22
HP 260 G2 : i3 6100U / 4Gb RAM / 500Gb HDD
HP 260 G2 : i3 6100U / 2Gb RAM / 320Gb HDD
HP Slimline Desktop: 260 i3 6100T / 4Gb RAM / 500Gb HDD / DVD-RW
HP Slimline Desktop: 260 i3 6100T / 2Gb RAM / 320Gb HDD / DVD-RW
Кроме того, в пользовательском сегменте размещены сетевые МФУ
Kyocera M3040dn, Kyocera M2040dn сетевые принтеры Kyocera P3055dn.
В качестве среды передачи данных используется кабель витая пара
категории 5E (1000BASE-ТX) со скоростью передачи до 1000 мбит/сек.
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке
1.3.
TCP/IP
TCP/IP
Сервера
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Стандартный
пакет ПО
Hardware
Inspector
Radmin
Pidgin,
VoipDiscount
Windows 7 Professional Edition 32 bit
Короб
(СКС)
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
TCP/IP
TCP/IP
FTP
ViPNet
Administrator
ViPNet
Coordinator
ViPNet Client
ViPNet Client
ViPNet Client ViPNet Client
ViPNet Client ViPNet Client
СЭД
Docsvision
TrendMicrоDLP
MS Windows Server 2013
1С Предприятие
Отдел по работе с
клиентами
Бухгалтерия
Ит-отдел
Отдел рекламы
Отдел кадров
Юридический отдел
Транспортный отдел
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Служба безопасности
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Служба делопроизводства
Рис. 1.3 Схема используемой программной архитектуры
В качестве операционной системы на АРМ пользователей используется
Windows 7 Prof, в качестве серверной - Windows Server 2008 R2.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2013 Prof,
включающий в себя MS Word 2013, MS Excel 2013.
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор WinRar, антивирус Kaspersky.
23
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В деятельности рассматриваемой компании можно выделить несколько
уровней бизнес-процессов (Рис. 1.4):
Основные;
Обеспечивающие;
Бизнес-процессы управления.
Рисунок 1.4 Деятельность компании
Основные бизнес-процессы — это те, которые приносят компании
прибыль (Рис. 1.5):
Продажа товаров и продукции;
Учет результатов продаж;
Подготовка отчетности (налоговой и внутренней).
24
Рис. 1.5 Характеристика основных бизнес-процессов компании
Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные процессы,
которые обеспечивают стабильную деятельность компании, но не приносят
прибыль.
Административно-хозяйственное обеспечение.
Обеспечение безопасности.
Юридическое обеспечение.
ИТ-обеспечение и связь.
Внутренний контроль.
Бухгалтерский учет и отчетность.
Другие (более 10).
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью
которых осуществляется управление деятельностью компании и основными
объектами:
Стратегическое управление.
Управление маркетингом.
Управление рисками.
Управление персоналом.
Управление бизнес-процессами и развитием.
25
Региональное управление.
Другие (более 10).
Одним из обеспечивающих бизнес-процессов АО «Национальная
Деликатесная Компания» является административно-хозяйственное
обеспечение, куда входит также и документооборот и организация обработки
документов.
Организация работы с документами - организация документооборота,
хранения и использования документов в текущей деятельности
рассматриваемого учреждения. Документооборот является важным звеном в
организации делопроизводства, так как он определяет не только инстанции
движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве
документооборот рассматривается как информационное обеспечение
деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и
использования ранее созданных документов.
Основными правилами организации документооборота являются:
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами
времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое
перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или
ограничить возвратные перемещения документов);
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов
должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства - возможность
централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все
документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе
согласованы путем соблюдения правил особенностей представления
информации на каждом из носителей.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
26
В настоящее время процесс учета документов и их оборота для компании
осуществляется на предприятии следующим образом.
На рисунках 1.6-1.7 представлена функциональная модель процесса учета
и регистрации документации, требующих исполнения и ответа.
Рисунок 1.6 - Функциональная модель нулевого уровня IDEF0 Работа с
документацией. Модель AS-IS
Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной
обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов,
предварительным рассмотрением документов, занесением данных в реестр
документов, исполнением документов и их обработкой, обработкой внутренних
документов.
Используются следующие активные объекты (механизмы):
руководитель (генеральный директор);
исполнители - сотрудники компании.
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, а также регистрации документа, которая заключается
в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом
документе. Далее представлена декомпозиция модели AS-IS.
27
Рисунок 1.7 - Декомпозиция контекстной диаграммы нулевого уровня
IDEF0 Работа с документацией. Модель AS-IS
Далее представлена декомпозиция блока «Прием и первичная обработка
поступившей документации» модели AS-IS.
Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении
поступивших документов, передаче их руководителю, который , рассматривая
документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их
исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.
28
Рисунок 1.8 - Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка
поступившей документации»
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о
документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче
получателю, если его имя указано на документе. В противном случае документы
передаются руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении
данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее
отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа
в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте отметке о
получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а
обработка исполненных документов заключается в их учете. Далее представлена
декомпозиция блока «Обработка внутренней документации» модели AS-IS
(Рис.5).
Далее представлена декомпозиция блока «Обработка исполненной
документации» модели AS-IS ( рис.1.9).
29
Рисунок 1.9 - Декомпозиция функции «Обработка внутренней документации»
Рисунок 1.10 Декомпозиция функции «Обработка исполненной
документации»
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований
резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке
правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем
внесения отметки.
30
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих
документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.
Таким образом, в настоящее время используемая система организации
делопроизводства обладает следующими недостатками:
1. Низкая скорость обработки документов.
2. Большое количество неточностей и ошибок, связанных с
человеческим фактором.
3. Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного
документа.
4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании и
его рецензирования.
Данные недостатки можно устранить путем внедрения
автоматизированной информационной системы делопроизводства компании.
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что
влечет за собой частое возникновение ошибок.
Документы, поступившие на предприятие, принимаются секретарем
генерального директора. К входящей корреспонденции относятся: приказы,
информационные письма, указания, переписка с другими организациями,
договоры, заявления. Небольшая часть документов приходит по факсу (т.е.
фактически в виде бумажного документа) и по электронной почте. Общий объем
документов за год составляет в среднем 800-900.
К внутренним документам относится организационно-распорядительная
документация. Она включает в себя приказы, распоряжения, протоколы,
служебные записки, заявления, наряды, докладные и т.п. Годовой объем
зарегистрированных документов в среднем 300-400.
Исходящей корреспонденцией являются отчеты, письма, договоры,
заявления, распоряжения и т.д. Объем документов за год составляет 800-900.
31
Входящую корреспонденцию проверяют в приемной на правильность
доставки и целостность вложения. Конверты с пометкой «лично» передаются
адресатам без вскрытия. Все входящие документы подлежат регистрации (если
эти документы входят в список подлежащих регистрации) в специально
отведенных для них журналах для регистрации входящей корреспонденции. На
всех регистрируемых входящих документах в правом нижнем углу лицевой
стороны основного документа ставится регистрационный штамп с указанием
даты поступления документа и входящего порядкового номера. Любая бумага,
не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ.
Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.
Каждый документ, поступивший в инспекцию, регистрируется только один раз,
в день поступления. После регистрации документы (если это не личные письма)
направляются на рассмотрение руководству. Далее они могут быть размножены
и направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие
подразделения через приемную, на документах делаются соответствующие
отметки. Срочные документы передаются на рассмотрение руководству
немедленно. Таким образом, входящий документ регистрируется секретарем в
приемной.
Исходящие документы также регистрируются секретарем. На каждом
отправляемом документе проставляется дата и исходящий номер. Копия
исходящего документа подшивается в соответствующую папку.
Учет и регистрацию внутренних документов (приказов по основной
деятельности, по командировкам, а также распоряжений и протоколов) проводит
также секретарь. Регистрационным номером приказа, распоряжения и протокола
является порядковый номер, присваиваемый каждому виду документов в
пределах года. Все внутренние документы регистрируются в журналах для
регистрации внутренних документов. Они регистрируются при передаче их
между подразделениями.
Контроль исполнения документов осуществляет начальник того отдела,
которому был передан документ. Передача контрольных документов на
исполнение из одного структурного подразделения в другое производится
только через приемную с соответствующей пометкой на документе, а секретарь