32
отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные секретарём,
довольно часто теряются.
В приемной директора хранятся все регистрируемые входящие,
внутренние и исходящие документы. Для этого там организован маленький
архив, который разделен на папки: внутренняя переписка, входящая
документация, исходящая документация, распоряжения по предприятию,
приказы по командировкам, приказы и распоряжения. Документы хранятся в
них в течение года, а затем передаются в архив предприятия. В каждом
подразделении также имеется свой архив, в котором хранятся документы в
течение года, а после передаются в архив предприятия.
В результате возникают такие проблемы, как доставка неверной
информации, несвоевременная ее доставка, потеря информации, что ведет к
задержкам в оформлении отчетности и замедлению деятельности предприятия, а
также ошибках в ней.
Большой объем данных, обрабатываемых в компании, позволяет
затрачивать соответствующее количество времени и трудовых ресурсов на
обработку, исполнение и контроль документов. Поэтому необходимо, с
применением системы электронного документооборота, уменьшить
затрачиваемые ресурсы в целях оптимизации деятельности всей инспекции.
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота позволит
наиболее оперативно и с большой точностью отслеживать оборот конкретного
документа в организации.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Таким образом, многие бизнес-процессы в рассматриваемой организации
автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в
печатной и электронной форме, которые не интегрированы с другими
процессами и материальными потоками в единую информационную среду.
33
Отсутствие взаимодействия между составными процессами в АО
«Национальная Деликатесная Компания», материальными потоками и
документами может привести множество проблем:
• Несоответствие актуального состояния материальных потоков
документам;
• Незафиксированные документально изменения в материальных
потоках (в т. ч. и в процессах);
• Долгий поиск связанных между собой документов между
сотрудниками;
• Высокая вероятность ошибок, неточностей и дублирования;
• Отсутствие целостной картины состояния дел, а также
невозможность прогнозирования и принятия управленческих решений;
• Непонятность бизнес-процессов разработки, согласования и
утверждения всех документов.
Сам сотрудник тратит много времени на поиск необходимой информации
(около 40% от общего времени) или воссозданием заново – вместо того, чтобы
использовать повторно документы, которые «где-то» есть (и так происходит в
70% случаев). При такой разбросанности данных и документов очень сложно
обеспечить их целостность, безопасность и непротиворечивость.
34
Схема документооборота представлена на рисунке 1.9.
Действие
Руководитель
Учет корреспонденции
Контроль правильности
занесения записи
Исполнитель
Журнал учета
Специалист
Проверка соответствия
записей друг другу
Архив
Подготовка
отчетов за период
Журнал учета
Журнал учета
Визирование
отчетов
Журнал учета
Журнал учета
Отправка
в архив
Журнал учета
Рисунок 1.11 Схема документооборота
Проведем расчеты, позволяющие оценить возможную эффективность
внедрения автоматизированного варианта документооборота.
Допустим, что в течение рабочего дня секретарем обрабатывается около
30 документов – как полученных от клиентов, так и созданных в рамках
подготовки отчетности.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации (таблица 1.4.). Время приведено с учетом за рабочий день.
35
Таблица 1.2
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
делопроизводства
Время, затрачиваемое
при базовой технологии/
мин.
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту/ мин.
Регистрация входящих
документов
45
4
Регистрация исходящих
документов
40
4
Подготовка внутренних
документов
40
6
Поиск документов
10
7
Подготовка списка
документов
20
10
Итого, минут:
165
38
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении
предлагаемой системы это время сокращается до 38 минут, то есть в несколько
раз.
Внедрение системы документооборота позволяет избежать многих
ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов, а также
значительно укорить данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени
сотрудников, а следовательно, к повышению общей эффективности работы
предприятия.
Кроме того, использование вычислительной техники для оптимизации
процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть
бухгалтерской информации и процессов по ее обработке, участвующей в нем,
поддается формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить
процессы составления различных отчётов и повысить эффективность подготовки
отчетности в целом.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет
применения следующих мер:
36
1. Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а
также фильтрации по MAC-адресам и аутентификации пользователей;
2. Использованием антивирусного программного обеспечения –
Kaspersky Small Office Security;
3. Соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
4. Использованием резервного копирования информации;
5. Использование организационных и кадровых мер, в том числе
системы контроля доступа.
Основными целями политики безопасности можно выделить:
• Обеспечение конфиденциальности критичных информационных
ресурсов;
• Реализация постоянного доступа к информационным ресурсам АО
«Национальная Деликатесная Компания» для увеличения эффективности бизнес
деятельности;
• Сохранение целостности деловых данных с целью обеспечения
возможности АО «Национальная Деликатесная Компания» оказывать услуги
высокого качества и принимать эффективные управленческие решения;
• Увеличение понимания пользователей в рамках рисков, которые
напрямую связаны с информационными ресурсами компании;
• Выявление меры ответственности и обязанностей сотрудников в
процессе обеспечения информационной безопасности в компании.
Руководители подразделений обязаны поддерживать регулярный контроль
за соблюдением всех пунктов приведенной политики. А также должна быть
реализована периодическая проверка следования всем предписаниям по
информационной безопасности с подготовкой итогового отчета по результатам
указанной проверки руководству.
Все пункты политики относятся ко всем данным и ресурсам обработки
информации в компании. Соблюдение политики строго обязательно для каждого
сотрудника (как постоянного, так и временного). В пунктах договора с третьими
лицами, также имеющими доступ к информации компании, должны быть
37
прописаны обязательства третьего лица по соблюдению всех приведенных
требований политики безопасности.
АО «Национальная Деликатесная Компания» относится по праву
собственности (в т. ч. и по праву интеллектуальной собственности) абсолютно
вся деловая информация и вычислительные ресурсы, которые были куплены
(получены) и введены в эксплуатацию для реализации деятельности в рамках
действующего законодательства. Указанное право собственности относится
также к на голосовой и факсимильной связи, осуществляемой с применением
оборудования компании, созданное самостоятельное и купленное ПО, все
письма ящиков электронной почты, электронные и бумажные документы всех
действующих подразделений и персонала.
В отношении совокупного количества информационных активов
компании, активов, которые находятся под контролем компании а также
активов, применяемых для получения доступа к инфраструктуре компании,
необходимо определить ответственность конкретного сотрудника АО
«Национальная Деликатесная Компания».
Данные о смене владельцев активов, их перераспределении, изменениях в
параметрах и сфере использования за пределами компании должна передаваться
руководителю отдела информационных технологий.
Все работы в рамках офисов реализуются в рамках официальных
должностных обязанностей только на компьютерах, которые можно
использоваться в компании.
Руководители подразделений обязаны периодически корректировать
права доступа своих подчиненных и других пользователей к различным
информационным ресурсам.
Для реализации санкционированного доступа к информационному
ресурсу, каждый вход в систему должен быть реализован при помощи
уникального имени пользователя и пароля.
Пользователи должны следовать рекомендациям по защите своего пароля
еще на этапе его создания и последующего применения. Нельзя сообщать свой
пароль другим пользователям или давать в использование другим свою учетную
38
запись, это касается также членов семей и близких, в случае, если сотрудник
выполняет работу дома.
В процессе своей работы сотрудники должны всегда использовать режим
"Экранной заставки" с запросом пароля. Рекомендуется использовать
максимально большее доступное время "простоя" компьютера до появления
экранной, составляющее 15 минут.
Каждый сотрудник обязан незамедлительно сообщить руководителю ИТ
департамента и руководителю департамента ИБ о каждом случае
предоставления доступа третьим лицам к ресурсам корпоративной сети.
Доступ третьих лиц внутрь ИС АО «Национальная Деликатесная
Компания» характеризуется и обуславливается исключительной
производственной необходимостью. Поэтому порядок доступа к
информационным ресурсам компании обязан быть четко спланирован, должны
быть контролируемый и защищенный.
Пользователи имеют право удаленного доступа к информационным
ресурсам компании в рамках их взаимоотношения с компанией.
Сотрудникам, которые работают на ноутбуках и других портативных
устройствах, предоставляется уникальный удаленный доступ к сетевым
ресурсам в рамках прав и полномочий в корпоративной ИС.
Сотрудникам, которые находятся за пределами офиса и работают на ПК,
не принадлежащих АО «Национальная Деликатесная Компания», не
разрешается копировать данные на компьютер, с которого реализуется
удаленный доступ.
Сотрудники и третьи лица, которым доступен удаленный доступ к
информационным ресурсам компании, обязаны соблюдать требование,
исключающее возможность подключения их компьютера к сети и
одновременного подключения к каким-либо другим сетям, не относящимся к АО
«Национальная Деликатесная Компания».
Все ПК, подключаемые по методу удаленного доступа к информационной
сети АО «Национальная Деликатесная Компания», обязаны иметь установленное
антивирусное ПО, имеющее последние обновления.
39
Доступ к сети Интернет реализуется только в производственных целях и
не может быть использован для незаконной деятельности.
Предписанные правила:
• Всем сотрудникам разрешается пользоваться ресурсами сети
Интернет только в служебных целях;
• Исключено посещение любого сайта в сети Интернет, который
можно назвать оскорбительным для общественного мнения или содержащий
контент сексуального характера, пропаганду расовой ненависти, тематику по
поводу различия/превосходства полов, дискредитирующие заявления или другие
материалы с оскорбительными высказываниями на тему возраста, сексуальной
ориентации, политических или религиозных убеждений, национальности или
недееспособности;
• Все сотрудники не имеют права применять ресурсы сети Интернет
для хранения корпоративных данных;
• Деятельность сотрудников с Интернет-ресурсами возможна только
в режиме просмотра данных, исключая возможность передачи данных АО
«Национальная Деликатесная Компания» в сеть Интернет;
• Сотрудникам, которые имеют личные учетные записи, полученные
от публичных провайдеров, нельзя использовать их на оборудовании,
принадлежащем компании;
• Сотрудники компании перед использованием или отправкой
файлов, полученных через сеть Интернет, должны проверять их на наличие
вирусов;
• Запрещен доступ в Интернет через сеть компании для иных лиц, не
являющихся сотрудниками АО «Национальная Деликатесная Компания», а
также близких и членов семей сотрудников АО «Национальная Деликатесная
Компания».
Специалисты ИТ департамента и департамента по ИБ могут
контролировать содержание всего потока данных, идущих через канал связи к
сети Интернет во всех направлениях.
40
Сотрудники обязаны помнить о важности обеспечения физической
безопасности оборудования, хранящем все данные АО «Национальная
Деликатесная Компания».
Сотрудникам категорически запрещено самовольно корректировать
конфигурацию аппаратного и программного обеспечения. Подобные изменения
делаются авторизованными специалистами ИТ департамента, и только после
согласования всех предстоящих изменений с отделом по ИБ.
Все компьютерное оборудование (а это сервера, ПК и ноутбуки),
периферийное оборудование (принтеры, сканеры, МФУ), аксессуары
(клавиатуры, мыши, веб-камеры), сетевое оборудование (коммутаторы,
маршрутизаторы, концентраторы), в рамках политики безопасности вместе
определяются как "компьютерное оборудование". Компьютерное оборудование,
находящееся у АО «Национальная Деликатесная Компания», является ее
собственностью и используется исключительно в производственных целях.
Пользователи ноутбуков, содержащих данные, составляющие
коммерческую тайну АО «Национальная Деликатесная Компания», должны
обеспечить их хранение в защищенных и безопасных помещениях, запираемых
ящиках рабочего стола, шкафах, или гарантировать их защиту при помощи
аналогичного по степени эффективности защитного устройства, особенно в те
моменты, когда данный компьютер находится не в работе.
Все компьютеры нужно защищать паролем на стадии запуска системы,
активации по горячей клавиши и в момент выхода из режима "Экранной
заставки". Чтобы установить эти режимы, пользователь может обратиться в
службу технической поддержки. Данные не могут быть скомпрометированы в
результате халатности или небрежного отношения, что приводит к потере
оборудования. Перед тем, как утилизировать оборудование, все его компоненты,
в состав которых включены носители данных (например, жесткие диски), нужно
проверить, чтобы убедиться в полном отсутствии на них секретных и важных
данных и лицензионных ключей продуктов. Необходимо также выполнить
процедуру форматирования носителей информации для исключения
возможности восстановления данных.
41
В процессе записи какой-либо информации на носитель для передачи его
контрагентам или партнерам по бизнесу важно удостовериться в том, что
носитель полностью чист, т.е. не имеет никаких лишних данных. Важно
помнить, что обычное переформатирование носителя не дает гарантии
финального удаления записанной на нем информации.
Смартфоны и планшеты, поддерживающие возможности получения и
отправки электронной почты, а также прочие переносные устройства не
включают в число устройств, имеющих хорошие надежные механизмы защиты
данных. В таких устройствах не рекомендуется хранить секретную и
конфиденциальную информацию.
Все ПО, установленное на предоставленном компьютерном оборудовании,
становится собственностью АО «Национальная Деликатесная Компания» и
может быть использовано только в производственных целях.
Сотрудникам категорически запрещено устанавливать на переданном в
пользование компьютерном оборудовании стороннее, нелицензионное ПО или
ПО, не имеющее отношения к их рабочему процессу. Если в ходе проведения
технической проверки будет обнаружено запрещенное к установке ПО, оно
будет немедленно удалено, а сообщение о нарушении будет направлено
непосредственному руководителю сотрудника, а также в ИТ-отдел.
Компания предпочитает покупать уже готовое ПО, а не разрабатывать
собственные программы, поэтому пользователям, которые хотят внести новые
возможности в уже существующие бизнес-процессы, важно обсудить свое
предложение со своим менеджером по бизнес информации, который уведомит
их о порядке приобретения и/или создания нового ПО.
Электронные сообщения (удаленные или не удаленные) также могут быть
доступны или получены государственными органами или конкурентами по
бизнесу с целью их применения в качестве доказательств в рамках судебного
разбирательства или в процессе развития бизнеса. Поэтому все электронные
сообщения должны строго соответствовать стандартным АО «Национальная
Деликатесная Компания» в области деловой этики.