34
основой для выбора будущей профессии. Наконец, ребенок получает
возможность улучшить свое физическое и психическое здоровье, что также
является важным аспектом успешной реабилитации.
Таким образом, обращение в семейный центр помощи семье и детям
может стать настоящим спасением для ребенка и его семьи, помогая им
справиться с трудностями и обрести новые возможности для счастливой
жизни.
35
2.2. Видовой состав документов в Государственном казенном
учреждении социального обслуживания Московской области Семейный
центр помощи семье и детям «Волоколамский»
Документооборот - это процесс, который включает в себя все
перемещения документов, а также действия, выполняемые с документами во
время их создания и обработки (прием, отправка, предварительный просмотр,
регистрация, одобрение руководителем).
Видовой состав документов в Государственном казенном учреждении
социального обслуживания Московской области Семейном центре помощи
семье и детям “Волоколамский” включает в себя следующие основные
группы:
- организационные документы (устав, положение о центре, должностные
инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.);
- распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
- информационно-справочные документы (протоколы, акты, справки,
докладные и служебные записки);
- документы по личному составу (трудовые договоры, личные дела
сотрудников, трудовые книжки, приказы по личному составу и т.д.);
- финансово-бухгалтерские документы (сметы, балансы, отчеты, счета,
накладные и т.п.).
Кроме того, в центре ведется работа с обращениями граждан, для чего
используются соответствующие регистрационно-контрольные формы
(карточки, базы данных).
Юридический статус ГКУ СО Московской области Семейный центр
социальной помощи семье и детям «Волоколамский» закреплен в её
организационно – правовых документах; распорядительные документы
используются для управления учреждением; информация, необходимая для
принятия управленческого решения отражена в информационно – справочных
документах учреждения.
36
Организационно – правовые документы учреждения их назначение
представлены в таблице 1.
Таблица 1. Организационно – правовые документы
Наименование документа
Его назначение
Устав учреждения
Создание учреждения, его
организационно – правовая форма,
регистрация учреждения,
определены цели и задачи
деятельности учреждения
Структура и штатная численность
Определена общая структура
учреждения, отделений и их
подчинения и количественный
состав отделений
Положения об отделениях
учреждения
Определен статус отделений
учреждения, задачи, функции, права,
обязанности и ответственность
Штатное расписание учреждения
Определена штатная численность,
должности аппарата управления и
сотрудников, их финансовое
обеспечение
Должностные инструкции
сотрудников учреждения
Определены функции, обязанности,
права, ответственность каждого
сотрудника
Инструкция по делопроизводству
Определен порядок оформления
документов в организации,
документооборот, текущее и
архивное хранение документов
37
Инструкции
Инструкция по технике
безопасности, правила внутреннего
распорядка.
Организационно - распорядительная документация в учреждении
представлена приказами директора. В целях разрешения основных и
оперативных задач, стоящих перед организацией, директор учреждения издает
приказы по основной деятельности и по личному составу.
Приказы по основной деятельности касаются регулирования и решения
вопросов финансирования, материально-технического обеспечения и других
проблем, возникающих в текущей работе учреждения.
Приказы по личному составу регулируют приём, увольнение,
перемещения сотрудников учреждения, а также взыскания и поощрения.
Информационно – справочные документы содержат объективную и
достоверную информацию о фактическом состоянии дел в учреждении. Это
служебные письма, протоколы, акты, справки и т.д.
Личные дела детей, поступивших в учреждение включены в
номенклатуру дел учреждения под общим заголовком «Личные дела
воспитанников» с указанием срока хранения.
Все личные дела поступивших в учреждение детей зарегистрированы в
журнале учета лиц, нуждающихся в социальной реабилитации. Журнал учета
личных дел воспитанников прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и
подписью директора учреждения.
Учет и хранение личных дел воспитанников организован с целью
быстрого писка личных дел, обеспечения сохранности персональных данных
от несанкционированного доступа. Личные дела хранятся в закрытых шкафах.
На полках располагаются в вертикальном положении, корешками наружу.
Доступ к личным делам несовершеннолетних воспитанников учреждения
имеют только уполномоченные должностные лица и директор учреждения.
38
Личное дело воспитанника учреждения после окончания пребывания
ребенка в учреждении прошивается, заверяется печатью и подписью
директора учреждения и храниться в архиве учреждения.
Инструкция по делопроизводству является самым важным
нормативным актом, регламентирующим порядок работы с документами на
бумажном носителе, электронными документами, документооборот
учреждения и правила работы его архива. Она содержит в себе требования к
созданию документов и правила работы с ними в учреждении. Инструкцию по
делопроизводству обязаны использовать в своей повседневной работе все
работники учреждения, работающие с документами.
В соответствии с постановлением Губернатора Московской области от
20.01.2016 N 11-ПГ "Об утверждении Правил делопроизводства в
исполнительных органах государственной власти Московской области,
государственных органах Московской области" распоряжением
Минсоцразвития МО от 01.07.2016 N 19РВ-51 (ред. от 10.10.2023) утверждена
Инструкция по делопроизводству в Министерстве социального развития
Московской области.
Так как требования к работе с документами изложенные в данной
инструкции распространяются на все территориальные структурные
подразделения и подведомственные учреждения Министерства, в ГКУ СО
Московской области СЦ «Волоколамский» для руководства в работе
используется Инструкция по делопроизводству в Министерстве социального
развития Московской области.
Данная инструкция устанавливает единый порядок создания, обработки,
сохранения и применения документации, образующейся в процессе работы
Министерства социального развития Московской области (здесь и далее -
Министерство), в соответствии с нормами, установленными Правительством
РФ в области делопроизводства и оборота документов для федеральных
исполнительных органов власти.
39
Организация и ведение документооборота осуществляются
сотрудниками, ответственными за документооборот в территориальных
подразделениях Министерства и подведомственных Министерству
учреждениях.
Государственные гражданские служащие Министерства и сотрудники,
работающие на должностях, не относящихся к должностям государственной
гражданской службы Московской области и государственным должностям
Московской области (далее — сотрудники Министерства), несут
ответственность за сохранение документов и неразглашение информации,
составляющей государственную и иную тайну, охраняемую федеральными
законами, а также служебной информации, включая сведения о частной жизни
и здоровье граждан или касающиеся их чести и достоинства.
Действующая редакция Инструкции соответствует всем нормам и
правилам, предъявляемым к работе с документами на сегодняшний день.
Настоящей Инструкцией утверждаются образцы бланков и электронных
шаблонов бланков.
Для создания, редактирования и форматирования документов
используется текстовый процессор Microsoft Word.
Создаваемые документы должны иметь реквизиты, размещение и
оформление которых определяются данной Инструкцией.
Инструкция по делопроизводству в Министерстве социального развития
Московской области содержит десять разделов:
I. Общие положения. О едином порядке, подготовки, обработки,
хранения и использования документов.
II. Основные понятия. Об основных понятиях и терминах
использованных в инструкции.
III. Оформление документов. Где даны общие правила оформления
документов, состав и оформление реквизитов документов, особенности
написания отдельных слов, словосочетаний, дат, чисел, сокращений
40
некоторых наименований и использования специальных символов в
документах.
IV. Подготовка и оформление нормативных правовых актов и
распорядительных документов Министерства, правила внесения в них
соответствующих изменений. Где даны требования к подготовке и
оформлению в Министерстве проектов правовых актов, требования к
подготовке и оформлению распорядительных актов Министерства, правила
оформления таблиц в правовых актах и распорядительных документах
Министерства и внесения изменений в таблицы, описаны особенности
подготовки и согласования проектов правовых актов с использованием
МСЭД.
V. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения правовых
актов и распорядительных документов Министерства.
VI. Организационные документы.
VII. Организация документооборота. Где изложены принципы
организации документооборота, организация доставки документов, описан
прием и первичная обработка поступающих документов, регистрация
входящих документов, предварительное рассмотрение документов, порядок
рассмотрения документов руководством Министерства и доведения
документов до исполнителей, организация работы с исходящими
документами, регистрация исходящих документов, регистрация и
прохождение внутренних документов, отправка документов, организация
работы с документами, особенности обращения с документами, изданиями и
машинными носителями информации, имеющими гриф «Для служебного
пользования», контроль исполнения документов, копировально-
множительные работы.
VIII. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению
печатей и штампов.
IX. Документальный фонд в Министерстве. О формировании
документального фонда Министерства путем составления номенклатуры дел.
41
X. Особенности работы с электронными документами. О порядке
создания, получения, обработки, хранения и использования электронных
документов, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных
сообщений [7].
В условиях современного информационного общества одним из
ключевых факторов успешного развития является эффективное
межведомственное взаимодействие. В Московской области активно
внедряется межведомственная система электронного делопроизводства,
которая позволяет оптимизировать процессы обмена информацией между
различными государственными органами и учреждениями.
Основные принципы работы системы заключаются в обеспечении
электронного документооборота, автоматизации процессов согласования и
контроля исполнения документов, а также интеграции информационных
ресурсов различных ведомств.
Для реализации этих задач используются передовые технологии и
программные решения, позволяющие повысить качество и оперативность
работы с документами. Важным аспектом является обеспечение безопасности
и конфиденциальности информации, передаваемой в рамках системы.
Преимущества использования системы электронного делопроизводства
для государственных органов и учреждений Московской области
заключаются в сокращении временных и трудовых затрат на обработку
документов, повышении эффективности работы с обращениями граждан и
организаций, а также оптимизации взаимодействия между ведомствами.
Внедрение межведомственной системы электронного делопроизводства
является ключевым шагом на пути к созданию единого информационного
пространства Московской области и обеспечению более высокого уровня
качества управления регионом.
Положение об использовании межведомственной системы электронного
документооборота Московской области в деятельности центральных
исполнительных органов государственной власти Московской области,
42
государственных органов Московской области, утверждено распоряжением
Губернатора Московской области от 27.12.2013 N 516-РГ "О вводе в
промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного
документооборота Московской области".
МСЭД - межведомственная система электронного документооборота
Московской области, предназначенная для создания и обмена электронными
документами между центральными исполнительными органами
государственной власти Московской области, государственными органами
Московской области.
В ГКУ СО МО Семейный центр помощи семье и детям
«Волоколамский» применяется система электронного документооборота
(ЭДО), основанная на Межведомственной автоматизированной системе
электронного документооборота (МСЭД). Все участники ЭДО несут
ответственность за свои действия в МСЭД.
В МСЭД каждому документу автоматически присваивается
регистрационный номер при его регистрации в соответствии с установленным
шаблоном номенклатуры.
При согласовании проекта документа внутри организации должностные
лица и сотрудники используют собственноручную визу и/или электронную
подпись в МСЭД.
При согласовании документа в МСЭД электронная виза в листе
согласования содержит подпись согласующего лица (ФИО), дату и время
согласования, а также примечания (если есть). Если согласующий использует
свою электронную подпись для визирования, в визе также отображается слово
“ЭЦП” или специальный символ (символ замка).
В МСЭД статус “Выполнено” присваивается документу только после
прикрепления соответствующего ответа, связи с документом или служебной
записки ответственному исполнителю.
В МСЭД входящие документы автоматически получают
регистрационные номера.
43
Документы, поступившие по электронной почте, распечатываются,
присваивается номер документа через систему МСЭД, делается отметка в
проставленном штампе на документе номера и даты, документ сканируется в
систему МСЭД, готовится резолюция руководителя.
Регистрация всех поступивших документов производится путем ввода
информации о них в систему МСЭД. Регистрационный номер очередному
документу присваивается системой МСЭД автоматически в соответствии с
выбранной номенклатурой.
Резолюция руководителя учреждения с документом рассылается
исполнителям в электронном виде через систему МСЭД.
В случае если поступивший документ не требует исполнения (направлен
для сведения или учета в работе), директор учреждения ставит в системе
МСЭД отметку об исполнении или создают к документу резолюцию для
соответствующих специалистов с указанием о направлении документа в дело.
Регистрация исходящих документов так же производится в системе
МСЭД. Регистрационный номер и дата регистрации присваиваются в системе
МСЭД автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой.
В целях оперативного информирования директора учреждения о
состоянии исполнения всех видов документов, поручений предварительный
контроль за сроками подготовки и рассмотрения проектов документов, а также
анализ исполнительской дисциплины (контроль исполнения) организуются с
использованием системы МСЭД.
Контроль исполнения документа начинается с момента регистрации
документа или поручения во МСЭД.
Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования
электронных документов, а также порядок отправки, получения и регистрации
электронных сообщений регламентируется Положением об использовании
межведомственной системы электронного документооборота Московской
области в деятельности центральных исполнительных органов
государственной власти Московской области, государственных органов