166
Рис.1. Схема процесса
Кроме 4 основных процедур, регламент содержит описание: процедуры «Планирования мероприятий на год» и
описание особенностей проведения процесса.
2. Описание основных процедур
2.1. Планирование мероприятий на год
Инициатором процедуры является заведующий кафедрой. В случае если мероприятие должно быть включено в
план мероприятий Минздрава, то Заведующий кафедрой заполняет заявку (форма 2.1) и направляет ее в ОКНИ
до 01 октября текущего года. В случае если мероприятие должно быть включено в план мероприятий РМАНПО,
то Заведующий кафедрой заполняет заявку (форма 2.1) и направляет ее в ОКНИ до 01 декабря текущего года.
Заведующий ОКНИ, собирает все заявки и составляет консолидированный план мероприятий на следующий
год.
Проректор НРИ проверяет консолидированный план и визирует его.
План мероприятий может корректироваться 2 раза в год, с этой целью заведующие кафедрой подают заявки
Заведующий ОКНИ с корректировками:
- на первое полугодие до 01 декабря текущего года;
- на второе полугодие до 01 июня следующего года;
Заведующий ОКНИ, собирает все поступившие заявки и совместно с Проректором НРИ принимает решение о
включении поданных заявок в консолидированный план мероприятий на следующий год.
Заведующий ОКНИ составляет откорректированный план:
- на первое полугодие до 15 декабря текущего года;
- на второе полугодие до 15 июня следующего года;
Инициация
мероприятия
Организация
мероприятия
Проведение
мероприятия
Финализация
мероприятия
167
Проректор НРИ проверяет откорректированный консолидированный план и визирует его.
2.2. Инициализация мероприятия
Инициатором процедуры является Организатор. Не менее, чем за 3 месяца до предполагаемой даты проведения
мероприятия, он подает Проректору НРИ заявку (форма 2.1).
Проректор НРИ согласует поданную заявку с Ректором. В результате в графе Утверждаю появляется подпись.
Проректор НРИ извещает Начальника ОКНИ и Начальника УООРМО о предстоящем мероприятии, путем
направления копии согласованной Заявки по эл.почте. После получения извещения, Начальник УООРМО
назначает Координатора мероприятия.
2.3. Организация мероприятия
Инициатором процедуры является Организатор, он совместно с Координатором готовит проект Плана
подготовки (форма 2.2) и План проведения мероприятия (форма 2.3).
Не менее, чем за 2 месяца до начала мероприятия, Координатор, через Начальника ОКНИ инициирует
совещание «О подготовке и проведении мероприятия». Совещание проводится в присутствии Проректора НРИ.
На совещании обсуждается и утверждаются Проректором НРИ: План подготовки и План проведения
мероприятия.
На основании утвержденных Планов подготовки и Плана проведения Координатор готовит служебные записки
на Проректора НРИ и Проректора АФХР, в которых перечисляется, что необходимо сделать подразделениям
РМАНПО при подготовке к мероприятию:
Подготовка и тираж материалов мероприятия: печатная и сувенирная продукция;
Анонсирование мероприятия, в т.ч. размещение банера на сайте Академии (только для мероприятий в
РМАНПО);
Выделение мест проживания для гостей;
Подготовка информационно-технического обеспечения мероприятия;
Организация синхронного перевода;
Размещение информации о мероприятии на портале НМО (только для мероприятий в РМАНПО);
Организация кейтейринга (при необходимости);
168
Организация: оформления помещения, внешняя и внутренняя навигация;
Организация трансфера гостей;
Организация регистрации и сопровождения участников;
Проректор НРИ и Проректор АФХР расписывают служебные записки по исполнителям.
За 14 дней до каждого вида работ, записанных в Плане подготовки, Координатор проводит напоминание
исполнителю, о предстоящих работах.
После завершения своего объема работ, Исполнитель сообщает Координатору о готовности. Координатор
делает отметку в Плане подготовки.
Все Координаторы ежемесячно докладывают Начальнику УООРМО о ходе проводимых мероприятий.
Начальник УООРМО, группирует информацию от Координаторов и сообщает общий итог Проректору НРИ и
Проректору АФХР. В ходе обсуждения принимаются меры по обеспечению своевременного исполнения сроков.
Организатор за 1 день до начала мероприятия, проверяет готовность спикеров и модераторов. В случае
выявления нарушений, Организатор сообщает о них Проректору НРИ и Начальнику ОКНИ и организует
экстренное устранение недостатков. Если нарушений не выявлено и/или после устранения недостатков,
руководители информируются о готовности мероприятия.
За один день до начала мероприятия, Координатор инициирует выездное совещание на месте проведения
мероприятия со всеми Исполнителями, задействованными в ходе подготовки мероприятия. В ходе совещания
производится проверка наличие всего необходимого, согласно: Плана подготовки и Плана проведения.
Проверке подлежат: система навигации в помещении, схема парковки, чистота в туалетных комнатах,
оформление зала и др.
В случае выявления нарушений, Координатор производит фотофиксацию нарушений и сообщает о них
Проректору НРИ и Начальнику УООРМО. После чего он организует экстренное устранение недостатков. Если
нарушений не выявлено и/или после устранения недостатков, руководители информируются Координатором о
готовности к началу мероприятия.
2.4. Проведение мероприятия
Инициатором процедуры является Координатор, он прибывает на место проведения мероприятия за 1,5-2,0 часа
до начала мероприятия, вся его деятельность строится, опираясь на План проведения мероприятия. Он
проверяет готовность всех Исполнителей и координирует их взаимодействие друг с другом.
169
В ходе проведения мероприятия Координатор не реже, чем 1 раз в час, делает обход мест общественного
пользования и контролирует чистоту и порядок. В случае обнаружения недостатков, Координатор организует их
устранение.
В конце каждого дня мероприятия Координатор, курирует уборку помещений и проверяет сохранность и
читаемость рекламных материалов, размещенных в месте проведения. При необходимости организует
исправление недостатков.
После ревизии всех точек контроля, Координатор докладывает Проректору НРИ и Начальнику УООРМО о
готовности помещений к следующему дню мероприятия.
В последний день мероприятия Координатор курирует демонтаж всех строений и оборудования, перестановку
мебели, уборку помещений. После окончания всех работ, Координатор докладывает Проректору НРИ и
Начальнику УООРМО о завершении мероприятия.
2.5. Финализация мероприятия
Инициатором процедуры является Организатор. В течении 5-дней после завершения мероприятия Организатор
производит постсобытийное освещение мероприятия на сайте РАМАНПО и осуществляет рассылку материалов
мероприятия по всем заинтересованным лицам.
В течении 7-ми дней после завершения мероприятия Организатор и Координатор готовят Отчет о мероприятии
с приложением всех Видео, Фото и Печатных материалов. Отчет передается Проректору НРИ.
В случае необходимости, на основании Отчетов Организатора и Координатора, Проректор НРИ готовит
служебную записку на имя Ректора о поощрении отличившихся и наказании провинившихся.
Отчет передается Начальнику ОКНИ для хранения.
2.6. Особенности организации процесса
2.6.1. Организация мероприятия с ивент-агентством
В случае участия в организации мероприятия Ивент-агентства, изменяются:
- процедура 2.3. «Организация мероприятия», в начале процедуры появляется вставка:
170
Организатор, совместно с Начальником ОКНИ готовят Коммерческое предложение для Ивент-агентства.
Проректор НРИ согласует Коммерческое предложение и передает его на согласование Проректору АФХР и
Ректору.
После подписания Коммерческого предложения Ректором, Организатор передает его в Ивент-агентство для
заключения договора на проведение мероприятия.
Получив от Ивент-агентства проект договора, Организатор готовит лист согласований и запускает процесс
Согласования договора.
После подписания Договора, Организатор передает один экземпляр в Ивент-агентство и получает/передает счет
на оплату (если предусмотрена предоплата).
Далее по тексту процедуры.
- процедура 2.5. «Финализация мероприятия», в начале процедуры появляется вставка:
После исполнения РАМАНПО и Ивент-агентством своих обязательств, Организатор осуществляет подписание и
обмен Акта выполненных работ и счета.
2.6.2. С участием спонсора
В случае участия в организации мероприятия Спонсора, изменяется:
- процедура 2.3. «Организация мероприятия», в начале процедуры появляется вставка:
Организатор, совместно с Начальником ОКНИ готовят Коммерческое предложение для Спонсора.
Проректор НРИ согласует Коммерческое предложение и передает его на согласование Проректору АФХР и
Ректору.
После подписания Коммерческого предложения Ректором, Организатор передает его Спонсору, совместно со
счетом на оплату.
Далее по тексту процедуры.
2.6.3. Без привлечения ресурсов Академии
В случае организации мероприятия без РАМАНПО, Организатор готовит Заявку, План проведения и Отчет.
Подготовленные документы передаются Начальнику ОКНИ после проведения мероприятия.
2.6.4. Внеплановые мероприятия
171
В случае возникновения потребности в проведении внепланового мероприятия, Организатор по согласованию с
Проректором НРИ, использует данный регламент, но изменяет сроки прохождения этапов, опираясь на
имеющийся временной ресурс.
3. Схема контроля за исполнением регламента
№
Выполняемые
мероприятия
Проверяющий
Периодичность
Форма
отчета
1.
Проверка наличия
Плана подготовки и
Плана проведения
Начальник
УООРМО
1 раз в месяц
Служебная
записка
2.
Проверка наличия
Плана мероприятий на
следующий год
Проректор
НРИ
15 декабря
15 июня
План
мероприятий
3
Проверка наличия
Отчетов по
проведенным
мероприятиям
Заведующий
ОКНИ
1 раз в квартал
Служебная
записка
172
Проректор по научной работе и инновациям Российской медицинской академии непрерывного
профессионального образования
______________М.Ю. Герасименко
ПРИЛОЖЕНИЯ
173
Утверждаю _________________
ЗАЯВКА НА МЕРОПРИЯТИЕ
1. Название мероприятия _______________________________________________________________________
2. Тип мероприятия __________________________________________
3. Период проведения: с __/__/20__ по __/__/20__ гг
4. Место проведения __________________________________________________________________________
5. Предполагаемое количество участников: ________________
a. в т.ч. число иностранных участников _____________
b. в т.ч. число иногородних участников _____________
6. Наименование соорганизаторов (при наличии):________________________________________________
7. Наименование спонсоров (при наличии):____________________________________________________
8. Нужна ли on-line трансляция: _______________________________
9. Планируется ли начисление баллов НМО: _____________________
10. Планируется ли печать материалов: тираж_____________ типография___________________________
11. Контактные данные Организатора: __________________________________________________________
Дата: __/__/20__ г Подпись ______________________
форма 2.1.
174
Утверждаю ______________
ПЛАН ПОДГОТОВКИ МЕРОПРИЯТИЯ
№
Мероприятие
Ответственный
Срок
Организатор ______________________
Координатор ________________________
форма 2.2.
175
Утверждаю ______________
ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ
№
Время
Мероприятие
Ответственный
1 день
2 день
Организатор ______________________
Координатор ________________________
форма 2.3.