62
На рис. 13 представлены компоненты SAP как с точки зрения
функциональности, так и инфраструктуры. С функциональной точки зрения
самый верхний уровень — это уровень презентации, он состоит из
графического интерфейса пользователя (GUI).
Средний уровень — это уровень приложений, в котором протекает
работа самих приложений, кроме того, по сути, это совокупность
программных средств (middleware), обобщенно называемая Базис, от которой
зависит интеграция всех приложений. Эта система включает в себя такие
компоненты, как Рабочее место разработчика АВАР/4 (Development
Workbench), инструменты администрирования системы и управления
системой, системы авторизации и безопасности, а также общие для всех
приложений компоненты. Нижний уровень состоит из сети, базы данных и
операционной системы.
Рис. 13. Архитектура SAP
Так как клиент-сервер – это, главным образом, концепция управления
программным обеспечением, мы можем легко обрисовать функциональность
сточки зрения трехслойной архитектуры внедрения SAP, когда компьютеры
делятся на три функциональные группы, для обслуживания функций
презентаций, приложений и баз данных соответственно.
63
Система R/ 3также допускает распределение функций уровней
презентаций и приложений или приложений среди множества компьютеров.
Обмен информацией между уровнями осуществляется с помощью
стандартных протоколов, таких, как CPI-C или TCP/IP.
Уровень интерфейсов обеспечивает работу следующих служб:
SAPGUI, SAPLOGON и SAP Session Manager. Уровень приложений
обеспечивает работу таких компонентов, как: «Финансы» (Financials),
«Логистика» (Logistics) и «Человеческие ресурсы» (Human Resources).
Middleware-слой в рамках уровня приложений обеспечивает диалог,
обновление базы данных, управление полномочиями, обмен сообщениями,
доступ и обмен данными.
Уровень базы данных работает с SQL-сервисами. Как было выяснено, в
компании основной информационной системой является корпоративная
информационная система SAP R/3.
Данная информационная система используется всеми дочерними
обществами компании, включая ООО «ТЦМ». В сложившейся ситуации, при
реализации проекта реинжиниринга необходимо исходить из существующих
реалий, то есть перейти на другую информационную систему невозможно.
Как было выявлено из описание данной КИС, она обладает возможностью к
разработки новых компонентов. На основании этого, можно сделать вывод о
том, что для поддержки процесса «Как будет» администрирования договоров
будет использована данная КИС, путем разработки необходимых
приложений.
3.2 План-график проекта внедрения
Для воплощения в жизнь проекта реинжиниринга бизнес-процесса
администрирования договоров, необходимо составить план данного проекта,
в котором будут расписаны этапы проекта, время их выполнения, а также
учтена возможность последовательной или параллельной реализации этапом
проекта.
64
Для заработков и управления проектом реинжиниринга будет
использован программный продукт Microsoft Project. Microsoft Project создан,
чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении
ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.
Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут
быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется
в диаграмме Ганта.
Разрабатываемый проект по реинжинирингу имеет высокую
сложность, следовательно, его длительность составит довольно
продолжительное время. Обычно при реализации проекта реинжиниринга
используют каскадную модель, то есть этапы проекта реализуются
последовательно. Это означает, что получение отдачи от проекта можно
будет наблюдать ближе к его окончанию. В данном проекте будет применена
спиральная модель жизненного цикла, данная модель получила широкое
распространение при разработке ПО, но ранее не использовалась в
реинжиниринге.
Суть использования данной модели заключается в том, что внесение
изменений в бизнес-процесс будет проводится в 3 этапа (цикла). Эти циклы
можно назвать отдельными проектами в рамках одного большого проекта.
Выделим данные циклы: ˗ цикл заключение электронных договоров в КИС
SAP R/3, процесс согласования происходит в ССД без интеграции с ЭП; ˗
цикл заключение электронных договоров с использованием КИС SAP R/3,
процесс согласования в КИС SAP R/3 без интеграции с ЭП; ˗ цикл
заключение электронных договоров с использованием КИС SAP R/3, процесс
согласования в КИС SAP R/3 с интеграцией с ЭП.
Использование спирального жизненного цикла проекта реинжиниринга
в данном случаи, поможет снизить сложность отдельных задач, а также
начать получать отдачу от проекта уже после реализации первого цикла
проекта. Для начала составим перечень этапом, которые необходимо
65
реализовать для внесения намеченных изменений и упорядочим их
последовательно:
˗ формирование команды проекта, назначение руководителя проекта;
˗ постановка целей и задач проекта;
˗ расчет экономической эффективности проекта;
˗ разработка ЛНД;
˗ внесение необходимых изменений в КИС SAP R/3;
˗ проведение совещания, с участием команды проекта, сотрудниками,
участвующими в БП, руководства;
˗ ознакомление сотрудников и руководства с разработанными ЛНД;
˗ подготовка и реализация управленческих решений в рамках проекта;
˗ тестирование КИС SAP R/3;
˗ пробная эксплуатация по заключению 10 - 20 % договоров в
электронной форме;
˗ совещание по пробной эксплуатации, внесение необходимых
изменений в SAP R/3, ЛНД, отчет по циклу проекта;
˗ разработка ЛНД;
˗ внесение необходимых изменений в КИС SAP R/3;
˗ проведение совещания, с участием команды проекта, сотрудниками,
участвующими в БП, руководства;
˗ ознакомление сотрудников и руководства с разработанными ЛНД;
˗ подготовка и реализация управленческих решений в рамках проекта;
˗ тестирование КИС SAP R/3;
˗ пробная эксплуатация по заключению 20 - 40 % договоров в
электронной форме;
˗ совещание по пробной эксплуатации, внесение необходимых
изменений в SAP R/3, ЛНД, отчет по циклу проекта;
˗ разработка ЛНД;
˗ внесение необходимых изменений в КИС SAP R/3;
66
˗ проведение совещания, с участием команды проекта, сотрудниками,
участвующими в БП, руководства;
˗ ознакомление сотрудников и руководства с разработанными ЛНД;
˗ подготовка и реализация управленческих решений в рамках проекта ˗
тестирование КИС SAP R/3;
˗ пробная эксплуатация по заключению 50 - 70 % договоров в
электронной форме;
˗ совещание по пробной эксплуатации, внесение необходимых
изменений в SAP R/3, ЛНД, отчет по циклу проекта;
˗ выход на проектную мощность, заключению 80 - 90 % договоров в
электронной форме;
˗ совещание по проекту, отчет по результатам всего проекта.
Любой проект должен обладать планируемыми сроками реализации,
для этого необходимо задать для каждого этапа проекта его длительность,
определить какие этапы могут идти параллельно с другими, определить дату
старта проекта. В определение сроков необходимо руководствоваться тем,
что проект необходимо внедрить как можно скорее, чтобы начать получать
отдачу от реализации проекта, но в то же время сроки должны быть
достаточны для реализации данного проекта, чтобы не пострадало его
качество.
Спланируем длительность задач проекта в таблице 4, а также
определим какие задачи могут реализовываться параллельно с другими.
Таблица 4
Этапы проекта реинжиниринга
Название цикла /
этапа
№
задачи
Название задачи
Длительность
дней
Предшественник№
Предварительный
этап
1
формирование команды проекта,
назначение руководителя проекта
3
-
2
постановка целей и задач проекта:
2
1
3
расчет экономической
эффективности проекта;
4
2
4
разработка ЛНД;
5
3
5
внесение необходимых изменений в
КИС SAPR/3
14
4
67
Продолжение табл. 4
Название цикла /
этапа
№
задачи
Название задачи
Длительность
дней
Предшественник№
Цикл заключение
электронных
договоров в КИС
SAPR/3, процесс
согласования
происходит в ССД
без интеграции с ЭП
6
проведение совещания, с участием
команды проекта, сотрудниками,
участвующими в Б11, руководства
2
5
7
ознакомление сотрудников и
руководства с разработанными ЛНД
2
6
8
подготовка и реализация
управленческих решений в рамках
проекта
3
7
9
тестирование КИС SAP R/3:
4
8
10
пробная эксплуатация
позаключению10 - 20 % договоров в
электронной форме
25
9
11
совещание по пробной
эксплуатации, внесение
необходимых изменений в SAPR/3.
ЛНД, отчет по циклу проекта
5
10
Цикл заключение
электронных
договоров с
использованием
КИС SAPR/3,
процесс согласования
в КИС SAPR/3 без
интеграции с ЭП
12
разработка ЛНД;
5
9
13
внесение необходимых изменений в
КИС SAPR/3
14
12
14
проведение совещания, с участием
команды проекта, сотрудниками,
участвующими в Б11, руководства
2
13
15
ознакомление сотрудников и
руководства с разработанными ЛНД
2
14
16
подготовка и реализация
управленческих решений в рамках
проекта
3
15
17
тестирование КИС SAP R/3;
4
16
18
пробная эксплуатация по
заключению 20 - 40 % договоров в
электронной форме
25
17
19
совещание по пробной
эксплуатации,
внесение необходимых изменений в
SAPR/3, ЛНД, отчет по циклу
проекта
5
18
Так как некоторые задачи идут параллельно, то мы не можем
рассчитать длительность проекта, просто выполнив суммирование
длительности отдельных задач проекта. Воспользуемся инструментом
Microsoft Project, чтобы построить диаграмму Ганта, с помощью которой
можно будет вычислить длительность данного проекта.
Для начала откроем приложение Microsoft Project и скопируем в него
данные из таблицы 5. Для каждого этапа необходимо поставить
68
предшественника, к примеру, для второго этапа предшественником будет
этап первый и так далее, для задач, которые являются параллельными
предшественником будет один общий этап запланируем начало проекта на 19
июля 2017 года. На рисунке 14 отразим окно программы Microsoft Project,
содержащее внесенную информацию о проекте.
Рис. 14. Окно программы Microsoft Project с информацией о проекте
Сформируем отчет, где будет отражена дата начала и окончания
проекта и представим его на рисунке 15.
Рис. 15. Фрагмент отчета о длительности проекта
69
Таким образом, срок реализации данного проекта 138 дней, такая
высокая длительность связана с тем, что программа Microsoft Project
учитывает выходные и праздничные дни, а также то, что проект
запланирован «с запасом», чтобы не возникло лишней спешки, которая
может повлиять на качество проекта в таком важном бизнес-процессе как
администрирование договоров. По плану данный проект должен быть
реализован до 22.12.2019. К этой дате компания
ООО «ТЦМ» должна выйти на показатель порядка 90% договоров,
заключаемых в электронном виде и в дальнейшем увеличивать данный
показатель. Необходимо заметить, что, если бы была использована каскадная
модель проекта, до его длительности бы оказалась выше, а отдача от
реализации проекта наступила бы только к началу 2019 года при таком же
старте начала проекта. В данном проекта предполагается начало заключения
договоров в электронной форме дате 08.08.2019.
3.3 План контроля проекта внедрения
Для того, чтобы оценить значение проекта по реинжинирингу бизнес-
процесса администрирования договоров компании ООО «ТЦМ», необходимо
проанализировать что и как изменится и в какую сторону благодаря
изменению данного процесса.
Для этого воспользуемся двумя методами анализа бизнес-процессов, из
группы методов субъективного анализа бизнес-процессов применим метод
SWOT – анализа, а из группы количественных методов выберем метод
имитационного моделирования.
SWOT – анализ поможет нам понять, какие сильные и слабые стороны
есть у данного процесса, а также возможности и угрозы, которые могут
преследовать данный процесс. Метод имитационного моделирования
поможет нам понять, на сколько сократятся временные затраты рабочего
времени сотрудников при реализации данного процесса, из чего можно
70
сделать вывод, сократятся ли издержки на оплату труда сотрудникам
организации. Начнем с метода имитационного моделирования.
Для проведения имитационного моделирования необходимо
разработать имитационную модель рассматриваемого процесса. Для
реализации метода имитационного моделирования воспользуемся продуктом
отечественного разработчика ГК «современные технологии управления»
Business Studio 3.6. Для построение имитационной модели, необходимо
построить бизнес-процесс «Как будет» администрирования договоров в
программе Business Studio 3.6.
Модель процесса «Как будет» была условно разделена на две части,
первая часть представлена на приложении 1, вторая на приложении 2.
Разделение процесса на две части объясняется тем, что существуют
ограничения на размер листа в программе, поэтому это сделана из-за того,
что весь процесс не вошел полностью. Далее для данного процесса
необходимо настроить следующие параметры: ˗ частота возникновения
стартовых событий; ˗ длительность выполнения функций процессов; ˗
вероятность возникновения событий в местах ветвления. После настройки
параметров можно приступить к выполнению имитации и анализу
полученных результатов.
На рисунке 16 представим окно работы программы, в котором
отражена статистика по процессам.
Рис. 16. Статистика по процессам
71
Из данной статистики видно, что часть 1 процесса «Как будет»
администрирования договоров в среднем реализовывалась 7 дней, 2 часа, 1
минуту и 5 секунд, часть 2 реализовывалась 8 часов, 58 минут, 56 секунд.
Таким образом суммируя получим, 7 дней, 11 часов, 0 минут, 1 секунда.
Данный показатель является средним, то есть это среднее время реализации
процесса «Как будет». Данную статистику можно детализировать в разрезе
отдельных функций. Выполним детализацию части 1 процесса в разрезе
функций на рисунке 17.
Из данной детализации видно, что наибольшее время в реализации
процесса занимают функции: ˗ процесс работы участника на ЭТП; ˗ процесс
выбора победителя.
Рис. 17. Детализация части 1 процесса «Как будет» в разрезе функций
Первая функция длится в среднем 5 дней, 31 минута, 40 секунд, а
вторая 1 день, 23 часа, 57 минут, 8 секунд. Время реализации данных
функций не как не зависят от сотрудников компании ООО «ТЦМ», так как в
соответствии с ЛНД выбор победителя осуществляют сотрудники компании,
а процесс работы участника на ЭТП, это время работы контрагента на
электронно-торговой площадке. Выполним детализацию части 2 процесса в
разрезе функций на рисунке 18.