54
Обучающий семинар организован для руководителей, заместителей
руководителей, пользователей и сотрудников, отвечающих за контроль
исполнения документации.
Семинар проводят эксперты в области разработки и внедрения
Межведомственной системы электронного документооборота Правителтсва
Московской области, обладающие уникальными знаниями функциональных,
технических, качественных и эксплуатационных характеристик данной
системы.
Обзор основных тем учебного курса:
- Общий обзор Межведомственной системы электронного
документооборота Московской области: основные задачи, функции и
характеристики системы, ее возможности, виды взаимодействия с другими
ведомствами и организациями.
- Интерфейс системы с различными ролями пользователя
«Исполнитель» или «Руководитель». Блоки документов в системе: «Входящие
документы», «Исходящие документы», «Входящие обращения граждан»,
«Исходящие обращения граждан», «Сводные поручения», «Внутренние
документы», «Организационно-распорядительные документы», блок
«Согласование». Подуровни каждого блока и статусы документов.
- Документ в Межведомственной систме электронного
документооборота Московской области («Регистрационная карточка»,
исполнение документа, направления, резолюции, согласование проекта
резолюции, скан образ документа).
- Способы поступления документов в учреждение: по полю кому, по
резолюции, по повторной резолюции. Действия в зависимости от способа
получения документа.
- Ознакомление с документом, поступившем на бумажном носителе.
Обзор полей «Регистрационной карточки» в целом.
- Ознакомление с документом, поступившем непосредственно в
Межведомственной системе электронного документооборота Московской
55
области. Особенности такого документа (как эти документы попадают в
систему). Создание резолюции и закрытие документа отметкой об
исполнении. Создание проекта резолюции. Контроль исполнения
документации.
- Работа с исходящими письмами. Подуровни блока. Создание
Исходящего документа с бумажного носителя. Заполнение полей
«Регистрационной карточки». Обзор обязательных полей «Регистрационной
карточки». Обзор особенностей исходящего документа. Инструменты по
сохранению «Регистрационной карточки» документа. Ссылка «не
зарегистрировано в организации - адресате».
- Работа с блоком Согласование. Обзор статусов в блоке. Создание
нового проекта ответа. Регистрация исходящего документа «Без номеров».
- Блок «Статусы документов у пользователей».
- Отчеты. Акцент на «контрольные документы». Поиск документов
«Быстрый» и базе документов «Расширенный». Настройки системы.
Инструкции по работе с системой. Служба технической поддержки.
Стоимость семинара: группа до 2 слушателей - 9 900 рублей.
После прохождения семинара сотрудники ГКУ СО Московской области
СЦ «Волоколамский»:
- будут иметь общее представление о системе, понимать ее функции и
возможности. Знать, как попасть в систему и в каких браузерах она работает;
- будут разбираться в системе как “Исполнитель” и “Руководитель”.
Будут хорошо ориентироваться во всех блоках документов и их подуровнях
“Входящие”, “Исходящие”, “Входящие обращения граждан”, “Внутренние
документы”, “Сводные поручения” и другие;
- будут создавать документы в МСЭД (регистрационная карточка,
исполнение документа: резолюции, образ документа, согласование проекта,
направления);
- будут разбираться в способах поступления документов в учреждение
(по полю кому, по резолюции, по повторной резолюции). Будут знать, какие
56
действия совершить в зависимости от способа получения документов. Будут
разбираться в типовых схемах хождения документов (отрабатывать на
примерах министерств и администрации);
- будут знать, как работать с документами, поступившими в МСЭД,
потому что на семинаре будут рассмотрены все поля регистрационной
карточки в целом;
- научаться работать с исходящими письмами. Будут разбираться в
подуровнях блока, уметь создавать исходящие документы с бумажного
носителя, смотреть обзоры полей регистрационной карточки, особенности
исходящих документов;
- будут уметь работать с блоком “Согласование”. Производить обзор
статусов в блоке, создавать новые проекты ответа, регистрировать исходящие
документы;
- будут разбираться в блоке “Статусы документов у пользователей” и
создавать отчеты.
Для реализации комплекса мероприятий, направленных на поддержание
архивных документов ГКУ СО Московской области СЦ «Волоколамский» в
оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или)
утраты необходимо выполнить следующие работы.
Выделение изолированного помещения для размещения архивных
документов оснащенного средствами пожаротушения, охранной и пожарной
сигнализацией для хранения документов не потребует привлечения денежных
средств, так как все помещения ГКУ СО Московской области СЦ
«Волоколамский» оснащены средствами пожаротушения, охранной и
пожарной сигнализацией.
Осуществить описание (составление описей дел, документов) и
своевременную постановку архивных документов на учет возможно сделать
самостоятельно без привлечения бюджетных средств либо по Прейскуранту
цен на работы (услуги), оказываемые государственными учреждениями
57
Московской области, подведомственными Главному архивному управлению
Московской области (Распоряжение Главархива МО от 14.01.2021 N 5-р).
В архиве содержатся дела как долгосрочного (более 10 лет), так и
постоянного хранения. Ежегодно образуется 60 дел долгосрочного и 45 -
постоянного хранения (количество определено на основе номенклатуры дел).
Всего 105 дел.
Для размещения дел в выделенном помещении учреждения,
образованных в течение одного года, потребуется 7,5 стеллажных полок
длиной в один метр, по 14 архивных папок на каждой полке. Таким образом,
для хранения дел за пять лет потребуется 37,5 полок. Приближенно округляем
это число до 38 полок.
Один металлический шкаф для архива с полками шириной в один метр
имеет в себе 5 полок и оценивается в 32 333 рубля. Итого, для нашего архива
потребуется 8 металлических архивных шкафов на общую сумму 258 664
рублей.
При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли,
вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.
При выполнении данных условий архив ГКУ СО Московской области
СЦ «Волоколамский» будет соответствовать правилам организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных
органах, органах местного самоуправления и организациях.
58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Исследовав работу с документами и определив основные проблемы
можно сделать следующие выводы:
- уровень квалификации сотрудников недостаточен для подготовки и
издания качественных документов и остается низким для работы в
Межведомственной системе электронного документооборота Московской
области, что можно решить путем обучения и повышения квалификации;
59
- выявленные недостатки в организации хранения документов решаются
путем выделения и оборудования отдельного специализированного
архивохранилища в учреждении.
В остальном в учреждении в наличии нормативно-правовая,
методическая и техническая база для успешного ведения документооборота по
всем правилам и требованиям законодательства в области современного
документационного обеспечения.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
Нормативные правовые акты
1. "Конституция Российской Федерации" (принята всенародным
голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе
общероссийского голосования 01.07.2020).
60
2. Закон РФ о поправке к Конституции РФ от 14.03.2020 N 1-ФКЗ "О
совершенствовании регулирования отдельных вопросов организации и
функционирования публичной власти"
3. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2022)
"Об архивном деле в Российской Федерации"
4. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 04.08.2023) "О
порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
5. Постановление Губернатора МО от 20.01.2016 N 11-ПГ (ред. от
12.05.2021) "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных
органах государственной власти Московской области, государственных
органах Московской области"
6. Постановление Губернатора МО от 21.06.2022 N 201-ПГ "Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах
государственной власти Московской области, государственных органах
Московской области"
7. Распоряжение Министерства социального развития Московской
области от 01.07.2016 N 19РВ-51 "Об утверждении инструкции по
делопроизводству в Министерстве социального развития Московской
области"
8. Распоряжение Губернатора Московской области от 27 декабря
2013 года N 516-РГ «О вводе в промышленную эксплуатацию
межведомственной системы электронного документооборота Московской
области».
9. Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. №
77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных органах, органах местного
самоуправления и организациях».
10. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71
"Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах,
органах местного самоуправления"