44
При выборе «Детский дневника учета состава читателей и посещений»
подфункция должна учитывать читателей до 14 лет включительно и
предоставлять библиотекарю форму со следующими данными:
числа месяца;
число зарегистрированных читателей на начало месяца;
распределение читателей по группам;
число посещений читателями библиотеки;
общее число читателей за месяц по перечисленным выше данным;
число читателей по перечисленным выше данным с начала года.
Поле «Распределение читателей по группам»
Информация для данного поля берется из БД читателей из числа
зарегистрированных пользователей с начала требуемого месяца и включает в
себя следующую информацию:
дошкольники;
1-2 класс;
3-4 класс;
5-6 класс;
7-8 класс;
9 класс.
Поле «Число посещений читателями библиотеки»
Данное поле берет данные из БД «Библиотечный фонд» и включает
следующую информацию:
число посещений читателями библиотеки на начало месяца;
число посещений читателями массовых мероприятий.
Предпочитаемый внешний вид выходного файла отчета отображен в
приложении 2.
Подфункция «Учет выдачи книг, брошюр, журналов и газет и других
документов за определенный период»
Данная подфункция учитывает выданные книги и прочую литературу за
месяц. Также она изначально предлагает операторы выбрать «Взрослый» или
«Детский» дневники учета для формирования отчета.
45
Взрослый дневник учета выдачи книг, брошюр, журналов и газет и других
документов за определенный период
При выборе данного дневника, подфункция учитывает читателей от 15
до 30 лет включительно и берет данные для отчета из БД «Читательский
формуляр» и «Библиотечный фонд». Дневник должен содержать следующую
информацию:
числа месяца;
количество предыдущих книговыдач на начало месяца;
общее количество выданных книг и других изданий;
распределение литературы по содержанию;
количество книг, выданных молодежи;
количество полученных книг в фонд библиотеки во временное
пользование;
количество выданных книг из фонда библиотеки временного
пользования;
количество распечатанных ксерокопий;
количество выданных справок;
общее число выдач за месяц по перечисленным выше данным;
число выдач по перечисленным выше данным с начала года.
В пункте «Количество предыдущих книговыдач на начало месяца» данные
также подразделяются на пункты, перечисленные выше.
Поле «Количество распечатанных ксерокопий» берет данные из функций
«Печать ксерокопий» и «Информация о читателях» (последняя для проверки
возраста читателя) в БД «Читательский формуляр».
В поле «Количество выданных справок» учитывается информация из БД
«Читательский формуляр», а именно из функций «Предоставление
библиотечно-информационных услуг» и «Информация о читателях» (последняя
для проверки возраста читателя).
Предпочитаемый внешний вид выходного файла предоставлен в
приложении 3.
Поле «Распределение литературы по содержанию»
46
В данном пункте должны быть учтены книги, участвующие в книговыдаче
по содержанию и индексу отделов. Распределение происходит по следующим
данным:
печатные издания и неопубликованные документы;
электронные документы на съемных носителях;
документы на других носителях;
фонд Прохорова;
документы в специальных форматах для слепых и слабовидящих;
издания на языках народов РФ (кроме русского);
издания на иностранных языках;
журналы;
газеты;
социально-экономические науки (60,63,65,87,88,68,74);
естественные науки, медицина (20,22,2,5);
техника (3);
сельское хозяйство (4);
искусство и спорт (75,85);
художественная литература (84);
– прочие (9,72,73).
К отделам, отмеченным выше, относятся также все отделы, которые
начинаются на эту цифру (то есть, ко второму отделу относятся также отделы: 20,
20.1, 20.18, 22, 24, 26 и др.).
Данные для «Издания на иностранных языках» выявляются путем
проверки языка, на котором заполнены данные об авторе и названии книги. Если
язык отличается от русского, то издание считается на иностранном языке.
Поля «Печатные издания и неопубликованные документы», «Электронные
документы на съемных носителях», «Документы на других носителях»,
«Документы в специальных форматах для слепых и слабовидящих» при
необходимости заполняются библиотекарем «в ручном» режиме.
Поле «Количество полученных книг в фонд библиотеки во временное
пользование»
47
В данном поле учитываются книги, полученные из Единого Фонда или
другого источника. К таким источникам относятся: Единый Фонд, МБА, ЭДД,
ММБА.
Информация берется из БД «Библиотечный фонд» и «Читательский
формуляр».
Поле «Количество выданных книг из фонда библиотеки временного
пользования»
В данном поле учитывается книгооборот книг, предоставленных во
временное использование, источниками, описанными в предыдущем пункте.
Детский дневник учета выдачи книг, брошюр, журналов и газет и других
документов за определенный период
При выборе данного дневника, подфункция учитывает читателей до 14
лет включительно и берет данные для отчета из БД «Читательский формуляр» и
«Библиотечный фонд». Данный дневник должен содержать следующую
информацию:
числа месяца;
количество предыдущих книговыдач на начало месяца;
общее число выданных документов и литературы;
распределение литературы по содержанию;
число выданных книг на иностранных языках;
число выданных книг по МБА;
количество выданных справок;
количество выданных копий документов;
общее число выдач за месяц по перечисленным выше данным;
число выдач по перечисленным выше данным с начала года.
«Количество предыдущих книговыдач на начало месяца» также
указываются данные распределенные по содержанию и другим пунктам,
перечисленным выше.
Поле «Количество выданных копий документов» берет данные из
функций «Печать ксерокопий» и «Информация о читателях» (последняя для
проверки возраста читателя) в БД «Читательский формуляр».
48
В поле «Количество выданных справок» учитывается информация из БД
«Читательский формуляр», а именно из функций «Предоставление библиотечно-
информационных услуг» и «Информация о читателях» (последняя для проверки
возраста читателя).
Поле «Распределение литературы по содержанию» должно распределять
литературу по содержанию, то есть по отделам. В отчете должны быть отражены
данные по следующим отделам:
естественные науки, медицина (2, 5);
техника (3);
сельское и лесное хозяйство (4);
общественные и гуманитарные науки (6, 8);
искусство, спорт (85, 75);
художественная литература (84);
литература для дошкольников (Д);
литература универсального содержания (9, 91, 92).
К отделам, отмеченным выше относятся также все отделы, которые
начинаются на эту цифру (то есть, ко второму отделу относятся также отделы 20,
20.1, 20.18, 22, 24, 26 и др.).
Данные берутся из БД «Библиотечный фонд» и «Читательский
формуляр».
Предпочитаемый внешний вид выходного файла предоставлен в
приложении 4.
Функция «Формирование книги суммарного учета»
Данная функция предназначена для учета движения фонда. Книга
суммарного учета включает в себя следующие разделы:
поступление в фонд;
выбытие из фонда;
итоги движения фонда.
Раздел «Поступление в фонд»
49
Данный раздел отображает данные о поступлении книг в фонд библиотеки
за определенный период (1 год). В отчете должна отображаться следующая
информация:
дата записи;
номер записи по порядку;
источник поступления;
номер и/или дата сопроводительного документа;
количество экземпляров.
сумма;
поступившие издания;
поступившие некнижные документы;
подразделение на отрасли издания.
В поле «Дата записи» должен быть прописан только год, далее в
зависимости от этого года будет формироваться последующая информация.
В поле «Источник поступления» просматриваются записи о поступившей
литературе по введенной ранее дате (году) и в отчет добавляются данные об
источниках поступления этих книг. Информация берется из БД
«Библиотечный фонд».
Данные для «Номер и/или дата сопроводительного документа» берутся из
БД «Библиотечный фонд».
«Количество экземпляров» формируется следующим образом.
Просматривается накладная с введенным выше номером и подсчитывается
сколько в ней было экземпляров из данного источника.
Поле «Сумма» рассчитывается путем сложения цен всех экземпляров
накладной из требуемого источника.
Поле «Поступившие издания» включает в себя следующие виды изданий:
книги, журналы, брошюры. Эти данные берутся из накладной и сверяются с БД
«Библиотечный фонд», если данные издания не являются журналом или
брошюрой, они записываются в книги.
50
К «Поступившие не книжные документы» относятся аудиовизуальные
материалы, электронные документы. Данные об этих видах берутся также из
накладной и БД «Библиотечный фонд».
«Подразделение на отрасли издания» включает в себя следующие отрасли
и отделы:
общественно-политические (60,63,65,86);
естественно-научные (20,22,5);
технические (3);
сельскохозяйственные (4);
искусство, культура, спорт (75,85);
языкознание и литературоведение (80–82);
художественная литература (84);
для дошкольников и учащихся первых классов (Д);
книги на языке коренной национальности.
Эти данные заполняются при помощи сверки индексов отделов. Данные
индексы также включают в себя подразделы (то есть к 60-ому отделу относятся
также: 60.5, 60.6, 60.7; к 3-ему относятся: 30, 31, 36 и др.).
«Книги на языке коренной национальности» — данная графа не
заполняться в этом районе, но присутствует в отчете.
Предпочитаемый вид выходного файла изображен на рисунке 2.1.
Рис. 2.1 Поступление в фонд
51
Раздел «Выбытие из фонда»
Раздел учитывает все акты списания, отдельно учитывается списание
подписных изданий. Данный отчет должен включать в себя:
дата записи;
номер акта;
общее количество списанных экземпляров;
распределение изданий по видам;
распределение изданий по содержанию;
распределение изданий по причинам списания.
При заполнении «Дата записи» пользователем вводится только год.
Поле «Номер акта» заполняется программой. Она должна найти все акты
списания, сформированные за интересующий год и внести их в данный отчет,
включая списания подписных изданий (выносится в отдельную графу).
В поле «Общее количество списанных экземпляров» учитываются все
книги из определенного акта.
Предполагается выведение отчета в следующем виде, предоставленном
на рисунке 2.2.
Рис 2.2 Выбытие из фонда
Подраздел «Распределение изданий по видам»
В данном подразделе все издания из каждого акта отдельно
распределяются по видам:
книги;
брошюры;
52
журналы;
аудиовизуальные материалы;
электронные документы.
Информация берется из актов о списании и БД «Библиотечный фонд».
Подраздел «Распределение изданий по содержанию»
В этом подразделе происходит распределение изданий из определенного
акта по содержанию на:
общественно-политические (60,63,65,86);
естественно-научные (20,22,5);
технические (3);
сельскохозяйственные (4);
искусство, культура, спорт (75,85);
языкознание и литературоведение (80–82);
художественная литература (84);
для дошкольников и учащихся первых классов (Д).
Данные заполняются при помощи сверки индексов отделов.
Подраздел «Распределение изданий по причине списания»
В данном разделе рассматриваются причины списания, такие как:
ветхость;
устарелость;
отсутствие обложки;
отсутствие первых страниц;
отсутствие последних страниц;
отсутствие середины страниц.
Выше перечислены основные причины списания, по которым происходит
распределение книг из акта. Если указана другая причина, то добавляется еще
одна графа, действительная только для данного отчета, включающая в себя эту
причину.
Раздел «Итоги движения фонда»
Отчет за год по итогам движения фонда состоит из следующих пунктов:
движение фонда;
53
общее количество изданий;
распределение экземпляров по видам;
не книжные документы;
распределение изданий по содержанию.
Информацию о дате (годе), необходимой для формирования отчета,
программа берет в предыдущих пунктах.
«Распределение экземпляров по видам» включает в себя: книги,
брошюры, журналы.
К «Не книжным документам» относятся: аудиовизуальные и электронные
документы.
«Движение фонда» включает в себя следующие пункты:
количество книг, состоящих на учете в фонде библиотеки на конец
предыдущего года;
количество книг, поступивших за интересующий год;
количество выбывших книг за интересующий год;
количество книг, состоящих на учете в фонде, после поступлений и
списаний.
Данные для первого пункта берутся из предыдущего отчета. Последнее
поле, подсчитывает окончательное количество состоящих на учете книг в фонде
библиотеки. Также здесь учитываются данные из всех актов вместе.
Предпочитаемый внешний вид выводимого отчета предоставлен на
рисунке 2.3.
Рис 2.3 Итоги движения фонда