52
3.2. Разработка рекомендаций по улучшению работы прикладного
программного обеспечения
В процессе проведения анализа были выявлены недостатки в области
использования управления электронным документооборотом. Поэтому для
повышения уровня автоматизации, развития ИТ-инфраструктуры
предприятия, было предложено дополнить используемую систему 1С:
Предприятие модулем 1С: Документооборот.
Следует отметить модуль 1С: Документооборот выступает типовым
решением компании 1С. С его помощью можно выполнить автоматизацию
работы с документами любого предприятия.
Модуль 1С: Документооборот можно интегрировать с другими
модулями ERP-системы 1С: Предприятие и он создает возможности
упорядочивания полного цикла корреспонденции документа.
Через текстовые файлы, DBF-файлы и WEB-сервисы программный
продукт можно интегрировать с другими сервисами ERP-системы 1С:
Предприятие.
Основные возможности модуля 1С: Документооборот, показаны на
рисунке 18.
Рисунок 18 – Основные возможности модуля 1С: Документооборот
53
Система 1С: Документооборот имеет возможность хранить
электронные копии документов для использования, а также возможность
добавления данных документов в архив.
Для регистрации документов предусмотрена электронная форма,
представления в которой вводятся все необходимые реквизиты документов, и
добавляется сам документ. Для эффективного хранения основных
документов системы, разработаны соответствующие таблицы базы данных.
После заполнения всех необходимых полей для регистрации документа
необходимо нажать на кнопку Готово, и документ будет добавлен в
соответствующий справочник системы.
В справочниках модуля 1С: Документооборот отображается
следующая информация:
- дата загрузки и дата подготовки документа;
- наименование документа;
- количество страниц и адресат;
- количество экземпляров документа;
- реквизиты сотрудника;
- возможность добавления данного документа в архив.
При формировании этапов совершенствования 1С: Предприятие за счет
добавления модуля 1С: Документооборот будем использовать методологию
Prince2, которая способствует снижению сроков реализации предложенных
мероприятий. Данная методология была одобрена в Великобритании и
выступает в качестве современного стандарта в управлении проектами в
сфере информационных технологий.
В соответствии с методологией Prince2 этапы совершенствования 1С:
Предприятие за счет добавления модуля 1С: Документооборот будет
включать:
- начало проекта, предусматривает назначение руководителя проекта и
выбора команды. В качестве руководителя проекта в ООО «Айти-сервис»
54
предлагаем выбрать начальника отдела информационных технологий. В
состав команды включить сотрудников отдела информационных технологий
и отдела маркетинга.
Руководитель проекта будет выполнять следующие функции:
- определять цели и базовые механизмы совершенствования 1С:
Предприятие за счет добавления модуля 1С: Документооборот. Также на
этом этапе выполняется выбор сотрудников и назначение должностных
обязанностей;
- планировать основные этапы совершенствования информационной
системы, предусматривает составление руководителем календарного плана
добавления модуля 1С: Документооборот;
- контроля процессом выполнения задач по совершенствованию
автоматизированной системы 1С: Предприятие за счет добавления модуля
1С: Документооборот, с координацией действий участников в соответствии с
составленным календарным планом.
Для тестирования системы предлагаем на первоначальном этапе
установить ее на виртуальную машину. Для этого можно использовать
программу «Virtual Box», которая сейчас используется в ООО «Айти-
сервис», а в качестве сетевой операционной системы Windows Server 2016, и
сервера баз данных SQL Server 2016.
После этого необходимо в конфигурации платформы 1С: Предприятия
создать кластер для подключения модуля 1С: Документооборот
«docum.studty.rsvpu.ru», с именем информационной базы «docum83».
Далее необходимо подключать конфигурацию системы 1С:
Документооборот в конфигурации 1С: Предприятие, как это показано на
рисунке 19.
55
Рисунок 19 – Подключение конфигурации системы 1С: Документооборот в
конфигурации 1С: Предприятие
После подключения модуля 1С: Документооборот в конфигурацию
системы 1С: Предприятие необходимо обновить конфигурацию под учетной
записью администратора 1С: Документооборот. Обновление модуля
выполняется в разделе «Обновление конфигурации».
После обновления конфигурации 1С: Документооборот необходимо
создать пользователей и назначить им учетные записи. Для этого необходимо
в конфигурации системы выбрать справочник «Пользователи» и для каждого
из пользователей установить параметры конфигурации.
Для удобства работы в модуле, предлагаем пользователей разделить на
группы:
- администраторы;
- делопроизводители;
- контроллеры ежедневных отчетов;
- контролеры задач и бизнес-процессов;
56
- руководители подразделений;
- руководители проектов.
Также для каждого из пользователей необходимо создать карточки, с
указанием должностей, контактной информации.
Созданный список пользователей в модуле 1С: Документооборот и
группы работы в системе приведены на рисунке 20.
Рисунок 20 – Созданный список пользователей в модуле 1С:
Документооборот и группы работы в системе
На следующем этапе необходимо настроить работу с файловым
хранилищем. Для хранения документов и шаблонов будет использоваться
виртуальная машина.
Для обеспечения защиты данных от случайных сбоев и ошибок
необходимо настроить резервное копирование. В качестве способа
резервного копирования предлагаем выбрать способ по расписанию. Для
этого конфигураторе, необходимо выбрать пункт «Регулярно по
расписанию» и в открывшимся окне указать параметры выполнения
57
резервирования с указанием времени, дня, месяца выполнения этих
операций.
Для получения входящей корреспонденции, отправки исходящих
документов в модуле 1С: Документооборот необходимо выполнить
настройку почтового клиента. Для этого в окне создания учетных записей
указывается почтовый сервер ООО «Айти-сервис», адрес электронной почты
и параметры доступа к ней. После этого на указанный адрес будет поступать
входящая корреспонденция.
Для оценки результатов совершенствования 1С: Предприятие за счет
добавления модуля 1С: Документооборот выполним тестирование модуля в
режиме пользователя.
С помощью системы модуля 1С: Документооборот ООО «Айти-
сервис» получает возможность:
- управлять электронными документами;
- управлять деловыми процессами;
- вести канцелярию;
- управлять показателями эффективности компании;
- вести договорную работу и проводить совещания;
- вести учет рабочего времени;
- вести архивы документов.
Удобством использования модуля 1С: Документооборот ООО «Айти-
сервис» является возможность использования ссылок для перехода между
документами, сохраненными в хранилище данных, что позволяет обеспечить
сохранность документов, накапливать информацию.
При этом однотипные документы могут быть созданы с помощью,
имеющейся в системе электронного документооборота шаблонов, для
каждого документа могут быть созданы различные версии, помогающие
сохранять изменения.
58
Модуль 1С: Документооборот ООО «Айти-сервис» позволит
обеспечить полный жизненный цикл управления электронными
документами, а также упросить процедуры создания, хранения и поиска
документов.
Пример настройки бизнес-процесса согласования документов в модуле
1С: Документооборот приведен на рисунке 21.
Рисунок 21 – Пример настройки бизнес-процесса согласования документов в
модуле 1С: Документооборот
Для защиты информации в системе предусмотрена электронная
подпись, разграничение прав доступа и ведение истории обращений к
объектам с обеспечением конфиденциальности информации.
Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов,
выполнения контроля исполнения резолюций и поручений, а также указаний
администрации в модуле 1С: Документооборот ООО «Айти-сервис»
59
предусмотрен модуль «Канцелярия», позволяющий вести наблюдение
корреспонденции документов в системе.
К достоинствам модуля «Канцелярия» модуля 1С: Документооборот
ООО «Айти-сервис» следует отнести возможность организационного обмена
документами со сторонними организациями с применением электронной
подписи.
В модуль 1С: Документооборот ООО «Айти-сервис» также входит
модуль, позволяющий повысить взаимодействие сотрудников и вести обмен
документами в деловой среде. Это позволяет обеспечить механизм workflow,
полноценно реализующий бизнес задачи и обеспечивающий оперативный
обмен данными между участниками [7].
Контрольная панель 1С: Документооборот ООО «Айти-сервис, как
правило, используется руководителем организации, а для работы
сотрудников предназначены отчеты и справочники, позволяющие
сформировать необходимые показатели эффективности.
Пример формирования отчета по результатам согласованных
документов, полученного в модуле 1С: Документооборот приведен на
рисунке 22.
Рисунок 22 – Пример формирования отчета в модуле 1С: Документооборот
60
В модуле 1С: Документооборот существует возможность ведения
архива скан образов первичных учетных документов. Это способствует
повышению эффективности обработки первичного документооборота по
работе с клиентами, увеличивать скорость подготовки документов в
налоговые службы.
На основании предложенных мероприятий, архитектура программного
обеспечения ЛВС ООО «Айти-сервис» будет иметь вид, приведенный на
рисунке 23.
Рисунок 23 – Предлагаемая архитектура программного обеспечения ЛВС
ООО «Айти-сервис»
Как видно из рисунка 23, за счет добавления ПАК «Соболь» была
усилена защита локальной сети, а добавления модуля 1С: Документооборот
расширены возможности прикладного программного обеспечения.
1С: Предприятие 8
Антивирусная
программа Dr.Web
HPE Hellion
Cloud System
Dell Active
System
Mirant is Open
Stack
BMC Cloud
Lifecycle
Management
Программа
Virtual Box
Программа X-
Net Stat
Professional
ОС Windows
Облачная среда
1С:
Документооборот
ПАК
«Соболь»
61
3.3. Оценка эффективности предложенных мероприятий и рекомендаций
На основании предложенных мероприятий и рекомендаций ООО
«Айти-сервис» для оценки эффективности разработаем календарный график
внедрения в деятельность ПАК «Соболь» и совершенствования 1С:
Предприятие за счет добавления модуля 1С: Документооборот в ООО «Айти-
сервис».
Календарный график внедрения предложенных решений для
совершенствования программного обеспечения ЛВС ООО «Айти-сервис»
приведен в таблице 11.
Таблица 11 – Календарный график внедрения предложенных решений для
совершенствования программного обеспечения ЛВС ООО «Айти-сервис»
Название этапа
Длительность,
недель
1. Выполнить установку модуля и настройку конфигурации
10
1.1 Установка базы данных на сервере баз данных
1
1.2 Установка конфигурации 1С: Документооборот на сервер
хранения сессий пользователей
1
1.3 Установка сервера 1С:Документоборот на сервере пакетов
1
1.4 Установка приложений на сервере приложений
1
1.5 Настройка конфигурации 1С: Документооборот
1
1.6 Создание учетных записей
1
1.7 Наполнение модуля 1С: Документооборот данными м
тестирование
4
2. Выполнить установку ПАК «Соболь»
12
2.1 Настроить конфигурацию ПАК «Соболь»
4
2.2 Подключить к локальной сети ООО «Айти-сервис»
4
2.3 Создать базу пользователей локальной сети ООО «Айти-сервис
2
2.4 Выполнить тестирование модуля
2
Всего
12
Таким образом, общая длительность внедрения предложенных
решений для совершенствования программного обеспечения ЛВС ООО
«Айти-сервис» составила 12 недель.
На первоначальном этапе оценки экономической эффективности
использования предложенного решения определим, насколько снизились