16
• Участие в составлении перспективных планов экономического и
социального развития, подготовка сводных таблиц к производственно–
финансовому плану по реализации и себестоимости услуг;
• Поддержка внедрения прогрессивных форм организации труда;
• Участие в занесении первичных бухгалтерских и сводных
документов, составление производственных отчетов;
• Четкое ведение архива и сохранность документов;
• Разработка и представление для утверждения должностных
обязанностей всех подчиненных;
• Участие в составлении годовых отчетов, заполнение таблиц
экономического паспорта предприятия.
За весь бухучет и проведение отчетности компании, подсчет заработной
платы работникам компании, реализация контроля выполнения договоров, а
также за учет и анализ финансовых результатов деятельности компании отвечает
бухгалтерия.
Бухгалтерия включает в себя главного бухгалтера, в подчинении которого
стоят бухгалтера. Главный бухгалтер отслеживает финансовые потоки внутри
предприятия, контролирует создание системы финансовой информации, следит
за работой бухгалтерии.
На бухгалтерию возлагается: организация бухгалтерского учета
хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономичным
использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов; ведение
бухгалтерского учета в соответствие с требованиями действующего
законодательства РФ, инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях,
нормативных и других правовых документов; начисление и перечисление на
пластиковые карты заработной платы работникам.
К основным функциям службы делопроизводства относятся следующие:
• организация делопроизводства;
• прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка
корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), ведение справочной
работы по корреспонденции;
17
• осуществление доставки и отправки почтово-телеграфной
корреспонденции;
• организация работы архива документов;
• организация работы библиотеки;
• организация и осуществление машинописной работы и работы по
копированию документов.
Служба состоит из начальника службы, ведущего специалиста, двух
специалистов первой категории и трех специалистов третьей категории.
3.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
К средствам технической архитектуры ФГБУ РЦСМЭ относятся сервера,
персональные компьютеры работников предприятия, сетевое оборудование
(кабель и маршрутизаторы).
Укрупненная схема технической архитектуры предприятия представлена
на рисунке 1.2.
Серверная комната
23 U
2 U
Па тч пан ель
1 U
ИБП Delta J 1-3 Series UPS
3 U
Файл-серв ер IBM BladeCenter PS700 E xpress
Nateks Netw orks
1601V
3 U Сервер БД IBM BladeCenter PS700 Expre ss
3 U Маршрутизатор IBM System Storage SAN06B-R
3 U
Сервер приложений IBM BladeCenter PS700 E xpre ss
МФУ Can on
I-Sensys MF4340D
Internet
МФУ Can on
I-Sensys MF4340D
МФУ Can on
I-Sensys MF4340D
Nateks Netw orks
1601V
Nateks Netw orks
1601V
3 U NAS IBM System Storage N3000
Файл овый сервер IBM
System x3500 M3
Lenovo IdeaPad Y560A1
МФУ Can on
I-Sensys MF4340D
Nateks Netw orks
1601V
МФУ Can on
I-Sensys MF4340D
Nateks Netw orks
1601V
Производственно-
технический отдел
Серверная комната
23 U
2 U
Патч пан ель
1 U
ИБП Delta J 1-3 Series UPS
3 U Файл-серв ер IBM BladeCenter PS700 Express
Nateks Netw orks
1601V
3 U
Сервер БД IBM BladeCenter PS700 Express
3 U
Маршрутизатор IBM System Storage SAN06B-R
3 U Сервер приложений IBM BladeCenter PS700 Express
МФУ Can on
I-Sensys MF4340D
Internet
МФУ Can on
I-Sensys MF4340D
МФУ Can on
I-Sensys MF4340D
Nateks Netw orks
1601V
Nateks Netw orks
1601V
3 U NAS IBM System Storage N3000
Файл овый сервер IBM
System x3500 M3
Lenovo IdeaPad Y560A1
МФУ Can on
I-Sensys MF4340D
Nateks Netw orks
1601V
МФУ Can on
I-Sensys MF4340D
Nateks Netw orks
1601V
Отделы Отделы
Отделы
Отделы
Отделы
Рисунок 1.2 Структурная схема технической архитектуры предприятия
18
В серверной комнате в телекоммуникационной стойке расположены
следующие устройства:
• Blade-cерверы IBM BladeCenter PS700 Express (для организации
файлового сервера, сервера баз данных, сервера приложений);
• Модульная дисковая система хранения IBM System Storage N3000
• ИБП Delta J 1-3 Series UPS
• Патч-панель.
Сервер имеет следующие технические характеристики:
• Четыре процессорных ядра POWER7 с частотой 3,0 ГГЦ
• От 4 до 64 ГБ оперативной памяти в восьми разъемах Dual Inline
Memory Module (DIMM)
• Высокопроизводительная память Double Data Rate 3 (DDR3) с
частотой до 1066 МГц
• Встроенный контроллер Serial Attached SCSI (SAS)
• Два отсека для 2,5-дюймовых жестких дисков SAS со скоростью
вращения 10 000 об/мин, поддерживающие внутреннюю память емкостью 300
или 600 ГБ
• Исключительно простая масштабируемость, обеспечивающая
возможность расширения
• Встроенный двухпортовый адаптер Integrated Virtual Ethernet (IVE)
Dual Gigabit
Модульная дисковая система имеет следующие характеристики:
• Физическая емкость системы хранения – до 136 ТБ
• До 4 ГБ памяти с функцией обнаружения и исправления ошибок
(Error Checking and Correction, ECC)
• 8 полнодуплексных портов Ethernet стандарта 10/100/1 000 Base-T
• 12 портов FC 4 Гбит/с
• 2 порта FC 8 Гбит/с
• Диагностический индикатор (LED)/ЖК-дисплей (LCD)
• Два резервированных интегрированных охлаждающих вентилятора
с возможностью «горячей» замены и блоки питания с автоматической
регулировкой и возможностью «горячей» замены
19
Технические характеристики используемых в стойку ИБП приведены в
таблице 1.2.
Таблица 1.2
Технические характеристики ИБП Delta J 1-3 Series UPS
Наименование
характеристики
Значение
Мощность
1кВА/800Вт
Вход
Напряжение
200 V, 208 V, 220 V, 230
V, 240 V
Диапазон напряжения
160 В ~ 275 В (100%
нагрузка ИБП); 130 В ~
160 В (70% нагрузка
ИБП)
Частота
50 Гц / 60 Гц (± 4.8 Гц)
Коэффициент мощности
=> 0.97
Выход
Напряжение
200 В, 208 В, 220 В, 230
В, 240 В
Частота
50 Гц / 60 Гц ± 0.05 Гц
Диапазон регулирования
напряжения
±2%
Форма напряжения
Синусоидальный сигнал
Переходная
характеристика
± 8 % (10% - 90 %
линейная нагрузка)
КНИ
<= 3 % (линейная
нагрузка); <= 6 %
(компьютерная нагрузка)
Перегрузка
105 % - 125 % 3 минуты;
125 % - 150 % 30 секунд;
> 150 % 1 секунда
Коэффициент пика
нагрузки
3: 1
КПД (АС-АС)
=> 87 %
В пользовательской части технической архитектуры размещены АРМ
сотрудников отдела, которые имеют следующие характеристики:
• Процессор Intel Pentium® Dual-Core #E5300, 2.6
• HDD 320 Гб
• Сеть 10/100 Мбит/с
• Оптический накопитель DVD±RW
• Корпус ATX Miditower 350 Вт чер./серебристый
• Монитор Acer A221HQbd [21.5'' Wide, 16:9 FHD, 5ms, 50000:1, DVI
w/HDCP, Black glossyl]
20
Также у пользователей установлены МФУ Canon I-Sensys MF4340D.
В качестве сетевого оборудования используются маршрутизатор Nateks
Networks 1601V, характеристики которого приведены в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Технические характеристики маршрутизатора Nateks Networks 1601V
Наименование характеристики
Значение
WAN порты
1 порт 10BASE-T/100BASE-TX.
LAN порты
4 порта 10BASE-T/100BASE-TX.
Безопасность
Firewall.
Управление
Web-based administrative interface.
Габариты/монтаж в 19"
2.4х2.2х13.5 см; вес: 5.37 kg./нет.
Поддержка TCP/IP
Да.
WAN протоколы
PPPoE, PPTP, IP Routing, RIP1/2, PAT,
PAP, CHAP, MS C
HAP, UDP, TCP,
IPCP, SNTP.
Поддержка NAT
Да.
DHCP сервер
Да.
VPN (поддержка/кол-во тунелей)
Да.
Блок питания
Внешний.
Доступ в сеть Интернет осуществляется с помощью технологии ADSL при
использовании модема Acorp Sprinter LAN420i (таблица 1.4).
Таблица 1.4
Технические характеристики модема Acorp Sprinter LAN420i
ADSL
ADSL2+
Протоколы
PPPoA, PPPoE
Поддержка IGMP (Multicast)
Есть
DMZ
Поддерживается
NAT
Поддерживается
DHCP-сервер
Есть
Скорость передачи данных
24 Мбит/сек для входящего трафика, 1
Мбит/сек для исходящего трафика
Порты Fast Ethernet
4 порта 10/100 Мбит/сек
Порты WAN
1 порт RJ-11
Кроме того, в отделе автоматизации расположен файловый сервер IBM
System x3500 M3 для хранения фалов истории возникновения инцидентов, а
также других файлов.
Данный сервер имеет следующие характеристики:
• Башенный корпус высотой 5U с дополнительной возможностью
монтажа в стойку
21
• 2 шестиядерных процессора Intel® Xeon® X5680 3,33 ГГц
• Память DDR-3 Registered DIMM 1 333 МГц
• Поддержка четырех 3,5-дюймовых жестких дисков SATA с
возможностью простой замеры
• Контроллер RAID 6 Гбит/с и адаптеры 3 Гбит/с в стандартной
конфигурации
Удаленные сотрудники отдела продаж оснащены также ноутбуками
Lenovo IdeaPad Y560A1, которые имеют следующие характеристики:
• Операционная система Microsoft® Windows 7 Home Basic
• Процессор Intel® Core™ i5 Mobile Processor 460M, 2.53GHz (3Mb
Cache)
• Оперативная память 4096Mb, DDR3 1066MHz (Максимум 8Gb)
• Экран 15,6" WXGA
• Разрешение экрана 1366x768
• Жесткий диск 500Gb (5400rpm) SATA
• Видеокарта ATI™ Mobility Radeon HD5730 1024Mb
• Оптический привод DVD-Super Multi Double Layer
• Связь Сеть 10/100/1000 Мбит/с (RJ45)
• Беспроводная связь WiFi, WiMax, Bluetooth 2.1
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке
1.3.
22
Сервер БД
СУБД
MS SQL
Server 2005
MS Windows
Server 2003
MS Windows
Server 2003
Файловый
серв ер
Почтовый
серв ер
MS exchange
server 20 03
MS Windows
Server 2003
MS Windows
Storage Server
2003
Chrome
MS Office 2010
MS Outlook 2010
ESET NOD32 Business
Edition Smart Security
MS Windows 7
АЛТИУС C RM –
Управление контактами
сеть Инт ерне т
Маршрутизатор
(файерв олл)
TC P/IP
Chrome
MS Office 2010
MS Outlook 2010
ESET NOD32 Business
Edition Smart Security
MS Windows 7
1С:Бухгалтерия 8.0
Chrome
MS Office 2010
MS Outlook 2010
ESET NOD32 Business
Edition Smart Security
MS Windows 7
Маршрутизатор
(файерв олл)
Маршрутизатор
(файерв олл)
Маршрутизатор
(файерв олл)
СЗИ НСД "Кобра"
СЗИ НСД "Кобра"
СЗИ НСД "Кобра"
Chrome
MS Office 2010
MS Outlook 2010
ESET NOD32 Business
Edition Smart Security
MS Windows 7
АЛТИУС C RM –
Управление контактами
Chrome
MS Office 2010
MS Outlook 2010
ESET NOD32 Business
Edition Smart Security
MS Windows 7
АЛТИУС C RM –
Управление контактами
Маршрутизатор
(файерв олл)
Маршрутизатор
(файерв олл)
Отделы
Отделы
Отделы
Отделы
Отделы
Сервер
приложений
1С:Бухгалтер
ия 8.0
MS Windows
Server 2003
Рисунок 1.3 Схема программной архитектуры
В соответствии с представленной схемой, в качестве операционной
системы на АРМ пользователей используется Windows 7, в качестве серверной -
Windows Server 2010.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2010 Prof,
включающий в себя MS Word 2010, MS Excel 2010., MS Outlook 2010.
Для защиты от вирусных атак используется (как на АРМ сотрудников, так
и на серверах) ESET NOD32 Smart Security Business Edition.
Данное ПО обеспечивает комплексную защиту серверов и рабочих
станций, включающая в себя антивирус, антишпион, антиспам, персональный
файервол, а также приложение ESET Remote Administrator, которое
обеспечивает централизованное администрирование антивирусного решения в
корпоративных сетевых средах предприятия или глобальных сетях.
На АРМ пользователей отдела продаж установлен также Алтиус CRM –
Управление контактами.
Данная программа предназначена для руководителей предприятий
и подразделений, менеджеров по работе с клиентами или поставщиками,
секретарей и всех остальных сотрудников.
23
Основные функции:
• Планирование и учёт контактов с внешними контрагентами.
• Организация четкого взаимодействия сотрудников собственной
организации.
• Учет разных видов мероприятий: звонков, встреч, переписки и т. д.
• Координация работы всех сотрудников офиса.
• Автоматическое формирование ежедневных планов мероприятий
как по сотрудникам, так и по организации в целом.
• Система напоминаний и сообщений.
• Учет фактического выполнения планов работы.
• История контактов с контрагентами.
• Анализ эффективности работы сотрудников.
• Анализ эффективности рекламы.
• Рассылка писем по электронной почте (групповая, индивидуальная).
• Вывод реквизитов предприятия и контрагента в любой документ
MS Word или MS Excel (подстановка в заранее сформированный шаблон).
• Закрепление клиентов за менеджерами, с возможностью
дальнейшей работы менеджеров только со «своими» клиентами.
• Импорт данных в справочник заказчиков из внешних файлов.
• Автосохранение документов.
• Архив клиентов.
• Настройка доступа пользователей к справочникам и документам
программы.
Управлением имеющимися серверами, а также дисковой системой
осуществляется путем использования ПО IBM Director.
Для разделения прав пользователей в сети организована доменная
структура с использованием службы Active Directory. При помощи IBM Director
администраторы могут во всех подробностях отслеживать аппаратные
конфигурации удаленных систем и проводить инвентаризацию, контролировать
степень использования важнейших компонентов и осуществлять резервное
копирование и перемещение данных.
24
Кроме того, для организации безопасности персональных данных,
которые хранятся на некоторых рабочих станциях, используется программное
обеспечение СЗИ НСД "Кобра", представляющее собой криптографическое
средство для шифрования данных.
Деятельность бухгалтерии автоматизирована при помощи программного
комплекса «1С:Бухгалтерия 8.0».
3.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
3.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Целью дипломного проекта является разработка системы автоматизации
документооборота для ФГБУ РЦСМЭ. В настоящее время этот процесс
осуществляется на предприятии следующим образом.
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документации,
требующих исполнения и ответа представлена на Рисунках 1.6-1.10.
25
Рисунок 1.4 Контекстный уровень диаграммы IDEF0
Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной
обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов,
предварительным рассмотрением документов, занесением данных в реестр
документов, исполнением документов и их обработкой, обработкой внутренних
документов.
Используются следующие активные объекты (механизмы)
• руководитель (генеральный директор);
• исполнители – сотрудники компании.
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, а также регистрации документа, которая заключается
в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом
документе.