42
договора
Продолжение табл. 2
Функции
Наименование функции
Исполнитель
Ресурсы (в т.ч. документы, программы
5
Определить необходимость
пред согласования договора
Куратор договора
6
Пред согласование проекта
договора в рамках своей
компетенции
Участники
процесса
согласования
Проект договора, пред согласованный
проект договора, система
электронного документооборота
7
Подготовить пакет
документов для согласования
и получения необходимых
одобрений и решений
Куратор договора
Пакет документов для согласования и
получения необходимых одобрений,
решение о заключении договора
8
Создание паспорта договора в
С'ЦВДКИС SAP R/3, карточки
АВСУД
Куратор договора
Проект договора, система СЦВДКИС
SAPR/3
9
Создание в ССД новой карты
договора/карточки
согласования и размещение
документов в ССД
Куратор договора
Проект договора, пакет документов
для согласования, карточка договора,
карга договора, система согласования
договоров
10
Направление проекта договора
на согласование с
начальником куратора
договора
Куратор договора
Проект договора
11
Выполнить согласование
проекта договора
Руководитель
куратора
Проект договора
12
Устранить замечания
Куратор договора
Проект договора, замечания к проекту
договора, скорректированный проект
договора, скорректированный проект
документов для согласования
13
Согласовать проект договора в
рамках своей компетенции
Участники
процесса
согласования
Пакет документов для согласования,
проект договора, лист согласования,
система согласования договоров
14
Устранить замечания
Куратор договора
Замечания к проекту договора, проект
договора, скорректированный проект
договора, скорректированный проект
документов для согласования
15
Выполнить итоговое
согласование проекта
договора (УККиСП)
УККиСП
Проект договора, пакет документов
для согласования, лист согласования,
согласованный договор,
согласованный договор, система
согласования договоров
16
Устранить замечания
Куратор договора
Замечания к проекту договора, проект
договора, скорректированный проект
договора, скорректированный проект
документов для согласования
17
Проверить наличие подписи
контрагента
Куратор договора
Проект договора
18
Передача договора в
управление делами
Куратор договора
Оригинал договора подписанный
контрагентом
19
Определить подписанта
договора со стороны
компании
УККиСП
Проект договора
20
Распечатывание проекта
договора и листа согласования
УККиСП
Распечатанный оригинал договора и
лист согласования
21
Распечатывание проекта
Куратор договора
Распечатанный оригинал договора и
43
договора и листа согласования
лист согласования
Окончание табл. 2
Функции
Наименование функции
Исполнитель
Ресурсы (в т.ч. документы, программы
22
Парафирование проекта
договора
УККиСП
Распечатанный оригинал договора и
лист согласования, за
парафированный оригинал договора
23
Передача на подпись
генеральному директору
УККиСП
Распечатанный оригинал договора и
лист согласования
24
Передача на подпись
уполномоченному лицу
Куратор договора
Распечатанный оригинал договора и
лист согласования
25
Подписание договора
генеральным директором
Генеральный
директор
Распечатанный оригинал договора и
лист согласования, подписанный
оригинал договора
26
Подписание договора
уполномоченным лицом
Уполномоченное
лицо
Распечатанный оригинал договора и
лист согласования, подписанный
оригинал договора
27
Передача договора на подпись
контрагенту
Куратор договора
Подписанный договор со стороны
компании, договор подписанный
обеими сторонами
28
Окончание процесса
Данное табличное описание бизнес-процесса позволяет наглядно
структурировать информацию о каждой функции рассматриваемого бизнес-
процесса, но применительно к данному бизнес-процессу есть значительный
недостаток, у данного процесса есть разветвления, что нельзя наглядно
отразить в табличной форме.
Можно, к примеру, попробовать ввести определенную нумерацию (3.1,
3.1.1), но она довольна трудна для понимания. Можно выйти из этого
положения следующим образом, построить блок-схему отражающую
порядок функций и места «разветвлений» процесса. Введем условные
обозначения, круг с цифрой внутри соответствует номеру функции в
таблице, стрелка показывает очередность функций, ромб места ветвлений.
Построим предложенный вариант блок-схемы отражающий логику
процесса и представим на рисунках 4, 5.
Как видно из блока схемы, данный процесс имеет довольно сложную
логическую структуру. Применительно к данному процессу, табличное
описание с дополнением его блок-схемой является предпочтительнее чем
текстовое описание, так как оно более наглядно отражает сложную логику
процесса.
44
Выполним идентификацию бизнес-процесса «Администрирование
договоров». Название процесса: «Администрирование договоров.
Последовательность функций отражено на блок схеме, наименование
функций в таблице. Участники процесса: Структурные подразделения, ПЭУ,
Налоговый отдел, КФУ, КПУ, УККиСП, УЭБ, бухгалтерская служба, куратор
договор, руководитель куратора договоров. Владелец процесса: Начальник
УККиСП.
Входы и выходы процесса, его потребители. Первичный вход -
обоснованная потребность в заключении договора со стороны структурного
подразделения. Первичный выход - заключенный договор с соблюдением
ЛНД компании.
Рис. 4. Блок-схема процесса часть 1
45
Рис. 5. Блок-схема процесса часть 2
Первичный потребитель - структурное подразделение компании,
нуждающееся в поставки ТМЦ, оборудования, оказании услуг, выполнении
работ сторонними организациями.
Требуемые ресурсы: ЛНД компании, стандартные формы договоров,
система согласования договоров, КИС SAP R/3, система электронного
документооборота.
Цель процесса: Заключенный договор в нужный момент времени в
соответствии с ЛНД компании не нарушающий законодательства РФ, в
котором отсутствуют или максимально минимизированы риски любого вида
46
для компании и на выходных для компании условиях. Оценка возможных
операционных рисков. Для данного процесса могут иметь место следующие
операционные риски:
˗ отказы или сбои в работе информационных систем, что может
повлечь за собой срыв сроков реализации процесса;
˗ ненадлежащее выполнение своих функций участниками процесса, что
может повлечь за собой нарушение ЛНД или законодательства РФ,
материальные или репутационные убытки для компании;
˗ коррупционные риски, связанные с злоупотреблением должностными
лицами своих полномочий.
После выполнения табличного описания рассматриваемого бизнес-
процесса, дополненного предложенной блок схемой, и идентификацией
бизнес-процесса, остается непонятным, как взаимодействуют между собой
участники данного процесса. Выполним документирование процесса с
использованием карты взаимосвязей, на которой будет наглядно отражено
взаимодействие участников: ˗ генеральный директор; ˗ уполномоченный
подписант;
˗ УККиСП; ˗ куратор договора; ˗ руководитель куратора договора; ˗
согласующие подразделения; ˗ контрагент. Необходимо заметить, что
контрагент является внешним участником данного процесса, так как он
находится вне компании. Представим полученную карту взаимодействия на
рисунке 6.
На основании выполненного табличного описание процесса
«Администрирование договоров», дополненного блок-схемой, выполненной
идентификацией бизнес-процесса, и составленной картой взаимодействия
участников, складывается довольно полная и цельная картина о
рассматриваемом бизнес-процессе.
47
Рис. 6. Карта взаимодействия участников процесса
В ходе анализа показателей процесса, проведенного выше, был сделан
вывод о приоритете совершенствования процесса «Администрирование
договоров». Построим укрупненную модель данного процесса в нотации
ARIS еЕРС с использованием инструмента MS Visio и представим
полученную модель на рисунке 7.
48
Рис. 7. Укрупненная модель процесса «администрирование договоров»
Укрупненная модель условно разделена на 6 подпроцессов.
Необходимо заметить, что под процесс пред согласование проекта договора
будет реализовываться в том случаи, когда необходимо проведение
закупочной процедуры для данного договора.
Выбор для детализации именно этих под процессов (1-5) связан с тем,
что под процесс 6 являются заметно обособленными от первых пяти, и
протекает довольно стабильно и эффективно, а, следовательно, принято
решение не тратить ресурсы для его оптимизации, а ограничится первыми 5.
Представленная модель процесса «Администрирования договоров» в
нотации ARIS с использованием инструмента Microsoft Visio начинается с
49
события «Появилась необходимость в заключении договора и заканчивается
событием «Договор подписан обеими сторонами». В ходе данного процесса
участники реализуют 27 функций, в процессе имеются 10 разветвлений.
Необходимо заметить, что представленная модель не является самым
нижним уровнем детализации процесса, можно продолжать детализировать
модель и далее, так как каждую из 27 функций можно разбить на
подфункции, но это довольно сложная и излишняя задача, так как для
проведения оптимизации и реинжиниринга бизнес-процесса будет
достаточно данного уровня детализации.
Необходимо заметить, что модель процесса является сложной для
понимания, если её рассматривать отдельно без табличного описания и
документирования процесса. При построении модели было принято решение
не усложнять её высоким уровнем детализации, а также пропустить
некоторые ветвления и неординарные ситуации, чтобы модель не получилась
избыточной.
К примеру, при передаче договора на подпись генеральному директору,
возможно ситуация, что он находится в командировке, и не может физически
подписать договор, в этом случаи договор будет «ждать» генерального
директора, либо будет передан уполномоченному подписанту. Так же, при
передаче договора на подпись контрагенту, может возникнуть ситуация, что
контрагент откажется подписывать данный договор по ряду каких-то причин,
но данная ситуация довольно редкая и тяжело просчитать все варианты её
развития. В процессе создания, согласования или подписания проекта
договора может возникнуть ситуация, что в договоре отпала необходимость,
данная ситуация так же не рассмотрена в модели, так как её достаточно
трудно отразить на схеме и учесть все возможные варианты развития
ситуации.
50
2.3 Описание бизнес-процесса «как должно быть»
В данной работе выделено 5 главных методов совершенствования
инновационных бизнес-процессов предприятия:
1. Использование метода быстрого анализа решения (FAST);
2. Применение метода бенчмаркинга;
3. Осуществление перепроектирования бизнес-процессов;
4. Применение метода инжиниринга;
5. Применение метода реинжиниринга.
Для повышения инновативности компании ООО «ТЦМ», было принято
решение использовать метод реинжиниринга бизнес-процессов. Ещё раз
дадим характеристику данному методу.
Под реинжинирингом бизнес-процессов понимают «фундаментальное
переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для
достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного
бизнеса показателей результативности, как затраты, качество, уровень
обслуживания и оперативность».
Реинжиниринг вызывает значительный интерес специалистов в области
менеджмента и информационных технологий. Реинжиниринг представляет
собой радикальные, фундаментальные, коренные изменения бизнес-
процессов. Такие изменения отражаются в качественно новых изменениях и
переходе предприятия на новый уровень функционирования и развития.
Данный метод подразумевает изменения, проводимые в основе тех или иных
процессов, а не поверхностные изменения, необходим отказ от старых
неэффективных процессов.
Прибегая к методу реинжиниринга руководителю предприятия
необходимо провести глубокое переосмысление того чем занимается
предприятие и какие методы для этого используются. Поиск ответов на эти
вопросы позволит по-новому посмотреть на структуру, методы, процессы.
Много может оказаться неприемлемым и неэффективным на данном этапе
развития предприятия.
51
Реинжиниринг бизнес-процесса — является самым радикальным из
всем приведенных выше методов совершенствования бизнес-процессов
предприятия. Он позволяет по-новому видеть содержание бизнес-процессов.
Руководство предприятия может применять реинжиниринг много раз, до тех
пор, пока большая часть самых значимых бизнес-процессов не будет
перепроектирована.
Метод реинжиниринга включает в себя несколько этапов, каждый из
которых направлен на значительное улучшение деятельности предприятия.
Среди основных этапов реализации реинжиниринга бизнеса выделены
следующие:
1. Разработка модели будущего состояния предприятия, создание
образа, как необходимо развивать деятельность предприятия, чтобы
стратегические цели были реализованы;
2. Проведение анализа текущего состояния предприятия, построение
схем функционирования на данный момент времени;
3. Разработка новой модели предприятия или процессов, а также
апробация деятельности новой модели;
4. Внедрение новой модели в деятельность предприятия.
Первый и второй этап реинжиниринга был уже проведен в данной
работе, займемся реализацией третьего и четвертого этапов. Для понимания
того, в каком направление двигаться при разработке новой модели
предприятия, необходимо понять, что необходимо перепроектировать в
существующем бизнес-процессе администрирования договоров.
Для этого воспользуемся методом субъективного анализа – методом
SWOT-анализа. Проведем SWOT анализ процесса «Администрирования
договоров». Представим матрицу SWOT – анализа в таблице 3.
1. Слабая гибкость процесса (большое время для внесения изменений в
процесс);
2. Большое количество участников процесса;