22
информационными базами, появляется возможность формирования единой
картины деятельности предприятия.
Сотрудники, которые работают в разных отделах, могут видеть
одинаковую информацию и могут проводить ее обновление в рамках наличия
доступа к ней. Когда, например, один департамент завершает работу над
заказом, он в автоматическом режиме переходит к другому департаменту
внутри самой системы. Для определения местонахождения заказа в любой
момент времени, необходимо только осуществить вход в систему и далее
отследить процесс прохождения заказа. Поскольку вся технология является
прозрачной, то пополнение заказов клиентов производится быстрее и с
меньшим количеством ошибок, чем ранее. Аналогично происходит
оптимизация других процессов - например, создания финансовых отчетов,
начисления зарплаты и т.д.
ERP - системы заменяют устаревшие разрозненные информационные
системы в области автоматизации финансовой работы, управления персоналом,
контроля производственных процессов, логистики, складского учета
унифицированной системой, включающей программные модули, в которых
также присутствует функционал каждой из старых систем. Так, например, у
программ, обслуживающих финансовый, производственный блок или склад при
внедрении ERP будут иметься соответствующие модули, данные каждого из
отделов становятся доступными для других подразделений. ERP-системы
большинства поставщиков являются достаточно гибкими и легко
настраиваемыми, установку их можно производить в модульном режиме, не
приобретая сразу весь пакет.
Современные ERP-системы имеют трехзвенную клиент-серверную
архитектуру (Рисунок 1.4).
23
Рисунок 1.4 - Архитектура ERP-системы
Архитектура ERP-систем включает следующие уровни:
- серверы баз данных;
- серверы приложений;
- клиентские рабочие станции.
Хранение информации производится в единой базе данных (уровень БД),
их обработка — на сервере приложений (уровень приложений) и, наконец,
непосредственное взаимодействие с пользователями производится посредством
клиентского приложения с графическим интерфейсом (уровень представления).
В роли такой клиентской программы в последнее время часто используют веб-
браузеры.
ERP - технологии меняют отношение персонала в отдельности и служб в
целом к выполнению своей работы. Теперь менеджеры, сопровождающие
заказы, владеют данными об их состоянии в каждый промежуток времени и по
всем параметрам: поступление оплаты за выполненную работу, достаточность
наличия комплектующих на складе, состояния графика работ по договору... И
если, например, специалистами складского учета не своевременно проведен
ввод данных о запасах в систему, то сотрудником, получившим запрос клиента,
по данным о состоянии склада, может быть дан отказ на его запрос, увидев, что
24
запасов на складе недостаточно или нужное изделие отсутствует. Тем самым,
использование технологий ERP позволяет повысить ответственность каждого
специалиста [26].
ERP-системы успешно решают задачи объединения информации о
персонале в различных подразделениях — подбор персонала, оценка
перспектив кадрового роста, необходимость переподготовки и т.п. С
использованием системы появляется возможность связи с каждым
сотрудником. Таким образом, ERP-системы являются своеобразным
компьютерным представлением методов ведения бизнеса различными
компаниями. Для каждой отрасль промышленности характерная собственная
специфика, поэтому разработчики систем ориентируют их на использование в
различных областях, где их возможности будут проявлены максимально
эффективно.
В данной главе была рассмотрена структура медицинского частного
учреждения ОКДЦ ПАО «Газпром», технологии разработки баз данных, типы
информационных систем. Это дает понимание для дальнейшего выбора набора
используемых технологий при разработки автоматизированной
информационной системы.
1.4. Анализ бизнес-процессов деятельности экономиста отдела
материально-технического снабжения
Проведем анализ бизнес-процессов учета материальных средств с
использованием методологии IDEF0. На рисунке 1.5 приведена контекстная
диаграмма [27].
25
Рисунок 1.5 - Контекстная диаграмма
Как показано на рисунке 1.6, входящими информационными потоками в
системе учета материальных средств являются:
- заявки на получение материалов;
- ведомости поступлений;
- данные организационной структуры предприятия;
- запросы отчетности;
Результирующие информационные потоки включают в себя:
- сводный отчёт по материалам;
- сводный отчёт по заявкам;
- ведомость наличия материалов по сотрудникам;
Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса показана на
рисунке 1.6.
26
Рисунок 1.6 - Диаграмма декомпозиции учета материальных
средств
Как показано на рисунке 6, основными процессами изучаемой технологии
являются:
- учет организационной структуры предприятия;
- учет заявок на материалы;
- учет оборота материалов;
- формирование отчётности;
На рисунке 1.7 показана диаграмма декомпозиции учета организационной
структуры предприятия в контексте учета материальных средств. Учет
организационной структуры в данном случае обусловлен тем, что
материальные затраты могут быть отнесены как непосредственно на работу
сотрудников, так и выдаваться для хозяйственных целей, а также для работы с
компьютерной техникой. Данная классификация обусловлена различием статей
затрат на материалы в зависимости от вида их использования.
27
Рисунок 1.7 - Диаграмма декомпозиции учета организационной
структуры
На рисунке 1.8 показана диаграмма декомпозиции учета видов
материалов. Как показано на рисунке 1.8, специфика работы по учета
материальных средств поликлиники предполагает необходимость
классификации приобретаемых материалов на:
- хозяйственный материал;
- расходные материалы (например, картриджи для принтеров, бумага
для печати, канцелярские товары и пр.);
- материалы, необходимые для обслуживания компьютерной
техники;
- малоценные предметы.
На рисунке 1.9 приведена диаграмма декомпозиции процесса учета
заявок на материалы, на рисунке 1.10 - диаграмма процесса оборота
материалов.
28
Рисунок 1.8 - Диаграмма учета видов материалов
Рисунок 1.9 - Диаграмма процесса учета заявок на материалы
29
Рисунок10 - Диаграмма учета оборота материалов
В настоящий момент процесс учета материалов ведется в рукописном
журнале, заявка на получение материалов составляется путем опроса
сотрудников, что приводит к неэффективному расходованию средств на
закупку материалов, что выражается в закупке излишков материалов по одним
позициям и наличию дефицита материалов по другим позициям. Также
отмечены значительные временные затраты на формирование заявок на
приобретение материалов, а также формирования сведений о наличии
материалов.
Таким образом, совершенствование бизнес-процессов учета материалов
связано с автоматизацией ведения учета заявок на материалы, расчета
потребностей в материалах, учета поступления и выбытия материалов, что
предполагает возможность более эффективного расходования средств на
приобретение материалов. Контекстная диаграмма модернизированного
бизнес-процесса представлена на рисунке 1.11, диаграмма декомпозиции - на
рисунке 1.12.
30
Рисунок 1.11 - Контекстная диаграмма модернизированного
бизнес-процесса
Рисунок 1.12 - Диаграмма декомпозиции модернизированного
бизнес-процесса
31
По итогам анализа бизнес-процессов проведем постановку задач
автоматизации учета материальных средств:
- учет организационной структуры;
- учет видов материалов;
- формирование заявок на получение материалов;
- учет выдачи материалов;
- учет наличия материалов;
- формирование отчетности по запросу.
1.5. Анализ существующих разработок в области автоматизации учета
материальных запасов
Проведем анализ существующих разработок в области автоматизации
учета материалов.
1. Наиболее распространенным решением в области автоматизации учета
материалов является система "1С. Предприятие. Бухгалтерский Учет" [28]. В
рамках данной работы проведено изучение основных режимов указанной
технологии.
Учет материалов в системе 1С:Бухгалтерия 8.3 производится путём
настройки счетов учета номенклатуры с использованием справочника
"Номенклатура", в котором создается группа "Материалы", в котором
присутствуют необходимые реквизиты учета.
Оборот материалов учитывается путем работы с документами
"Поступление товаров" (Рисунок 1.13).