5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………….6
ГЛАВА 1. ОБЗОР ВОЗМОЖНОСТЕЙ ОБЛАЧНОГО СЕРВИСА GOOGLE
КАЛЕНДАРЬ …………………………………………………………………….9
1.1. Создание аккаунта проекта ……………………………………………..13
1.2. Ввод данных при составлении календаря каждым участником
проекта…………………………………………………………………………...17
1.3. Обмен сообщениями ……………………………………………………24
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПРОЕКТА ……………………………28
2.1. Сбор данных о загруженности сотрудников …………………………..31
2.2. Поиск оптимального распределения задач на каждого сотрудника…36
2.3. Поиск даты конференций ………………………………………………41
ГЛАВА 3. СОВМЕСТНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ КОЛЛЕКТИВА…46
3.1. Применение метода оптимизации при распределении заданий для
сотрудников ……………………………………………………………………..46
3.2. Создание автоматизированной системы планирования ……………49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………63
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ …………………………….66
ПРИЛОЖЕНИЕ …………………………………………………………………71
6
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы выпускной квалификационной работы (ВКР)
заключается в том, что в современном мире программные продукты
планирования предоставляют пользователю большое количество
возможностей по организации распорядка дня и распределению задач в
коллективе. Кроме того, в настоящее время применяются методы
оптимизации в прикладном программировании планирования, поскольку
значительно сокращает объем работ, который пришлось бы выполнять при
несистемном подходе к планированию. Программа Google Календарь [35]
предназначена для организации как собственного распорядка дня, так и для
работы с набором календарей, которые представляют собой сторонние
календари связанные с событиями в общественной жизни и расписаниями
коллег, родственников и пр.
Для управления данными событий из множества источников,
используются программы, называемые программами календарного
планирования. Это могут быть как программы простого отображения на
экране всех событий, как например Google Календарь, так и программы
построения расписания на основе методов оптимизации.
В области календарного планирования наблюдается все большая
интеграция программ разных производителей, таких как Google, Microsoft,
Apple, что повышает возможности работы с данными продуктами при
использовании на различных компьютерных платформах и с разными
операционными средами. Достаточно изучить один какой-либо продукт,
например Google Календарь, и применять его для ввода, поиска, изменения и
передачи информации независимо от имеющейся платформы: персональный
компьютер, рабочая станция, планшет, телефон. Эти приложения,
написанные для стандартных сред, способны работать и справляться со
многими задачами планирования.
7
Другим важным аспектом при планировании является сбор данных для
анализа. Наиболее распространённым является способ занесения этих
данных в таблицу типа Excel, с последующей обработкой. Для этих целей
может оказаться полезным приложение AppSheet. С помощью этого
приложения можно собирать данные даже не имея доступа к компьютеру,
используя мобильный телефон.
Объектом исследования является программа Google Календарь в
качестве примера программного обеспечение календарного планирования.
Предметом исследования является календарное планирование на
предприятии прохождения преддипломной практики.
Цель работы - применить программу Google Календарь, дополненную
созданной программой построения оптимального расписания, для
управления процессом работы коллектива сотрудников. В соответствии с
поставленной целью определены следующие задачи:
- создать несколько аккаунтов в системе Google Календарь с
условными заданными расписаниями работы сотрудников;
- распределить задачи на каждого коллегу учитывая их дневные
графики и возможность выполнить поставленную(ые) задачу(чи) к дате
отчётного периода;
- выбрать дату и время для проведения совместного обсуждения
результатов работы;
- используя возможности Google Календарь следить за выполнением
поставленных задач сотрудниками;
- поддерживать связь с помощью встроенных средств оповещения.
Основные авторы.
При написании ВКР использовались научные труды следующих
авторов: Балуев [2]; Зайцев и Варюхин [8]; Хэлдман [32] и другие.
Теоретическая и практическая значимость работы.
8
Теоретическая значимость работы заключается в том, что собранный
аналитический материал дает представление о функционировании
существующей системы календарного планирования, преимуществ при
переходе на автоматизированные средства календарного планирования.
Практическая значимость исследования состоит в том, что построена
собственная программа оптимизации распорядка выполнения задач.
Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав основной
части, заключения, и списка литературы.
9
ГЛАВА 1. ОБЗОР ВОЗМОЖНОСТЕЙ ОБЛАЧНОГО
СЕРВИСА GOOGLE КАЛЕНДАРЬ
Объектом исследования в данной работе является программа Google
Календарь в качестве примера программного обеспечение календарного
планирования (ПОКП). Сущность понятия программное обеспечение
календарного планирования раскрывается в определении данного понятия и
описании основных процессов календарного планирования [3].
В науке существует раздел, посвященный теме проектного
планирования, Project Time Management [12]. Под процессами календарного
планирования в общем случае понимаются процессы управления проектами,
необходимые и достаточные для обеспечения своевременного завершения
проекта. К основным процессам календарного планирования относятся:
определение работ;
определение последовательности работ;
оценка продолжительности работ;
разработка календарного плана;
контроль исполнения календарного плана;
совершенствование и развитие системы календарного
планирования.
Часто под ПОКП понимают пакеты прикладных программ,
автоматизирующие функции записи мероприятий и организацию
напоминаний. Действительно, существуют так называемые программы-
будильники. Однако такой взгляд представляется весьма упрощенным,
поскольку эти функции далеко не исчерпывают всего многообразия задач
календарного планирования.
ПОКП - это программное обеспечение, позволяющие эффективно
планировать и управлять ходом работ, обеспечивать соответствие заранее
определенным временам выполнения задач.
10
Говоря о применении программного обеспечения календарного
планирования на предприятии, имеется в виду не только совместное
использование инструментальных средств, но и особые формы технологии
планирования, позволяющие вписать деятельность отдельных проектов,
членов команды в общий контекст деятельности предприятия [32].
Действительно, на каждом предприятии существуют определенные,
иногда значительные, особенности формирования конкретных
управленческих процедур, маршрутов документов, используемых
инструментов и т. д. Однако существуют сходные варианты решений
применительно к календарному планированию для самых разных
предприятий.
К таким особым технологиям планированиям относятся в частности
[31]:
1. Средства описания комплекса задач и работ, связей между
работами и задачами и временных характеристик работ:
- поддержка календаря проекта (возможность занесения важных дат и
праздников в одном календаре, возможность задавать рабочие дни недели и
обычные рабочие часы, возможность вычислять резервы свободного
времени);
- ограничения, накладываемые на работы проекта (типы временных
ограничений (сделать в первую очередь, сделать в последнюю очередь,
фиксированные даты начала/окончания), возможность планирования
выполнения работ по индивидуальным календарям);
- возможности назначения временных характеристик (максимальная
длительность отдельной задачи, минимальная длительность непрерывной
работы над задачей, максимальная длительность проекта);
11
- связи между задачами (максимальное количество предшествующих
и последующих задач, допустимые типы связей, допустимые типы
задержек/перекрытий);
- максимально допустимое количество задач в проекте, длина имени
задачи, возможности кодирования, возможность автоматического пересчета,
многоуровневое представление проекта.
2. Средства контроля за ходом выполнения проекта.
- средства отслеживания состояния задач проекта (фиксация плана
расписания проекта, средства поддержки фактических показателей состояния
задач (процент завершения));
- средства стоимостного анализа состояния проекта и анализа на
основе выполненных объемов работ.
3. Средства работы с несколькими проектами.
- многопроектное планирование, объединение проектов;
- связь проектов, максимальное количество связанных проектов,
совместное ресурсное планирование).
Данные средства представляются наиболее важными в связи с
построением в ВКР интегрированной системы календарного планирования
(ИСКП). Такая система будет строится на базе сходных принципов
планирования деятельности отдельного человека и планирования работы
коллектива и таких смежных областей как управление персоналом,
управление документами и т. д.
Использование ИСКП долгое время ограничивалось традиционными
областями - крупными строительными, инженерными или оборонными
проектами и требовало профессиональных знаний. Однако, за последнее
десятилетие ситуация в области использования программного обеспечения
календарного планирования резко изменилась.
12
Благодаря снижению стоимости программного обеспечения,
повышению мощности персональных компьютеров, методики управления,
доступные раньше только для крупных компаний, вошли в повседневную
практику менеджеров и сотрудников, средних и малых организаций. В
настоящее время на рынке представлено значительное количество
универсальных программных пакетов для персональных компьютеров,
автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика
выполнения работ. Наиболее распространенными являются Microsoft Project
[17] и Time Line [28].
Надо сказать, что часто достаточно просто структурно сохранять
разнородную информацию, такую как например электронная почта, файлы
вложений, графика, звук видео. Таким целям служат он-лайн хранилища,
например Microsoft Exchange, которые представляют собой нереляционные
базы данных [30].
С другой стороны, всё большую роль начинают играть мобильные
приложения [20]. В этой связи важно отметить приложение Google
Календарь, которое предлагается в данной работе использовать для
планирования и контроля графика выполнения работ сотрудниками
предприятия. Другим важным дополнением может оказаться мобильное
приложение для оперативного занесения задач в неряционную базу данных,
доступную для просмотра через мобильное приложение. В данной работе
предлагается использовать облачный сервис Google для организации
таблицы проекта и записи данных с помощью приложения Таблицы (Google
Sheets) [2]. В дополнение, автором было построено, с помощью редактора
Google AppSheet, мобильное приложение, которое также может быть
использовано для занесения данных в таблицу проекта.
Выбор программного продукта AppSheet основан на многих факторах.
Прежде всего – это положительные отзывы оставленные многочисленными
13
пользователями данного программного продукта, которые можно найти на
странице проекта в фейсбуке [38], в твиттере [39], в блоге проекта [40].
Основная изучаемая литература по редактору – это онлайн поддержка
проекта AppSheet [37], где можно получить ответ практически на любой
вопрос, касаемый работы в редакторе.
Таким образом, в данной работе в качестве ИСКП служит система,
использующая программные пакеты смежных областей, таких как
управление документами с помощью сервиса Google AppSheet, управление
персоналом c помощью Goоgle Календарь и т. д.
Обзор всех возможностей Google Таблиц содержится в [34] и не
является объектом исследования ВКР. Обзор всех возможностей Google
AppSheet относится к теме построения мобильных приложений и не
относится к теме календарного планирования, а значит не входит в
раскрытие объекта исследования. С другой стороны обзор возможностей
облачного хранилища Goоgle, как средства хранения информации, а также
возможностей средств коммуникации Google, включая Google Календарь,
необходимо для раскрытия объекта исследования ВКР, поскольку средства
коммуникации используются для контроля выполнения календарного плана
[5, с. 77-78].
1.1. Создание аккаунта проекта
Чтобы пользоваться приложением Google Календарь, требуется
получить доступ к Google порталу через его/её web-браузер, через аккаунт
Google (Google ID) - удостоверение личности в Google. Зарегистрироваться
можно бесплатно, например через Gmail - почтовый сервис Google. Единый
аккаунт Google предоставляет доступ пользователей ко всем инструментам и
приложениям. Приложения Google доступны с любого интернет-
соединенного компьютера. Все приложения включают в себя инструменты
14
сотрудничества в реальном времени, которые позволяют двум или более
участникам редактировать документы или файлы одновременно, но из
различных местоположений, независимо от используемого оборудования.
Это гарантирует совместимость файлов и гарантирует каждому доступ для
работы с последней версией файла. Можно пригласить одного или больше
людей для совместной работы над документом в режиме реального времени,
даже если они не подписчики Google. Для того, чтобы открыть приложение
Календарь достаточно зайти по адресу calendar.google.com. Приложение
можно, если позволяет память устройства, заинсталировать в своём
мобильном телефоне.
Для доступа в календарь проекта не требуется каждому участнику
заводить свой персональный аккаунт в гугле. Достаточно использовать URL
календаря полученного по Email. После перехода на этот адрес, каждый
может скачать календарь проекта на свой жесткий диск для последующего
открытия и редактирования в программах Outlook или Календарь Windows.
Данные программы используют форматы *.iCal и *.ics соответственно. В
дальнейшем, участник может переслать свой календарь в формате *.iCal или
*.ics руководителю для обработки данных и поиска свободного времени при
планировании общей встречи по проекту. Однако, такая пересылка данных
немного неудобна. Поэтому рекомендуется каждому участнику завести свой
аккаунт в гугле для прикрепления своего личного календаря к календарю
проекта.
Преимуществом облачного сервиса по сравнению с программами
запускаемыми с компьютера пользователя очевидно является простота
загрузки последней версии рабочего файла при наличия подключения к
интернету. Не требуется сохранять файл на переносное накопительное
устройство типа флэш памяти или CD диска для его переноса на жесткий
диск с целью редактирования файла на другом компьютере. В то же время