СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 4
Глава 1. Теоретическая часть ..................................................................................... 7
1.1 Документационное обеспечение управления ................................................. 7
1.2 Основные принципы внедрения электронного делопроизводства в
образовательных учреждениях ............................................................................... 7
1.3 Анализ существующих разработок .................................................................. 9
1.4 Автоматизация рабочего места....................................................................... 12
Глава 2. Проектно-аналитическая часть ................................................................. 17
2.1 Обследование объекта информатизации ....................................................... 17
2.2 Функциональная модель ИС ........................................................................... 23
2.3 Логическая модель ИС .................................................................................... 24
2.4 Динамическая модель ИС ............................................................................... 25
2.5 Физическая модель ИС .................................................................................... 26
Глава 3. Практическая часть .................................................................................... 30
3.1 Разработка системной архитектуры ............................................................... 30
3.2 Разработка схемы базы данных ...................................................................... 31
3.3 Разработка приложения ................................................................................... 35
3.2 Интерфейс внедряемого программного комплекса ...................................... 39
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................... 57
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 61
4
ВВЕДЕНИЕ
Важнейшей частью процесса управления предприятием является
организация документооборота. Эффективность обработки потока документов
определяется технологией делопроизводства. Постоянно расширяющийся
поток документов требует усовершенствования технологий обработки.
В основе технологии делопроизводства лежит организация комплекса
работ с документированным потоком информации, регулирование системы
документационного обеспечения управления. Рационально построить
документооборот позволяет именно эффективная технология
делопроизводства.
В связи с этим тема ВКР является актуальной.
Объектом исследования данной выпускной квалификационной
работы (ВКР) является учреждение дополнительного профессионального
образования негосударственное образовательное учреждение НОУ «ЮНИКОМ
ПЛЮС» – учреждение, которое проводит обучающие курсы, связанные с
информационными технологиями.
Предметом исследования ВКР является автоматизация и
усовершенствование делопроизводства в НОУ «ЮНИКОМ ПЛЮС»,
организация информационного обеспечения управления документооборотом в
условиях применения современных компьютерных технологий.
Актуальность темы ВКР заключается в том, что в процессе деятельности
учреждения дополнительного профессионального образования НОУ
«ЮНИКОМ ПЛЮС» постоянно расширяющийся документооборот требует
усовершенствования и автоматизации, тем более, что в условиях нынешней
конкуренции внедрение новых эффективных решений позволяет поддерживать
статус учреждения на должном уровне.
Целью исследования является разработка автоматизированного рабочего
места менеджера компьютерных курсов в НОУ «ЮНИКОМ ПЛЮС».
5
Для достижения поставленной цели в работе исследованы:
принципы внедрения электронного делопроизводства в
образовательных учреждениях;
функционирование системы делопроизводства в компании
НОУ «ЮНИКОМ ПЛЮС»;
программные продукты для оптимизации системы делопроизводства
компании;
выработаны рекомендации по выбору программных продуктов для
формирования электронного делопроизводства в учебном центре.
Достижение поставленной цели потребовало решения следующих задач:
изучение теоретических аспектов делопроизводства предприятия;
освоение общих принципов и концепций автоматизации
делопроизводства;
анализ деятельности объекта автоматизации как информационной
системы (ИС);
проведение классификации и сравнительного анализа архитектур ИС;
изучение IT структуры компании;
построение различных моделей ИС;
разработка концептуальной информационно-технологической модели
ИС;
исследование параметров входного потока ИС;
анализ информационных, ресурсов и информационных потоков ИС.
Методы исследования. При выполнении работы использованы методы
теории проектирования сложных систем, методы моделирования и
оптимизации параметров автоматизированных систем.
Практическая значимость работы заключается в решении поставленных
в ней задач – доведении теоретических фактов об архитектурных моделях до
конкретной реализации.
6
Структура и объем пояснительной записки. ВКР представлена в форме
пояснительной записке объемом 82 листа, состоящей из введения, трех
разделов-глав, заключения, 7 приложений. В тексте пояснительной записки
имеется 31 рисунок, список литературы, состоящий из 36 источников.
Во введении определены цель и задачи дипломной работы, описана
актуальность темы, даны определения объекта и предмета изучения, а также
структура и объем дипломной работы.
В первом разделе изучаются теоретические аспекты информатизации
делопроизводства.
Второй раздел посвящен анализу информационной системы.
Третий раздел описывает решение по совершенствованию
информационной системы делопроизводства. Здесь представлена программная
реализация информационной системы, описание функционирования
программы, формы экрана.
В заключении подводятся итоги проведенного совершенствования
информационной системы делопроизводства.
В приложениях представлены выходные формы некоторых документов.
7
Глава 1. Теоретическая часть
1.1 Документационное обеспечение управления
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) –
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами, является важным аспектом работы
любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие
результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние,
работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно
документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них
определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая
информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с
документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых
решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
1.2 Основные принципы внедрения электронного делопроизводства в
образовательных учреждениях
Особенности системы электронного делопроизводства в
образовательных учреждениях обусловлены большими объемами информации
и необходимостью обеспечения работы с разными слоями населения, с другими
образовательными организациями, бизнес-сообществом.
В деятельности любой образовательной организации присутствует
работа по подготовке административных решений и нормативных актов.
Система электронного делопроизводства экономит время на сбор необходимой
информации для подготовки нормативных документов, в разы ускоряет их
согласование, позволяет организовать совместную подготовку и хранение
промежуточных версий документов.
Система электронного делопроизводства обеспечивает также контроль
исполнения заданий и поручений по обрабатываемым документам, в результате
чего повышаются исполнительская дисциплина и качество работы
образовательных учреждений.
8
Организация работы с документами является важной частью процессов
управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на
оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение
информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с
документационным обеспечением управления. Для получения экономического
эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее
количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в
организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат,
ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности,
оперативности приема-передачи информации, правильной постановки
справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и
использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве:
документирование (составление, оформление, согласование и
изготовление документов).
организация работы с документами в процессе осуществления
управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения
и использования документов).
систематизация архива документов.
Документационное обеспечение управления выполняет служба
документооборота, форма которой может быть: управление делами, общий
отдел, канцелярия или секретариат.
Служба решает три основных комплекса задач:
обеспечение документирования управленческой деятельности;
организация работы с документами в учреждении;
совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед документационным обеспечением управления,
определяют функции:
9
разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и
тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов,
соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение
документов.
Задачи организации работы с документами в учреждении решаются
выполнением следующих функций:
установление единого порядка прохождения документов
(делопроизводства учреждения);
экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних
документов;
контроль за исполнением документов;
систематизация документов, обеспечение их хранение и
использование; организация работы с обращениями граждан;
обеспечение защиты информации.
1.3 Анализ существующих разработок
На сегодняшний момент спектр программных продуктов, составляющих
рынок систем электронного делопроизводства, достаточно широк. Их можно
разделить на две группы:
Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus
Domino/Notes; "Босс-референт" ("АйТи"), семейство продуктов "Золушка" и
DIS-Assistant (Институт развития Москвы), "ЭСКАДО" ("Интерпроком Лан"),
CompanyMedia и OfficeMedia ("ИнтерТраст"), N.System ("Компьютер-Лэнд",
Санкт-Петербург), "Делопроизводство" (КСК) и другие.
Программные системы, построенные на других платформах: LanDocs
("Ланит"), Optima Workflow ("Оптима"), "Дело" ("Электронные офисные
10
системы), "1С:Документооборот" (1С), "ЕВФРАТ-документооборот" (Cognitive
Technologies) и ряд других систем.
Отечественные компании, которые в качестве технологической основы
используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL - "Дело" и
LanDocs), либо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища
информации собственной разработки ("1С:Документооборот"), испытывают
проблемы в обеспечении совместной работы над документами в
территориально распределенной корпоративной среде.
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько
десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации
документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно
выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:
российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes:
"CompanyMedia" - ИнтерТраст, "OfficeMedia" - Интертраст, "Босс-
Референт" - АйТи, "Золушка НТЦ" -ИРМ, "Эксадо Интерпроком" -
ЛАН;
полностью российские разработки: "1С:Архив" - 1С, "LanDocs" -
Ланит, "Optima-Workflow" - Optima, "Дело" - ЭОС, "ЕВФРАТ-
Документооборот" - Cognitive Technologies, "Documentum" -
Документум Сервисиз.
Для них используются разнообразные обозначения: система
автоматизации делопроизводства и делопроизводства, система управления
документами, система электронного делопроизводства и так далее.
В специализированной литературе предлагается несколько подходов к
проблеме выбора автоматизированной системы. С учетом предлагаемых
вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые
системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации
отдельных участков делопроизводства, как по качеству работы системы, так и
по финансовым критериям.
11
Прежде всего, автоматизированная технология нужна организации для
учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного
хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в
отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому
естественным и самым эффективным решением является использование
готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в
соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.
В современных условиях документ все возрастающую часть своего
жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к
автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии
электронного делопроизводства. Если еще несколько лет назад такие средства,
как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде
организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в
настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой
интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.
Для обеспечения полноценного электронного делопроизводства
необходимы определенные промышленные технологии преобразования
бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также
средства автоматической регистрации электронных документов,
подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-
цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы,
используемые для работы с электронными документами, распространяемыми
по организации и за ее пределами.
Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать
открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения
реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или
модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса,
обеспечит также интеграцию системы автоматизированного делопроизводства
с другими прикладными системами организации. Еще более широкие
возможности для расширения функциональности системы автоматизации
12
делопроизводства дает использование совместно с ней универсальных
документоориентированных платформ, например, таких известных
производителей, как Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content
Manager), Documentum, Hummingbird и другие, позволяющие, в частности,
создавать документированные порталы организаций. Актуальным на сегодня
требованием к системе автоматизации делопроизводства является наличие
средств взаимодействия с другими системами. Электронные коммуникации
снимают границы между организациями, а обмен электронными документами
значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на
возможное последующее повторное преобразование документа и его
реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь
возможность организовать электронный документооборот между
территориально удаленными офисами организации, а также различных
организаций друг с другом.
1.4 Автоматизация рабочего места
Для анализа документации и выполнения рутинных операций
современные рабочие места офисных сотрудников оборудуются
персональными компьютерами. Автоматизированное рабочее место (АРМ) –
комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения,
располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и
предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности.
Принципиальной особенностью обработки информации с использованием АРМ
является привлечение к обработке информации ее непосредственных
потребителей без помощи программиста.
В основу конструирования АРМ положены следующие основные
принципы:
1. Максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая
созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки
пользователя, возможностей его обучения и самообучения.