9
Введение
Цель работы - автоматизация и обеспечение информационной
безопасности документооборота в транспортно-экспедиционной компании
ООО «Итака».
Для достижения цели были сформулированы и решены следующие
задачи:
Выполнен анализ характеристик объекта автоматизации. Изучены
организационная и функциональная структура предприятия.
Систематизирован документооборот.
Изучен процесс функционирования предприятия. Разработана
функциональная модель существующей системы.
Предложен новый проект делового процесса и разработана модель
деятельности отдела после внедрения автоматизированной системы.
Разработано техническое задание на разработку экономической
информационной подсистемы.
Разработано алгоритмическое и программное обеспечение системы.
Разработана база данных, обеспечивающая реализацию функций
экономической информационной подсистемы
Разработка системы защиты информации.
Внедрение автоматизированной системы.
Расчет показателей экономической эффективности внедрения
данной системы.
Компания ООО «Итака» является обществом с ограниченной
ответственностью, была основана в 2002 году. Компания занимается
коммерческой (предпринимательской) деятельностью. Целью
функционирования компании является получение прибыли и оказание услуг.
Основным видом деятельности ООО «Итака» является оказание
транспортно-экспедиционных услуг и перевозки грузов автомобильным
транспортом по Москве, Московской области и регионам России. Для
перевозок задействуется, как собственный автопарк компании, так и автопарк
10
партнеров транспортной группы. Возможно использование автотранспорта с
любым типом кузова.
Значительное внимание в ООО «Итака» уделяется повышению качества
предоставляемых услуг. В работе компании абсолютно все действия основаны
на принципе наиболее полного выполнения требований и пожеланий клиентов,
и этот принцип заложен в основу любого выполняемого проекта. В компании
не только постоянно совершенствуется оперативный процесс, но и
совершенствуется вся система работы в целом, на непосредственном участии
всех звеньев компаний в проблемах качества, обучении всех сотрудников
компаний сверху донизу основным методам обеспечения качества услуг, а
также упора на мотивацию сотрудников на высококачественный труд.
Применение новых идей в постоянно изменяющемся мире
грузоперевозок позволило одновременно повысить качество и снизить
стоимость услуг. В компании не было и не существует противоречия между
повышением качества и ростом эффективности наших услуг по какому-либо
фактору. Абсолютно все клиенты и партнеры получают товары и услуги
высочайшего качества по конкурентоспособной цене. Под качественным
предоставлением услуг в компании понимают такие услуги, требования к
которым определили в своих запросах клиенты и партнеры.
Компания «Итака» является одним из лидеров рынка грузовых
перевозок, использует гибкую систему ценообразования, что позволяет
снижать тарифы на перевозку в определенных направлениях и предлагать более
выгодные условия сотрудничества постоянным клиентам с оформлением всех
необходимых для этого документов.
За годы работы в сфере перевозки компания разработала эффективную
технологию взаимовыгодного сотрудничества с клиентами и зарекомендовала
себя как надежный партнер в области организации перевозок.
Компания располагаем всей необходимой техникой и большим опытом
работы, поэтому может выполнять доставку самых сложных грузов по
оптимальному маршруту.
11
На текущий момент на рынке грузоперевозок представлено большое
число малых и крупных транспортно-экспедиционных компаний, но специфика
рынка такова, что далеко не каждая компания или частный перевозчик
способен выполнить эти требования по ряду причин, главная из которых — это
отсутствие нужной квалификации и опыта работы в данной сфере.
В настоящее время с постоянным ростом экономики и развитием все
новых отраслей, особенно важным для компаний является обладание в своей
сфере определенным конкурентным преимуществом. Все чаще ряд
преимуществ получают те компании, которые используют информационные
технологии в своей работе и управлении бизнес-процессами предприятия.
На эффективность функционирования предприятия может влиять
множество факторов: ресурсообеспеченность, квалификация сотрудников,
исправность оборудования и многое другое. Но нельзя забывать, что
существенное влияние на деятельность компании может оказывать организация
работы и информационных потоков. В случае неэффективной организации
работы компания может проигрывать своим конкурентам из-за недостаточной
оперативности принятия решений, руководство не сможет прогнозировать и
планировать деятельность подразделений и отделов, могут быть сорваны сроки
по заказам и поставкам. Если же говорить о компаниях, чья деятельность
связана с обслуживанием клиентов, то для них особенно важно оперативно
реагировать на все обращения и заявки.
В современных условиях внедрение современных информационных
технологий является крайне популярным мероприятием, направленным на
совершенствование всей системы управления. На рынке предлагается широкий
ассортимент программных продуктов отечественных и западных
разработчиков, которые по замыслу их создателей направлены на оптимизацию
управленческого труда. Одним из наиболее эффективных вариантов решения
задач снижения издержек и повышения качества обслуживания клиентов
компании является внедрение информационных систем.
12
1 Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Компания занимается коммерческой (предпринимательской)
деятельностью. Целью функционирования компании является получение
прибыли и оказание услуг.
Основными методами достижения цели являются:
1) максимальное удовлетворение потребностей клиентов в перевозках,
обработке, и оформлении их грузов посредством предложения им сугубо
индивидуальных, инновационных и экономичных решений;
2) Обеспечение клиентов самой точной и подробной информацией о
движении грузов;
3)Максимальное удовлетворение потребностей клиента в перевозке,
обработке и оформлении любых грузов путем постоянного изучения и
проработки рынка, что позволяет достичь оптимальной цены при
максимальном качестве услуг;
4) установление долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества.
Компания ООО «Итака» создана в 2002 году, начала свою деятельность
в качестве экспедитора МПБК "Очаково".
Четкая организация логистических процессов позволила компании
расширить бизнес и в 2003 году перейти к обслуживанию других клиентов.
Дальнейшее улучшение качества обслуживания, строгое соответствие
предоставляемых услуг критериям клиента, стопроцентная ответственность за
груз создали компании репутацию благонадежного участника рынка
транспортных услуг. В период с 2003 по 2007 год объем перевозок компании
возрос в 30 раз, компания обзавелась собственным парком автомобилей и
железнодорожных вагонов, приступила к международным грузоперевозкам.
13
В настоящее время «Итака» продолжает планомерно увеличивать объем
грузоперевозок, совершенствовать схемы обслуживания клиентов и
разнообразие предоставляемых услуг, пополнять автопарк, развивать
деятельность в регионах путем открытия новых филиалов. Более 60 крупных
компаний сотрудничают с компанией на постоянной основе.
Основным видом деятельности ООО «Итака» является оказание
транспортно-экспедиционных услуг и перевозки грузов автомобильным
транспортом по Москве, Московской области и регионам России.
Транспортно-экспедиционная компания (ТЭК) — компания
занимающаяся организацией перевозок грузов от грузоотправителя к
грузополучателю. В большинстве случаев ТЭК является компанией
посредником между клиентом и перевозчиком, предоставляя услуги по поиску
исполнителя и транспорта удовлетворяющим критерием перевозки груза. От
компетентности и профессионализма данной компании зависит качество и
своевременность перевозки грузов.
Транспортно-экспедиционная компания должна удовлетворять
следующим требованиям:
Быстрая и четкая обработка поступающих заказов.
Поиск и предоставления автотранспорта в заданные сроки.
Неукоснительное соблюдение всех правил и условий
транспортировки груза.
Контроль за исполнение и информирование клиента о статусе
перевозки груза.
Формирование отчетности и прочих финансовых,
сопроводительных документов.
Строгое соблюдение законодательства.
Регулируется деятельность транспортно-экспедиционной компании:
Уставом автомобильного транспорта (от 8 ноября 2007 года N 259-
ФЗ)
14
Законом о транспортно-экспедиционной деятельности (от 30 июня
2003 года N 87-ФЗ)
Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. N 554 «Об
утверждении Правил транспортно-экспедиционной деятельности»
Приказ Минтранса РФ от 11 февраля 2008 г. N 23 «Об утверждении
Порядка оформления и форм экспедиторских документов»
Грузоперевозки — это процесс, вследствие которого совершается
перемещение в какое-либо место ценных, хрупких, крупногабаритных, да и
вообще, любых объектов с помощью какого-нибудь транспорта.
Сегодня новые технологии развиваются очень быстро, и размеры
грузоперевозок увеличиваются. В любом государстве, грузоперевозки
занимают значительную часть инфраструктуры, так как торговля осуществляет
не только в пределах одного города, а по всему миру. Услуга по
грузоперевозкам была востребована всегда.
Существует несколько видов грузоперевозок, различаются они по
нескольким признакам: в зависимости от размера груза, способа выполнения
перевозки и по организации. Каждый вид в свою очередь, так же делится на
несколько видов.
В зависимости от размера грузов разделяют:
Местные грузоперевозки – перевозка грузов на небольшие
расстояния один предприятием;
Грузоперевозки смешанного сообщения – грузоперевозки
осуществляют сразу несколько видов транспорта (железнодорожный,
автомобильный, авиатранспорт и др.);
Грузоперевозки прямого сообщения – перевозка грузов одним
видом транспорта, но с участием нескольких предприятий. В зависимости от
организации грузоперевозок.
Массовые перевозки – объемы груза более 30 т, перевозка
осуществляет несколькими транспортными средствами;
15
Централизованные грузоперевозки – доставка необходимых грузов
осуществляется предприятием поставщиком, которое контролирует весь
процесс;
Децентрализованные грузоперевозки – перевозка грузов
осуществляется получателем. В зависимости от размеров груза.
Мелкопартионные грузоперевозки – партия груза, которая не
загружает полностью транспорт;
Партионные грузоперевозки – груз весом до 30 т, который
полностью загружает транспортное средство.
Так же разделение грузоперевозок может происходить и по другим
второстепенным признакам: по срочности доставки, по времени и др.
Грузоперевозки различных товаров сегодня прочно вошли в нашу жизнь, в
зависимости от вида груза выбирают разные виды транспорта.
На сегодняшний день существуют следующие виды грузов:
Опасные грузы. К этому типу грузов относят все грузы, которые
могут представлять ту или иную опасность для жизни человека и его здоровья,
сохранности окружающей среды и так далее. К таким грузам чаще всего
относят: взрывчатые вещества, сжиженные газы, ядовитые вещества и т.д.
Негабаритные грузы. Грузоперевозки таких грузов осуществляются
только со специального разрешения в органах дорожной автоинспекции. Такое
разрешение требуется потому, что в законодательстве существует
определенные нормы и размеры товаров. Совершать грузоперевозки таких
товаров просто так запрещается, так как это может привести к негативным
последствиям на дороге.
Сборные грузы. Такие грузы чаще всего по размеру и весу являются
небольшие и для экономии средств и времени, грузоперевозки такие
совершают, только после сборки нескольких грузов от разных клиентов.
Стандартные грузы. В этот вид входят все обычные грузы
(различное оборудование, строительные или другие материалы, продукты
16
питания и др.). Грузоперевозки таких товаров, совершают без каких-либо
разрешений.
Основные виды перевозки грузов:
Морским контейнером (корабли, судна).
Железнодорожным транспортом.
Автотранспортом.
Авиатранспортом (самолетом, вертолетом).
Трубопровод
Грузоперевозки, совершаемые при помощи автотранспорта, являются
одними из самых популярных. Автомобильный транспорт – это важнейшая из
отраслей народного хозяйства. Рост объёма перевозок требует
совершенствования организации транспортного процесса и на базе этого
повышение эффективности автомобильных перевозок, что в значительной
степени определяется подготовкой квалифицированных инженеров, владеющих
научной теорией. Такая теория рассматривает закономерности, присущие
транспортному процессу и методу их оптимизации.
В настоящее время около 70% объемов перевозок грузов выполняется
автомобильным транспортом (рисунок 1.1), при этом наблюдается тенденция к
увеличению этой доли.
Рисунок 1.1 Вклад видов транспорта в общий объем грузоперевозок
в 2018 году.
17
Таблица 1.1
Динамика объема автомобильных грузоперевозок.
Год
Объем грузоперевозок, млн. тонн
2008
6685
2009
6753
2010
6861
2011
6893
2012
5240
2013
5236
2014
5663
2016
5829,3
2017
5634,3
2018
5425,8
Рассмотрим основные преимущества:
Очень быстрая и своевременная доставка.
Во время перевозки обеспечивается полный контроль над грузом.
Гибкое планирование маршрутов.
Высокая экономичность.
В настоящее время на рынке грузоперевозок довольно большой выбор
компаний, и для того чтобы не только не потерять клиентов, но и увеличить их
количество необходимо оказывать услуги качественно, своевременно и
оперативно.
Форма предпринимательства компании – коллективное, общество с
ограниченной ответственностью, в отношении которой действуют общие
требования к юридическим лицам по соблюдению законодательства РФ.
Компания является обществом с ограниченной ответственностью -
организацией, зарегистрированной в установленном законом порядке
(юридическое лицо), имеющей основной целью получение прибыли
(коммерческая организация), уставной капитал которой разделён на доли
(хозяйственное общество), учрежденной одним или несколькими
юридическими и/или физическими лицами. Стратегическое управление фирмой
осуществляется высшим органом управления, которым является общее
собрание участников общества. Текущее (оперативное) управление в фирме
осуществляется исполнительным органом фирмы, которым является
18
администрация фирмы, возглавляемая ее генеральным директором. Целевое
назначение, размер фондов, размер и порядок отчислений определяются
участниками общества в уставе. Полномочия трудового коллектива
реализуются общим собранием и его выборным органом. Отношения между
участниками фирмы и трудовым коллективом регулируются коллективным
договором. Имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке, печать с
указанием своего наименования, угловой штамп, фирменный бланк. И другие
реквизиты, может от своего имени приобретать имущественные и
неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в
судебных органах (суде, арбитражном и третейском судах).
ООО «Итака» в своей деятельности руководствуется Законами
Российской Федерации, а также Уставом, осуществляет свою деятельность на
основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и
самоокупаемости.
Фирма самостоятельно распоряжается предоставляемыми услугами и
прибылью полученной в результате деятельности фирмы, оставшейся после
уплаты налогов и внесения других обязательных платежей.
Услуги, предоставляемые компанией, включают разработку и изучение
маршрута, получение необходимых согласований, специальных разрешений,
перевозку грузов, формирование документов. По желанию клиента могут быть
предоставлены дополнительные услуги: страхование груза, экспедиция,
организацию сопровождения транспортных средств автомобилями прикрытия,
ГАИ, полиции и охраны.
Автопарк компании насчитывает 30 специальных тягачей «Scania» и 30
специализированных полуприцепов марки «Schmitz». Регулярное обновление
парка техники позволяет оперативно реагировать на запросы клиентов и
выполнять широкий спектр заказов на перевозку разных типов грузов.
Практически на всю свою технику компания регулярно получает годовые
европейские разрешения на перевозку грузов определенных размеров. Таким
образом, если груз попадает в указанные параметры, значительно сокращается