32
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
Приведём анализ готовых программных решений автоматизируемой
системы, определим стратегию автоматизации и способ приобретения
информационной системы.
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Дадим описание типичной системы поддержки работы ТСЖ [18].
Информационная система «1C: Председатель ТСЖ» изображена на
рисунке 1.17.
Рисунок 1.17 – Интерфейс системы «1C: Председатель ТСЖ»
33
Информационная система предназначена для управления жильём и
коммунальными услугами ассоциаций домовладельцев или жилищных
кооперативов, которые могут рассчитывать арендную плату и другие
коммунальные услуги, а также регистрацию паспортов.
Особенности программы:
Ведение подробного учёта физических и юридических лиц,
арендаторов помещений;
Учёт жителей кооператива, оформление паспортов, удаление и
сдача бухгалтерского учёта, форма паспортного стола;
Учёт запасов: здания, квартиры, гаражи, дома и так далее;
Учёт личных счетов резидентов: количество резидентов, взаимные
соглашения, совершённые транзакции, расчёты и сборы, льготы, переплаты,
платежи;
Поселения с поставщиками услуг;
Отчётность для предприятий жилищно-коммунального сектора.
Наряду с системой «1C: Председатель ТСЖ» существует также
расширенная версия этой системы. Возможности «1С:Предприятие 8» –
бухгалтерский учёт на предприятиях жилищно-коммунального хозяйства, ТСЖ
и ЖСК (жилищно-строительный кооператив). Базовая версия: комплексный учёт
коммунальных услуг, коммунальных и бухгалтерских услуг в базе данных,
проведение платежей, расчётов и перерасчётов, работа с должниками.
34
Рисунок 1.18 – Интерфейс системы "Бухгалтерский учет на предприятиях жилищно-
коммунального хозяйства, ТСЖ и ЖСК"
Цель: бухгалтерский учёт в ассоциации домовладельцев, в компаниях по
управлению жильём и коммунальными услугами, жилищных кооперативах,
коттеджных кооперативах и дачных домах, домах отдыха, предприятиях
водоснабжения, отопительных сетях. Базовая версия предназначена для работы в
качестве сотрудника в одной организации. Это не требует дополнительных
затрат.
Чего нет у «1C: Председатель ТСЖ», но есть в «1С:Бухгалтерия» у
управляющих компаний:
отсутствует упрощённая бухгалтерия для домовладельцев;
нет контроля качества предоставляемых услуг;
работа с должниками отсутствует.
Система «Домовладелец».
Функциональные возможности «Домовладельца»:
расчёт и перерасчет коммунальных платежей в соответствии с 354-
ПП РФ (с изменениями – 2019);
35
любые начисления, счетчики, пени;
раздельный учёт капремонта;
хранение всей истории лицевых счетов;
единая база данных бухгалтерии, паспортного стола, жилфонда,
аренды, юриста;
подробный учёт жилфонда;
паспортный учет в соответствии с требованиями УФМС.
Рисунок 1.19 – Интерфейс системы «Домовладелец»
Все рассмотренные системы не подходят, так как не имеют интеграции с
ГИС ЖКХ.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существуют следующие стратегии автоматизации:
1) Хаотическая автоматизация (по частям) является одной из самых
неэффективных видов инвестиционных фондов для развития бизнеса.
Автоматизация понимается как отсутствие стратегического плана создания и
развития. При таком подходе процесс внедрения информационных технологий
36
определяется местными краткосрочными задачами, а не реальными
коммерческими потребностями. В этом случае компания получает разрозненные
прикладные системы, стоимость которых может быть сопоставима со сложным
решением.
Выбирая эту стратегию, можно сэкономить время и деньги при
развёртывании системы. Но с возможным будущим обновлением, которое
повлияет на полную автоматизацию, использование системы не будет
рациональным или экономичным.
2) Автоматизация участков включает в себя процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия,
объединённых функциональной базой. Подобный подход к автоматизации
выбирается, когда у компании недостаточно инвестиций в автоматизацию в
целом или существующие разделы дают большой экономический эффект. Часто
эта автоматизация используется на производственных площадках.
3) Автоматизация в областях включает автоматизацию отдельных
областей предприятия. Отличительной особенностью автоматизации сайтов
является то, что деятельность включает в себя участие в этом процессе всех
организационных подразделений, работа которых связана с
автоматизированным направлением. Конечным результатом автоматизации в
областях может быть полная автоматизация предприятия.
4) Полная автоматизация включает в себя систему, состоящую из
множества элементов на различных уровнях и для различных целей. К ним
относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, процедуры
управления, функции и так далее. Это позволяет использовать алгоритм для
вычисления аналогичных задач. Это также устраняет необходимость
дублирования разных каталогов в разных системах, поскольку всё собрано в
одном. Есть недостатки полной автоматизации. Полная автоматизация требует
значительных финансовых и временных затрат, а также очень точного и
тщательного планирования [5].
После анализа всех этих вариантов стратегий, была выбрана стратегия
полной автоматизации, так как это наиболее подходящий вариант для нашей
компании.
37
Все участники процесса разработки остановились на выборе –
собственная разработка.
Создаваемый сервис должен быть похож на 1C: Председатель ТСЖ, но
должен быть реализован на собственном компьютере ТСЖ. Как видно из
рисунка 1.20, основное отличие от IDEF0 «КАК ЕСТЬ» состоит в изменении
исполнителей – используются ГИС ТСЖ и приложение.
Рисунок 1.20 – Проведение мероприятий «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Существуют следующие способы приобретения ПО [5]:
Разработка (своя или на заказ);
Покупка интеллектуальной собственности (покупка
национальной или иностранной интеллектуальной собственности);
Покупка + доработка (самостоятельно или нет);
38
Аренда.
Рассмотрим в деталях каждый из методов его применения к
автоматизации задачи.
При покупке решения под ключ заказчик должен выбрать решение,
которое полностью соответствует бизнес-схемам. Это очень сложно, поскольку
производители систем автоматизации пытаются угодить всем потенциальным
клиентам, и их системы перегружены ненужными функциями, поэтому в данном
случае придётся переплатить. Либо система является основой для создания
решений для конкретного потребителя. Оба варианта не подходят для решения
этой задачи, так как приобретение готовой информационной системы для
автоматизации в областях не выгодно с точки зрения инвестирования денег в
систему автоматизации.
Кроме того, информационные системы, которые были приобретены,
сотрудников не устраивают из-за ряда недостатков, а также из-за отсутствия
функциональности. Направление будущего развития информационной системы
выглядит хуже, долгосрочной адаптации к требованиям бизнеса, а также частым
контактам со службой поддержки.
Разработка заказов от внешних разработчиков обеспечит
информационную систему, которая в настоящее время соответствует бизнес-
правилам компании. Однако, если бизнес процессы изменятся, может
потребоваться переработка, что приведёт к лишению затрат на реинжиниринг
существующей интеллектуальной собственности.
Покупка и доработка возможны, если они требуют небольшого количества
обзора, этот обзор часто возможен в рамках центральной модели ИС, что часто
вызывает трудности из-за отсутствия подробной документации.
Для опции аренды можно определить следующие параметры:
Улучшает инновационные возможности компании за счёт
взаимодействия и партнёрства с поставщиками мирового класса с большим
интеллектуальным потенциалом и богатым инновационным опытом;
Обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: легче и
дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и
39
ресурсами, чем реструктурировать внутреннюю деятельность компании,
устраняя только силу и ресурсы и создавая новые;
Ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
Позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые компания
эффективно выполняет, и тех, которые стратегически рекомендуется держать
под контролем.
Однако в этом случае компания рискует удалить слишком много
деятельности из своих пределов и потерять некоторые из своих собственных
ресурсов и возможностей. В таких случаях компания потеряет деятельность,
которая долгое время обеспечивала её успех на рынке.
Таким образом, информационная система будет развиваться в компании
сама по себе, поскольку компания имеет квалифицированный персонал для
разработки и внедрения этой информационной системы. Разработка собственной
системы предполагает, что компания имеет специалистов, которые могут
анализировать бизнес процессы, разрабатывать и внедрять систему для
автоматизации. Поскольку достаточно небольшая область деятельности
автоматизируется, существующим работникам не составит труда выполнить весь
спектр работы по проектированию, разработке и внедрению системы
автоматизации.
Разработанная информационная система будет включать в себя всю
необходимую функциональность и учитывать все особенности работы и
пожелания сотрудников этой компании, так как это будет индивидуальный
(уникальный) продукт, который позволяет быстро менять функциональность в
соответствии с требованиями внутреннего клиента.
Итак, обычно рассматриваются три способа приобретения программного
обеспечения:
Покупка готовой специализированной ИС;
Разработка ИС своими силами;
Разработка ИС сторонней фирмой;
Покупка системы и её доработка.
Первый вариант исключаются сразу по следующей причине. Как следует
из обзора пункта 1.3.1., существующие программные продукты либо полностью
40
автономны, либо являются частью ГИС ЖКХ. Таким образом, данное
программное обеспечение должно быть разработано своими силами.
Последний вариант так же исключается по похожим соображениям.
Разработка ИС сторонней фирмой исключается из-за высокой стоимости.
Члены ТСЖ не согласны дать деньги на этот проект.
Поэтому остается последний вариант – разработка ИС своими силами.
1.4. Обоснование проектных решений
Проведем анализ и обоснуем выбор средств, используемых для
автоматизации задачи.
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) – набор данных, представленных в
определенной форме для компьютерной обработки. Организационная и
методологическая поддержка – это набор мероприятий, направленных на работу
компьютера и программного обеспечения для достижения желаемого результата.
Поддержка информации: набор единой системы классификации и
кодирования информации, унифицированных систем документации и
информационных файлов.
Информационная поддержка включает в себя два комплекса:
компоненты внешней машины ИО – технические и экономические
классификаторы информации и документов;
компоненты внутренней машины ИО – модели и экранные формы
для ввода первичных данных на компьютер или создания выходной
информации, структура информационной базы (вход, выходные файлы, база
данных).
Чтобы адаптировать экономическую информацию для эффективного
поиска, обработки и передачи по каналам связи, она должна быть представлена в
цифровом формате. Для этой цели она должен сначала быть отсортирована
41
(классифицирована), а затем формализована (закодирована) с использованием
классификатора.
Классификатор – это документ, с помощью которого осуществляется
формальное описание экономической информации в ЭВМ, который содержит
имена объектов, имена групп классификации и обозначения их кодов.
По охвату различаются следующие типы классификаторов:
международные, государственные (общесистемные), местные и собственные
классификаторы.
Основным компонентом информационной поддержки вне машины
является система документации, используемая при управлении хозяйственной
организацией. Под документом подразумевается определённый набор
информации, используемой для решения экономических проблем и
локализованной в осязаемом виде в соответствии с установленной формой.
Система документации представляет собой набор взаимосвязанных форм
документов, которые регулярно используются в управлении хозяйственным
образованием. Отличительной особенностью системы экономической
документации является широкий спектр типов документов.
Существующие системы документации, характерные для
неавтоматизированных ИС, отличаются большим количеством различных типов
форм документов; большим объемом потоков документов и их путаницей;
дублированием информации в документах и работой по их обработке и, как
следствие, низкой надёжностью полученных результатов. Обработка документов
в таких системах занимает почти половину времени рабочих часов. При
необходимости требуется упростить систему документации, используя
следующие методы:
Унификация и стандартизация документов;
Внедрение безбумажной технологии, основанной на использовании
электронных документов и новых информационных технологий для их
обработки.
Входные документы предпочтительно принимаются через сеть, поэтому
они должны быть представлены в файлах ранее согласованной структуры.
Чтобы упростить использование таких файлов, они должны иметь табличную