63
Рисунок 2.27 – Добавление новой заявки
При нажатии на кнопку «Печать заявки» будет создан PDF файл,
который включает полную информацию о заявки для вывода ее на печать
(рисунок 2.28).
Рисунок 2.28 – Печатная форма принятой заявки
64
При нажатии на кнопку «Отправить заявку по почте», заявка будет
отправлена на электронный ящик сотрудника, адрес которого будет выбран
из списка сотрудников выбранного подразделения в форме, представленной
на рисунке 2.29.
Рисунок 2.29 – Выбор контакта для отправки заявки
На рисунке 2.30 представлена форма электронного письма, которая
будет отправлена на электронную почту исполнителя.
Рисунок 2.30 – Форма электронного письма-оповещения о новой
заявке
65
Если к заявке были приложены документы, то они будут прикреплены
к письму.
На рисунке 2.31 представлена закладка «Заявители» на главной форме
приложения.
Рисунок 2.31 – Список заявителей
На рисунке 2.32 представлена закладка, отражающая сведения о
результатах обработки заявок.
Рисунок 2.32 – Сведения о результатах обработки заявок
При выборе в пункте меню «Бланки документов – Печатная форма
заявки» будет открыт шаблон печатной формы заявки, который представлен
на рисунке 2.33.
66
Рисунок 2.33 – Шаблон печатной формы заявки
При редактировании шаблона можно менять расположение и
форматирование меток и текста без необходимости вноса изменения в код
информационной системы.
На рисунке 2.34 представлен шаблон отчета.
Рисунок 2.34 – Шаблон отчета
Для редактирования информации о подразделениях предназначена
форма, представленная на рисунке 2.35. Форма позволяет редактировать не
только общую информацию о подразделениях, сотрудниках и видах заявок.
67
Рисунок 2.35 – Форма редактирования данных о подразделениях
Информационная система регистрации заявок о подразделениях
позволяет строить следующие отчеты:
1. Статистика приема и обработки заявок.
2. Сведения о принятых заявках за выбранный промежуток времени.
3. Сведения о результатах обработки заявок за выбранный промежуток
времени.
4. Сведения о заявителях.
На рисунке 2.36 представлена форма отчетов с выбором периода
отчета и подразделения.
Рисунок 2.36 – Пример отчета по заявкам
68
При нажатии на кнопку «Экспорт отчета в формат PDF» будет открыт
отчет в формате PDF¸ представленный на рисунке 2.37.
Рисунок 2.37 – Пример отчета по заявкам в формате PDF
На рисунках 2.38 и 2.39 представлены отчеты по заявителям и
результатам рассмотрения заявок.
Рисунок 2.38 – Пример отчета по заявителям
69
Рисунок 2.39 – Пример отчета по результатам обработки заявок
На рисунке 2.40 представлен отчет по статистике приема и обработки
заявок.
Рисунок 2.40 – Пример отчета по статистике приема и обработки
заявок
На рисунке 2.41 представлен отчет по статистике заявок по статусам
заявителей и видам заявок.
Рисунок 2.41 – Пример отчета по статистике заявок по статусам
заявителей и видам заявок
70
ГЛАВА 3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ
3.1. Выбор и обоснование методики расчета экономической
эффективности
Экономический эффект от внедрения программного обеспечения,
предназначенного для автоматизации ручного труда, подразделяют на
прямой и косвенный [30].
Прямой экономический эффект состоит из экономии ресурсов и
денежных средств, которые могут быть получены в результате
автоматизации. Прямой эффект складывается из экономии фонда оплаты
труда, затрат на основные и вспомогательные материалы и т.д.
Косвенный экономический эффект определяется увеличением прибыли,
ростом числа клиентов, сокращение дополнительных расходов и т.д.
Основным показателем оценки эффективности внедрения
информационной системы является повышение качества управления.
Оценить экономическую эффективность можно с помощью оценки
трудовых и стоимостных показателей. При этом используется метод
сопоставления данных базового и контрольного периодов. Базовый период –
до внедрения информационной системы, а контрольный пример – после
внедрения информационной системы.
Прямой экономический эффект характеризуется снижением трудовых и
стоимостных показателей.
Трудовые показатели [30]:
1. Абсолютное снижение трудовых затрат (DТ):
DТ = Т
0
- Т
1
, (1)
где Т
0
- трудовые затраты при ручной обработке данных;
Т
1
- трудовые затраты при автоматизированной обработке данных.
2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ):
КТ =DТ / T
0
* 100%; (2)
71
3. Коэффициент повышения производительности труда (YT):
YT = T
0
/ T
1
. (3)
Стоимостные показатели:
1. Абсолютное снижение стоимостных затрат (DC);
2. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC);
3. Индекс снижения стоимостных затрат (YC), рассчитываемые
аналогично.
Срок окупаемости затрат на внедрение проекта (Т
ок
):
Т
ок
= КП /DC , (4)
где КП - затраты на создание проекта (разработка и внедрение).
3.2. Расчет показателей экономической эффективности работы
Рассчитаем экономический эффект от внедрения информационной
системы регистрации заявок, поступающих в администрацию г.п. Советский
от населения поселка в стоимостном выражении, учитывая, что
предполагаемая заработная плата сотрудника по приему заявок составляет
20 000 руб.
Для оценки эффективности разработанной информационной системы
сравним временные затраты сотрудников при ручном и автоматизированном
ведении регистрации заявок. Данный анализ позволит сделать однозначный
вывод о целесообразности внедрения информационной системы в целях
повышения производительности работы всего отдела.
Ранее уже было отмечено, что автоматизированный регистрация
заявок позволит сократить рабочее время сотрудников общего отдела
администрации.
Кроме того, информационная система позволит централизованно
хранить данные о заявках, документах, заявителях, результатах обработки
заявок и т.д. Такая схема организации работы обеспечит оперативный
доступ к информации без необходимости ручного поиска требуемой
72
информации в бумажных документах.
В таблице 10 представлены временные затраты сотрудников по
регистрации заявок.
Таблица 10
Временные затраты сотрудников
Вид работы
Временные затраты, мин.
ручной
автоматизированный
Внос общей информации об отделах и
подразделениях
4
3
Внос общей информации о заявителе
2
2
Внос сведений по заявке
3
1
Оформление электронной печатной
формы по заявке
2
0,5
Создание и отправка электронного
письма исполнителю
5,5
1
Внос информации о результатах
обработки заявок
1
1
Формирование отчетной информации
60
0,5
ИТОГО
114,5
12,4
Как показал проведенный анализ временных затрат внедрение
информационной системы регистрации заявок в общем отделе
администрации г.п. Советский увеличит производительность труда
сотрудников за счет централизованного хранения информации о заявках и их
обработки в едином информационном пространстве, что обеспечивает
возможность оперативного поиска информации. Кроме того, сократится
количество ошибок, которые неизбежны при ручном вносе данных.
Следовательно, повысится качество и достоверность хранимых данных.
Расчет экономии затрат будем рассчитывать на основе полученных
итоговых значений при ручном и автоматизированном способе,
представленных в таблице 10.
Пусть рабочий день сотрудников общего отдела составляет 8 часов. В
течение рабочего дня сотрудники отдела тратят как минимум 4 часа на
работы с приемом заявок. При автоматизированном способе регистрации
этот же объем будет зарегистрирован за 1 час.
Из расчета месячной заработной платы сотрудника общего отдела