52
2.3. Необходимость создания базы данных
В данный момент в ООО «Ластик» отсутствует вообще какаялибо база
данных, на каждый заказ товара отдельно заводится запись, которая в
дальнейшем поступает в магазин, после чего заказ начинает выполняться. Мы
же попробуем автоматизировать данный процесс, тем самым сократить время
прохождения данного процесса, увеличить скорость выполнения заказа,
систематизировать данные о клиентах, сотрудниках, оказываемых услугах. С
помощью созданной базы, можно будет выявить постоянных клиентов,
разработать систему скидок, тем самым подогреть интерес к компании. Также
можно будет в автоматическом режиме следить за выполнением заказов
отдельными сотрудниками компании.
В итоге необходимость создания базы данных обосновывается:
сокращением времени оформления заказов;
1) обеспечением своевременного учета клиентов;
2) возможностью долговременного хранения больших объемов
информации в удобной форме;
3) выводом отчетов о проделанной работе.
53
3. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ
3.1. Краткая характеристика СУБД MS ACCESS
Система управления базами данных Microsoft Access является одним из
самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии
Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и
обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц,
графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web
страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с
помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет
использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и
серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению.
Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами
данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и
другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в
которой они были созданы. Основу базы данных составляют хранящиеся в ней
данные. Кроме того, в базе данных Access есть другие важные компоненты,
которые называются объектами. Объектами Access являются:
Таблицы – содержат данные.
Запросы – позволяют задавать условия для отбора данных и вносить
изменения в данные.
Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию.
Страницы – файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language, Язык
разметки гипертекста), позволяющие просматривать данные Access с помощью
броузера Internet Explorer.
Отчеты – позволяют обобщать и распечатывать информацию.
Макросы – выполняют одну или несколько операций автоматически.
54
3.2. Создание таблиц
Реляционные БД представляют связанную между собой совокупность
таблицсущностей базы данных (ТБД). Связь между таблицами может находить
свое отражение в структуре данных, а может только подразумеваться, то есть
присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД
представляется как совокупность строк и столбцов. Где строки соответствуют
экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы атрибутам
(признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.
При практической разработке БД таблицысущности зовутся таблицами,
строкиэкземпляры записями, столбцыатрибуты полями.
Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том,
что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и
задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация
данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их
ввод и организацию запросов и отчетов.
Для решения поставленной задачи принята схема базы данных,
представленная на Рис. 13. Для открытия схемы данных необходимо выбрать
команду «Схема данных» в меню «Сервис». В данной схеме представлена
взаимосвязь всех таблиц базы данных и отношения между ними.
Составляющими базу данных являются пять таблиц:
«Клиенты» – содержит информацию о клиентах (Код Клиента,
Организация, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Телефон);
«Заказы» – содержит информацию о заказах (Код Заказа, Код Клиента,
Код Товара, Количество, Дата Заказа, Код Сотрудника, Выполнен);
«Поставщики» – содержит информацию о поставщиках (Код Поставщика,
Организация, Адрес, телефон);
«Сотрудники» – содержит информацию о сотрудниках (Код Сотрудника,
Фамилия, Имя, Отчество, Паспортные данные, Должность, Пол).
55
«Товары» – содержит информацию о товарах (Код Товара, Наименование,
Цена, Классификация, Код Поставщика).
Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо:
1) открыть базу данных;
2) на вкладке «Таблицы» выбрать «Создание таблицы в режиме
конструктора», откроется окно конструктора;
3) ввести имена полей таблицы и выбрать тип данных для каждого поля;
4) изменить свойства полей, если это необходимо;
5) выбрать ключевое поле, если это необходимо;
6) выполнить «Файл» «Сохранить» и сохранить таблицу, при этом, если
ключевое поле не было выбрано, Access предложит его создать;
7) закрыть таблицу.
Ниже описаны структуры таблиц нашей базы данных, таблица «Клиенты»
предназначена для однозначной идентификации клиентов. Структура таблицы
«Клиенты» представлена на рисунке 12, а на рисунке 13 представлен вид
таблицы.
Рис. 12. Структура таблицы «Клиенты»
56
Рис. 13. Вид таблицы «Клиенты»
Таблица «Заказы», предназначена, для хранения информации о заказе, о
ходе выполнения заказа, дате выполнения и принятия заказа, код сотрудника
выполняющего заказ, код клиента сделавшего заказ, а также количество товара
для заказа. Структура таблицы представлена на рисунке 14.
Рис. 14. Структура таблицы «Заказы»
Вид таблицы «Заказы» представлен на рисунке 15.
Рис. 15. Вид таблицы «Заказы»
57
Таблица «Поставщики», предназначена для хранения информации о
Поставщиках (фамилия, имя, должность, телефон…). Структура таблицы
представлена на рисунке 16, а вид таблицы на рисунке 17.
Рис. 16. Структура таблицы «Поставщики»
Рис. 17. Вид таблицы «Поставщики»
Таблица «Сотрудники», в ней представлен список услуг, которые
предоставляет компания, а также их стоимость. На рисунке 18 представлена
структура таблицы.
Рис. 18. Структура таблицы «Сотрудники»
58
На рисунке 19 представлен вид к данной таблице.
Рис. 19. Вид таблицы «Сотрудники»
Таблица «Сотрудники», в ней представлен список услуг, которые
предоставляет компания, а также их стоимость. На рисунке 20 представлена
структура таблицы.
Рис. 20. Структура таблицы «Товары»
3.3. Создания связей между таблиц
После того как создание таблиц завершено, приступим к созданию связей
между таблицами. Вся необходимая работа по созданию связей
осуществляется в специальном окне «Схема Данных», которое открывается с
помощью кнопки на панели инструментов или командой Сервис Схема
данных.
Одновременно с открытием окна Схема данных открывается диалоговое
окно Добавление таблицы (Рис.21), из которого выбираются таблицы, между
которыми создаются связи.
59
Рис. 21. Добавление таблиц
Добавление таблиц осуществляется выделением их в списке и щелчком на
кнопке «Добавить». После добавления всех необходимых таблиц, окно
Добавление таблиц, закрывается щелчком на кнопке «Закрыть».
В итоге в окне Схема данных будут представлены все таблицы,
создаваемой базы данных со списками своих полей. Ключевые поля выделены
жирным шрифтом, на рисунке 22 отображена схема данных.
Рис. 22. Схема данных
60
Определение связи по простому ключу. Для установки связи по простому
ключу выделяется Первичный ключ в родительской таблице и затем мышкой
перетаскивается на дочернюю (подчиненную) таблицу. После того как кнопка
мыши отпускается, появляется диалоговое окно Изменение связей (Рис. 23), в
котором видно по каким полям устанавливается связь. В этом же окне
обеспечивается целостность БД, отметкой параметров Обеспечение целостности
данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление
связанных полей.
Рис. 23. Изменение связей
После нажатия кнопки «ОК» между таблицами будет установлена связь
«Один ко многим», обозначенная на схеме, как «1 : ∞».
3.4. Создание запросов
Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в
таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и
изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве
источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые
значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной
таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.
61
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера
запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от
ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать
запросы можно в режиме конструктора.
1. Построение запросов с помощью «мастера запросов».
Для создания запросов с помощью «мастера запросов» выбираем на панели
инструментов кнопку откроется окно «Новый запрос», которое видно на
рисунке 24, в нем мы видим запросы, которые можно создать с помощью
«мастера запросов».
Рис. 24. Окно «новый запрос»
Далее выбираем вид запроса, нажимаем кнопку «ОК», открывается окно
«Создание простых запросов» (см. рис.25). В выпадающем меню «Таблицы и
Запросы», выбираем таблицу «Товары», в поле «Доступные поля». Выберем
Наименование и Цена, далее сменим таблицу «Товары», на таблицу «Заказы»,
выберем поля «Дата Заказа», выберем из таблицы «Сотрудники» поле
«Фамилия», «Имя», «Отчество»и из таблицы «Поставщики» поле