65
оцениваются еще раз. Это надо для принятия решения о дальнейшей работе с
данным сотрудником.
4) Адаптация впервые 3 месяца работы
Сотрудник знает свою работу и уже выполняет ее самостоятельно. Но,
тем не менее, могут происходить внештатные ситуации и в этом случае
работник должен знать, к кому он может обратиться. Работник может
попросить помощи и совета у коллег, у бывшего наставника или у
руководителя. Также продолжаются «поддерживающие беседы» раз в месяц.
Это поможет сотруднику чувствовать себя не забытым, помочь в решении
проблем, возникающих в процессе работы и общении с коллективом и
скорректировать дальнейшие действия. Беседы с психологом помогут в
разрешении конфликтных ситуациях, устранить страхи и помогут в развитии.
Для отслеживания выполнения пунктов программы адаптации и понимания
того, кто выполняет тот или иной пункт, составляется таблица (см. таблицу 9).
Таблица 9
План адаптации
№
п/п
Наименование
процессов адаптации
Ответственный за процесс
адаптации
Отметка о
выполнени
и (Дата,
подпить)
1
2
3
4
1
Подготовить пропуск
Сотрудник отдела связи
2
Подготовить рабочее место
Непосредственный
руководитель
3
Сообщить о новом
сотруднике и подготовить
коллектив
Непосредственный
руководитель
4
Подбор наставника
Непосредственный
руководитель и сотрудник
отдела кадров
5
Подготовить подарок
Сотрудник отдела кадров
6
Встреча нового сотрудника
Сотрудник отдела кадров
7
Вручение подарков
Сотрудник отдела кадров
8
Экскурсия
Сотрудник отдела кадров или
непосредственный
руководитель
9
Инструктаж по технике
безопасности
Инженер по охране труда
10
Ознакомление с ПВТР
Сотрудник отдела кадров
11
Знакомство с
руководителем и коллегами
Непосредственный
руководитель
66
Продолжение таблицы 9
1
2
3
4
12
Знакомство с наставником
Сотрудник отдела кадров или
непосредственный
руководитель
13
Знакомство с должностной
инструкцией
Сотрудник отдела кадров и
наставник
14
Обсуждение плана
обучения и адаптации
Сотрудник отдела кадров,
непосредственный
руководитель и наставник
15
«Поддерживающая беседа»
в первый день
Сотрудник отдела кадров
16
Проверка выполнения
плана обучения
Сотрудник отдела кадров
17
Проверка выполнения
плана обучения
Сотрудник отдела кадров
18
Проверка выполнения
плана обучения
Сотрудник отдела кадров
19
«Поддерживающие
беседы» 2 неделя
Сотрудник отдела кадров
20
«Поддерживающие
беседы» 3 неделя
Сотрудник отдела кадров
21
«Поддерживающие
беседы» 4 неделя
Сотрудник отдела кадров
22
Работа психолога
Психолог
23
Оценка знаний
Гл. технолог,
непосредственный
руководитель, наставник.
24
«Поддерживающие
беседы»
Сотрудник отдела кадров
2 месяц
3 месяц
По мере выполнения того или иного пункта, в таблице ставит свою
подпись ответственное за выполнение лицо. Главная задача – научить
качественно и быстро выполнять свои обязанности, а также стать частью
большого коллектива. Зачастую, больше всего конфликтов возникает по
причине того, что новые сотрудники плохо усвоили обязанности или, еще не
наработал скорость выполнения работы. Коллективу приходится
«обрабатывать» новичка, беря на себя часть его работы, и из–за этого
возникают конфликты. Поэтому важно уделить особое внимание обучению
рабочего персонала.
Разработка рекомендации по методике адаптации руководителей
среднего звена ООО «Пекарня №1».
67
Адаптация руководителей среднего звена чем-то схожа с адаптацией
рабочего персонала, но есть и свои нюансы. Рассмотрим по порядку.
1) Адаптация до начала работы
Процесс адаптации также начинается во время собеседования.
Собеседование проходит в 2 этапа: (1) Собеседование с сотрудником отдела
кадров; (2) Собеседование с непосредственным будущим руководителем. На
первом собеседовании рассматривается кандидатура, рассказывается подробно
о предприятии, обсуждается круг обязанностей и ответственность. Также на
первом собеседовании можно провести несколько тестов, для лучшего
понимания качеств кандидата. («Оценка своих качеств», «Ваш способ
реагирования в конфликте (Кеннет У. Томас)». На втором собеседовании
кандидатура, прошедшая первый этап, согласуется с непосредственным
руководителем. Но, зачастую на предприятии, руководителем становятся в
процессе повышения. В данном случае кандидатура также согласовывается с
непосредственным будущим руководителем. Если кандидатура утверждена и
согласована дата выхода на работу продолжается адаптация до начала работы.
1. Подготовить пропуск.
При обоих случаях выбора кандидатуры, необходимо подготовить
пропуск с возможностью перемежения в пределах необходимых должностью.
Во втором случае выбора кандидата, пропуск уже имеется, но из–за
расширения обязанностей, ему скорей всего понадобится доступ в больше мест
или, при переводе при этом в другое подразделение, закрыть доступ к
ненужным теперь местам.
2. Подготовка рабочего места
В это входит: подготовка кабинета; обеспечение комплектации рабочего
места; подготовка списка ФИО и номеров телефонов всех, с кем придется
работать. В первые дни работы появляется много новой информации и сложно
удержать ее в голове. Для облегчения работы в первое время и необходим этом
список. Это сделает работу нового сотрудника более комфортной.
3. Выбор наставника
68
Новому сотруднику необходимо найти наставника, к кому сможет
обратиться с вопросами и за советом. Для продуктивной работы наставника,
необходимо его мотивировать. Даже нематериальные способы мотивации дают
хороший результат. К тому же наставнику не придется неотрывно находиться
рядом, только временами помочь в работе. Наставник должен работать на такой
же должности или должностью выше, для обладания необходимыми знаниями.
4. Подготовить подарок
Вне зависимости от того, кто принят на вакантное место: внешний
сотрудник или внутренний, ему готовят подарок: ежедневник с логотипом
компании и ручка. Подарок необходим ему будет в работе, повысит лояльность
к фирме и поможет психологически расслабиться в первый рабочий день.
2) Адаптация в первый рабочий день.
1. Встреча сотрудника.
Сотрудника необходимо встретить, отдать пропуск (если сотрудник
новый) и проводить к месту работы. Если сотрудник взят из компании, это не
значит, что он сам может отыскать место новой работы и по ходу разобраться с
обязанностями и познакомиться с коллективом, которым будет руководить, а
также с непосредственным своим руководителем. Если его выбрали, значит, он
достоин, занимать эту должность и стоит проявить заинтересованность в
сотруднике.
2. Вручение подарка
3. Встреча с непосредственным руководителем.
Встречу стоит проводить, после того как сотрудник переоденется,
положит вещи будет готов к встрече. Она нужна для настроя нового сотрудника
на работу. Если это человек со стороны, то необходимо ему разъяснит нюансы
работы на данном предприятии и сообщить о том, что от него ждут. Даже если
все это было сказано на 2 этапе собеседования, повторить будет хорошим
толчком для работы. Необходимо напомнить о целях и ценностях компании.
Если сотрудника повысили, то обговариваются еще раз моменты его работы и
задач, которые перед ним стоят.
69
4. Инструктаж по технике безопасности (если сотрудник принят «со
стороны»)
5. Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка
6. Экскурсия.
Она проводится в обоих случаях. И знакомство с сотрудниками, с кем
придется контактировать в процессе работы. Если сотрудник уже работал на
предприятии, его все равно необходимо представить в новой должности.
7. Знакомство с коллективом, которым будет руководить
Если принят сотрудник из вне, то его необходимо познакомить с
подчиненными, необходимо представить как руководителя, что бы изначально
определить его место и значимость. В случае если сотрудника повысили, то
также есть основания, для представления его коллективу как руководителя. Он
может быть одним рабочих еще «вчера» и знать всех, но «сегодня» необходимо
определить его новое положение. Это важный момент, для дальнейшей
продуктивной работы. Коллегам сложно перестать считать вчерашнего коллегу
одним из своих и начать воспринимать как руководителя.
8. Передача дел
Если сотрудник, занимающий данную должность до этого, еще не ушел,
то в первый день необходимо передать работу новому, ввести в курс дела. Если
передать работу некому, то это делает непосредственный руководитель или
менеджер по персоналу. Подробно обсуждаются обязанности сотрудника по
должностной инструкции.
9. Ознакомление с должностной инструкцией
10. Знакомство с наставником
11. Начало работы
Сотрудник преступает к своим обязанностям.
12. «Поддерживающая беседа»
В конце рабочего дня необходима беседа с сотрудником отдела кадров о
том, как прошел день, все ли необходимое для работы у него есть, как принял
коллектив и ответить на возникшие вопросы. Если у сотрудника отдельное
70
место работы, то будет удобнее если менеджер по кадрам придет к нему сам в
конце дня. Если нет, то сотрудник за 15 мин. до окончания работы сам
приходит к сотруднику отдела кадров.
3) Адаптация в первый месяц работы.
1. Впервые дни работы сотрудник готовит рассказ о себе в электронном
виде.
Это надо, чтобы ближе познакомиться с сотрудником, чтоб его узнали
коллеги (руководители отделов и руководители среднего звена). Рассказ
проверяется и корректируется кадровой службой. Затем рассылается по
внутренней электронной почте.
2. Встречи с наставником
В первую неделю каждый день на 15 мин. и по необходимости, для
контроля работы. Затем 1-2 раза в неделю и по необходимости.
3. Заполнение и обсуждение с непосредственным руководителем
«личного плана профессионального и служебного развития».
План обеспечит планомерность профессионального и личностного
развития сотрудника, повышает адаптацию сотрудника. Также обеспечивает
контроль со стороны руководства, по средству периодических отчетов о
выполнении плана.
4. Беседы с психологом
В первую неделю встречи каждый день на 30 мин. для обсуждения
работы, сложностей, страхов, напряжения в коллективе. В дальнейшем встречи
1-2 раза в неделю, в зависимости от необходимости. В случае, если
руководителем стал «вчерашний» подчиненный, то важным моментом его
адаптации является помощь в том, чтобы стать руководителем. Мало занимать
должность, важно научиться управлять, перестав быть специалистом. Первое
время сотрудник, по привычке, стремится сам выполнять работу, а не
объяснить ее суть или поручить подчиненным. Он действует из метода:
«Лучший способ объяснить – это самому сделать» 16. Но пока он выполняет
71
работу специалиста, он не справляется со своей работой, управлением. Помочь
ему перестроиться, начать по–другому мыслить и поступать, может психолог.
4) Адаптация в первые 3 месяца работы
В первый месяц работы сотрудник обустроится на новом месте и
освоится с обязанностями. Но дальше могут возникнуть внештатные ситуации
или сложности и сотрудник должен знать к кому может обратиться с ними. В
данном случае ему может помочь наставник, для решения рабочих проблем,
или психолог для разрешения психологических проблем в коллективе и в
работе. Для контроля выполнения программы адаптации, составляется план
адаптации. В ней ответственное лицо ставит дату выполнения и подпись. Также
положительный момент даст психологический тренинг в первые месяцы
работы. Это поможет лучше понимать сотруднику, как управлять коллективом
и искать методы стимулирования, подходящие именно его команде.
Подходящий психологический тренинг подбирает сотрудник отдела кадров.
Разработка рекомендации по методике адаптации руководителей
подразделений и директоров
К выбору сотрудника на такую вакантную должность необходимо
подходить внимательно. В ООО «Пекарня №1» обычно выбирают кандидата из
кадрового резерва внутренних сотрудников. Человек, занявший вакантную
должность, должен знать работу, быть в курсе происходящих событий и
нюансов. Скорей всего это сотрудник, до этого «исполняющий обязанности» во
время отпуска (или по другим причинам) руководителя или человек со
стороны, но уже занимавший такую должность и знакомый с обязанностями. В
любом случае, даже если выбран внешний кандидат, программа адаптации
будет похожей.
1) До начала работы:
1.Собеседование ли согласование кандидата; 2. Подготовка пропуска; 3.
Подготовить рабочее место (подготовка кабинета, обеспечение комплектации
рабочего места, составление списка контактов); 4. Подготовить подарок
(Ежедневник и ручка с эмблемой).
72
2) В первый рабочий день:
1. Встреча сотрудника; 2. Вручение подарка; 3. Встреча с генеральным
директором; 4. Экскурсия; 5. Инструктаж по технике безопасности (если
сотрудник новый); 6. Ознакомление с правилами внутреннего трудового
распорядка (если необходимо); 7. Знакомство с коллективом (в новой
должности, если это внутренний сотрудник); 8.Передача дел Если возможно, то
сотрудник, занимавший эту должность до этого, должен передать дела новому.
3) В первый месяц работы:
1. Подготовить рассказ о себе. Это поможет коллегам лучше узнать
сотрудника. Сотрудник готовит рассказ сам, отдел кадров проверяет и, если
необходимо, корректирует; 2. Заполнить и обсудить с вышестоящим
руководителем «личный план профессионального и служебного развития.»; 3.
Заполнить и обсудить с вышестоящим руководителем «Дневник целей».
«Дневник целей» представленный на рисунке 7.
№
п/п.
Цели
Задачи
Результат
1.
Развитие
подразделения
1.
2.
1.
2.
2.
Развитие
коллектива
1.
2.
1.
2.
3.
Личностное
развитие
1.
2.
1.
2.
4.
……
1.
2.
1.
2.
Рисунок 7 Дневник целей
Руководитель заполняет таблицу из своего виденья ситуации: каким
видит развитие подразделения; его предложения по развитию коллектива, его
профессионализма; что он намерен сделать для развития себя как
профессионала, руководителя и человека. План обсуждается с вышестоящим
руководителем, обсуждается срок выполнения. В конце срока подводятся
итоги: что было сделано, какие результаты получены в итоге. Даже если цель
занимает больше времени, чем поставлено перед руководителем, итоги
подвести можно исходя из результата, полученного на день оценки. Это
73
хороший метод для руководителя, проверки его умения ставить цели и
добиваться необходимых результатов, умение вовремя признать недостатки
цели или методов и уметь их скорректировать.
4. Работа с психологом. Психолог поможет преодолеть конфликтные
ситуации, страхи.
4) В первые 3 месяца
1. Психологический тренинг. Сейчас очень развиты тренинги. И для
руководителей тек же. Это дополнительные затраты, но они являются вкладом
в будущее компании. Тренингов сейчас очень много, и есть возможность
подобрать оптимально подходящий именно для этой должности. Лучше всего
если это будет в 1-3 месяц работы. 2. Работа с психологом. Помимо рабочих
моментов, будут психологические сложности, в решении которых поможет
психолог. В первую очередь это страх принять неверное решение. 3.
Подведение результатов задач, поставленных в «Дневнике целей»
Разработка рекомендации по принятию в штат психолога
В последнее время различные компании активно стали принимать в
штат психологов. Сначала это были компании, работающие с зарубежными
партнерами, но этот опыт переняли и другие фирмы. В маленьких организациях
отношения в коллективе более близкие, но ООО «Пекарня №1» большое
предприятие и конфликты, разногласия неизбежны, ведь вместе большую часть
дня проводят рядом разные по темпераменту и взглядам люди. Задача
психолога помочь научить людей слышать и понимать друг друга, помочь им
самим найти то, что объединит и сплотит их. Дружный коллектив работает
слаженнее.
«Психолог в организации работает в нескольких направлениях: 1.
Организационное развитие: определение проблем в организации и их решение;
Развитие организационной культуры. 2. Работа с персоналом: адаптация
сотрудников; оказание помощи работнику в профессиональном развитии;
профессиональная диагностика, профконсультирование; диагностика и
оптимизация состояния персонала; тренинги; консультирование по личным
74
вопросам. 3. Работа с группой: работа с группой; анализ и коррекция
межличностных отношений; оценка и оптимизация социально–
психологического климата, включая конфликты. 4. Работа с руководителем:
помощь в оценке поборе персонала; помощь в профессиональном развитии
(планирование карьеры, стиля деятельности); консультирование руководителя
по личным проблемам (по запросу)» 62.
Психолог поможет создать благоприятную рабочую обстановку, при
которой работники не будет отвлекать на конфликты, личные переживания, а
всецело отдадутся работе, что в свою очередь будет влиять на повышение
производительности. Два раза в год сотрудники предприятия выезжают на
природу для отдыха. Если в эти дни психолог проведет несколько игр и
тренингов для сплочения коллектива. Это пойдет на пользу как
психологическому климату в коллективе, так и адаптации недавно принятым
сотрудникам. Помимо вышеперечисленного, работа психолога может также
помочь в разработке новой рекламной компании, в переговорах.
Остается вопрос: приглашать психолога со стороны на несколько часов
в неделю или взять в штат постоянного. «Самый простой – это приглашение
стороннего специалиста на несколько часов в неделю. Такой подход сложно
назвать эффективным, так как его единственным достоинством выступает
относительно небольшой уровень сопутствующих расходов. В остальном,
решение пригласить психолога со стороны имеет несколько существенных
недостатков: (1) Непонятный статус специалиста, влияющий на отношение к
нему как руководства компании, так и ее работников; (2) Сложность в
получении исчерпывающей информации о работе предприятия, которая
необходима для эффективной деятельности психолога; (3) Отсутствие
заинтересованности в конечном результате работы у самого специалиста» 57.
При введении в штат новую единицу «психолог» (первый год на полставки, для
понимания объема работы. В последующем можно или оставить также, или
принять сотрудника на полный рабочий день). потребуются расходы:
единовременные и постоянные (см. Таблицу 10).