17
Органами управления ООО «Вектор Транс» является единоличный
исполнительный орган общества – директор.
Руководство отделом по работе с клиентами осуществляет главный
менеджер, у которого в подчинении находятся менеджер по работе с клиентами
и менеджер по продажам.
Менеджер по продажам отвечает за ведение учета продаж в организации.
В результате своей работы менеджер по продажам выполняет следующие
функции:
ведение прейскуранта (продукция/услуги/цены);
учет клиентов;
учет продаж;
формирование документов/отчетов.
Руководство бухгалтерской службой осуществляет бухгалтер, который
организует и контролирует бухгалтерскую деятельность организации,
правильность ведения документации и т.д.
Руководство отдела кадров осуществляет сотрудник по персоналу,
который осуществляет деятельность по подбору персонала, правильность
ведения документации, оформления договоров и т.д.
Отдел ИТ представлен следующими сотрудниками:
администратор компьютерных сетей и баз данных (администрирование
сети, компьютеров, серверов);
программист (разработка программного обеспечения, администрирование
баз данных, сопровождение программного обеспечения).
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Информация в современном мире превратилась в один из наиболее
важных ресурсов, а информационные системы (ИС) стали необходимым
инструментом практически во всех сферах деятельности. [17].
18
Для проектирования и разработки автоматизированного рабочего места
(АРМ) менеджера по продажам в информационной системе (ИС) «Продажи» в
подразделении применяются следующие средства:
система управления базами данных (СУБД) MS SQL Server 2008[11.
стр.16];
система программирования Borland Delphi XE (разработка
пользовательского интерфейса) [17. стр.18].
MS SQL Server 2008 является одной из наиболее мощных СУБД
архитектуры «клиент-сервер». Данная СУБД позволяет удовлетворить такие
требования, которые предъявляются к системам распределенной обработке
данных, как параллельная обработка данных, тиражирование данных, поддержка
больших БД на относительно не дорогих аппаратных платформах при
сохранении несмежного управления. СУБД MS SQL Server не предназначена для
разработки пользовательских приложений, а выполняет функции управления БД.
Для пользовательского приложения СУБД MS SQL Server является мощным
источником генерации и управления необходимыми данными [19. стр.28].
Среда разработки Delphi XE представляет собой интегрированную
оболочку разработчика, в состав которой входит набор специализированных
программ, которые ответственны за разные этапы создания готового
пользовательского приложения. Delphi – это язык и среда программирования,
которая относится к классу RAD-средств [29. стр.63].
Мощность и гибкость языка программирования (ЯП) Delphi является
важным достоинством языка, которое выгодно отличает данную систему
программирования от других инструментов RAD. Ядром языка Delphi является
ЯП Паскаль [27. стр.45].
Компьютеры в ООО «Вектор Транс» объединены в локальную
вычислительную сеть (ЛВС), кроме того, подключены к сети Интернет. Обмен
данными в компании между различными компьютерами осуществляется с
помощью электронной почты, сетевой папки и др.
Уровень развития ИТ в рассматриваемой организации достаточно низкий,
а именно, используется достаточно «устаревшее» программное обеспечение
19
(ПО), автоматизация бизнес-процессов находится на самом начальном уровне
своего развития.
Целью антивирусной стратегии, применяемой в организации, является
эффективное предотвращение заражения различными вирусами ИС. Другими
словами, целью является не максимально быстрое обнаружение и удаление
вирусов, а создание условий, при которых появление любого вируса на
пользовательском компьютере или на сервере рассматривается как
чрезвычайное происшествие. Следовательно, в основу стратегии антивирусной
безопасности должны быть положены следующие основные разделы:
политика антивирусной безопасности;
план действий по обеспечению антивирусной безопасности;
порядок действий в критической ситуации [5. стр.245].
Для осуществления эффективной антивирусной защиты в организации
необходимо наличие соответствующего антивирусного средства. Несмотря на
наличие разнообразных современных антивирусных программных продуктов,
принципы их работы в целом одинаковы.
Лучшим способом борьбы с вирусной атакой является ее
предотвращение. Для решения данной задачи необходимо:
соответствующим образом сконфигурировать антивирусное ПО;
использовать лицензионное ПО;
ограничить набор программ, которые пользователь может установить в
системе самостоятельно;
устранить известные уязвимые места в используемом ПО;
контролировать использование внешних накопителей информации;
разработать политику обработки информации, поступающей по
электронной почте;
разработать политику безопасности приложений, которые обрабатывают
документы с интерпретируемыми языками [26. стр.59].
Ограничение набора программ, которые пользователь может
самостоятельно установить в ОС, связано с тем, что данные программы могут
быть заражены вирусами или являться причиной успеха других атак. Кроме
20
того, следует обращать внимание на различные сервисы Internet и, в первую
очередь, на программы передачи сообщений (IRC, ICQ и др.), которые могут
передавать файлы и служить источником заражения ОС [7. стр.12].
Для защиты от вредоносного ПО на компьютеры пользователей
организации ООО «Вектор Транс» установлена лицензионная версия
антивирусной программы «Kaspersky Internet Security 2016». Данная программа
регулярно проводит сканирование системы, обновляет антивирусные базы
через Интернет, позволяет запустить принудительную проверку ОС, а также
блокирует сетевые атаки и т.д. Установка программы выполняется
администратором из отдела АСУ, лицензионный ключ приобретается сроком
действия на 1 год.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Проектируемая информационная система должна поддерживать
следующие возможности:
работа с данными (ввод/редактирование/просмотр/удаление);
поиск и выборка данных;
формирование отчетов [25].
Автоматизированное рабочее место (АРМ) менеджера по продажам в ИС
«Продажи» разработано в рамках выполнения ВКР и предназначено для
автоматизации процесса ведения учета продаж в организации.
В результате своей работы менеджер по продажам выполняет следующие
функции:
ведение прейскуранта (продукция/услуги/цены);
учет клиентов;
учет продаж;
формирование документов/отчетов. [10. стр.112].
21
Для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов предназначено
CASE-средство верхнего уровня BPwin 4.0 [18. стр.63].
Методология построения и функционального моделирования контекстной
диаграммы бизнес-процесса IDEF0 осуществляется на основании Госстандарта
[13].
На рис. 1.4 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса.
Рис. 1.4 Контекстная диаграмма IDEF0
Рассмотрим функциональную схему, которая представлена на рис.2. На
вход поступают данные в виде четырех информационных потоков:
сведения о продукции/услугах/ценах;
сведения о клиентах;
сведения о продажах.
Управляющим воздействием являются законодательство РФ, нормативные
документы, приказы, регламент.
Механизмом является непосредственно менеджер по продажам,
выполняющий весь набор функций, связанных с ведением учета продаж.
На выходе менеджером по продажам могут быть получены различные
22
отчеты и результаты запросов, поэтому они и указаны в качестве выходов на
диаграмме.
Декомпозиция контекстной диаграммы представлена на рис. 1.5.
Рис. 1.5 Диаграмма декомпозиции IDEF0
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
В рассматриваемом комплексе задач, решаемом в организации ООО
«Вектор Транс», согласно проведенному обследованию предметной области и
текущим потребностям бизнеса, была выделена задача ведения учета продаж,
подлежащая автоматизации.
Рассматриваемая задача охватывает практически все функциональные
направления деятельности организации ООО «Вектор Транс». Данное
обстоятельство обусловлено тем, что ведение продажи является сквозным,
основополагающим направлением в ведении бизнеса организации в целом.
Именно на продажу продукции/услуг ориентирована основная деятельность
организации ООО «Вектор Транс».
23
При решении задачи автоматизации задействованы следующие
информационные потоки:
входной поток: договор клиента (описание потребности; цель менеджера
по продажам – выявление реальной потребности клиента, после чего
представление ее в формализованном виде, т.е. в виде договора, который
в дальнейшем будет отправлен на исполнение);
входным потоком также является прейскурант на продукцию/услуги
(перечень продукции, цен и тарифов, который сформирован в
организации);
выходными потоками являются: договор, другие отчеты/документы.
В решении рассматриваемой задачи автоматизации принимают участие
следующие специалисты: программист и менеджер по продажам.
Предметная технология решения рассматриваемой задачи следующая:
клиент приходит в офис организации, в офисе с ним начинает работу менеджер
по продажам. В рамках данной работы выполняются следующие этапы:
изучается прейскурант, составляется и подписывается договор, в договоре
оговариваются сроки выполнения заказа и прочие условия, после чего клиент
оплачивает полную стоимость.
Все результативные показатели: отчеты, данные для клиентов, договора –
фиксируются в файлах и/или в печатном виде.
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Основными документами в структуре документооборота в организации
ООО «Вектор Транс» являются договора клиентов, которые принимаются
менеджером по продажам. Данные заказа заносятся в БД.
В настоящий момент специфика рассматриваемого бизнес-процесса
такова, что вычислительная техника (ВТ) используется исключительно для
выполнения «рутинных» операций, а именно, заполнения договора (средствами
MS Excel). Это неудобно, не эффективно и приводит к многочисленным
24
ошибкам, потере информации, поскольку передачу данных осуществляют либо в
печатном виде, либо с помощью съемных носителей данных, из-за отсутствия
увязки технических и программных средств отделов в общую ЛВС.
ВТ необходимо использовать не только для проведения расчетов, но и для
автоматизированного контроля, а также управления рутинными бизнес-
процессами.
К недостаткам, которые присущи организации документооборота в ООО
«Вектор Транс» можно отнести следующие:
невозможность расчета показателей, которые необходимы
для управления объектом вследствие сложности выполняемых
вычислений или большого объема данных;
высокая трудоемкость обработки данных;
низкая оперативность, которая снижает качество управления объектом;
несовершенство организации процессов сбора и регистрации исходных
данных по заказу клиента;
несовершенство процессов сбора, хранения, передачи, обработки, а также
защиты целостности и секретности информации, процессов выдачи
отчетных форм.
При устранении перечисленных выше недостатков предполагается, что
экономический эффект от применения ВТ в процессе организации работ по
ведению учета продаж будет достигнут.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Одной из базовых составных частей для успешной деятельности любой
организации является развитие системы обеспечения информационной
безопасности (ИБ), а также защиты данных. Необходимость проведения
мероприятий в данной области, в частности, объясняется хранением в ИС
персональных данных, которые являются конфиденциальной информацией.
25
Недобросовестные конкуренты могут пойти на противоправные действия для
того, чтобы завладеть чужыми данными, а завладев ими, использовать их во
вред конкурентам. Другой важной стороной обеспечения ИБ является защита
информации от намеренного или случайного уничтожения, что может привести
к потере информации важной как для оперативной работы организации, так и
для аналитической отчетности. [4. стр.134].
При ведении бумажного учета ситуация с обеспечением ИБ и защиты
информации обстоит достаточно посредственно. При бумажном варианте
ведения дел, кроме того, велика вероятность потери документов, намеренного
и/или случайного их уничтожения.[1. стр.45].
При использовании электронного варианта работы уровень ИБ
повышается на порядок.
Технически ИБ и защита информации осуществляется при помощи
системы паролей для доступа к ресурсам ИС разного уровня. Прежде всего, это
может быть пароль входа пользователя в операционную систему (ОС) на
рабочем месте. Ограничение прав доступа несколько осложняет работу
пользователя, однако дает гарантию защищенности данных.
Пользователь вводя свой пароль входа в ОС, получает доступ не только к
ресурсам компьютера, но также и к ресурсам ЛВС организации (возможно, если
пользователь осуществляет вход на компьютер как доменный или сетевой
пользователь). В данном случае отнестись к разграничению прав пользователей
в ЛВС необходимо более внимательно. Настроить права сетевого пользователя
необходимо таким образом, чтобы предоставить ему возможность
беспрепятственно работать со своими документами, но при этом ограничить
доступ к тем документам, прав на работу, с которыми у него нет, либо имеются
только права на просмотр. В данном случае решается одновременно задача
защиты данных от несанкционированного доступа и от случайной их порчи.
Прерогативой распределения прав пользователей обладает в организации
системный администратор. Именно системный администратор должен
разграничить права пользователей по доступу к документам и приложениям, как
в ЛВС, так и на отдельных компьютерах.
26
Вторым уровнем защиты данных является парольная защита доступа
входа в ИС.
Третьим уровнем парольной защиты данных является пароль доступа к БД
SQL Server (в случае построения клиент-серверного варианта архитектуры
работы ИС).
В дальнейшем данная копия БД может быть развернута на новом месте, и
работа с документами продолжена с того места, на котором она закончилась.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Рынок ПО для автоматизации продаж и управления взаимоотношениями с
клиентами переполнен разными CRM-системами. Среди них наибольшее
распространение получила 1С:CRM.
Подобные системы хорошо подходят для малого бизнеса. При выборе
CRM (СРМ) программы следует ориентироваться на текущие задачи, количество
пользователей, сложность бизнес-процессов, специфику работы с заказчиками и
аналитические возможности программ для продаж – от этого будет зависеть
стоимость внедрения [6. стр.201].
«Автоматизация продаж» включает в себя два модуля:
система управления продажами;
консалтинг и поддержка [8. стр.280].
«Сердцем» модуля «Система управления продажами» является программа
CRM (управление взаимоотношениями с клиентами). В качестве платформы
выбрана 1С. Разработка (адаптация), установка и настройка, другими словами –
внедрение, 1C:CRM начинается с детального обследования текущих процессов и
задач заказчика, его целей и требований. После внедрения производится
настройка системы, тестирование и запуск в работу.