44
Московской области, утвержденным распоряжением Губернатора
Московской области от 27.12.2013 N 516-РГ "О вводе в промышленную
эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота
Московской области", и Правилами делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства
Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" [7].
Обращение регистрируется в течение 3 дней с момента поступления.
Рассмотрение обращения осуществляется в течение 30 дней со дня
регистрации обращения в письменной форме или в форме электронного
документа в МСЭД, если в соответствии с законодательством Российской
Федерации, законодательством Московской области не установлен более
короткий контрольный срок рассмотрения.
Обращения, содержащие вопросы защиты прав ребенка,
рассматриваются безотлагательно.
В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-
рельефным шрифтом Брайля, срок рассмотрения такого обращения
увеличивается на время, необходимое для перевода на русский язык, но не
более чем на 30 дней.
Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать
наименование государственного органа Московской области или фамилию,
имя, отчество или должность соответствующего должностного лица, а также
фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) обратившегося, почтовый
адрес, по которому должны быть направлены ответ и/или уведомление о
переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или
жалобы, личную подпись и дату.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются
дополнительные документы (в подлинниках или копиях).
Обращение, направленное в форме электронного документа, должно
содержать изложение сути предложения, заявления или жалобы, фамилию,
45
имя, отчество (последнее - при наличии) обратившегося, адрес электронной
почты, по которому должны быть направлены ответ и/или уведомление о
переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению
необходимые документы и материалы в электронной форме.
Поступившие обращения регистрируются в течение 3 дней с момента
поступления с использованием МСЭД.
Процесс регистрации и обработки заявлений заключается в том, что они
вносятся в систему электронного документооборота и подготавливаются к
передаче на дальнейшее рассмотрение в электронном виде с использованием
МСЭД.
Отправка ответов без регистрации не допускается.
Оформление ответов на бумажных носителях осуществляется в
соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в
Министерстве социального развития Московской области.
В настоящее время в целях минимизации бумажного документооборота
при организации межведомственного взаимодействия, оказании
государственных услуг, исполнении государственных функций, организации
закупок для обеспечения государственных нужд, судебного и
административного документооборота и текущей деятельности в ГКУ СО
Московской области Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский»:
1) используются электронные документы;
2) отсутствует дублирование электронных документов на бумажных
носителях (за исключением случаев, предусмотренных действующим
законодательством);
3) в приоритете находится формирование архива документов в
электронном виде;
4) реализуются мероприятия по сокращению использования бумаги в
рамках утвержденной номенклатуры дел и в текущей деятельности
сотрудников учреждения.
46
Для организации указанных мероприятий в ГКУ СО Московской
области Семейный центр помощи семье и детям «Волоколамский»
обеспечено:
- подключение сотрудников учреждения к МСЭД;
- организация ведения документооборота в рамках межведомственного
взаимодействия, оказания государственных услуг, исполнения
государственных функций, организации закупок для обеспечения
государственных нужд и текущей деятельности через МСЭД с
использованием электронных подписей сотрудников (исключив сканирование
подписанных бумажных документов).
В соответствии с планом мероприятий по переходу на безбумажный
документооборот в ГКУ МО Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский» обеспечено ведение электронного делопроизводства через
МСЭД, включая подписание исходящих документов электронно-цифровой
подписью (ЭЦП).
Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в
соответствии с номенклатурой дел учреждения.
47
2.3. Организация работы с документами в Государственном
казенном учреждении социального обслуживания Московской области
Семейный центр помощи семье и детям «Волоколамский».
В современном мире документы играют важную роль в различных
сферах деятельности. От того, насколько эффективно организована работа с
документами, зависит успех любой организации.
Одним из ключевых факторов успешной организации работы с
документами является автоматизация процессов их обработки. Использование
специализированных программ и систем электронного документооборота
позволяет значительно сократить время на поиск, обработку и передачу
документов, а также повысить уровень контроля над их движением.
Система электронного документооборота – это программное
обеспечение, которое обеспечивает полный цикл работы с документами в
электронном виде: создание, изменение, согласование, подписание, хранение
и передача на исполнение. СЭД позволяет автоматизировать не только
процессы обработки документов, но и контроль за их выполнением.
Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию,
требует особого подхода. Во-первых, необходимо обеспечить надежное
хранение таких документов. Во-вторых, должны быть установлены строгие
правила доступа к таким документам, а также правила их уничтожения или
передачи третьим лицам.
Документооборот в ГКУ СО Московской области СЦ «Волоколамский»
осуществляется при помощи Межведомственной системы электронного
документооборота (МСЭД).
МСЭД Московской области предназначена для решения задач
автоматизации и организации электронного документооборота всех
подразделений ЦИОГВ и ГО, ОМСУ, их подведомственных учреждений и
иных организаций Московской области и обеспечения автоматизации
исполнения административных регламентов электронного документооборота,
48
а также организации обмена документами в электронном виде между всеми
подразделениями ЦИОГВ и ГО, ОМСУ, их подведомственными
учреждениями и иными организациями Московской области.
Функции МСЭД Московской области:
- автоматизация процессов документооборота всех подразделений
ЦИОГВ и ГО, ОМСУ, их подведомственных учреждений и иных организации
Московской области: подготовка проектов документов, их согласование,
автоматическая передача адресатам, передача на исполнение, передача
на ознакомление, контроль исполнения, формирование отчетов об
исполнении.
- автоматизация процессов ведения делопроизводства: регистрация
документов (входящих, исходящих, внутренних, организационно-
распорядительных документов, обращений граждан), оформление указаний по
исполнению документа, постановка и снятие с контроля, отметка об
исполнении, отметка о списании в дело.
- получение необходимых данных и отчетов по запросам пользователей
по документам, занесенным в МСЭД Московской области, и контролю
исполнения этих документов.
- обеспечение возможности работы с документами во время отсутствия
на рабочем месте (в командировках, на дому и т.д.), в том числе в «online» и
«offline» режимах на мобильных устройствах.
- автоматизация процессов ведения электронного архива,
регламентируемая инструкцией по электронному делопроизводству:
формировать и вести номенклатуру дел организации, формировать дела –
производить группировку исполненных документов в дела в соответствии с
номенклатурой дел, включать электронные документы в электронные дела,
формировать и хранить акты на уничтожение документов, которые не
предназначены для передачи в архив, формировать и хранить описи дел для
передачи их в архив организации, передавать дела и документы в архив
организации, хранить и вести учет дел и документов, находящихся на
49
хранении в архиве организации, формировать и хранить акты на уничтожение
документов, срок хранения которых истек, формировать сводные описи для
передачи дел на государственное хранение, формировать и хранить акты
приема – передачи дел на государственное хранение [8].
В ГКУ СО Московской области СЦ «Волоколамский» штатным
расписанием не предусмотрена служба документационного обеспечения
управления (далее – ДОУ). Все функции по делопроизводству в учреждении
возложены на одного сотрудника.
Ответственный за делопроизводство сотрудник учреждения производит
прием и первичную обработку входящих документов. Осуществляет
предварительное рассмотрение входящих документов.
Регистрирует входящие документы при помощи МСЭД и направляет на
рассмотрение руководителю.
Руководитель, в свою очередь, при помощи МСЭД видит поступивший
к нему на рассмотрение документ и направляет его своим сотрудникам для
исполнения.
В 2023 году объем корреспонденции в учреждении составил 4790
документов. Показатели 2023 года приведены на рисунке 3.
50
Рисунок 3. Показатели документопотока учреждения в 2023 году.
В ГКУ СО Московской области СЦ «Волоколамский» службы
документационного обеспечения управления, как самостоятельного
структурного подразделения нет. Всю работу с документами выполняет один
сотрудник, на которого возложены обязанности по делопроизводству. Для
повышения качества документооборота в учреждении его необходимо
обучить качественной работе в Межведомственной системе электронного
документооборота Московской области.
Качественное оформление реквизитов документов не только
свидетельствует о высокой культуре делопроизводства, но и гарантирует
юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение
— сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает
правильное направление на исполнение, позволяет связаться с
непосредственным исполнителем для решения вопросов по документу в
рабочем порядке.
Архивация документов в ГКУ СО Московской области СЦ
«Волоколамский» на соответствует правилам и требованиям организации
хранения, комплектования, учета и использования документов постоянного и
временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по
личному составу. Специализированного архива для хранения документов нет.
Законченные делопроизводством документы хранятся на полках в небольшом
помещении, что не соответствует нормам и правилам хранения документов.
51
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ В УЧРЕЖДЕНИЯХ СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЫ
3.1. Проблемы работы с документами в Государственном казенном
учреждении социального обслуживания Московской области Семейный
центр помощи семье и детям «Волоколамский»
В современных условиях эффективное функционирование
государственных учреждений социальной сферы невозможно без
оптимизации работы с документами. Одним из направлений
совершенствования является внедрение информационных технологий,
обеспечивающих автоматизацию процессов обработки и хранения
документов.
52
Использование систем электронного документооборота позволяет
существенно сократить время на выполнение рутинных операций, таких как
регистрация и поиск документов, а также контроль их исполнения. Кроме
того, применение современных технологий обеспечивает более высокий
уровень безопасности и защиты информации.
Также следует уделить внимание вопросам организации архивного
хранения документов, обеспечивая их сохранность и доступность для
использования в случае необходимости.
В ГКУ СО Московской области СЦ «Волоколамский» для работы с
документами применятся Межведомственная система электронного
документооборота Московской области. Для полноценного и качественного
документооборота в учреждении требуется повышение квалификации
сотрудника работе в данной системе.
Для хранения документов в ГКУ СО Московской области СЦ
«Волоколамский» необходимо реализовать комплекс мероприятий,
направленных на поддержание архивных документов в оптимальном
физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в
состав которого входят:
а) выделить изолированное помещение для размещения архивных
документов и проведения работ, связанных с архивным хранением,
оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной
сигнализацией, оборудованием для хранения документов;
б) организовать и обеспечить соблюдения противопожарного,
охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-
гигиенического режимов;
в) выполнить требования к размещению документов в
архивохранилище;
г) провести проверку наличия и состояния сохранности архивных
документов;
53
д) осуществить описание (составление описей дел, документов) и
своевременную постановка архивных документов на учет [9].
Таким образом, совершенствование делопроизводства в современных
условиях напрямую зависит от установления в практике работы учреждения
единых принципов работы с документами на всех уровнях управления,
повышение качества создания документов, обработки, движения, анализа
информации.
3.2. Пути совершенствования работы с документами в
Государственном казенном учреждении социального обслуживания
Московской области Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский»
В целях развития у сотрудников ГКУ СО Московской области СЦ
«Волоколамский» представления о системе МСЭД и ее роли в процессе
управления документами организации, а также навыков практической работы
в данной системе, можно пройти обучение на семинаре «Практика применения
межведомственной системы электронного документооборота Московской
области».