2
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ........................................................................................................................ 3
ГЛАВА 1. ТЕХНИКО ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ
ОБЛАСТИ .......................................................................................................................... 5
1.1. Структура и функции ИП Шафикова ....................................................................... 5
1.2 Экономическая сущность задачи ............................................................................... 5
1.3 Анализ используемого программного обеспечения ................................................ 6
1.4. Задача построения АРМ............................................................................................. 8
1.4.1. Характеристика организации обработки информации ...................................... 10
1.5. Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии
проектирования ................................................................................................................ 11
Файл-сервер ...................................................................................................................... 12
1.6. Обоснование проектных решений по видам обеспечения ................................... 15
1.6.1. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ................. 15
1.6.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ................ 17
1.6.3. Обоснование проектного решения по информационному обеспечению ........ 22
1.6.4. Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению .......... 24
ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ................................................................................... 26
2.1. Информационное обеспечение задачи ................................................................... 26
2.1.1. Структура процесса проектирования .................................................................. 26
2.1.2. Проектирование модели данных .......................................................................... 30
2.2. Программное обеспечение задачи .......................................................................... 36
2.2.1. Требования к программному обеспечению ........................................................ 37
2.2.2. Общие положения (дерево функций) .................................................................. 38
2.2.3. Организация доступа к данным. .......................................................................... 40
2.2.4. Описание программных модулей. ....................................................................... 42
2.3. Технологическое обеспечение задачи. Информационная безопасность ............ 48
2.3.1 Цели создания системы обеспечения информационной безопасности ............ 49
2.3.2 Технология обеспечения информационной безопасности ................................. 50
2.4. Инструкция пользователя ........................................................................................ 53
2.4.1. Инсталляция системы ........................................................................................... 53
2.4.2. Начало эксплуатации. Заполнение справочников и журналов ......................... 53
ГЛАВА 3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА55
3.1 Анализ существующих методов расчета экономической эффективности .......... 55
3.2 Расчет экономической эффективности проекта методом экономической оценки
инвестиций ....................................................................................................................... 56
3.3 Расчет экономической эффективности проекта методом приведенных затрат .. 62
3.3.1 Исходные данные ................................................................................................... 62
3.3.2 Расчет затрат на решение задачи до внедрения информационной системы .... 63
3.3.3 Эксплуатационные расходы на функционирование системы после внедрения
информационной системы .............................................................................................. 65
3.4 Обоснование выбора метода расчета экономической эффективности ................ 68
Заключение ....................................................................................................................... 70
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ...................................................... 72
ПРИЛОЖЕНИЕ ............................................................................................................... 74
3
ВВЕДЕНИЕ
За последние годы произошло коренное изменение роли и места персональных
компьютеров и информационно-коммуникационных технологий в жизни
общества. Человек, умело, эффективно владеющий технологиями и
информацией, имеет другой, новый стиль мышления, принципиально иначе
подходит к оценке возникшей проблемы, к организации своей деятельности.
В настоящее время все большее распространение, как в производстве, так
и в документообороте предприятий находит компьютерная техника, все шире
становится перечень охватываемых ею задач. Постоянно растет объем и
сложность обрабатываемой информации, требуются все новые виды ее
представления.
Вот только некоторые из преимуществ, которые дает использование
вычислительной техники при работе организации:
возможность оперативного контроля над достоверностью
информации;
уменьшение числа возможных ошибок при генерировании
производных данных;
возможность быстрого доступа к любым данным;
возможность быстрого формирования отчетов;
экономия трудозатрат и затрат времени на обработку информации.
Все эти преимущества в данный момент оценены многими
организациями, поэтому, сегодня наблюдается процесс бурного развития
специализированных информационных систем и внедрения их в работу
различных учреждений.
К настоящему времени сформировалось многообразное программное
обеспечение ПЭВМ, позволяющее создавать и эксплуатировать базы данных
(БД) в различных операционных системах и персональных ЭВМ. Спектр
средств управления данными довольно широк - от программных продуктов с
методами доступа к данным во внешней памяти до развитых СУБД. Сами
4
СУБД отличаются как функциональным разнообразием - от простейших
однофайловых систем с элементарными средствами манипулирования данными
до функционально полных СУБД, так и средствами их окружения - генераторы
и преобразователи программного кода, средства для разработки меню и
экранных форм ввода-вывода данных, генераторы отчетов, интерфейсные
средства для доступа к БД, интерактивные средства обучения пользователей и
др.
В соответствии с заданием в дипломном проекте (ДП) необходимо
разработать автоматизированное рабочее место менеджера отдела продаж
предприятия.
Целью работы является снижение трудоемкости организации доставки
мебели покупателям. Для достижения цели предлагается разработать
автоматизированное рабочее место (АРМ) менеджера отдела продаж.
Достижение цели обеспечивается решением следующих задач:
1 проведение обзора и анализа методов решения поставленной в
задании задачи;
2 построение концептуальной модели предметной области;
3 построение логической модели БД;
4 разработка физической организации БД: создание таблиц базы
данных;
5 разработка интерфейса оператора АРМ;
6 разработка выходных форм.
5
ГЛАВА 1. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
1.1 Структура и функции ИП Шафикова
ИП Шафикова реализует услуги по торговле мебелью и
сопутствующими товарами. За восемь лет существования организации в
несколько раз увеличилась численность как основного, так и управленческого
персонала. Растущие управленческие расходы делают необходимой
автоматизацию управленческих процессов. Инструментом такой автоматизации
в настоящее является внедрение информационных систем.
Отдел продаж ИП Шафикова испытывает проблемы, характерные для
любой современной развивающейся организации. С одной стороны, растущее
количество персонала и усложнение структуры организации увеличивают
трудоемкость ведения документации. С другой, увеличение численности
отдела будет означать увеличение управленческих расходов, что крайне
нежелательно с точки зрения функционирования коммерческой организации.
Выход из этой ситуации состоит в автоматизации управленческих процессов.
1.2 Экономическая сущность задачи
Предметной областью задачи является деятельность отдела продаж ИП
Шафикова. Работа отдела состоит в заключении договоров с покупателями,
предметом типового договора является поставка мебели. По мере прохождения
оплаты и поступления на склад указанной в договоре продукции, она
доставляется покупателю. Доставка осуществляется транспортом предприятия,
ответственными за доставку являются водители – экспедиторы. Задача отдела –
управление выполнением договоров по всем этапам. Выполнение договоров
сопровождается довольно объемным оборотом бумажной документации, ее
оформление по мере роста предприятия становится довольно трудоемким.
Целью данной работы является создание информационной системы,
6
предназначенной для автоматизации документооборота сопровождения
договоров.
1.3 Анализ используемого программного обеспечения
В организации внедрена и используется система «1С – Бухгалтерия».
Бухгалтерия осуществляет расчеты с клиентами как наличными так и
безналичными платежами. "1С:Бухгалтерия 8.0" содержит подсистему учета
денежных средств предприятия, которая обеспечивает формирование
денежных документов — платежных поручений, платежных ордеров, кассовых
ордеров.
Исходящие документы безналичных денежных платежей формируются
как в печатном, так и в электронном виде.
Предусмотрена возможность аналитического учета по статьям
денежных средств.
Кассовые операции формируются на основании следующих документов:
приходный кассовый ордер;
расходный кассовый ордер;
авансовый отчет.
Банковские операции формируются на базе:
платежного поручения;
выписки банка;
регистрации счетов-фактур на аванс.
Места хранения безналичных денежных средств предприятия —
расчетные счета в банках — отображаются в информационной базе как
элементы списка банковских счетов предприятия.
Поступления и списания безналичных денежных средств
регистрируются платежными документами.
Платежный документ может быть распечатан в бумажном виде или
передан в электронном виде по каналам связи в коммерческий банк с помощью
специализированной программы типа «Клиент банка», поставляемой банком.
7
Кассиру предоставляется возможность автоматизированного
формирования кассовой книги.
В бухгалтерии данные о хозяйственной деятельности предприятия в
1С:Бухгалтерии хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну
или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете
соответствующую хозяйственную операцию
Операции могут автоматически формироваться документами, такими,
как приходный кассовый ордер, расходная накладная и др., или вводиться
вручную.
Учет по любому разделу можно вести исключительно с помощью
ручных операций, а можно часть операций вводить документами, а часть -
вручную.
Для составления бухгалтерской и налоговой отчетности,
предназначенной для представления в налоговую инспекцию, внебюджетные
фонды и органы статистики, в программе существует набор
регламентированных отчетов.
К сожалению, использовать программу 1С для управления выполнением
договоров и доставкой товаров не представляется возможным. Этому
способствуют как объективные, так и субъективные причины. К объективным
причинам относится расположение организации «ЧП Энкин» в нескольких
удаленных друг от друга помещениях, причем бухгалтерия располагается
отдельно от торговых площадей. К субъективным – непонимание руководством
организации необходимости комплексной информатизации деятельности
предприятия, нежелание вкладывать деньги в развитие этого направления. Так,
в организации отсутствует не только политика развития информатизации и
системного администрирования, но и просто нет постоянного системного
администратора.
В этих условиях было принято решение о создании информационной
системой выполнения договоров и доставкой товаров собственными силами.
8
1.4 Постановка задачи
Объектом автоматизации является деятельность отдела продаж ИП
Шафикова в той части, которая касается выполнения договоров с покупателями
и доставки оплаченной продукции.
Под целью понимается информационный образ желаемого состояния или
результата деятельности. Цели, как правило, задаются в виде общих целевых
установок для системы в целом и потому нуждаются в детализации и
конкретизации по мере продвижения вниз по уровням иерархической
структуры системы. Следует отметить, что чем точнее сформулированы и
определены цели системы, тем легче выбрать средства их достижения.
Для создания требуемой информационной системы необходимо:
разработать формы документов (входной, выходной, нормативно –
справочной);
обосновать и выбрать новую информационную технологию (комплекс
технических средств, информационное обеспечение, программное
обеспечение).
К входной информации относится договор, заключенный с покупателем,
условия договора, включая сроки доставки товара.
К нормативно – справочной относится прейскурант с наименованием и
ценой товара, тарификация.
К выходной информации относятся путевые листы, накладные, итоговые
отчеты.
Главной целью является внедрение разработанного программного
продукта, автоматизирующего обработку информации на рабочих местах
сотрудников отдела продаж
сокращение на 75% времени формирования (накладных, путевых
листов, сводных отчетов и т.д..);
улучшение на 30% качества и достоверности данных;
повышение степени защищенности информации;
9
увеличение количества аналитических показателей, получаемых на
базе исходных данных;
повышение качества предоставляемых услуг;
Для достижения этой цели потребовалось решить следующие задачи:
изучить назначение, состав и принципы функционирования или
организации проектируемого объекта;
изучить проектно-технологическую документацию;
выполнить технико-экономическое обоснование выполняемой
разработки;
выполнить проектирование базы данных системы;
создать программную оболочку информационной системы.
Система предназначена для использования в следующих операциях:
поиск информации о покупателях;
обработки данных по договорам;
формирование накладных и путевых листов на доставку товаров;
отслеживание оплат по договорам и выполнения доставки,
рекламаций.
Разработка и внедрение ИС не предполагает каких-либо изменений в
функциях отдела продаж.
Источниками оперативной информации являются утвержденные и
согласованные нормативные документы.
Вся оперативная информация приводится к стандартному виду и
заносится в базу данных для последующего использования в программном
комплексе.
1.4.1 Характеристика организации обработки информации
Отдел продаж осуществляют работу с клиентами. Обработка
данных о реализации товаров осуществляется по схеме представленной на
рис.1.
10
Рисунок 1. Схема документооборота отдела продаж
Клиент заключает договор на поставку ему партии товара (мебели). В
силу специфики товара покупка мебели практически всегда сопровождается
доставкой товара по адресу, указанному покупателем в договоре. После
оплаты договора формируется задание на доставку, которое включает в себя
накладную и путевой лист. Документы и товар выдаются экспедитору, который
является материально – ответственным лицом. Экспедитор, используя
транспорт предприятия, доставляет товар покупателю. Подтверждением
успешной доставки является подписанный клиентом экземпляр накладной,
который экспедитор сдает в отдел продаж. При отказе клиента от товара
составляется акт, который также сдается в отдел продаж.
1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии
проектирования
Современной формой информационных систем являются банки данных,
которые включают в свой состав вычислительную систему, одну или несколько
баз данных (БД), систему управления базами данных (СУБД) и набор
прикладных программ (ПП).
Основными функциями банков данных являются:
• хранение данных и их защита.
• изменение (обновление, добавление и удаление) хранимых данных.
• поиск и отбор данных по запросам пользователей.
Клиент
Договор
Экспедитор
Заключение
договора
Путевой лист,
накладная
Доставка
Подписанная накладная (доставка успешна), либо
отказ от товара.
Отдел продаж
11
• обработка данных и вывод результатов.
База данных обеспечивает хранение информации и представляет собой
поименованную совокупность данных, организованных по определенным
правилам, включающим общие принципы описания, хранения и
манипулирования данными.
С понятием базы данных тесно связано понятие система управления
базой данных.
Система управления базами данных представляет собой пакет
прикладных программ и совокупность языковых средств, предназначенных для
создания, сопровождения и использования баз данных.
Прикладные программы (приложения) в составе информационных систем
служат для обработки данных, вычислений и формирования выходных
документов по заданной форме.
Большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют
размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть
программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с
потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким
образом, можно говорить о том, что в современных базах данных хранятся
отнюдь не только данные, но и информация.
В мире существует множество систем управления базами данных.
Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и
предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство
СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий.
База данных– это хранилище корпоративной информации. По сути,
Информационная Система – это хранилище информации плюс механизмы ее
изменения и инструменты обработки накопленной информации. В связи с этим
роль СУБД, на основе которой строится информационная система, является
ключевой. Надежность, производительность, защищенность,
масштабируемость информационной системы во многом определяются
качествами СУБД, являющейся сердцем любой информационной системы.