12
БЭСТ-ОФИС
Данная система является готовым комплексным решением,
позволяющим вести оперативный, бухгалтерский, налоговый и
управленческий учет на предприятиях малого бизнеса.
Программный продукт ориентирован на организации, осуществляющие
оптовую торговлю и деятельность в сфере услуг.
Средства системы позволяют выполнять подготовку ведомостей,
оборотно-сальдовый баланс, журналы-ордера, другие типовые формы. Вся
внешняя отчетность компании рассчитывается и формируется на основании
данных бухгалтерского учета.
Система включает три группы налогов: государственные, областные,
местные. У пользователей есть возможность создания новых карточек и
редактирования налоговых ставок.
Подсистема «Налоги» поддерживает такие виды отчетов, как:
НДС в покупкаx;
НДС в продажах;
внешняя отчетность;
учет доходов и расходов;
расчет амортизации ОС;
расчет амортизации НМА;
расчет начисления и выплаты доходов;
определение базы налогообложения.
Используя систему БЭСТ-ОФИС, можно выполнять расчет и выводить
в отчет все необходимые для анализа виды налоговых платежей. После этого
можно проводить их анализ на предмет снижения бюджетных выплат.
Подсистема «Настройка» позволяет создавать необходимые расчеты и
формы отчетности, не предусмотренные типовой конфигурацией системы.
Генерацию отчетов нужного типа можно осуществлять в подразделах «Виды
13
операций системы», «Виды отчетов системы», «Отчеты системы», используя
команду «Создать документ».
Имеющиеся на рынке системы или обладают излишними
функциональными возможностями или не предоставляют опции,
позволяющие автоматизировать рассмотренные выше бизнес-процессы, а
создание системы на заказ стоит очень дорого. Вместе с тем, требующаяся
специалисту отдела продаж ЭИС не отличается высокой сложностью, и ее
разработку могут выполнить сотрудники организации за период времени, не
превышающий продолжительность преддипломной практики и дипломного
проектирования.
1.4. Модель функционирования AS IS
AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) — CASE-средство,
применяемое для разработки проектов и документирования
информационных баз, позволяющее создавать, документировать и
сопровождать информационные базы, хранилища и витрины данных. При
помощи моделей данных можно визуализировать структуру данных,
обеспечивать эффективный процесс организации, управления и
администрирования таких аспектов деятельности компании, как уровень
сложности данных, технологий баз данных и среды развертывания.
AllFusion ERwin Data Modeler (ERwin) создавался для всех предприятий,
которые занимаются разработкой и использованием информационных баз,
для администраторов информационных баз, системных аналитиков,
проектировщиков информационных баз, разработчиков, руководителей
проектов. При помощи AllFusion ERwin Data Modeler можно осуществлять
управление данными в процессе корпоративных изменений, а также в
условиях быстро меняющихся технологий.
Данный программный продукт дает возможность наглядного
отображения сложных структур данных. Удобная в использовании
14
графическая среда AllFusion ERwin Data Modeler удобна в применении, что
упрощает разработку информационных баз и автоматизацию множества
сложных задач, снижая сроки создания высококачественных и
высокопроизводительных транзакционных информационных баз и хранилищ
данных. Подобное решение позволяет улучшить коммуникацию
предприятия, обеспечить совместную деятельность администраторов и
разработчиков информационных баз, многократное применение модели, а
также наглядно представить комплексные активы данных в формате,
который удобен для понимания и обслуживания.
Компания Logic Works первой разработала программу BPwin. В
название входит сокращение BP (англ. business process) и суффикс win,
который отражает ориентацию на графические операционные системы.
Компания Logic Works в 1998 г. вошла в состав фирмы Platinum Technology,
которая, в свою очередь, уже в 1999 г. стала приобретением Computer
Associates.
Большой успех на рынке имела версия программы BPwin 4.0,
выпущенная в конце XX начале XXI веков. Последней версии программного
продукта дали название CA ERwin Process Modeler 7.3. Ее включает
объединённый пакет CA ERwin Modeling Suite. В нашей стране по мере
создания каждой версии выходят издания по работе
с программой и CASE-технологиям.
Используя стандарт IDEF0 [1.6], представим структуру схемы бизнес-
процессов, соответствующих работе менеджера. Контекстная диаграмма
деятельности менеджера представлена на Рисунке 1.3.
15
Рис. 1.3. Контекстная диаграмма – деятельность ООО «Лантер»
На рисунке 1.4. представлена детализация деятельности специалиста
ООО «Лантер». Одним из главных недостатков этих процессов является
большое количество разрозненных механизмов, обеспечивающих их
выполнение.
Рис. 1.4. Детализация процесса «Деятельность ООО «Лантер»
16
В обязанности специалистов предприятия ООО «Лантер» входит
организация закупок и продаж оборудования, технического обслуживания и
формирование отчетов.
Детализация процесса продажи оборудования представлена на рисунке
1.5.
Рис. 1.5. Детализация процесса продажи оборудования.
Получив обращение клиента, специалист на основании руководящих
документов и технических данных имеющегося оборудования готовит
предложение по составу оборудования и структуре будущей схемы его
применения. Эту информацию он согласовывает с клиентом, уточняя все
аспекты использования того или иного решения. После получения согласия
клиента на использование решения, специалист на основании прайс-листов и
базы данных клиентов, формирует цену оборудования для данного
конкретного клиента, возможность предоставления скидки, готовит
спецификацию оборудования. После этого специалист согласовывает с
клиентом порядок оплаты оборудования, сроки и порядок поставки и на
основании этих данных выставляет счет.
После выставления счета специалист заносит клиента в свои базы
данных и обеспечивает контроль за приходом денежных средств, заказом
17
оборудования у поставщиков, доставку оборудования на склад,
формирование заказа согласно спецификации, отгрузку оборудования
заказчику и оформление необходимой технической и бухгалтерской
документации. В случае, если оплата за оборудование была произведена не
полностью, специалист контролирует окончательную оплату клиента.
Детализация процесса технического обслуживания представлена на
рисунке 1.6.
Рис. 1.6. Детализация процесса организации технического
обслуживания
Процесс организации технического обслуживания оборудования,
установленного у клиентов, также входит в обязанности специалистов
предприятия. Специфика этого процесса состоит в том, что необходим
постоянный контроль за сроками и объемом выполняемых работ у каждого
конкретного клиента.
Получи запрос от клиента на техническое обслуживание
установленного у него оборудования, менеджер оговаривает сроки, объем и
стоимость выполняемых работ. При этом он руководствуется технической
документацией на установленное оборудование, регламентами технического
обслуживания. Определив объем выполняемых работ на каждом этапе,
18
менеджер согласовывает с клиентом сроки, стоимость и условия проведения
работ. На основании этих данных бухгалтерия составляет Договор на
техническое обслуживание, в котором отражает все эти данные. После
согласования и подписания Договора, менеджер заносит клиента в свою базу
данных и организовывает выполнение работ инженерно – техническим
персоналом отдела техобслуживания. При этом менеджер ведет контроль за
оформлением технической документации (Акт выполненных работ, журнал
регламентов технического обслуживания), а бухгалтерия - документов
первичной бухгалтерской отчетности.
Существующие базы специалистов ООО «Лантер» выполнены в MS
Office Excel. Ведение баз данных специалистами занимает большое
количество времени и не обеспечивает единый ресурс для всех сотрудников.
На основании вышеуказанного можно сделать вывод о
целесообразности создания специализированной ЭИС, которая предоставит
возможность автоматизировать операции, выполняемые в рамках
рассмотренных бизнес-процессов. Внедрение ЭИС позволит создать единую
информационную базу, стандартизировать отчетность и значительно
экономить время специалистов предприятия.
1.5. Постановка задачи
Для автоматизации основных функций специалиста отдела продаж
необходимо внедрение специализированной ЭИС. Создаваемая ЭИС должна
позволять производить расчет показателей и составление необходимых
отчетов, а также отвечать следующим требованиям:
обеспечение единого ресурса для всех сотрудников;
создание единой информационной базы;
формирование стандартизированных отчетных документов;
обеспечение централизованного накопления, хранения и обработки
данных;
19
наличие интуитивно понятного интерфейса.
Система должна содержать базу данных:
покупателей, - их контактную информацию, адрес, телефон;
поставщиков, - их контактную информацию, адрес, телефон;
оплаты, - номер счета, дату и сумму оплаты, % оплаты, срок
окончательной оплаты;
отгрузки, - дату, список оборудования, способ доставки;
должников, - срок и порядок оплаты;
техобслуживания, - объем работ, дату и сроки оказания услуги.
Разрабатываемая ЭИС должна иметь модуль отчетности, позволяющий
выводить на экран и печать:
отчет о выставленных счетах;
отчет об оплатах;
отчет о поступлении оборудования на склад и его отгрузке;
отчет за указанный период по закрытым счетам (отгрузкам);
отчет за указанный период по должникам;
отчет об обороте по различным периодам (месяц, квартал, год);
отчет по клиенту;
график работ по техобслуживанию.
Отчет о выставленных счетах должен включать в себя информацию о
номере счета, клиенте, сумме счета, дате оплаты.
Отчет об оплатах содержит информацию о поступлении денег от
покупателей и номер документа, по которому прошла оплата (Счет,
Спецификация, Договор).
Отчет о поступлении оборудования на склад и его отгрузке включает
информацию о дате поступления оборудования на склад, дату формирования
полного комплекта оборудования согласно счету и дату отгрузки его
клиенту.
20
Отчет за указанный период по закрытым счетам (отгрузкам) содержит
информацию о закрытых сделках за указанный период. Закрытой сделка
считается после 100% оплаты, отгрузки оборудования клиенту (оформление
товарной накладной и счета-фактуры), а также подписания акта
выполненных работ клиентом и оформления счета-фактуры на выполненные
работы.
Отчет за указанный период по должникам включает информацию о
должнике, номере и сумме неоплаченного счета, проценте и сроке оплаты.
Отчет об обороте по различным периодам включает информацию о
всех оплатах за период, включая незакрытые сделки.
Отчет по клиенту включает всю информацию по конкретному клиенту
(Наименование, контакты, реквизиты, информацию по всем сделкам).
График работ по техобслуживанию включает данные о сроках,
стоимости и объемах выполняемых работ.
Разрабатываемая ЭИС должна реализовывать поиск в базе данных
сведений о:
счете – номер, клиент, сумма, срок, % оплаты, дата отгрузки;
покупателе - название, контактные данные, номера счетов
(договоров), оплаты, долги;
поставщике - название, контактные данные;
должнике – номер счета, % оплаты, дата погашения долга;
отгрузке - дата, номер счета, сумма счета.
Пользователей ЭИС можно разделить на две группы:
пользователь, имеющий возможность осуществление поиска
поставщиков и клиентов, работу с базами данных, печати отчетных
документов;
администратор, имеющий возможность управления данными о
пользователях системы.
21
1.6. Выбор и обоснование инструментов разработки
Разработка программного обеспечения производилась в системе
визуального программирования Borland Delphi 7.0, которая располагает
широкими возможностями для создания приложений информационных баз.
Пакет Delphi является продолжением линии компиляторов языка Pascal
корпорации Borland. Это интегрированная среда разработки (IDE —
Integrated Development Environment), обладающая пользовательским
интерфейсом, необходимым для взаимодействия с программистом. При
помощи средств интегрированной среды разработчик может легко
осуществлять проектирование интерфейсной части приложения, а также
написание программного кода и его связывание с элементами управления.
Все этапы создания приложения, в том числе отладка, происходят в
интегрированной среде разработки.
Новые средства и возможности системы Delphi 7:
- новая технология доступа к данным dbExpress, которая минимизирует
объем используемых приложением ресурсов; обеспечивает
максимальную скорость работы при минимальных затратах на
разработку приложения; обеспечивает легкость распространения
приложения; обеспечивает работу под управлением ОС Windows и
Linux;
- новый механизм доступа к данным - технология ADO (Activex Data
Objects), построенная на использовании интерфейсов OLE DB на
технологии COM;
- технологии InterBase Express работы с сервером баз данных InterBase,
при использовании которого отпадает потребность в использовании
механизма BDE, поскольку применяются функции API сервера
InterBase, кроме того, повышается скорость работы компонентов
доступа к данным;