подобный эффект в больших АСУП, в которых
новая система приходит на смену нескольким локальным. Практическим
результатом перехода к единой системе становится единый для всей компании
стандарт на варианты взаимодействия пользователей с системой.
Но основная задача, для которой и внедряются автоматизированные
системы в компании — это функциональная интеграция.
Любая ИС представляет собой некий программный комплекс,
функциями которого является хранение данных в памяти ПК, выполнение
подходящих для каждого приложения операций с файлами, вычислений, а
также предоставления пользователям удобного и понятного графического
интерфейса.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы мною был
проведен анализ организационной структуры Транспортно-экспедиционной
компании ООО «Итака», изучена система документооборота предприятия,
выявлены направления совершенствования бизнес-процессов на основе
внедрения современной автоматизированной информационной системы.
114
Также мною были разработаны функциональная и информационная
модели подсистемы приема заявок клиентов ООО «Итака», формирования на
основании принятых заявок документов (заявок, счетов, актов, отчетов) и их
последующей обработки.
В соответствии с данной моделью была разработана ИС автоматизации
документооборота ООО «Итака».
Создание и внедрение автоматизированной информационной
подсистемы позволит сократить время работы специалиста с документами,
снизить временные затраты на проведение рутинной бумажной работы,
заполнения форм и поиск документов за счет автоматического анализа
информации, имеющейся в базе данных.
115
Список использованной литературы
1. Я. А. Хетагуров. Проектирование автоматизированных систем
обработки информации и управления (АСОИУ). - Высшая школа, 2006 г.
2. Н. З. Емельянова, Т. Л. Партыка, И. И. Попов. Основы построения
автоматизированных информационных систем. - Форум, Инфра-М, 2007 г.
3. В. И. Грекул, Г. Н. Денищенко, Н. Л. Коровкина. Проектирование
информационных систем. - Бином. Лаборатория знаний, 2008 г.
4. В. Г. Овчинников. Методология проектирования
автоматизированных информационных систем. Основы системного подхода. -
Компания Спутник +, 2005 г.
5. К. Дж. Дейт. Введение в системы баз данных. - Вильямс, 2006 г.
6. И. Ю. Баженова. Основы проектирования приложений баз данных.
– Питер, 2006 г.
7. С. Д. Кузнєцов. Базы данных. Модели и язики. - Бином-Пресс, 2008
г.
8. В. В. Кириллов, Г. Ю. Громов. Введение в реляционные базы
данных. - БХВ-Петербург, 2009 г.
9. В. Б. Попов. Основы информационных и телекоммуникационных
технологий. Системы управления базами данных. - Финансы и статистика, 2005
г.
10. Microsoft Access 2003. Русская версия. - Эком, 2008 г.
11. Валерий Фаронов. Delphi 2007. Язык, среда, разработка
приложений. - Питер, 2007 г.
12. Анатолий Хомоненко, Владимир Гофман, Евгений Мещеряков,
Владимир Никифоров. Delphi 7. Наиболее полное руководство. - BHV - Санкт -
Петербург, 2006 г. BHV - Санкт - Петербург, 2006 г.
13. П. П. Кукин, В. Л. Лапин, Н. Л. Пономарев, Н. И. Сердюк.
Безопасность жизнедеятельности. Безопасность технологических процессов и
производств. Охрана труда. - Высшая школа, 2009 г.