12
Введение
Возрастающие объемы информации, такие как входящая
/исходящая/внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, сопроводительная
документация, архивы бумажных и электронных документов, заявки, поручения
и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой частью бизнес–
процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения – генерации,
сортировки, анализа, согласования и утверждения.
Получившие широкой распространение системы электронного
документооборота облегчают обработку документов, обеспечивает актуальность
хранимой информации, значительно уменьшают время поиска нужных данных.
К основным функциям системы электронного документооборота можно
отнести:
Регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную
переписку и внутреннюю документацию сотрудников;
Оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
Обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного
хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического
архивирования документов;
Унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
Ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с
ними;
Создание единого информационного пространства и обеспечение
возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме
удаленного доступа;
Планирование общих и личных мероприятий.
Большим достоинством системы электронного документооборота является
возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов
коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию
совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией,
согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие
офисы, другие города).
13
Преимущества от создания системы документооборота можно выразить
через типовые цели их внедрения:
1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления
предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде
информации.
2. Создание единого информационного пространства для всех уровней
управления.
3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а
не там, где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме
реального времени.
6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех
участников системы учета, планирования и управления.
7. Автоматизация консолидации данных для распределенной
организационной структуры (таковой является структура организации).
Объектом исследования ВКР является АО «Национальная Деликатесная
Компания», предметом – процесс делопроизводства компании.
Целью данного проекта является снижение трудовых и стоимостных
затрат сотрудников службы делопроизводства АО «Национальная Деликатесная
Компания» в результате внедрения системы электронного документооборота.
Задачами данной работы является следующие:
Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
Анализ комплекса задач и обоснована необходимость автоматизации;
Выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
Место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи;
Анализ существующих разработок;
Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
Выбор и обоснование способ приобретения ИС для автоматизации
задачи;
14
Обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению.
В первой части работы необходимо проанализировать структуру
предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс, подходящий
для автоматизации, обосновать необходимость его автоматизации, выбрать
способ приобретения и стратегию автоматизации, провести анализ
существующей системы защиты информации, обосновать проектные решения по
техническому, программному и информационному обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного цикла
информационной системы, описать ожидаемые риски и методы, как их
избежать, описать информационное и программное обеспечение
информационной системы, описать контрольный пример ее использования.
В третьей части дипломной работы необходимо выбрать методику расчета
экономической эффективности системы и рассчитать показатели в соответствии
с выбранной методикой.
15
1 Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
АО «Национальная Деликатесная Компания» выпускает широкий спектр
высококачественных колбасных изделий, мясных полуфабрикатов и
деликатесов. В работе компания использует традиционные немецкие и
классические российские технологии, накапливая богатый опыт ведущих
мастеров обеих стран.
Один из основных принципов работы – идти навстречу пожеланиям своих
клиентов.
Ресторанам и пиццериям компания предлагает многообразие мясных
деликатесов;
пивным пабам – широкий ассортимент любимых немецких
колбасок под пенное;
представителям фаст-фуда – специально разработанные котлеты для
гамбургеров и сосисок для хот-догов.
Кроме того, мы готовы изготовить любые эксклюзивные продукты на
усмотрение заказчика.
Основные экономические показатели деятельности АО «Национальная
Деликатесная Компания» приведены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Экономические показатели деятельности АО «Национальная
Деликатесная Компания»
Наименование показателя
Значение показателя
Годовой оборот
В период с января 2010 года по
январь 2018 года – 135 000 000 руб.
Активы
На 1 июня 2018 года - 165 000 000
руб.
Основной капитал
На 1 июня 2018 года – 124 000 000
руб.
Персонал фирмы
На 1 июня 2018 года – 91 чел.
Средняя заработная плата сотрудников
На 1 июня 2018 года – 34 500 руб.
16
Таким образом, экономические показатели деятельности фирмы
свидетельствуют о ее стабильном положении на рынке, что позволяет выделить
некоторые средства для автоматизации части бизнес-процессов.
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Процесс управления и исполнения работ в АО «Национальная
Деликатесная Компания» осуществляется в рамках организационной структуры
предприятия. Организационная структура предприятия определяет
распределение ответственности и полномочий внутри организации
Внутри организационной структуры управления АО «Национальная
Деликатесная Компания» существует связи, которые можно подразделить на три
вида:
1. Линейные связи установлены внутри подразделений разного уровня
управления, когда один руководитель административно подчинен другому
(пример данного вида связи: исполнительный директор, генеральный директор);
2. Функциональные связи внутри компании характеризуют взаимодействие
руководителей, выполняющих определенные функции на разных уровнях
управления, между которыми не существует административного подчинения
(пример данного вида связи: финансовая служба и главный бухгалтер);
3. Межфункциональные связи также имеют место на предприятии, они
сформированы между подразделениями одного уровня управления (пример
данного вида связи: коммерческая служба, производственный отдел).
На основании проведенного анализа организационной структуры АО
«Национальная Деликатесная Компания» можно сделать вывод о том, что
структура имеет линейно-функциональный тип управления. Такая
организационная структура характеризуется высокой степенью специализации,
централизации, и формализации, узким охватом контроля. Особенность
линейно-функциональной организационной структуры является то, что хотя и
сохраняется единоначалие, но по отдельным функциям управления
формируются специальные подразделения, работники которых обладают
знаниями и навыками работы в данной области управления, т. е. каждая
17
структурная единица специализируется на выполнении определенной функции.
В организации существует множество строго формализованных правил,
процедур и политик, из-за того, что вся работа разбита по функциональным
подразделениям, принятие решений осуществляется по цепочке подчиненности.
Создание руководством линейно-функциональной структуры управления
было сведено к группировке персонала нескольким широким задачам, которые
он выполняет. Конкретные характеристики и особенности деятельности того или
иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям
деятельности АО «Национальная Деликатесная Компания». Для АО
«Национальная Деликатесная Компания», осуществляющего свою деятельность
в условиях рыночной экономики, типичными являются следующие основные
функции: производство и финансы.
Преимущества линейно-функциональной структуры управления: высокая
компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных
функций; освобождение руководителей подразделений от необходимости
решения специальных вопросов; стандартизация, формализация и
программирование всех процессов; исключение дублирования в выполнении
управленческих функций; уменьшение потребности в специалистах широкого
профиля.
Недостатки линейно-функциональной структуры управления: чрезмерная
заинтересованность в реализации целей и задач «своих» подразделений;
трудности в поддержании постоянных взаимосвязей между различными
функциональными службами; появления тенденций чрезмерной координации и
централизации; длительная процедура принятия решений; относительно
застывшая организационная форма, с трудом реагирующая на изменения.
Управлением предприятия занимается генеральный директор. В его
ведении находятся вопросы стратегического характера.
Директор подчиняется головному исполнительному совету акционеров и
фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он
контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы
движения финансовых потоков.
18
Центральная проблема организации состоит в координации закупок и
продажи. В виду большого размера рассматриваемого предприятия закупка и
продажа находится в нескольких руках т.е. эти отделы имеют нескольких
руководителей, в компетенцию которых входят вопросы закупки по всему
ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель
владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать
на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в
соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей
и т.д.
Отдельно выделена финансовая служба, в состав которой входит
бухгалтерский отдел, финансовый отдел. Этот отдел состоит из кассиров,
бухгалтеров и главного бухгалтера. В обязанности главного бухгалтера входит
ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции,
начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью
и др. Кассиры принимает выручку. Бухгалтера оформляют документы по
движению товара.
Менеджеры по работе с клиентами готовят необходимые материалы
(бланки заказов и рекламную продукцию). Они же занимаются приемом заказов
от клиентов по телефону, контролируют деятельность склада, занимаются
организационными вопросами, анализом деятельности.
Транспортный отдел отвечает за доставку и транспортировку
сотрудников, продукции, сырья.
19
Генеральный
директор
Отдел по работе с
клиентами
Заместитель
генерального
директора
Финансовый
директор
БухгалтерияИт-отделОтдел рекламы
Отдел кадров
Служба
безопасности
Юридический
отдел
Коммерческая
служба
Собрание
акционеров
Служба
делопроизводства
Транспортный
отдел
Рис. 1.1 Организационная структура АО «Национальная Деликатесная
Компания»
В дипломной работе исследуется деятельность отдела по работе с
клиентами, основными сотрудником которого является менеджер по работе с
клиентами.
Менеджер по продажам выполняет следующие функции:
• Организация и контроль продаж товаров и услуг АО «Национальная
Деликатесная Компания»;
• Поиск новых потенциальных клиентов;
• Первоначальная работа с новым клиентом с последующей
передачей его другому ведущему менеджеру в зависимости от территориального
местонахождения клиента;
• Проведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах
компании;
• Быстрое реагирование на обращение клиента, доведение всей
информации до ведущего менеджера или руководителя отдела продаж;
• Уточнение потребностей клиента к услугах;
• Проведение мотивационных программ для клиента для
стимулирования сбыта.
Аналитическая работа и планирование:
• Разработка ежемесячного плана продаж;
20
• Анализ статистической информации по продажам;
• Предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с
требованиями компании.
Обеспечение продаж:
• Обработка и прием заказов о клиентов, заполнение необходимой
документации, связанных с отгрузкой товаров для покупателей, закрепленных
как за самим менеджером, так и для тех клиентов, которые относятся к другим
ведущим менеджерам, находящимся вне офиса;
• Информационная поддержка всех клиентов;
• Информирование клиентов о проходящих акциях, распродажах,
изменении условий или стоимости товаров, поступлению товаров на склад;
• Финальные согласования с клиентом условий по ценам, срокам, и
способам доставки продукции;
• Активное участие в создании новых проектов для отдела продаж;
• Прямое взаимодействие с другими отделами для увеличения
эффективности продаж;
• Участие в совещаниях и собраниях;
• Ведение рабочей отчетности и документации;
• Поддержание актуальности информации о клиентах и всех заказах в
системе.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
В компании используется информационная система, позволяющая
автоматизировать многие бизнес-процессы. Данная система включает в себя
аппаратное (техническое) и программное обеспечение.
Структурная схема технической архитектуры компании представлена на
рисунке 1.2.
21
Рис. 1.2 Схема технической архитектуры компании
Локально-вычислительная сеть компании состоит из пользовательского и
серверного сегментов. В состав серверного сегмента, размещенного в серверной
комнате офисного здания, входит следующее оборудование:
Два коммутатора на 52 порта D-Link DGS-1210-52/ME;
Один ИБП APC Smart-UPS 5000VA;
Серверы IBM M3-M4 (сервер приложений, альтернативный DNS-
сервер, сервер-шлюз, основной и резервный контроллеры домена, другие).
Пользовательский сегмент состоит из рабочих станций. На 1-м этаже
размещается коммутационный шкаф, в котором располагаются:
патч-панели;
один коммутатор (D-Link DGS-1210-52/ME);
один ИБП APC Smart-UPS 600VA.
Рабочие станции обладают следующими конфигурациями: