106
Рисунок 2.17 Параметры документа
Учетная карточка формируется в формате Excel.
Рисунок 2.18 Учетная карточка документа
107
К каждому документу можно настроить параметры доступа через
добавление правил:
Рисунок 2.19 Права доступа
Кроме того, имеется возможность просмотра и редактирования
прикрепленных к документу файлов:
Рисунок 2.20 Файлы документа
Администратору также доступна работа со справочниками системы, в том
числе разделами номенклатуры.
108
Рисунок 2.21 Разделы номенклатуры
Фрагмент листинга программных модулей приведен в Приложении.
Таким образом, во второй главе работы проведено проектирование
информационной системы документооборота, в том числе разработана база
данных и комплект диаграмм, позволяющих иллюстрировать функциональность
системы, а также описан порядок работы с ней.
109
5 Обоснование экономической эффективности проекта
5.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Анализ результативности ИС включает в себя процесс, состоящий из
описания, доказательства и определения ого, как эффективно в экономическом
плане стало внедрение ИС для фирмы. А полезность тут выражается в рамках
классического денежного эквивалента той разницы доходов и расходов фирмы
по факту вложений в новую ИС.
Учетом уровня эффективности ИС выступает метод или средство
реализации обобщенной оценки ИС. Такие методики состоят из формальных и
неформальных процедур, причем неформальные реализуются на базе цифровых
данных, субъективных и быстрых методов оценивания. Но более правильные,
рациональные, базируются на простых данных оценивания.
Сегодня внедрение современной ИС – дело дорогое. Присутствие фирмы в
рыночном секторе часто ведет к исследованию доступных экономических
последствий, а еще лучше - оценки качества любого шага в рамках перевода
системы контроля компании.
Изучить эффективность ИС – это непростое и долгое дело, требующее
много технических и экономических навыков. И лишь взаимодействие этих двух
компонентов помогает привести к точному и корректному итогу анализа.
Предлагать на рынке ИС в период высокой конкуренции нет смысла без
оценки возможной экономической результативности. Также статистическая
оценка окупаемости и качества внедрения в 40-70% случаев связана с неверным
внедрением.
Эксперты по созданию, продвижению и поддержке ИС должны
изначально оценить новый проект. Также они обязаны периодически
контролировать систему на предмет совпадения используемой технологии и
пути развития компании. И весь механизм оценки затрат и желаемого эффекта
обязан являться отдельной процедурой, которая проводится в процессе
реализации и установки системы, чтобы по итогу иметь некий смысл и активно
влиять на эффективность работы.
110
Часто имеется ряд этапов оценки результативности ИС:
• Классическая оценка эффективности в рамках доходов и расходов;
• Учет цены владения такой системой;
• Оценка ИС в рамках инвестиционного проекта;
• Установка системы принятых показателей для определения
экономического роста.
Оценку проводят для каждого принципа (технического, регионального и
денежного). Сюда также можно отнести:
• Описание проекта в рамках всего ЖЦ;
• Создание модели денежных потоков;
• Описание вариантов сравнения пары проектов;
• Эффективность и длительность;
• Описание затраченного времени;
• Описание расходов и поступлений от проекта;
• Изучение ситуации без участия проекта и совместно с ним;
• Описание явных последствий;
• Описание разных составляющих проекта;
• Проведение многоуровневой оценки;
• Описание влияние финансового проекта;
• Повышение инфляции;
• Сторонние факторы.
Итоги подобной эффективности проекта отражают дальнейшую суть
использования ИС. Но для учета рыночной эффективности работы часто
используют ряд рыночных показателей:
• Совокупная прибыль;
• Совокупный доход;
• Процент доходности;
• Показатели доходности денежного вложения;
• Период окупаемости проекта.
По итогу из описанного выше делаем вывод, что процедура учета
эффективности сложна и не так однозначна. Для каждого случая есть свой
отдельный подход. Неправильно исключать некоторые методики, которые
111
уменьшают влияние человека и минимизируют разницу отсутствия требуемых
данных.
В нашем случае, т.к. системы создается не для продажи, а для
использования в фирме, нужно учесть результативность исходя из изменения
затрат на производство. В рамках подсчета сравнить итоги анализа данных,
которые получаются при классическом бизнес-процессе и после внедрения
приведенной выше системы. Итоговая эффективность автоматизированного
анализа данных при показателе минимизации экономических стоимостных
затрат на изменение затрат. В рамках оценки результативности в ценовом
диапазоне есть 2 группы параметров – понижение трудозатрат и падение
стоимости.
Для проведения анализа экономической эффективности внедрения
разработанной системы к существующим ИС определим процессы, которые
будут им автоматизироваться. Для этого выберем методику сравнения
внедряемой ИС с уже существующей.
Эта методика была выбрана, потому что новая ИС призвана не заменить,
существующие в компьютерном парке программные комплексы, а лишь
дополнить новыми функциями часть процессов фирмы. В результате ее
внедрения не потребуется вносить существенных изменений ни в программную,
ни в аппаратную структуру компании.
Прямой эффект – понятие, обобщающее снижение трудозатрат и
реализации одинакового объема операций, а также снижение финальной
стоимости.
Обычно трудозатраты можно рассчитать по следующим формулам:
1. абсолютное снижение трудозатрат (∆Т), измеряется в часах за год:
∆Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
показывает трудозатраты в часах за год на обработку данных в
базовом варианте;
Т
1
отражает трудозатраты в часах за год на обработку данных в
внедряемом варианте;
2. параметр относительного снижения трудозатрат (К
Т
):
К
Т
=∆Т / T
0
* 100% (2)
112
3. индикатор уменьшения трудозатрат или повышение
производительности труда (Y
T
):
Y
T
= T
0
/ T
1
(3)
Динамика стоимостных затрат рассчитывается по аналогичным формулам:
1. абсолютное уменьшение стоимостных затрат (∆С) в рублях за год:
∆С = С
0
- С
1,
(4)
где С
0
является стоимостной затратой в рублях за год на обработку
данных в базовом варианте;
С
1
показывает стоимостные затраты в рублях за год на обработку данных
в внедряемом варианте;
2. величина относительного снижения стоимостных затрат (K
C
):
К
C
=∆C / C
0
* 100% (5)
3. индикатор снижения стоимостных затрат или повышение
суммарной прибыли (Y
С
):
Y
С
= С
0
/ С
1.
(6)
Помимо рассмотренных выше показателей правильно будет также
рассчитать период окупаемости расходов на внедрение проекта
автоматизированной обработки данных (Т
ок
), рассчитываемый в годах, частях
года или в месяцах года:
Т
ок
= К
П
/∆C , (7)
где К
П
является затратами на создание проекта (проектирование и
установка).
5.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
В соответствии с выбранной выше методикой произведем расчет
основных показателей экономической эффективности разработанной
информационной системы.
Для этого необходимо оценить объемы обрабатываемой информации в
базовом и проектном варианте.
Для того, чтобы оценить экономическую эффективность разработанной
системы, оценим трудовые и стоимостные затраты до и после использования
113
разработанной ИС. При этом будем учитывать среднечасовую заработную плату
пользователя системы, которая составляет 200 рублей в час, а также объем
используемых в работе системы документов. Используемые в работе
разработанной системы документы имеют следующий объем (таблица 3.1).
Таблица 3.1
Характеристика документов, используемых в системе
Документ
Периодичнос
ть
возникновен
ия (в месяц
Кол-во
документ
о-строк в
одном
документ
е
Общий объем
в год,
документостр
ок
Перечень отделов предприятия;
10
100
12000
Список сотрудников предприятия;
1
30
360
Номенклатура дел.
30
500
180000
ВСЕГО за входные:
192360
Выходные
список сотрудников;
30
800
288000
список документов по видам;
30
700
252000
номенклатура дел;
60
550
396000
учетная карточка документа;
6
1500
108000
список документов, находящихся в
архиве.
6
150
10800
ВСЕГО за выходные:
1054800
Оценим стоимостное и проектные затраты (Таблица 3.2 и 3.3)
Таблица 3.2
Базовый вариант
№
п/
п
Наименование
операций
технологическог
о процесса
решения
комплекса задач
Ед.
Изм
.
Объем
работ
ы в
год
Норма
выра-
ботки
/
(опер/
в час.)
Тру-
доемкост
ь
Часова
я
норма
аморти
-зации
(руб. за
час) /
ст.
Стоимостны
е затраты
для ручных
операций
1.
Регистрация
документов
д/с 31680
50
633,6 148,81 94285,71
2.
Учет,
регистрация
пользователей
д/с
11088
0
50
2217,6 148,81 330000,00
3.
Сведения о
движении
документов
д/с
39600 50
792 148,81 117857,14
114
4.
Отчеты о работе
системы
д/с
31680 100
316,8 148,81 47142,86
5.
Формирование
списка
сотрудников
д/с
34320 150
228,8 148,81 34047,62
6.
Формирование
списка
документов по
видам
д/с
34320 151
227,2848 148,81 33822,14
7.
Формирование
номенклатуры
дел
д/с
39600 100
396 148,81 58928,57
8.
Формирование
учетной
карточки
документа
д/с
39600 101
392,0792 148,81 58345,12
9.
ИТОГО:
5204,16
774429,16
Таблица 3.3
Проектный вариант
№
п/
п
Наименование
операций
технологическ
ого процесса
решения
комплекса
задач
Оборуд
о-вание
Объе
м
работ
ы в
год
Норм
а
выра-
ботки
/
(опер/
в
час.)
Тру-
доемкос
ть
Часовая
стоимост
ь
накладн
ых
расходов
(руб.)
Стоимостн
ые затраты
для ручных
операций
Регистрация
документов
ЭВМ 31680 70 452,57 148,8095 67346,94
2.
Учет,
регистрация
пользователей
ЭВМ
11088
0 75 1478,4 148,8095 220000,00
3.
Сведения о
движении
документов
ЭВМ
39600
60 660 148,8095 98214,29
4.
Отчеты о
работе
системы
ЭВМ
31680
130 243,69 148,8095 36263,74
5.
Формирование
списка
сотрудников
ЭВМ
34320
210 163,43 148,8095 24319,73
6.
Формирование
списка
документов по
видам
ЭВМ
34320
226,5 151,52 148,8095 22548,09
7.
Формирование ЭВМ
39600
120
330
148,8095
49107,14
115
номенклатуры
дел
8.
Формирование
учетной
карточки
документа
ЭВМ
39600
131,3 301,6 148,8095 44880,86
9.
ИТОГО:
3781
562680,79
Характеристика изменения затрат приведена в таблице 3.4.
Таблица 3.4
Характеристика изменения затрат
Затраты
Снижение
затрат
Коэффи-
циент
изменения
трудовых
затрат
Индекс
изменения
трудовых
затрат
Базовый
вариант
Проектный
вариант
Трудоёмкость
Т
0
, часов
Т
1
, часов
(ч)
5204,16
3781,21
1422,95
0,27
1,38
Стоимость
С
0
, рублей
С
1
, рублей
774429,16
562680,79
211748,38
0,27
1,38
На рисунке 3.1. приведена диаграмма сравнения базового и проектного
вариантов трудовых затрат, на Рисунок 3.2 – стоимостных затрат.
Рисунок 3.1 Диаграмма сравнения базового и проектного варианта
трудовых затрат обработки информации.
5204,16
3781,21
0,00
1000,00
2000,00
3000,00
4000,00
5000,00
6000,00
Базовый вариант Проектный вариант