13
2. Формализация профессиональных знаний, то есть возможность
предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые
функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с
системой.
3. Проблемная ориентация АРМ на решение определенного класса
задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством
режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов
экономических служб.
4. Модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с
другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и
наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.
5. Эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных
условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.
Одним из подходов к классификации АРМ является их систематизация
по видам решаемых задач. Возможны следующие группы АРМ:
для решения информационно-вычислительных задач;
для решения задач подготовки и ввода данных;
для решения информационно-справочных задач;
для решения задач бухгалтерского учета;
для решения задач статистической обработки данных;
для решения задач аналитических расчетов.
В состав технических средств входит как непосредственно ЭВМ, на базе
которой реализуется данное АРМ, так и периферийные устройства и иные
технические средства, набор которых может быть различен в зависимости от
поставленных задач. Основными компонентами ЭВМ являются: центральный
микропроцессор, системная шина, оперативная память, устройства ввода-
вывода, накопители информации. Также к ЭВМ могут подключаться:
печатающие устройства (принтеры, плоттеры), коммуникационное
оборудование (модемы), устройства ввода изображений (сканеры).
14
Информационное обеспечение и методическая документация также
играют важную роль в эффективном функционировании АРМ.
Информационное обеспечение означает постоянную информационную
поддержку каждого отдельно взятого автоматизированного рабочего места.
Функционирование современных АРМ невозможно без снабжения
своевременной, достоверной и качественной информацией. Методическая
документация представляет собой комплекс документов, касающихся порядка
функционирования данного АРМ, и, как правило, включает в себя состав
входных и выходных документов, инструкционные карты, должностные
инструкции и другие документы.
Создание продуманного, несложного в освоении комплекса
методической документации особенно важно, когда в организации впервые
внедряется система автоматизированных рабочих мест. В этом случае
необходимо подробно объяснить сотрудникам порядок работы с новым для них
оборудованием, пояснить все положительные стороны его использования. При
необходимости следует организовать для работников посещение курсов
повышения квалификации по работе с вычислительной техникой. Необходимо
сделать все возможное, чтобы при внедрении в организации современных
технологий обработки информации сотрудники не считали появившиеся
технические средства помехой их обычной работе, а поняли всю выгоду и вес
преимущества их использования.
Используемые в процессе построения и эксплуатации АРМ
программные средства подразделяются на общее и функциональное
программное обеспечение.
Общее программное обеспечение обеспечивает функционирование
вычислительной техники, разработку и подключение новых программ.
Функциональное программное обеспечение определяет профессиональную
ориентацию АРМ. Именно здесь реализуется направленность на конкретного
специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных
15
областей. Именно от состава функционального ПО зависит специализация
конкретного АРМ.
В зависимости от назначения АРМ в состав функционального ПО могут
входить различные программы. Рассмотрим основные группы программных
средств, используемых для автоматизации наиболее часто встречающихся
функций, выполняемых сотрудниками. К подобным программным средствам
относят следующие:
системы подготовки текстовых документов (текстовые редакторы и
настольные издательские системы);
системы обработки финансово-экономической информации
(табличные редакторы и другие подобные программы);
системы управления базами данных;
системы подготовки презентаций;
системы управления проектами;
личные информационные системы (органайзеры);
Web-браузеры;
программы для работы с электронной почтой;
экспертные системы;
системы проектирования и совершенствования систем управления;
системы обработки изображений документов;
системы оптического распознавания символов;
системы управления документами и организации электронного
документооборота.
Таким образом, в состав АРМ должны входить технические и
программные средства вычислительной техники, а также необходимая
методическая документация, позволяющая пользователю эффективно
взаимодействовать с данными средствами.
Выводы к главе 1.
Первая глава выпускной квалификационной работы посвящена
теоретическим разделам, связанным с темой исследования. Рассмотрены
16
теоретические аспекты документационного обеспечения управления, основные
принципы внедрения электронного делопроизводства в образовательных
учреждениях, был проведен анализ существующих разработок
документационного обеспечения управления, рассмотрены основные принципы
автоматизации рабочего места, систематизация АРМ по видам решаемых задач,
основные компоненты, информационное обеспечение и методическая
документация АРМ, состав функционального ПО.
17
Глава 2. Проектно-аналитическая часть
2.1 Обследование объекта информатизации
Общие сведения о деятельности организации. Некоммерческое
образовательное учреждение НОУ «ЮНИКОМ ПЛЮС» – многопрофильное
образовательное учреждение, проводит обучение в сфере иностранных языков
и информационных технологий с 1998 года. Организация также занимается
разработкой программного обеспечения и консультированием в этой области.
Миссия организации – оказание качественных доступных образовательных
услуг в сфере информационных технологий и повышение
конкурентоспособности клиента на рынке труда.
Компания зарегистрирована 17 апреля 2000 года регистратором
Межрайонная инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и
сборам №1 по Республике Хакасия. Директор организации – Бизюк Татьяна
Ивановна. Компания «ЮНИКОМ ПЛЮС» находится по адресу 655017,
г. Абакан, ул. Пушкина, д. 65, основным видом деятельности является
«Образование для взрослых и прочие виды образования, не включенные в
другие группировки». Лицензия Министерства образовании и науки
Республики Хакасия, N 628 от 20.05.2010. Учредители образовательного
учреждения – ООО «ЮниКом». Основная отрасль компании – «Подготовка и
повышение квалификации рабочих и других работников». Организационная
структура НОУ «ЮНИКОМ ПЛЮС» представлена на рисунке 1.
Рис. 1. Организационная структура компании
18
Несомненной заслугой НОУ «ЮНИКОМ ПЛЮС» является реализация
идеи непрерывного образования клиентов. Начиная с дополнительного
обучения школьников НОУ «ЮНИКОМ ПЛЮС» постоянно обучает и
консультирует клиентов включая этапы смены места работы и даже профессии.
НОУ «ЮНИКОМ ПЛЮС» курсы помогают устроиться на новую
работу, повысить уровень дохода, открыть новые перспективы.
Компания НОУ «ЮНИКОМ ПЛЮС» проводит различные обучающие
курсы, связанные с ИТ. На этих курсах клиенты могут освоить рабочие
профессии (для этого нужно пройти несколько определенных курсов) и
получить подтверждающие документы об образовании. Клиент, желающий
пройти определенные курсы, сначала записывается на них. Когда набирается
определенное количество желающих пройти определенный курс, из них
формируется группа, с которой проводятся занятия. Во время занятий клиент
выполняет определенные практические работы и сдает экзамены. На основании
этого ставится итоговая оценка. По завершении клиенту выдается сертификат, а
в случае, если он освоил какую-либо профессию, выдается свидетельство (с
приложением).
Некоммерческое образовательное учреждение НОУ «ЮНИКОМ
ПЛЮС» проводит традиционные курсы в сфере информационных технологий и
с их использованием. Ниже представлен список основных направлений.
Курсы для пользователей:
Оператор ЭВМ.
Оператор ЭВМ - 1С:Управление торговлей.
Архитектура и настройка ПК.
Оператор систем проектирования.
Курсы по компьютерной графике:
Основы анимации.
Графика и дизайн.
Web дизайн.
Курсы 1С:предприятие:
19
1С:Бухгалтерия.
1С:Управление торговлей.
1С:Зарплата и управление персоналом.
Бизнес курсы:
Менеджер по персоналу.
Офис-менеджер.
Бухгалтер малого предприятия.
Курсы английского языка:
Начальный уровень.
Начальный средний уровень.
Средний уровень.
Эксплуатационные и технические характеристики обслуживаемых в
учреждении НОУ «ЮНИКОМ ПЛЮС» средств вычислительной техники. В
организации находятся 47 рабочих ПК, из них:
11 компьютеров в 1-й аудитории:
Процессор: Dual Core AMD Athlon 64 X2 4400+, 2300 МГц
Материнская плата: nVIDIA nForce 6100-430
Оперативная память: 869 Мб
Видеокарта: NVIDIA GeForce 6150SE, 512Мб
Жесткий диск: 250 Гб
Монитор: LG Flatron L192WS
11 компьютеров в 2-й аудитории:
Процессор: Intel Сore i3 2120 МГц
Материнская плата: AsRock H61m-vs
Оперативная память: 2048 Мб
Видеокарта: ATI Radeon HD 5450 1024 МбDDR3
Жесткий диск: 250 Гб
Монитор: LG Flatron W1943SE
11 компьютеров в 3-й аудитории:
Процессор: Intel Celeron 1700 МГц
20
Материнская плата: Intel Brookdale i845
Оперативная память: 256 Мб
Видеокарта: NVIDIARIVATNT2 Model 64/Model 64 Pro (32 Мб)
Жесткий диск: 40 Гб
Монитор: View Somic 18,5"VA1936A
11 компьютеров в 4-й аудитории:
Процессор:Intel Celeron-S 1000 МГц
Материнская плата: SIS 630ET
Оперативная память: 128 Мб
Видеокарта: SiS 630 8Мб
Жесткий диск: 10 Гб Монитор: Samsung 551s
2 компьютера в лаборантской:
Процессор:Intel Celeron 1717 МГц
Материнская плата: VIA VT8753E
Оперативная память:256 Мб
Видеокарта: Nvidia Riva TNT 2 model64
1 Жесткий диск: 250Гб
2 Жесткий диск: 250Гб
Монитор: Samsung 550s
1 компьютер в приемной:
Процессор: Intel Celeron 1700 МГц
Материнская плата: Intel Brookdale i845
Оперативная память:256Мб
Видеокарта: nVIDIA RIVA TNT M64 (32 MB)
Жесткий диск: 40 Гб
Монитор: Samsung Sync Master 152v
Также, на организации используется:
Лазерный МФУ Canon MF 3110 - 3 штуки
Лазерный МФУ Canon MF 5630 – 1 штука
21
Итого имеется 47 ПЭВМ. На каждом из них установлено Windows XP
SP3. Так же установлено стандартное программное обеспечение Microsoft
Office 2007. Имеется Клиентская лицензия на 20 рабочих мест 1С:
Предприятие. Из дополнительного ПО установлено Total Commander, Adobe
Reader, Firefox, 3DMAX 2009, AutoCAD 2009, Kaspersky Endpoint Security для
бизнеса.
Для работы Учреждение в качестве прикладного программного
обеспечения использует программный комплекс «1С: Управление торговлей»
8.2"1С Бухгалтерия 8.3», «1С Зарплата и управление персоналом 8,3»,
антивирусные программы. Учреждение оснащено печатными и электронными
информационно-образовательными ресурсами: создана электронная
библиотека, в электронном архиве размещены полнотекстовые документы:
электронные учебники, учебные пособия, справочники, практикумы, учебные
курсы, лекции для обучающихся по всем дополнительным профессиональным
программам. Информационное обеспечение образовательного процесса
направлено на формирование единой информационной среды Учреждения,
позволяющей автоматизировать и повысить интенсивность обмена
информацией в управленческом, образовательном и других процессах.
Информационное обеспечение качества образования позволяет
осуществлять:
управление учебным процессом;
взаимодействие между участниками образовательного процесса;
доступ к электронным учебникам в сетях;
оперативный обмен информацией;
электронный документооборот и хранение документов,
отражающих деятельность Учреждения;
предоставление информационных ресурсов обучающимся;
доступ к ресурсам «Интернет» всем преподавателям, сотрудникам и
обучающимся;
22
размещение, систематизацию и хранение материалов учебного
процесса (в том числе работы педагогических работников, используемые
участниками учебного процесса).
Учреждение имеет сайт который создан в соответствии с требованиям и
приказа Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки
(Рособрнадзор) от29 мая 2014 г. М 785 г. Москва «Об утверждении требований
к структуре официального сайта образовательной организации в
информационно телекоммуникационной сети интернет и формату
представления на нем информации». Информационное обеспечение помещений
Учреждения имеет локальную сеть с выходом в Интернет, доступные номера
телефонов оператора МТС, электронные почтовые ящики.
Информационная система организации, как и любая другая сложная
система, имеет свои недостатки. Главные из них – это сложное проектирование
сети, не полная автоматизация некоторых процессов, излишние финансовые
затраты на обслуживание.
Постановка задачи
Одним из основных недостатков бизнес-процессов компании является
документооборот, организованный с помощью офисных приложений MS Word
и MS Excel, следовательно, каждый документ офисный работник может
раскладывать по электронным каталогам, хранить в папках на твердом
носителе и другой систематизации нет, затрачивается много времени. Более
того, существует угроза потери информации из-за отсутствия единой базы.
В связи с вышеперечисленными проблемами руководством компании
было принято следующее управленческое решение – внедрить такую ИС,
которая позволит формировать сопутствующие документы. Для этого
необходимо:
изучение теоретических аспектов делопроизводства предприятия;
анализ деятельности объекта автоматизации как информационной
системы (ИС);