80
Рисунок 27 – Форма создания документа
Поле заполнения формы и отправки данных созданный документ отображается
в списке всех документов. При клике на название или номер данного документа в
списке открывается страница работы с документом: в верхней части страницы
отображаются данные по документу, либо список файлов (на отдельных вкладках), а
ниже – комментарии к данному документу в виде чата. Под чатом находятся кнопки
для управления документом. (Рисунок 28).
81
Рисунок 28 – Страница работы с документом
Для управления справочниками необходимо перейти в соответствующий раздел
с помощью панели навигации. Работа со всеми справочниками построена по
следующей схема: при переходе в раздел открывается страница со списком записей
соответствующего справочника. Для добавления новой записи нужно нажать на
соответствующую кнопку, для редактирования добавленной ранее – щелкнуть на эту
запись в списке. Например, на рисунке 29 приведен скриншот страницы со списком
записей справочника «Пользователи системы».
82
Рисунок 29 – Страница со списком пользователей системы
Для добавления нового пользователя необходимо нажать кнопку «Добавить
пользователя», для редактирования данных какого-либо пользователя необходимо
щелкнуть на его имя в списке. Откроется форма работы с данными пользователя
(Рисунок 30).
Рисунок 30 – Форма работы с данными пользователя
83
Аналогично строится работа и с другими справочниками системы. Для работы с
каждым справочником отведен отдельный раздел. Перемещение между разделами
осуществляется с помощью навигационной панели, расположенной в левой части
экрана.
Также каждый пользователь может отредактировать данные своего
пользователя, нажав на кнопку «Профиль», которая находится в верхней панели
навигации по разделам сайта. Откроется форма работы с профилем, с помощью
которой пользователь может сменить любые свои регистрационные данные, кроме
логина (Рисунок 31).
Рисунок 31 – Форма работы с данными профиля
84
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
Под понятием «оценка экономической эффективности ИС» понимается процесс,
включающий в себя понимание, определение и измерение того, насколько полезным в
экономическом плане является или явилось внедрение ИС для предприятия. При этом
экономическая полезность рассматривается обычно как денежный эквивалент того,
насколько изменились доходы/расходы предприятия в результате инвестирования в
ИС.
Под методом оценки эффективности ИС подразумевается способ или набор
средств проведения полной оценки ИС. Они могут состоять как из формальных, так и
из неформальных процедур, при этом под неформальными понимаются не основанные
на цифровых данных, быстрые, преимущественно субъективные процедуры оценки, а
под формальными – более объективные, рациональные, базирующиеся на
недвусмысленных данных механизмы оценки.
Как известно, внедрение современных информационных технологий – дело
дорогостоящее. Функционирование предприятия в рыночной среде требует как
минимум анализа экономических последствий, а еще лучше – оценки экономической
эффективности того или иного шага преобразования системы управления
предприятием.
Оценка экономической эффективности ИС – сложная и трудоемкая работа,
требующая не только технических, но и экономических навыков. Только сочетание
этих двух составляющих может привести к достоверному результату проводимого
анализа.
Продвижение на рынке ИС в условиях современной конкуренции невозможно
без предоставления результатов оценки ожидаемой эффективности системы. Кроме
того, существующая статистическая оценка успешности внедрения систем управления
предприятием характеризуется неудачей внедрения от 40 до 70 % случаев.
Специалисты в области разработки, внедрения и сопровождения ИС должны
обладать навыками проведения предварительной экспертизы проекта. Они должны
уметь вести постоянный мониторинг системы на соответствие внедряемых технологий
85
стратегии развития предприятия. Процесс соизмерения затрат и достигаемого за их
счет эффекта должен быть именно «процессом», то есть итерационной процедурой,
проводимой на протяжении всего этапа разработки и внедрения проекта, результат
которой способен повлиять на дальнейшее продолжение проекта.
Существуют следующие этапы оценки экономической эффективности
информационной системы:
традиционная оценка эффективности как соотношение затрат и
результатов;
расчет совокупной стоимости владения информационной системой;
оценка внедрения ИС как инвестиционного проекта;
разработка сбалансированной системы показателей для оценки
экономического эффекта;
Оценка эффективности проектов независимо от технических, технологических,
финансовых, отраслевых или региональных особенностей осуществляется на основе
единых принципов. К ним относятся:
рассмотрение проекта на протяжении всего жизненного цикла;
моделирование денежных потоков;
сопоставимость условий сравнения различных проектов;
положительность и максимум эффекта;
учет фактора времени;
учет только предстоящих в ходе осуществления проекта затрат и
поступлений;
сравнение «с проектом» и «без проекта»;
учет всех наиболее существенных последствий проекта;
учет наличия разных участников проекта;
многоэтапность оценки;
учет влияния на эффективность инвестиционного проекта;
учет влияния инфляции;
учет влияния неопределенностей и рисков.
Показатели коммерческой эффективности проекта в целом отражают
финансовые последствия внедрения информационной системы. В качестве основных
86
показателей для расчета коммерческой эффективности проекта рекомендуется
использовать следующие:
чистый доход;
чистый дисконтированный доход;
внутренняя норма доходности;
индексы доходности затрат и инвестиций;
срок окупаемости.
Таким образом, исходя из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что
процесс оценки экономической эффективности информационных систем сложен и
неоднозначен. Подходить следует индивидуально в каждом конкретном случае, но
опираясь на определенные методики, что позволит исключить «человеческий фактор»
и снизить погрешности ввиду отсутствия каких-либо данных.
В рассматриваемом случае, так как система не планируется к продаже, а будет
внедрена только на одном предприятии, необходимо рассчитать экономическую
эффективность исходя из снижения издержек на производственную деятельность.
При расчете экономической эффективности будет проведено сравнение
результатов обработки информации при существующей организации бизнес-процессов
и после внедрения разрабатываемой информационной системы. Прямая
эффективность машинной обработки информации представлена в показателе
снижения экономических стоимостных затрат на обработку информации. При оценке
прямой эффективности в стоимостных единицах измерения рассчитываются две
группы показателей – показатель снижения трудовых затрат и показатель снижения
стоимостных затрат.
При расчете изменения трудовых затрат на обработку информации используется
следующая система показателей:
1. Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку информации
Т=Т
0
-Т
1
(1)
где Т
0
– годовая трудоемкость обработки информации при базисном варианте;
Т
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом варианте.
2. Коэффициент снижения трудовых затрат
87
K
т
=(Т/Т
0
)*100 (%) (2)
3. Индекс снижения трудовых затрат, который показывает рост
производительности труда при обработке информации.
Y
т
=Т
0
/Т
1в
(3)
К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение стоимостных
затрат (C), коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (К
C
) индекс
снижения стоимостных затрат (Y
C
):
1. Показатель снижения стоимостных затрат
С=С
0
-С
1
(4)
где С
0
– годовая стоимость обработки информации при базисном варианте;
С
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом варианте.
2. Коэффициент эффективности по затратам:
K
c
=(С/С
0
)*100 (%) (5)
3. Индекс изменения стоимостных затрат
Y
c
=С
0
/С
1
(6)
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать расчетный
коэффициент эффективности капитальных затрат:
Е
р
= C / К
П
(7),
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
88
А также срок окупаемости затрат на внедрение проекта автоматизации (Т
ок
),
рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:
Т
ок
=1 / Е
р
(8)
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
В данном пункте приведены расчеты затрат (трудовых и стоимостных) на работу
в базовом варианте и на работу после внедрения информационной системы
электронного документооборота.
А. Базовый вариант
1. Материальные затраты:
В материальные затраты на обработку информации включаются затраты на
расходные материалы (канцтовары): скоросшиватели, ручки, карандаши, линейки,
ластики, штрих, бумага формата А4. Посчитано, что ежемесячно на это необходимо
расходовать 850 рублей.
Картриджи: 1 шт. х 500 руб. = 500 руб.;
Итого: 1350 руб. в месяц
Соответственно на год потребуется:
1350 х 12 = 16200 руб.
2.Трудовые затраты.
ФОТ (Фонд оплаты труда) сотрудника 188 руб./час. * 176 часов = 33088 рублей
в месяц.
Фонд заработной платы за год составляет:
33088 х 12 = 397056 руб.
Всего затраты на базовый вариант обработки информации составляет:
С
б
= 397056 +16200= 413256 руб.
Б. Проектный вариант.
1. Материальные затраты:
В материальные затраты на обработку информации включаются следующие
расходные материалы:
картриджи 1 шт. х 500 руб. = 500 руб.;
бумага 1 шт. х 105 руб. = 105 руб.;
89
Итого: 605 руб. в месяц
Соответственно на год потребуется:
605 х 12 = 7260 руб.
2.Трудовые затраты.
ФОТ (Фонд оплаты труда) сотрудников – 188 руб./час. * 101 час = 18988 рублей
в месяц.
Фонд заработной платы за год составляет:
18988x12= 227856 руб.
3.Накладные расходы.
Затраты электроэнергии (в год):
Среднее потребление электроэнергии одного компьютера – 0,4 кВт/час,
соответственно за один месяц работы в системе будет затрачено 0,4*101=40,4 кВт/час.
Тогда за год затраты составят 40,4*12=484,4 кВт/час. При тарифе 4,78 руб/(кВт/час),
денежные затраты составят:
484,4 Кв/ч*4,78руб.= 2317,34 руб.
Срок действия проекта – 4 года, тогда амортизационные отчисления составят
25% (100% / 4) от капитальных вложений:
Капитальные вложению включают в себя затраты на разработку и внедрения
информационной системы.
В состав затрат на разработку системы (К
Р
) входят:
- затраты на заработную плату разработчиков, FCзп, руб.;
- отчисления в Государственные внебюджетные фонды, Н стр.в, руб.;
- затраты на материалы (без НДС), FCМР, руб.;
- затраты на электроэнергию (без НДС), FCЭР, руб.;
- амортизационные отчисления, FАt, руб.;
- накладные расходы, FCНР;
Для определения затрат на заработную плату необходимо составить перечень
работ, из которых будет складываться процесс разработки информационной системы.
После этого необходимо определить ожидаемую трудоёмкость каждого этапа в чел.
днях.
Для расчета продолжительности i-й работы необходимо определить ожидаемую
трудоемкость выполнения i-й работы в человеко-днях, которую определяют