102
В ООО «УГМК-Холдинг» уже начата работа по созданию стандарта
управления данными, который будет обязателен для всех проектов и
пользователей информационных систем.
2.3.3. Анализ организационного окружения проекта внедрения цифровых
технологий
При выполнении проекта внедрения цифровых технологий всегда
необходим оценивать отношение пользователей и руководителей подразделений,
в которых готовится или ведется эксплуатация решения, к проекту.
Проведение таких оценок рекомендуется выполнять методом опросов и
сборов отзывов о проекте, в том числе методом анонимного опроса.
Со всеми негативными реакциями необходимо бороться по существу.
Нередко их основной причиной является недостаток компетенций пользователей.
Поэтому необходимо постоянно проводить обучение и популяризировать
применение цифровых технологий.
2.4. Требования к выбору инструментов для проекта внедрения
цифровых технологий
При выполнении проектов внедрения цифровых технологий очень важно
корректно выбрать инструменты для выполнения проекта, чтобы минимизировать
проектные риски и сократить стоимость владения созданным решением в
будущем.
Такими инструментами должны стать:
1. Порталы управления проектами.
2. Инструменты управления графиками проектов и управления
заданиями проектной команде.
3. Инструменты отчетности и контроля хода проектов.
Выбранные инструменты должны быть, прежде всего, понятны проектной
команде. Поэтому рекомендуется использовать только уже принятые
инструменты управления проектами.
2.4.1. Организационные и правовые требования к выбору инструментов
проекта
Выбранные инструменты управления проектом и разработки решений
должны соответствовать следующим требованиям:
103
1. Для всех выбранных инструментов должны быть ясно описаны и
приняты лицензионные соглашения или договоры, определяющие их
использование.
2. Все выбранные инструменты не должны иметь даже потенциальных
правовых ограничений их применения и негативных примеров работы
с ними на других проектах.
3. Все инструменты должны быть корректно лицензированы, либо
должны применяться инструменты с открытыми лицензиями.
Поскольку деятельность в области внедрения цифровых технологий
только развивается, рекомендуется использовать инструменты с открытыми
лицензиями, либо инструменты из числа рекомендованных ООО «УГМК-
Холдинг».
2.4.2. Технические требования к выбору инструментов проекта
Выбор в пользу инструментов проекта производится только в случае если:
инструменты были протестированы или имеется опыт их
применения;
инструменты не имеют негативных последствий работы с точки
зрения ИБ и не создают новых рисков;
процесс администрирования работы с ними налажен и
протестирован.
Любые инструменты без выполнения этих требований не могут быть
выбраны для работы в проектах для организаций УГМК.
2.4.3. Подходы к интеграции проекта в информационную инфраструктуру
компании
Все разработанные решения в сфере цифровых технологий после
проверки уровня их информационной безопасности должны быть интегрированы
в информационную инфраструктуру УГМК.
Поскольку решения в сфере цифровых технологий являются
«чувствительными» к изменениях вычислительной нагрузки, доступности связи и
приоритезации выполнения вычислительных задач в силу характера их работы,
для интеграции с другими информационными системами и компонентами
рекомендовано организовывать обмен данными по следующим правилам:
104
1. Обмен данными ведется только через корпоративную шину данных
ООО «УГМК-Холдинг» через веб-сервисы с применением технологии
REST. Обмен данными производится в формате XML или JSON
документов и только по запросу системы – получателя данных.
2. Прямой обмен на уровне баз данных запрещен, обращение
непосредственно к серверу приложений блокировано на уровне
сервиса.
3. Администрирование серверного оборудования и системного
программного обеспечения, применяемого для цифровых технологий,
осуществляется по минимальному принципу по методологии Just
enough administration
23
компании Microsoft путем сокращения
административных полномочий и предоставлений их только на время
выполнения нужно операции.
Другие методы интеграции не рекомендованы. В том случае, если они
необходимых, их применение должно быть согласовано с ИТ-службой и
управлением защиты информации ООО «УГМК-Холдинг».
2.4.4. Организация эксплуатации разработанных решений
Разработанные решения должны эксплуатироваться в соответствии со
стандартом УГМК «Управление информационными технологиями»
6
. В процессе
эксплуатации должны быть обеспечены:
обучающие материалы и документация для пользователей;
служба или группа поддержки пользователей;
средства и методы мониторинга работы и исключения ошибок в
эксплуатации решений;
периодические контроли качества работы решений;
мониторинг надежности работы решений, в том числе в сфере
информационной безопасности.
Для всех решений в сфере цифровых технологий должны быть
разработаны сценарии работы без них в случае их выхода из строя. Такое
резервирование должно быть обеспечено для всех компонентов решения и
решения в целом. Все сценарии альтернативной работы должны быть оформлены
105
и доведены до пользователей в формате регламентов обеспечения непрерывности
процессов.
В том случае если в ходе мониторинга работы решения выявлено, что оно
ухудшает показатели поддерживаемого процесса, либо испытывает атаку или
иное влияние злоумышленника, такого цифровое решение должно быть выведено
из эксплуатации с вводом в эксплуатацию резервного сценария работы.
Ни при каких ситуациях цифровые решения не должны оставаться без
общего контроля и мониторинга со стороны человека и не должны «принимать
решений», влияющих на жизнь и здоровье людей.
2.4.5. Подходы к принятию решения о замене или выводу из эксплуатации
разработанного решения в сфере цифровых технологий
Эксплуатируемое решение в сфере цифровых технологий может быть
впоследствии выведено из эксплуатации, если:
есть более современные и/или эффективные его аналоги;
прекратился или снизился положительный эффект его влияния на
процесс;
решение морально или физически устарело;
есть основания полагать, что оно может быть подвергнуто
действиям злоумышленников, либо имеет ненадежную систему
информационной безопасности.
При наступлении любого события необходимо принять решение о замене
решения. Разработка нового решения в сфере цифровых технологий выполняется
по той же методологии, что описана в настоящей МД. Действующее решение
может быть полностью выведено из эксплуатации только в том случае, если новое
решение полностью готово к работе.
2.5. Правовые аспекты применения цифровых технологий и права
собственности на выполненные в ходе проекта разработки
При разработке и внедрении решений в области цифровых технологий
важно соблюдать следующие требования ООО «УГМК-Холдинг»:
1. Организации УГМК не могут применять решения или технологии, в
отношении которых есть притязания или ограничения третьих лиц.
2. Все выбранные решения должны быть разрешены к применению на
территории РФ без каких-либо ограничений.
106
3. Выбранные инструменты не должны иметь «скрытых» платежей или
лицензионных вознаграждений, которые возникнут в отношении их
эксплуатации в будущем.
Кроме того, выбранные инструменты и технологии должны быть
адаптированы к применению в организациях УГМК с точки зрения действующего
Законодательства РФ, рекомендаций и предписаний ФСТЭК России и других
органов, регламентирующих работу в сфере цифровых и информационных
технологий в РФ,
2.6. Оформление разработанных решений в виде нормативных документов
в ООО «УГМК-Холдинг»
Все разработанные решения должны быть оформлены проектными
решениями и иметь следующие документы:
1. Приказы о начале проекта и составе рабочей группы.
2. Приказы о вводе в эксплуатацию.
3. Проектную документацию, описывающую процесс выполнения
проекта, разработки и эксплуатации решений.
4. Утверждённые планы внедрения.
5. Приказы или акты о выводе из эксплуатации, если решение должно
быть заменено на другое.
Без документального оформления эксплуатация цифровых технологий не
допускается.
2.7. Применение регламента организации проектов внедрения цифровых
технологий на примере проекта анализа запасов
Разработанный проект регламента выполнения проектов внедрения
цифровых технологий опробируется на всех этапах на примере проекта анализа
запасов в целью их оптимизации.
В рамках проекта выполнены следующие этапы:
1. Определена необходимость оптимизации производственных запасов
путем сокращения объемов закупки запасов, которые имеют
тенденцию к сокращению потребления.
2. К проекту подготовлена постановка задачи на языке, привычном для
бизнес-подразделений (Приложение 1 к настоящей МД) и выгрузка
107
данных из КИС УГМК на базе SAP ERP на примере отдельных
организаций УГМК. В рамках постановки задачи сформулирована
гипотеза о том, что отдельные материалы могут при использовании
требовать применения других материалов, например, для замены масла
в машинах и механизмах нужны масляные фильтры, а такие
материалы, в свою очередь, в объемах потребления могут
коррелировать с производством того или иного вида продукции, даже
если не используются в его производстве напрямую. Это значит, что
для контроля запасов необходимо определить такие корреляции и
выявить материалы, которые «инициируют» потребление других
материалов.
3. Сформирована проектная команда, в состав которой вошли:
сотрудники управления закупок товаров, работ и услуг ООО
«УГМК-Холдинг»;
сотрудники ИТ-службы ООО «УГМК-Холдинг»;
специалисты научной организации, наименование которой не
может быть включено в текст МД из-за ограничений
подписанного соглашения о конфиденциальности;
специалисты службы финансового директора ООО «УГМК-
Холдинг».
4. Подготовлены данные для анализа и проверки гипотезы на примере
ряда организаций УГМК из КИС УГМК на базе SAP ERP/
5. Разработана математическая модель, проверена и опровергнута
гипотеза. Сформулирована новая гипотеза о самостоятельной
корреляции каждого материала с выпускаемой продукцией.
6. Разработана математическая модель для сформулированной гипотезы.
7. Разработан и протестирован прототип математической модели на
языке Python. Выбор инструментов произведен из числа
рекомендованных к применению в ООО «УГМК-Холдинг», перечень
которых описан в разделе 1.3.1 настоящей МД.
108
8. Выполняются работы по адаптации математической модели к работе в
среде SAP HANA и интеграции разработок на базе SAP HANA
процессы КИС УГМК на базе SAP ERP.
9. Разработанная модель будет адаптирована к работе в 1С:ERP и
предложена к внедрению в других организациях УГМК.
10. Перед внедрением модели будет произведен анализ ожидаемого
экономического эффекта с применением методов, приведенных в
разделе 3 настоящей МД.
Опробированный проект регламента готовится к утверждению в
соответствии со следующей процедурой.
2.8. Утверждение, использование и последующая актуализация регламента
организации проектов внедрения цифровых технологий
Разработанный в ходе работы над настоящей МД «Регламент выполнения
проектов внедрения цифровых технологий в ООО «УГМК-Холдинг»»
утверждается в следующем порядке:
1. Обсуждение проекта документа с заинтересованными руководителями
и специалистами.
2. Критическое обсуждение разработанного проекта документа.
3. Предварительное согласование регламента с руководителем
программы развития КИС УГМК, финансовым директором ООО
«УГМК-Холдинг» и техническим директором ООО «УГМК-Холдинг».
4. Вынесение вопросов внедрения цифровых технологий, дополнений к
программе развития КИС УГМК и проекта регламента на обсуждение
на заседании директората ООО «УГМК-Холдинг».
5. Согласование и утверждение регламента в установленном порядке,
при условии положительного решения на этап 4.
Критически важным для утверждения регламента является его
предварительное согласование с директоратом ООО «УГМК-Холдинг» в целях
обеспечения организационной поддержки процессов согласования и внедрения
регламента.
В целях развития цифровой культуры в организациях УГМК уже на этапе
разработки проекта документа он предоставляется организациям УГМК лдя
109
рассмотрения, обсуждения и пилотного применения. После утверждения
регламента он становится обязательным для всех организаций УГМК.
Важным условием эффективного применения регламента является
включение в него инструментов оценки эффекта внедрения цифровых
технологий, которые описаны в следующей главе настоящей МД.
110
III. Оценка экономической и организационной эффективности
внедрения цифровых технологий
Важнейшим условием оценки результативности работы по проекту и
оценки целесообразности дальнейшей эксплуатации разработанных решений
является подтверждение их экономической эффективности.
Эта оценка должна проводиться в соответствии с рекомендациями,
приведенными далее.
3.1. Рекомендации по выбору и обоснованию выбора методик расчёта
экономической и организационной эффективности проектов внедрения
цифровых технологий
Экономическая эффективность выполнения проекта внедрения цифровых
технологий может считаться обоснованной при выполнении следующих условий:
1. Расчет или оценка экономического эффекта проведены на основе
объективных проверяемых данных по методике, включенной в
разрабатываемый регламент, описанной в настоящей МД.
2. Проведенный расчет согласован потенциальными пользователями
разрабатываемого решения и руководителем проекта.
3. Проведенный расчет или оценка проверены и подтверждены
экономическими службами компании.
4. Экономическая эффективность проекта не меняется в том случае,
если в проект будут внесены изменения, ожидаемые в процессе,
который предлагается поддерживать средствами цифровых
технологий.
В том случае, если хотя бы одно из этих условий не выполняется, проект
нельзя считать экономически эффективным.
Одной экономической эффективности для принятия решения о
выполнении проекта внедрения цифровых технологий недостаточно. Поскольку
вид деятельности, связанный с цифровыми технологиями, является новым для
УГМК, а компетенции только формируются, для проекта необходимо также
провести анализ его технической осуществимости, как это рекомендовано
стандартами МСФО.
111
Проведение оценки технической осуществимости выполняется службой
технического директора ООО «УГМК-Холдинг». При наличии отрицательной
оценки, либо при ее отсутствии, проект не выполняется.
Если хотя бы одно условие оценки экономического эффекта внедрения
цифровых технологий не выполнено или не может быть выполнено, но от проекта
ожидается значительный эффект, решение о его выполнении принимает
технический директор ООО «УГМК-Холдинг» при консультациях с
руководителем программы развития КИС УГМК, финансовым директором ООО
«УГМК-Холдинг».
Непосредственно оценка экономического эффекта выполнения проекта
внедрения цифровых технологий должна включать оценку на этапе выполнения
проекта и оценку на этапе внедрения и эксплуатации.
Выбор методики оценки на этапе подготовки проекта должен включать:
оценку полных затрат на выполнение проекта с ожидаемой
экономией или иным эффектом;
сравнительный анализ самостоятельного выполнения проекта и
выполнения проекта с привлечением подрядчика.
Методика оценки на этапе внедрения и эксплуатации должна включать:
оценку изменения параметров работы процесса, поддерживаемого
средствами цифровых технологий до и после их внедрения;
оценку изменения расходования любых ресурсов, требуемых
процессу до и после внедрения цифровых технологий;
фактическую оценку совокупной экономии от изменения
организации процесса с полными затратами на выполнение
проекта.
Помимо экономического эффекта необходимо оценить организационный
эффект от выполнения проекта, а также провести оценку того, повлиял ли проект
на накопление компетенций организаций УГМК в сфере внедрения цифровых
технологий и сказался ли он на развитии цифровой культуры хотя бы конкретных
подразделений. Такие оценки невозможно провести численными методами, но
следует обсудить эти вопросы с пользователями разработанных решений и
провести оценку на уровне проектной команды.