33
На текущий момент система электронного документооборота
позволяет решать следующие задачи:
- поддержка процессов создания, обработки и согласования документов
на всех стадиях жизненного цикла;
- выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический
контроль их исполнения;
- рассылка документов в электронном виде и контроль их
местонахождения;
- создание оперативного и долговременного архивов бумажных и
электронных документов;
- поиск документов по содержанию и реквизитам;
- формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
- ведение единой базы организаций и контактных лиц;
- обеспечение территориально-распределенного обмена данными
между сотрудниками в органах государственной власти.
Система электронного документооборота регламентирует процессы,
позволяющие принимать решения с делегированием полномочий между
уровнями власти, при этом не ломается основной существующий метод
работы. Система электронного документооборота, регламентирует
подготовку правовых актов губернатора края, Правительства края и
председателя Правительства края, приказов руководителя, договоров, работы
со служебной корреспонденцией, обращениями граждан и поручений
руководителям.
Большое количество единовременных пользователей делает данный
программный продукт приоритетным среди похожих. На текущий момент в
ней работает примерно 1 700 пользователей в 30 территориально
подразделениях, удаленных друг от друга. Системой пользуются все
сотрудники Администрации губернатора Пермского края, Аппарата
Правительства Пермского края и исполнительных органов государственной
власти Пермского края, подготавливающие проекты документов в системе
34
электронного документооборота. Программа позволяет передать на
исполнение документы и поручения, регулярно планировать свою
деятельность и контролировать выполнение поставленных задач.
Обучение пользователей обязательно для корректной работы в
программе. Но, как показывает практика, у сотрудников различный уровень
компетенции, а значит перед проведением непосредственного обучения
работой с программой, необходимо получить основные знания работы
сначала с компьютером. В связи с этим обучение пользователей проходит
через интерактивную систему корпоративного обучения. Это система,
позволяющая проводить дистанционное обучение для сотрудника. В этой
системе имеются учебные материалы и контрольные вопросы для проверки
знаний (Рисунок 2.2).
Рисунок 2.2 Главная страница системы корпоративного обучения
Собственный Удостоверяющий центр позволяет формировать и
аннулировать сертификаты открытых ключей, а также предоставлять иные
35
услуги, определенные Федеральным законом № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об
электронной цифровой подписи», работникам исполнительных органов
государственной власти Пермского края. постановлением Правительства
Пермского края в качестве внутреннего Регламента определены правилами
получения, владения и использования электронной цифровой подписи
утверждено. Электронно-цифровая подпись позволяет сотрудникам из числа
руководителей, помощникам руководителя, начальникам отделов и
заведующих секторами подписывать документы в системе электронного
документооборота (Рисунок 2.3).
Рисунок 2.3 Лист проверки ЭЦП
Электронно-цифровая подпись позволяет отследить какие операции
были проделаны в течение обработки документа пользователями в системе
электронного документооборота:
36
- визирование, согласование, редактирование и утверждение
документа;
- наложение резолюции на документ;
- ознакомление с документом;
- преобразование документа в электронный формат (верификация) из
бумажного варианта.
Система электронного документооборота позволяет проанализировать
правильность действий пользователя с применением электронно-цифровой
подписи.
Каждый входящий документ, содержащийся на бумажном носителе,
фиксируется, регистрируется и прикрепляется в сканированном варианте в
систему электронного документооборота. На утверждение резолюции
ответственному руководителю документ также поступает в электронном
формате, а после утверждения и исполнителю. Хранение на бумажном
носителе осуществляется только в канцелярии. Внутренние документы
изначально формируются в системе электронного документооборота. Вся
последующая работа ведется в системе электронного документооборота с
применением электронно-цифровой подписи.
Исходящие документы после подписания электронно-цифровой
подписи распечатываются, подписываются руководителем на бумажном
носителе, сканируются и размещаются в системе электронного
документооборота.
Документ на бумажном носителе отправляется адресату по почте.
Современный уровень цифровизации информационных
взаимоотношений между государством и населением требуют усиления
взаимодействия в электронном формате. Однако в Лысьвенском городском
округе переход к электронному формату взаимодействия является не
быстрым и таким эффективным.
Как показывает практика, при любом нововведении организация
сталкивается с проблемами.
37
Можно выделить два вида проблем, затрудняющих перевод
коммуникаций в электронный формат: методические и организационные.
Методические проблемы определяются несовершенством методики в
управленческой деятельности при создании и использовании определенного
набора принципов, правил и методов, способов перевода коммуникаций в
электронный вид.
Организационные проблемы, ориентируются на понятие слова
«организовать», т.е. подготовить, наладить, объединить для какой-нибудь
цели. Таким образом, организационные проблемы - это управленческая
деятельность по подготовке, наладке и объединению технических и других
средств, необходимых для перевода услуг в электронный формат.
Конечно и человеческий фактор имеет большое значение на перевод
услуг в электронный формат.
Большой проблемой разных уровней власти является «текучка» кадров.
Так как государственная служба относится к специфическому роду
деятельности, который определяет наличие определенных ограничений;
прохождение обязательной аттестации; готовность служащего брать на себя
ответственность; получение невысокой заработной платы в начале карьеры,
то, к сожалению, не каждый готов с этим мириться. В итоге такая ситуация
приводит к дополнительным сложностям при переходе на электронный
формат при предоставлении услуг, так как принцип взаимодействия и
понимания сущности перехода приостанавливается при увольнении
сотрудника.
Также проблемой является несоответствующий уровень образования и
компетенций служащих, необходимый для осуществления на электронный
формат предоставляемых услуг. Несмотря на все разработанные
инструменты обучения персонала, сотрудники не готовы тратить свое
рабочее время на изучение материала и обучение работе с программным
продуктом.
38
3. МЕХАНИЗМ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ФОРМ
ИНФОРМАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОРГАНОВ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ ВЛАСТИ В АДМИНИСТРАЦИИ ЛЫСЬВЕНСКОГО
ГОРОДСКОГО ОКРУГА
3.1. Описание проекта совершенствования информационного
взаимодействия органов власти
Указанные рекомендации и проект по их реализации адресован отделу
делопроизводства и информатизации Администрации Лысьвенского
городского округа. Предложенные мероприятия определяют повышение
уровня потребности пользователя в доступе к получению услуг и
взаимодействию с органами муниципальной власти Лысьвенского
городского округа, а также повышение уровня качества при предоставлении
государственных услуг в электронном формате.
В ходе исследования было выявлено, что при применении системы
электронного документооборота как способ информационное-
коммуникативное взаимодействие разных ровней власти, в том числе и с
населением, имеет ряд проблем.
Из этого следует цель проекта – совершенствование механизма
системы электронного документооборота на уровне местного
самоуправления в Администрации Лысьвенского городского округ.
В рамках работы предлагается реализация следующих мероприятий:
1) Повышение уровня осведомленности населения Лысьвенского
городского округа о возможности подать обращение через электронные
каналы связи.
2) Повышение уровня компетентности работников через
обязательное повышение квалификации, прохождение необходимого
39
обучения в установленные срои, с последующей проверкой знаний
(проведение аттестации) по вопросам применения электронных систем.
3) Проведение мониторинга применения системы электронного
документооборота персоналом администрации через формирование
различных аналитических отчетов системы.
4) Проведение мониторинга соблюдения сроков рассмотрения и
принятия решения в отношении поступивших обращений, документов в
соответствии с установленным регламентов через формирование
аналитических отчетов системы.
Ранее упоминалось, что СМИ, являются одной из главных форм
информационно-коммуникационного взаимодействия органов власти с
населением, выступающие как канал освещения всех изменений и
инноваций. Размещение информации о способах и принципах
взаимодействия населения с органами государственной власти в
электронном формате с применением СМИ возможна в форматах:
– видеоролики, интервью с должностным лицом, излагающих
методы и способы информационного взаимодействия, о действующих
уровнях защиты личных данных, размещаемых на государственных
информационных системах региональных телеканалов;
– размещение действующей схемы взаимодействия граждан с
органами власти в виде различных схем и рисунков
– размещение актуальной информации, излагающей весь перечень
оказываемых услуг органами Лысьвенского городского округа в социальных
сетях. По средним расчетам граждане Российской Федерации проводят
ежедневно по 3,5 часа в сети Интернет (социальных сетях). При этом у
Администрация Лысьвенского городского округа имеются официальные
аккаунты в различных социальных сетях. В официальных аккаунтах
возможно размещение информации о порядке и способах информационно-
коммуникативного взаимодействия в различных форматах.
40
Проведенный анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих
информационно-коммуникативное взаимодействие органов власти выявило
ппотребность внесения изменений в Постановление правительства
Пермского края от 14 декабря 2023 № 1000-п «О государственной
информационной системе «Аналитика электронного документооборота
Пермского края (ГИС «АНАЛИТИКАЭДО») в части проведения анализа
качества предоставления регулярного информационного взаимодействия в
электронной форме.
Для проведения анализа предоставляемых услуг в рамках мониторинга
рассматриваются следующие этапы:
– проведение оценки соответствия компетентности персонала
предъявляемым требованиям;
– мониторинг полноты, достоверности и соблюдения сроков при
обработке полученных обращений, документов о стороны ответственного
пользователя;
– оценка корректного принятого решения пользователя в
соответствии с нормативно-правовыми актами, через градация полученных
обращений и итогового результата.
Также, необходимо применить опросный исследовательский метод.
Применение данного метода должно быть не только среди персонала
органов местного самоуправления, но и седи населения для получения
обратной связи по итогам оказанных государственных услуг. Это
необходимо для упрощения обработки результатов опроса должностными
лицами органов государственной власти, отвечающих за проведение
мониторинга качества предоставления государственных и муниципальных
услуг.
Для того чтобы минимизировать трудозатраты при проведении
корректности работы пользователей в системе электронного
документооборота, отслеживания всех этапов обработки обращения (от
41
начальной регистрации полученного обращения до итогового результата со
стороны ответственных исполнителей), а также формированию
аналитической отчетности для определения количества обработанных
обращений, зарегистрированных документов предлагается реализовать
мероприятие по доработке системы электронного документооборота.
Доработка функционала системы электронного документооборота
определенно уменьшит количество ошибок на всех стадиях обработки
документов, повысит уровень контроля за работой пользователей и позволит
взаимодействие граждан и органов власти вывести на новый уровень.
Формирование аналитических отчетов в различных форматах
(таблицы, графики, диаграммы) позволит повысить эффективность работы
ответственных исполнителей в органах власти, при этом значительно
сокращая трудозатраты на сведение данной информации в единый формат.
Указанные мероприятия повлияют на увеличение значений таких
показателей:
– доля населения, применяющая сеть Интернет при обращении в
органы местного самоуправления по различным вопросам;
– уровень ответственности и компетентности сотрудников
Администрации Лысьвенского городского округа;
– трудозатраты на обработку необходимых данных,
анализирующих качество предоставления государственных и
муниципальных услуг в рамках мониторинга.
3.2. Перспективы реализации проекта
Вышеуказанные мероприятия, направленны на унификацию и
развитие механизма применения электронной системы документооборота,
были представлены в виде проекта. Определим основные положения
реализации проекта.
Для успешной реализации проекта сформирован Устав проекта
(таблица 3.1), а также План управления проектом (таблица 3.2)
42
Таблица 3.1
Устав проекта
Название
проекта
Развитие системы электронного документооборота
Пермского края
Инициатор Администрация Лысьвенского городского округа
Дата
утверждения
15.01.2024
Обоснование
для инициации
Долгий и недостаточно эффективный переход к
электронным формам взаимодействия в Лысьвенском
городском округе
Стратегические
цели проекта
Повышение эффективности электронных форм
взаимодействия на местном уровне управления.
Результаты
- доля населения, использовавшего сеть Интернет при
обращении в органы местного самоуправления по
различным вопросам 80%;
- уровень ответственности и компетентности
сотрудников Администрации Лысьвенского городского
округа – 100%;
- трудозатраты на обработку необходимых данных,
анализирующих качество предоставления
государственных и муниципальных услуг в рамках
мониторинга – 3 рабочих дня.
Продукт
Распоряжение о внесении изменений в порядок
мониторинга системы электронного документооборота
Пермского края.
Доработка программного обеспечения в части
формирования аналитической отчетности по
необходимым направлениям с автоматической рассылкой
ответственным лицам на электронную почту.
Распространение информации для населения о
возможностях обращения в органы местного
самоуправления в электронном формате.