19
срок от заполнения заказчиком заявки до фактического осуществления
перевозки.
Компания завоевывает доверие клиентов путем ведения бизнеса только
честными средствами и путями, и только в строгом соответствии с нормами
деловой этики и действующего законодательства. Организация перевозок в
ООО «Итака» осуществляется в строгом соответствии следующим принципам:
1) Минимизация транспортных издержек за счёт применения
современных технологий организации грузоперевозок.
2) Только современные, надёжные автомобили, используемые для
перевозки грузов автотранспортом. Обязательный техосмотр каждого
автомобиля перед выходом на маршрут.
3) Полный контроль над процессом грузоперевозок, в том числе расчёт
оптимального пути из точки А в точку Б при помощи современных технических
средств.
4) Постоянная связь с каждым водителем, находящимся на маршруте.
Это помогает предоставлять заказчикам самую оперативную и полную
информацию о ходе перевозки грузов автотранспортом.
В ходе рассмотрения перечисленных свойств для них указаны
количественно-стоимостные оценки и ограничения, представленные в виде
таблице 1.2.
Таблица 1.2
Количественно-стоимостные оценки и ограничения.
№
п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя за
2018 г. (тысяч рублей)
1.
Выручка от реализации услуг по
грузоперевозкам
7581
2.
Себестоимость
6086
3.
Коммерческие расходы
536
4.
Управленческие расходы
750
5.
Прибыль от реализации
209
6.
Рентабельность объема услуг по
грузоперевозкам
2,76
20
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Для оперативного обслуживания заказчиков, в распоряжении компании
постоянно имеются самые разнообразные виды как собственного, так и
привлеченного для автоперевозок транспорта (тенты, изотермы,
рефрижераторы и т.д.) - мы обеспечим все, что понадобится для качественной
автоперевозки грузов.
Учитывая все возрастающую потребность потенциальных заказчиков
компании в качественном транспортно - экспедиционном обслуживании,
сотрудники компании неустанно продолжают совершенствовать методы
работы, и всегда готовы к разумному компромиссу для взаимовыгодного
сотрудничества в области автоперевозок и грузоперевозок другими видами
транспорта.
Компания также оказывает следующие услуги:
Таможенное оформление;
Таможенный брокер;
Страхование;
Финансовое сопровождение.
Компанией ООО «ИТАКА» предлагается целый ряд услуг,
сопровождающих транспортировку товаров по территории России, СНГ и
Европы. Востребованным на рынке предложением является таможенное
оформление грузов в Москве.
При доставке из-за границы таможенное оформление грузов в Москве
или других регионах РФ – обязательное условие их прибытия. Процедура
может выполняться как непосредственно получателем, так и компанией,
специализирующейся на данной услуге.
Компания ООО «ИТАКА» оказывает услуги по таможенному
оформлению грузов в Москве. Услуги компании ООО «ИТАКА» по
организации процедуры таможенного оформления в себя включают:
21
Профессиональные консультации по вопросам таможенного
оформления;
Оптимизация товара по номенклатуре ТН ВЭД и стоимости товара
до ввоза и оформления декларации;
Расчет таможенных платежей (пошлины, сборы и т.д.);
Подготовка и согласование необходимого пакета документов для
таможенного оформления;
Сопровождение всех процедур таможенного оформления;
Экспортное оформление (TIR, CMR, EX-1) на территории стран ЕС.
Рисунок 1.2 Схема общей организационной структуры управления
предприятием.
Общее собрание участников
ООО «Итака»
Генеральный директор
Начальник
отдела
аналитики
Начальник
отдела
логистики
Начальник
отдела
автотранспорта
Главный
бухгалтер
Начальник
Юридического
отдела
Секретари
Начальник отдела
Информационных
технологий
Менеджеры
отдела
аналитики
Менеджеры
отдела
логистики
Бухгалтеры
Юристы
Курьеры
Менеджеры
отдела
автотранспорта
Системные
администраторы
Отдел
кадров
Водители
22
Общее собрание участников ООО «Итака» - осуществляет
стратегическое управление фирмой;
Генеральный директор - осуществляет текущее (оперативное)
управление фирмой;
Начальник отдела аналитики – аналитика по заявкам, ресурсам,
транспортным средствам, заказчикам, менеджерам, планирование и контроль
исполнения финансовых движений по заявкам;
Менеджер отдела аналитики – проверяет статус, наличие и срок
действия договора, контролирует наличие и корректность финансовых
реквизитов клиентов и подрядчиков, выставляет счет клиентам, формирует
акты и реестры, контролирует оплату счетов клиентами, получает и проверяет
счета от подрядчиков, затем передает их для оплаты в бухгалтерию, формирует
отчеты;
Начальник отдела логистики – Контроль исполнения заявок,
планирование исполнения с учетом информации о текущих процессах на фирме
и наличия ресурсов;
Менеджер отдела логистики – принимает заявки на грузоперевозку
от клиентов, вводит подробные сведения о клиенте, грузе, месте, времени,
адресе погрузки и разгрузки. Ищет подрядчика, вводит сведения о подрядчике,
создает заявку на организацию перевозки для подрядчика, получает
подтверждение и счет от подрядчика и вводит сведения о водителе и
транспортном средстве. Создает подтверждение клиенту, указывает реквизиты
подрядчика и отправляет клиенту по электронной почте. Контролирует
погрузку и разгрузку, уточняет у водителя, какие документы ему передали с
грузом и вводит их данные. Контролирует получение документов от клиентов и
подрядчиков;
Главный бухгалтер – формирования учётной политики, ведение
бухгалтерского учёта и формирование финансовой отчётности.
Бухгалтер – оплачивает счета от подрядчика, вводит данные об
оплате счетов клиентами, ведет бухгалтерский учет фирмы;
23
Начальник юридического отдела – обеспечивает соблюдение
законодательства, как организацией, так и по отношению к организации со
стороны иных участников правоотношений, проверка договоров.
Юрист – консультация сотрудников по правовым вопросам,
урегулирование претензий, составление договоров
Секретарь – Подготавливает оригиналы документов к отправке
курьерами, получает оригиналы документов от курьеров, ведет учет отправки и
получения оригиналов документов;
Курьер – Доставляет оригиналы документов от клиентов и
заказчиков секретарям;
Начальник отдела автотранспорта – составление плана
грузоперевозок;
Менеджер отдела автотранспорта – организация грузоперевозок в
соответствии с планом и заданиями;
Водители – выполнение грузоперевозок;
Начальник отдела информационных технологий – Разрабатывает
ИТ-инфраструктуру компании, планирование и проведение работ по
автоматизации предприятия.
Системный администратор – обеспечение штатной работы парка
компьютерной техники, сети и программного обеспечения, а также обеспечение
информационной безопасности в организации.
Отдел кадров – подбор, расстановка и повышение квалификации
персонала, организация труда;
24
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Рисунок 1.3 Схема технической архитектуры используемых
информационных систем
Схема технической архитектуры отображает физическую структуру
информационной системы:
1. Маршрутизатор. В качестве маршрутизатора используется Cisco
AS2511-RJ-CH. Описание: данный маршрутизатор поддерживает широчайший
спектр протоколов, таких как IP, Novell IPX и AppleTalk, широкий спектр
протоколов маршрутизации, также маршрутизатор оптизирует полосу
пропускания, производит сжатие данных, многочисленные методы
Маршрутизатор
Интернет
Коммутатор
Сервер
4 компьютера WS1
1 компьютер WS2
1 принтер HP LaserJet 1018
2 МФУ HP LaserJet M2727nf
2 компьютера WS1
1 МФУ HP LaserJet M2727nf
Отдел логистики
2 компьютера WS1
1 компьютер WS2
2 принтера HP LaserJet 1018
Секретари
Бухгалтерия
2 компьютера WS1
1 компьютер WS2
1 принтер HP LaserJet 1018
1 МФУ HP LaserJet M2727nf
Отдел аналитики
2 компьютера WS2
2 принтера HP LaserJet 1018
Начальство
1 компьютер WS1
1 компьютер WS2
1 принтер HP LaserJet 1018
Отдел ИТ
1 компьютер WS1
1 компьютер WS2
1 МФУ HP LaserJet M2727nf
Юридический отдел
Отдел кадров
1 компьютер WS1
1 принтер HP LaserJet 1018
2 компьютера WS1
1 компьютер WS2
1 принтер HP LaserJet 1018
1 МФУ HP LaserJet M2727nf
Отдел автотранспорта
25
приоритезации потока данных гарантируют доставку важных данных,
обеспечивает высочайший уровень безопасности
2. Коммутатор. В качестве основного коммутатора соединенного с
сервером используется Cisco Catalyst 2950T-24 WS-C2950T-24. С помощью
данного коммутатора можно построить небольшую сеть, но организованную по
всем правилам построения больших сетей, т.е. с выделенным уровнем
коммутаторов доступа (2950), подключенным к высокопроизводительным
центральным коммутаторам, осуществляющим также маршрутизацию между
виртуальными локальными сетями.
3. Компьютеры. В качестве компьютеров используются:
а. WS1 – Компьютер с процессором Intel Celeron 2,1 ГГц, 1024 МБ
оперативной памяти, 80 ГБ жестким диском.
б. WS2 – Компьютер с процессором Intel Pentium 3 ГГц, 2048 МБ
оперативной памяти, 160 ГБ жестким диском.
Характеристики данных моделей удовлетворяют условиям работы
сотрудников.
4. Принтеры. В качестве принтеров используется HP LaserJet 1018
5. МФУ. В качестве Многофункционального устройства (МФУ)
используется HP LaserJet M2727nf
6. Сервер. В качестве сервера используется HP ProLiant DL180 G6 –
2U сервер с привлекательной ценой, оптимизированный для обработки и
хранения большого количества информации, унаследовавший от своих
предшественников все самое лучшее, в том числе традиционную надежность, а
также лучшие в отрасли показатели производительности. Модель предлагает
ряд новых функций, ставящих его на ступень выше других серверов ProLiant и
конкурирующих моделей. DL180 G6 оснащён процессорами Intel® Xeon®,
большим количеством слотов DIMM, отсеками для жестких дисков 3,5" с
«горячей заменой» и экономичными блоками питания, что делает его
идеальным решением для развертывания широкого спектра приложений для
компаний малого и среднего уровня.
26
Рисунок 1.4 Схема программной архитектуры используемых
информационных систем
Схема программной архитектуры отображает программные компоненты
ИС:
HTTP,
HTTPS
ODB
C
ODB
C
MS Windows 7,
MS Office 2007,
Adobe Reader 9,
WinRAR, QIP Infium,
Антивирус Касперского для
Windows Workstations
MS Windows 7,
MS Office 2007,
Adobe Reader 9,
WinRAR, QIP Infium,
Антивирус Касперского для
Windows Workstations
MS Windows Server 2008
MS Office 2003
Антивирус Касперского для
Windows Servers Enterprise Edition
Маршрутизатор
Отдел
логистики
Бухгалтерия
Отдел
аналитики
Начальство
Отдел ИТ
Юридический отдел
Интерне
т
Сервер
SQL
Server
2005
Секретари
ODBC-
клиент
ODBC-
клиент
MS Windows 7,
MS Office 2007,
Adobe Reader 9,
WinRAR, QIP Infium,
Антивирус Касперского для
Windows Workstations
ODBC-
клиент
MS Windows 7,
MS Office 2007,
Adobe Reader 9,
WinRAR, QIP Infium,
Антивирус Касперского для
Windows Workstations
ODBC-
клиент
MS Windows 7,
MS Office 2007,
Adobe Reader 9,
WinRAR, QIP Infium,
Антивирус Касперского для
Windows Workstations
ODBC-
клиент
MS Windows 7,
MS Office 2007,
Adobe Reader 9,
WinRAR, QIP Infium, 1С,
Антивирус Касперского для
Windows Workstations
ODBC-
клиент
MS Windows 7,
MS Office 2007,
Adobe Reader 9,
WinRAR, QIP Infium,
Антивирус Касперского для
Windows Workstations
ODBC-
клиент
Отдел кадров
MS Windows 7,
MS Office 2007,
Adobe Reader 9,
WinRAR, QIP Infium,
Антивирус Касперского для
Windows Workstations
ODBC-
клиент
Автотранспортный отдел
MS Windows 7,
MS Office 2007,
Adobe Reader 9,
WinRAR, QIP Infium,
Антивирус Касперского для
Windows Workstations
ODBC-
клиент
27
1. Сервер. На сервере установлены службы DHCP, FTP, почтовая
служба SMTP, HTTP, DNS, web сервер IIS. В качестве антивирусного ПО
используется Антивирус Касперского для Windows Servers Enterprise Edition. В
качестве СУБД MS SQL. Установлен сервер 1C: Бухгалтерия 8.1;
2. Рабочие места. На рабочих местах секретарей, начальства,
бухгалтерии, юридического отдела, отдела кадров, отдела логистики, отдела
аналитики, отдела ИТ используется следующее ПО: MS Windows 7, MS Office
2007, WinRAR, Adobe Reader 9, QIP Infium. В качестве антивирусного ПО
используется Антивирус Касперского EndPoint Security. На рабочих местах
Бухгалтерии также установлена 1C: Бухгалтерия 8.1;
3. ODBC. В качестве драйвера соединений с сервером используется
ODBC;
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Наиболее поддающимися автоматизации являются процессы, связанные
с формированием договоров, формированием заявок от клиентов,
формированием и подачей заявок подрядчикам, формированием финансовых
документов, контролем получения необходимых документов, контролем
погрузки, перевозки и разгрузки, формированием отчетов.
Чтобы осуществить грузоперевозку клиент должен заключить договор и
подавать заявки в соответствии с ним, данные заявок, клиентов и груза
заносятся в текстовые документы MS Word и таблицы MS Excel. Далее
происходит поиск подрядчиков (грузоперевозчиков или водителей), в
соответствии с данными заявок и груза, данные о подрядчиках заносятся в
текстовые документы MS Word и таблицы MS Excel, формируются и
посылаются заявки на организацию перевозки для подрядчиков. После
получения подтверждений заявок от подрядчиков заключаются договора с
подрядчиками, затем подтверждаются заявки клиентов, формируются счета для
28
клиентов. Производится контроль получения подписанных подрядчиками
договоров и счетов от подрядчиков, выставляются счета клиентам,
контролируется получение от клиентов необходимых для грузоперевозки
документов и посылаются подрядчикам необходимые для грузоперевозки
документы. Контролируется погрузка, перевозка и разгрузка. Формируются и
отправляются клиентам и подрядчикам акты. Контролируется получение
подписанных подрядчиками оригиналов актов, посылаются подписанные
оригиналы актов клиентам, отправляются подписанные оригиналы актов
подрядчикам, контролируется получение подписанных клиентами актов.
Состояние и результаты операций фиксируются в текстовые документы MS
Word и таблицы MS Excel.
Периодически делаются отчеты по заявкам, ресурсам, транспортным
средствам, грузам, заказчикам, менеджерам.
При наличии годового договора на перевозку грузов грузоотправитель
представляет в компанию соответствующую заявку, а при отсутствии годового
договора - разовый заказ.
Форма заявок и порядок их представления устанавливаются в типовом
годовом договоре на перевозку грузов. Форма разовых заявок и порядок их
представления и оформления устанавливается Министерством автомобильного
транспорта
В заявке на перевозку указывается наименование и объемы перевозимых
грузов, маршруты перевозки, графики подачи подвижного состава под первую
загрузку. Заявки на перевозки грузов поступают экономисту в установленном
порядке и регистрируются по мере их поступления в специальном журнале. На
основании заявок поступает заказ диспетчеру на транспорт.
Проблемным местом для деятельности координаторов является прием и
обработка заявок клиентов на грузоперевозки и анализ данной информации,
Данный процесс приведен на рисунке 1.3 с помощью CASE средства Ramus в
результате анализа деятельности компании.