66
На рисунке 20 представлен алгоритм создания документов. Создание
документов осуществляется аналогично заполнению справочников. Пользователь
нажимает кнопку «Создать», при этом открывается форма документа. Пользователь
заполняет поля и нажимает кнопку «Сохранить».
Начало
Открытие формы документа
AddButton ->
onclick
Заполнение формы документа
Да
SaveButton ->
onclick
Сохранение документа
Да
CloseButton ->
onclick
Закрытие формы документа
Да
Нет
Нет
Конец
Нет
Рисунок 20. Алгоритм создания документа
На рисунке 21 представлен алгоритм формирования отчетности. Для того,
чтобы сформировать отчет, пользователю необходимо ввести параметры выборки:
67
дату начала формирования отчета и дату окончания. Затем система формирует
форму отчета и выводит показатели.
Начало
Ввод параметров выборки
ExecButton ->
onclick
Выборка данных из таблицы «Заказ»,
«Позиция», «Организация»
Да
Загрузка элементов отчетной формы
Нет
Конец
Группировка данных
Рисунок 21. Алгоритм формирования отчетности
Программный код разработанной системы представлен в Приложении 1.
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание
Для разработки контрольного примера реализации проекта и его описания
необходимо:
1. Описать тестовые данные, которые необходимы для проверки
работоспособности основных функций проекта.
68
2. Описать процесс обработки тестовых данных.
3. Описать результаты обработки тестовых данных.
Реализация контрольного примера состоит из следующих этапов:
1. Ввод тестовых данных в справочники.
2. Результат формирования отчета.
Работа с приложением начинается с авторизации пользователя. Пользователь
вводит в поля формы авторизации свои учетные данные. Форма авторизации
представлена на рисунке 22.
Рисунок 22. Форма авторизации
Если данные были введены верно, загружается главная форма приложения. На
главной форме расположено главное меню приложения, с помощью которого
осуществляется взаимодействие системы с пользователем. Также на главной форме
расположены поля поиска радиоэлектронных компонентов по следующим
параметрам:
1. Наименование.
2. Производитель.
3. Поставщик.
Главная форма приложения представлена на рисунке 23.
Рисунок 23. Главная форма приложения
69
Для начала работы в системе необходимо заполнить справочники. На рисунке
24 представлено заполнение справочника «Сотрудник».
Рисунок 24. Форма справочника «Сотрудник»
Заполним справочник «Организационно-правовая форма». Этот справочник
применяется для того, чтобы избежать дублирования информации об организации.
Форма справочника «Организационно-правовая форма» представлен на рисунке 25.
Рисунок 25. Форма справочника «Организационно-правовая форма»
На рисунке 26 представлено заполнение справочника «Организация». В этом
справочнике представлены данные не только о поставщиках радиоэлектронных
компонентов, но и о самой организации.
На рисунке 27 представлен ввода данных в справочник «Группа
радиоэлектронных компонентов». Этот справочник предназначен для группировки
всех радиоэлектронных компонентов.
70
Рисунок 26. Форма справочника «Организация»
Рисунок 27. Форма справочника «Группа радиоэлектронных
компонентов»
На рисунке 28 представлено заполнение справочника «Компонент».
Рисунок 28. Заполнение справочника «Компонент»
После заполнения справочников можно приступить к поиску компонентов и
созданию заказов. Форма создания заказа представлена на рисунке 29. На форме
расположены поля для выбора компонентов из справочника. А также при
завершении формирования заказа есть возможность печати накладной. При
получении заказов, сотрудник отдела закупок вводит дату получения заказа на
71
форме заказа и нажимает кнопку «Сохранить». Это дает возможность отслеживания
выполнения заказа.
Рисунок 29. Форма создания заказа
В результате работы с системой формируется отчетная форма, на которой
представлены данные о выполнении заказов. Отчетная форма представлена на
рисунке 30.
Рисунок 30. Отчетная форма
72
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
Для того чтобы оценить эффективность внедрения информационных систем
существует несколько подходов. Например, при использовании метода «от
противного» происходит оценка потерь компании, в отсутствии информационной
системы. Так же можно воспользоваться методом расчета окупаемости инвестиций
(ReturnOnInvestment- ROI), при этом стоимость расчета эффективности по этому
методу может оказаться соизмеримой с проектом внедрения ИС. В таких случаях
становится целесообразным использование подхода, основанного на четкой
постановке измеримых целей перед началом проекта и контроле их достижения по
его результатам.
Несомненным является тот факт, что, с одной стороны, внедрение ИС
позволяет оптимизировать бизнес-процессы и увеличить стоимость бизнеса, но, с
другой стороны, финансовые вложения в ИС являются прежде всего затратами
компании. Важно помнить, что затраты на ИС включают не только стоимость
приобретения или разработки ИС, но и затраты при сопровождении и опытной
эксплуатации системы. Такие затраты могут значительно превысить затраты на
предыдущих этапах.
Для проведения оценки эффективности внедрения информационных
технологий необходимо выполнить следующие этапы:
1. Фиксация стратегических целей компании.
2. Определение структуры основных бизнес-процессов.
3. Оценка бизнес-процессов с позиции их влияния на достижение
стратегических целей.
4. Определение показателей, позволяющих провести измерение этого
влияния.
5. Определение для каждого бизнес-процесса факторов, которые
оказывают как положительное, так и отрицательное влияние.
6. Подбор количественных показателей, отражающих влияние этих
факторов. Например, «сокращение числа отказов клиентов позволит увеличить
73
оборот в 2 раза»; или «сокращение объема запасов сырья на 15% позволяет
экономить расходы на хранение на 30%» и т.д.
7. Расчет этих показателей в стоимостном выражении и включение их в
обоснование экономического эффекта внедрения системы.
Степень эффективности функционирования информационной системы
необходимо оценивать не только набором количественных метрик, но и
качественных показателей.
Внедрение информационной системы позволит связать планируемые и
фактические данные предприятия, формировать оперативную план-фактную
отчетность. Такая система планирования и анализа обеспечивает прозрачность
финансово-хозяйственных показателей, управляемость, гибкость в принятии
оперативных управленческих решений.
Прозрачность финансово-хозяйственной деятельности достигается за счет
унификации основных финансовых и нефинансовых показателей для различных
направлений бизнеса и подразделений и возможности быстрого и прямого доступа
к этим данным для руководителей различного уровня.
Управляемость достигается за счет использования показателей деятельности
отдельных подразделений как инструмента планирования, контроля и мотивации.
Возможность оперативно адаптировать модель бюджетного управления к
изменениям требований бизнеса, внешних условий и пр. обеспечивает гибкость в
управлении. Помимо этого, система бюджетирования предоставляет такие
преимущества, как возможность моделирования для расчета различных вариантов
планов; повышение экономической обоснованности принимаемых решений; рост
профессиональных навыков персонала в области финансового управления и др.
Количественные показатели выражаются в виде результатов внедрения
эффективной информационной системы управления организацией. Поэтому степень
эффективности внедрения можно оценить и определенными измеримыми
экономическими показателями. Например, при внедрении системы может
наблюдаться сокращение потребности в оборотных средствах на 10-30%, а снижение
прямых операционных расходов на 3-20%. Внедрение информационной системы
может приводить к существенному сокращению времени, которое затрачивают
менеджеры разных уровней и специалисты финансовых подразделений на
74
формирование и согласование бюджета, формирование отчетности и план-фактный
анализ.
Таким образом, четко поставив цели и сформулировав задачи внедрения
информационной системы в начале проекта, компания тем самым сама определяет
результаты, которых хочет достигнуть.
Как правило, эффективность проекта подразумевает соотношение затрат и
результатов проекта. Затраты проекта включают совокупные затраты на
приобретение, установку, настройку и поддержку программного обеспечения, а
также расходы, связанные с приобретением и поддержкой требуемых технических
средств, обучением персонала и т.д. Также в них можно включить расходы, которые
связаны с организационными изменениями в бизнес-процессах компании, но расчет
их оценки может являться неточным. Результаты эффективности внедрения
достигаются так же и в последующей эксплуатации программного обеспечения.
Иногда сложно сразу вычислить прямой экономический или какой-либо другой
эффект от проекта.
Существующие методы оценки эффективности внедрения информационных
технологий делятся на две группы в зависимости от используемого подхода к
оценке:
1. Апостериорный подход объединяет методы непосредственной оценки
результатов внедрения информационных систем на этапе эксплуатации системы.
Данные методы учитывают различные ключевые факторы до и после внедрения
информационной системы и сравнение результата с затраченными усилиями на
реализацию проекта внедрения системы.
2. Априорный подход – объединяет методы оценки и прогнозирования
результатов внедрения информационной системы на этапе выбора решения и
согласования объемов инвестиций. В данных методах используются прогнозные
значения ключевых факторов, которые определяются на основании построенных
моделей, при этом могут быть учтены различные виды рисков, влияющие как на
эффекты, так и на затраты проекта внедрения информационной системы, а также
различные неявные возможности.
Рассмотрим особенности этих групп методов. В случае, когда до начала
внедрения системы зафиксированы измеримые цели этого внедрения (например,
75
сокращение производственного цикла на 20%, увеличение выручки на 10%),
применение методов оценки эффективности в рамках апостериорного подхода
сводится к сравнению планируемых и достигнутых результатов, которые имеются
по всем заявленным целевым показателям. При этом точный результат изменений
целевых показателей можно получить только в том случае, если известны их
методика измерения и значения до внедрения системы. В качестве примера можно
привести измерение длительности бизнес-процессов до и после внедрения системы.
В некоторых случаях, как в приведенном примере, получение количественных
значений показателей может оказаться достаточно трудоемким. Основная проблема
рассматриваемого подхода – это доказать, что изменения в компании, если они и
произошли, связаны именно с внедряемой информационной системой, а не с тем,
что, например, менеджмент компании начал принимать более эффективные решения
вследствие изменения экономической конъюнктуры и т.д. При этом в компании
могут параллельно внедряться несколько информационных систем, что еще более
усложняет задачу оценки.
Опыт внедрения информационных технологий крупных компаний
показывает, что среди существующих методов оценки эффективности наиболее
привлекательными являются методы, позволяющие оценить искомую
эффективность до реализации самого проекта, на этапе технико-экономического
обоснования, другими словами, методы в рамках априорного подхода. К ним
относятся следующие показатели:
IRR (Internal Rate of Return);
ROI (Return on Investment);
TEI (Total Economic Impact);
NPV (Net Present Value);
BSC (Balanced Scorecard);
EVA (Economic Value Added).
Проведение оценки в рамках данного подхода до начала реализации самого
проекта, позволит ответить на вопрос, а стоит ли вообще инвестировать в данный
ИТ-проект. Так, рассчитав рентабельность инвестиций и сравнив полученный
показатель, например, со ставкой по банковским депозитам или с установленной в
компании внутренней нормой доходности, в случае превышения первого над