62
«Организация». Выбрав, все необходимые поля нажимаем кнопку «Готово» (см.
рис.26). На экран будет выведен сформированный запрос, с выбранными полями.
Рис. 25. Создание простых запросов
Рис. 26. Выбираем необходимые поля
63
2. Редактирование созданных запросов.
Находим, ранее созданный запрос щелкаем правой кнопкой «мышки»,
выбираем «конструктор», откроется окно «конструктора». В строке «условие
отбора» для поля фамилия, вводим выражение «Like [Введите фамилию
клиента]», данное выражение используется, чтобы при каждом запуске запроса
параметр фамилия задавался пользователем.
3. Создание перекрестных запросов с помощью «мастера»
Для создания перекрестного запроса нам потребуется дополнительный
простой запрос, который мы создадим аналогично, как предыдущий. После того,
как промежуточные этапы выполнены. Мы запускаем «мастер запросов» в
качестве вида запросов выбираем перекрестный запрос, откроется окно для
выбора запросов или таблиц, из списка запросов выберем запрос,
подготовленный раннее, нажимаем кнопку «далее».
Затем выбираем поля значение, которых будут использованы в качестве
заголовков строк, в нашем случае это фамилия , нажимаем кнопку «далее».
В следующем окне выберем поля для использования их значений в
качестве заголовков столбцов, в нашем случае мы выбираем поле
«ОписаниеУслуги» и нажимаем кнопку «далее».
В следующем окне в качестве функции выбираем значение «число» (см.
рис.27), также поставим галочку для того, чтобы вычислить итоговое значение,
нажимаем «Далее», задаем имя запроса и жмем кнопку «Готово»
Рис. 27. Перекрестный запрос завершение
64
3.5. Создание форм
Формы позволяют вводить данные в таблицы базы без непосредственного
доступа к самим таблицам.
Автоформы — в отличие от таблиц, структуру которых лучше
формировать вручную, формы удобно готовить с помощью средств
автоматизации. Существуют три вида автоформ: «в столбец», «ленточные» и
«табличные». Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи – она
удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» автоформа отображает
одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода
данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от
таблицы, на которой она основана.
Создадим форму для удаления и добавления клиентов, для этого выделим
таблицу «Клиенты» нажмем кнопку на панели инструментов, в
открывшемся макете форм выбираем подходящий дизайн. Настраиваем размер
полей, после чего открываем эту форму в конструкторе, на панели инструментов
конструктора, выбираем объект «Кнопка» добавляем кнопки для добавления и
удаления клиентов, а также кнопку для закрытия формы.
Точно также создаем форму для добавления и удаления сотрудников,
форма для добавления сотрудников.
3.6. Создание отчетов
Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации просмотра
и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты
сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки
и диаграммы.
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или
создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю
рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера
выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и
65
отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для
опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий
основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим
конструктора и внести изменения в стандартный макет.
3.7. Интерфейс БД
В качестве навигации по базе данных выбраны кнопочные формы, в базе
данных создано пять кнопочных форм, одна главная и четыре побочных.
Для создания кнопочной формы на панели инструментов нажмем кнопку
, которая запустит «Диспетчер кнопочных форм», в открывшемся окне,
нажмем кнопку создать, назовем созданную нами кнопочную форму, как
«Главная», кликаем «ОК».
После того, как необходимые кнопочные формы созданы, создаем ссылки
на главной форме на побочные формы, для этого выделяем главную кнопочную
форму и нажимаем кнопку «Изменить», в открывшемся окне нажимаем кнопку
«создать». В поле «текст» вводим «Работа с заказами» — это будет служить
названием кнопки, в поле «команда» выбираем перейти к кнопочной форме, в
поле «кнопочная форма» выбираем «Работа с клиентами».
Аналогичным способом создаем все остальные ссылки на побочные
формы, также создадим кнопку для выхода из базы данных, для этого в поле
«команда» выбираем «выйти из приложения». С помощью макроса можно
создать кнопку для выхода из главной кнопочной формы в окно базы данных,
для этого в поле команда выбираем «выполнить макрос», в поле «макрос»
выбираем ранее созданный макрос.
Создав, все необходимые ссылки, приступим, к оформлению кнопочной
формы для этого в списке форм, выбираем кнопочная форма, нажимаем на нее
правой кнопкой «мышки» выбираем «Конструктор».
Откроется окно конструктора (см. рис.28), в окне конструктора мы видим
панель инструментов, поле свойств, а также сам макет формы. На панели
66
инструментов нажмем кнопку – с помощью этой кнопкой мы вставим
необходимые рисунки для оформления нашей кнопочной формы. Нажав, данную
кнопку выделяем область, куда хотим вставить картинку, открывается окно, где
указываем путь к нашей картинке. Аналогичным способом вставляем все
необходимые картинки, на страницы свойств (см. рис.23) можно задать все
необходимые параметры для вставленных объектов. Настроив, все необходимые
объекты на кнопочной форме, сохраним полученную форму.
Рис. 28. Окно конструктора
На главной кнопочной форме мы видим ссылки:
1) справочники;
2) статистика;
3) работа с заказами;
4) работа с клиентами;
5) выход.
Щелкнув, на ссылку «работа с клиентом» мы перейдем на побочную
кнопочную форму (см. рис.29), где находятся данные на сотрудников, клиентов,
поставщиков, сведения о товаре и ссылка для возврата на главную кнопочную
форму.
67
Рис. 29. Справочники
На рисунке 30, мы видим побочную форму «Клиенты», на ней
расположены информация о клиентах, количество и дата сделанных ими заказов.
Рис. 30. Клиенты
68
Расчет затрат на реализацию проекта
Экономическое обоснование внедрения данного проекта.
Сумма затрат на реализацию проекта складываются из:
1. Стоимость платного пакета Microsoft Office;
2. Заработной платы профессионального программиста.
Описание проекта:
Поскольку все работы по созданию базы данных производятся
стандартными методами, нам потребуется одна единственная программа
Microsoft Access, стоимость корпоративной лицензии данной программы
составляет — 10350 руб.
Текущие затраты.
1. Cтоимость корпоративной лицензии данной программы составляет —
10350 руб.;
2. Работа над базой данных велась в течение двух рабочих недель, по шесть
часов в день, итого 72 рабочих часа, чтобы затраты были более реальными,
рассчитаем заработную плату профессионального программиста. Чтобы
рассчитать заработную плату программиста, мы умножим стоимость одного
рабочего часа на количество часов и получим — 72 * 350 рублей = 25200 рублей.
Выводы. Проект решения.
Все работы по созданию базы данных проводились собственными силами,
поэтому сосчитаем не заработную плату, а затраченное время. Затратив сумму в
размере 35550 рублей, компания получит работоспособную базу данных,
которая способна:
1. Сократить время оформления заказа.
2. Вести своевременный учет клиентов.
3. Мгновенно выводить отчеты о проделанной работе.
69
Заключение
В ходе выполнения данной выпускной квалификационной работы собрана
информация о теории создания баз данных, после чего было выбрано средство
создания базы данных, таким средством стала СУБД Microsoft Access.
Была спроектирована и создана база данных. В ней реализованы все
основные аспекты современных баз данных, в том числе язык запросов SQL.
Достигнута цель работы – создание клиентской базы данных для
автоматизации учета клиентов в компании ООО «Ластик» базы данных,
которая реализовала автоматизацию учета клиентов, хранение данных в файлах,
организацию доступа к ним и редактирование.
В ходе работы над программой были изучены методы проектирования баз
данных и работа с ними, исследована методология проектирования по
предметной области, ознакомились с одним из наиболее используемых языков
для создания запросов SQL.
Были рассмотрены различные информационные системы, а также их
достоинства и недостатки. Существующие в данный момент на предприятии
системы очень просты и легки для обучения, однако каждая из них имеет свою
базу данных, что увеличивает затраты времени при осуществлении
документооборота и следовательно увеличивает трудозатраты сотрудников.
Этот недостаток можно устранить путем внедрения программы Microsoft Access
''. Стоимость корпоративной лицензии данной программы составляет — 10350
руб.
Расчет экономической эффективности от внедрения данного проекта
показал, что затратив сумму в размере 35550 рублей, компания ООО «Ластик»
получит работоспособную базу данных, которая способна:
1) сократить время оформления заказа;
2) обеспечить своевременный учет клиентов;
3) выводить различные отчеты.
70
Список использованных источников
1. Автоматизированные информационные технологии и
информационные системы в менеджменте: / Под общ. ред. Трубилина И. Т.,
М.: Финансы и статистика, 2014. 405 с.
2. Барановская П.H. и др. Информационные системы и технологии в
экономике. – М.: Издательство: Финансы и статистика, 2013. 416 с.
3. Бекаревич Ю.O, Пушкина Н.K. Самоучитель Microsoft Access 2013
Издательство: БХВПетербург, 2014 [Электронный ресурс]. URL:
http://msa.polarcom.ru/st/s0000089.htm
4. Бурков В.В., Новиков Д.Е. Как управлять проектами. М.: Синтег
Гео, 2012. 188 с.
5. Васюков, О.Г. Управление данными : учебнометодическое пособие
/ О.Г. Васюков ; Министерство образования и науки РФ, Федеральное
государственное бюджетное образовательное учреждение высшего
профессионального образования «Самарский государственный архитектурно
строительный университет». Самара : Самарский государственный
архитектурностроительный университет, 2014. 161 с. : табл., ил. Библиогр. в
кн. ISBN 9785958506088 ; То же [Электронный ресурс]. URL:
//biblioclub.ru/index.php?page=book&id=438334
6. Гринберг А.С., Шестаков В.М. Информационные технологии
моделирования процессов управления экономикой. – М.: Издательство: Юнити
Дана, 2013. – 400 c.
7. Жданов С.А. Информационные системы : учебник / С.А. Жданов,
М.Л. Соболева, А.С. Алфимова. М. : Прометей, 2015. 302 с. : табл., схем., ил.
Библиогр. в кн. ISBN 9785990626447 ; То же [Электронный ресурс]. URL:
//biblioclub.ru/index.php?page=book&id=426722
8. Карчевский Е.М., Филиппов И.Е., Филиппова И.А. Access 2010 в
примерах. Учебное пособие. Казанский университет, 2015.
71
9. Князева М. Д., Персональная база данных для менеджера: Учебное
пособие. – М.: Форум, 2014. 224 с.
10. Королев В.Т. Технология ведения баз данных : учебное пособие /
В.Т. Королев, Е.А. Контарёв, А.М. Черных ; Федеральное государственное
бюджетное образовательное учреждение высшего образования Российский
государственный университет правосудия. М. : Российский государственный
университет правосудия, 2015. 108 с. : ил. Библ. в кн. ISBN 978593916470
2 ; То же [Электронный ресурс]. URL:
//biblioclub.ru/index.php?page=book&id=439575
11. Кузин А.В., Левонисова С.В. Базы данных (5е изд.). – M.:
Академия, 2014. 317 с.
12. Липаев В.M., Филинов Е.B. Мобильность программ и данных в
открытых информационных системах. М.: РФФИ, 2014. – 382 c.
13. Меняев М.Ф. Информационные технологии управления. Книга 3.
Системы управления организацией, 2014. 464 с.
14. Одиночкина С.В. Разработка баз данных в Microsoft Access 2010: /
СПб.: НИУ ИТМО, 2014. – 81 c.
15. Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных
систем. – M.: Издательство: ДМК Пресс, 2013. 256 с.
16. Сирант О.В. Работа с базами данных / О.В. Сирант, Т.А. Коваленко.
2е изд., испр. М. : Национальный Открытый Университет «ИНТУИТ», 2016.
150 с. : схем., ил. Библиогр. в кн. ; То же [Электронный ресурс]. URL:
//biblioclub.ru/index.php?page=book&id=428978
17. Титоренко А.M. Автоматизированные информационные технологии
в экономике. М.: Юнити, 2013. 400 с.
18. Чурбанова О.В. Базы данных и знаний. Проектирование баз данных
в Microsoft Access: учебнометодическое пособие / О.В. Чурбанова,
А.Л. Чурбанов ; Министерство образования и науки Российской Федерации,
Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова.
Архангельск : САФУ, 2015. 152 с. : ил., схем., табл. Библиогр. в кн. ISBN