4
АННОТАЦИЯ
К выпускной квалификационной работе на тему: «Совершенствование
системы документационного обеспечения в учреждениях социальной сферы
(на примере Государственного казенного учреждения социального
обслуживания Московской области Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский»)».
Данная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка
литературы и приложений.
В первой главе изложены теоретические основы работы с документами
и обращениями граждан в органах публичной власти.
Во второй главе дана характеристика Государственного казенного
учреждения социального обслуживания Московской области Семейный центр
помощи семье и детям «Волоколамский», проведено исследование
организации работы с документами и их видового состава.
Третья глава посвящена разработке рекомендаций совершенствованию
системы документационного обеспечения в учреждениях социальной сферы
на примере Государственного казенного учреждения социального
обслуживания Московской области Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский».
Объём выпускной квалификационной работы составляет 62 страницы
печатного текста. В работе содержится 1 таблица, 3 рисунка. Для написания
выпускной квалификационной работы было использовано 15 источников
литературы.
Ключевые слова: управление, документационное обеспечение,
документация, документ.
5
ТЕМА: «СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В УЧРЕЖДЕНИЯХ
СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЫ (НА ПРИМЕРЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО
КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ СЕМЕЙНЫЙ ЦЕНТР ПОМОЩИ СЕМЬЕ И
ДЕТЯМ «ВОЛОКОЛАМСКИЙ»)»
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
7
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ И
ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ОРГАНАХ ПУБЛИЧНОЙ ВЛАСТИ
9
1.1 Понятие и сущность документационного обеспечения деятельности
органов публичной власти
9
1.2. Нормативно-правовые основы работы с обращениями граждан
14
1.3. Особенности организации работы электронных приемных в
органах публичной власти
17
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В
ГОСУДАРСТВЕННОМ КАЗЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ
СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
СЕМЕЙНЫЙ ЦЕНТР ПОМОЩИ СЕМЬЕ И ДЕТЯМ
«ВОЛОКОЛАМСКИЙ»
21
2.1. Нормативное обеспечение работы с документами в
Государственном казенном учреждении социального обслуживания
Московской области Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский»
21
2.2. Видовой состав документов в Государственном казенном
учреждении социального обслуживания Московской области
Семейный центр помощи семье и детям «Волоколамский»
35
2.3. Организация работы с документами в Государственном казенном
учреждении социального обслуживания Московской области
Семейный центр помощи семье и детям «Волоколамский»
47
6
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В УЧРЕЖДЕНИЯХ
СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЫ
3.1. Проблемы работы с документами в Государственном казенном
учреждении социального обслуживания Московской области
Семейный центр помощи семье и детям «Волоколамский»
52
52
3.2. Пути совершенствования работы с документами в
Государственном казенном учреждении социального обслуживания
Московской области Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский»
54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
59
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
60
ПРИЛОЖЕНИЯ
7
ВВЕДЕНИЕ
В Российской Федерации большое внимание уделяется повышению
эффективности функционирования управления за счет внедрения
информационно-коммуникационных технологий. Инновации и применение
самых современных информационных и управленческих технологий
необходимы для эффективного взаимодействия государства с обществом. В
настоящее ведутся работы по обеспечению функционирования систем
электронного правительства, по разработке и принятию административных
регламентов предоставления государственных услуг, по объединению
информационных ресурсов и систем для обеспечения обмена, и координации
деятельности органов государственной власти.
Основу деятельности любой информационной структуры составляют
информационные ресурсы.
Совершенствование работы с документами в государственных
учреждениях социальной сферы требует комплексного подхода,
включающего внедрение информационных технологий, оптимизацию
процессов и организацию архивного хранения. Только таким образом можно
обеспечить эффективность и прозрачность деятельности этих учреждений, а
также создать условия для повышения качества предоставляемых ими услуг,
что подчеркивает актуальность выбранной темы работы.
Цель выпускной квалификационной работы – выявить проблемы работы
с документами в Государственном казенном учреждении социального
обслуживания Московской области Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
8
1. Раскрыть понятие, а также особенности работы с документацией в
ГКУ СО Московской области Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский».
2. Изучить нормативное обеспечение работы с документами в ГКУ
СО Московской области Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский» и их видовой состав.
3. Проанализировать проблемы и пути совершенствования работы с
документами в ГКУ СО Московской области Семейный центр помощи семье
и детям «Волоколамский».
Объект исследования: организация работы с документами в ГКУ СО МО
Семейный центр помощи семье и детям «Волоколамский».
Предмет исследования: совершенствования работы с документами в
ГКУ СО МО Семейный центр помощи семье и детям «Волоколамский».
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав,
заключения и списка используемых источников.
В первой главе описана организация работы с документами и
обращениями граждан в органах публичной власти.
Во второй главе рассмотрены особенности работы с документами в ГКУ
СО Московской области Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский».
В третьей главе обозначены проблемы и пути совершенствования
системы документационного обеспечения в учреждениях социальной сферы.
В заключении сформулированы основные выводы по проделанной
работе.
9
Глава 1.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ
ГРАЖДАН В ОРГАНАХ ПУБЛИЧНОЙ ВЛАСТИ
1.1. Понятие и сущность документационного обеспечения деятельности
органов публичной власти.
В современном мире документационное обеспечение является
неотъемлемой частью работы органов публичной власти и играет важную роль
в процессе принятия управленческих решений.
Документационное обеспечение деятельности органов публичной
власти - это система процессов и технологий, направленных на создание,
обработку, хранение и передачу документов, связанных с деятельностью этих
органов. Оно включает в себя все документы, которые используются в работе
органов власти, от внутренних документов до внешних взаимодействий с
гражданами и организациями.
В организационном аспекте публичная власть – это власть органов
государственной власти и органов местного самоуправления, которые в
настоящее время образуют единую систему публичной власти [1, с.17, с.22,
с.42].
В Федеральном законе «О Государственном Совете Российской
Федерации» от 8 декабря 2020 г. № 394-ФЗ (ст. 2) впервые дано официальное
определение единой системы публичной власти – это федеральные органы
государственной власти, органы государственной власти субъектов
Российской Федерации, органы местного самоуправления, осуществляющие
свою деятельность в целях соблюдения и защиты прав и свобод человека и
10
гражданина, создания условий для социально-экономического развития
государства.
В соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном
архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской
Федерации от 22 июня 2016 года № 293 (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239) для
делопроизводства в государственных органах, органах местного
самоуправления разработаны Правила делопроизводства.
Они разработаны для улучшения документооборота и повышения
эффективности работы с документами путем установления единых правил для
создания документов, регулирования процессов работы с ними, обеспечения
их текущего хранения и подготовки к архивированию в органах
государственной власти и местного самоуправления.
Действие данных правил распространяется на федеральные органы
государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы
государственной власти и иные государственные органы субъектов
Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее –
государственные органы, органы местного самоуправления) [10].
Государственные органы и организации в целях обеспечения единых
подходов к организации хранения, комплектования, учета и использования
архивных документов руководствуются в работе с архивными документами
законодательством Российской Федерации (в том числе правилами,
установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной
власти в сфере архивного дела и делопроизводства), законодательством
субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами [3,
с.4].
Сущность документационного обеспечения заключается в обеспечении
эффективного и своевременного управления документами, что в свою очередь
способствует оперативному и качественному принятию управленческих
решений, а также обеспечивает прозрачность и контроль за деятельностью
11
органов власти. Это достигается путем оптимизации процессов создания,
обработки, хранения и передачи документов, а также использования
современных информационных технологий.
Организация и управление документооборотом в рамках выполнения
рабочих задач учреждения - это и есть понятие “документационное
обеспечение управления”.
Документационное обеспечение управления - это вид деятельности,
предназначенный для обеспечения руководящего состава необходимой
информацией в виде документов. Он включает в себя различные операции с
документами, включая сбор, передачу и сохранение данных. Этот вид
поддержки управления является ключевым элементом функционирования
любого государственного или местного органа управления. Во время своей
работы государственные учреждения создают официальные документы,
отражающие результаты их работы в сфере управления.
Процесс принятия решений в системе государственного и
муниципального управления может быть разделен на несколько этапов: сбор,
обработка, анализ данных, подготовка и принятие руководящего решения.
Этапы процесса принятия государственных и местных управленческих
решений связаны с документационной поддержкой процесса управления.
Эффективность социальных и экономических результатов от принятия и
исполнения тех или иных руководящих решений зависит от качества исходной
информации, которая включает объем информации, ее оперативность,
стоимость и сложность.
Документационное обеспечение управления предназначено для
решения трех основных задач:
- осуществление документирования управленческой деятельности
организации в форме создания, оформления, утверждения и выпуска
официальной документации;
12
- организация процесса работы с документами в процессе управления
организацией, обеспечение движения документации, контроль ее исполнения,
хранение и использование;
- организация систематизированного хранения документов в архиве.
Документационный процесс управления обеспечивается через
выполнение следующих функций:
- создание типовых унифицированных форм документов;
- оформление документов, их копирование и размножение;
- осуществление постоянного контроля над качеством составления
документации, соблюдение порядка удостоверения и согласования
документов.
Работа с документами осуществляется через выполнение следующих
задач:
- установление единого порядка документооборота;
- экспедиционная обработка входящей и исходящей документации;
- регистрация и учет документации;
- контроль исполнения документов;
- систематизированное хранение документации;
- защита конфиденциальной информации и личных данных,
присутствующих в документах.
Совершенствование способов и методов работы с документами
достигается через выполнение следующих действий:
- создание, изменение и обновление инструкций, нормативов и
методических рекомендаций и ознакомление государственных и
муниципальных работников с ними;
- осуществление методического руководства и контроля над
соблюдением правил и условий работы с документами;
- обеспечение повышения квалификации государственных и
муниципальных сотрудников и консультирование их по вопросам работы с
документами;
13
- унификация и систематизация документов;
- разработка и внедрение новых способов и форм работы с документами
[15].
Значение документационного обеспечения для деятельности органов
публичной власти трудно переоценить. Эффективное документационное
обеспечение позволяет обеспечить прозрачность и открытость деятельности
органов власти для граждан и организаций.