15
«Находиться в организации, быть ее членом, и входить в организацию,
становиться ее членом – далеко не одно и тоже. Вхождение человека в
организацию всегда сопряжено с решением нескольких проблем» 6. Первая из
этих проблем – адаптация. Задача адаптации не допустить этого или
максимально сгладить эти неприятные моменты и помочь, как новому
сотруднику влиться в коллектив, так и коллективу принять нового члена. «В
современном понимании феномена «адаптация» необходимо обратить
внимание на то, что он трактуется не столько как процесс приспособления,
сколько как процесс гармонизации при взаимодействии субъекта и среды» 59.
Но не только новые сотрудники нуждаются в адаптации. Есть ситуации,
когда сотрудник компании активно развивается и происходит его
горизонтальное (в случае перехода в другое подразделение) или вертикальное
(в случае повышения должности) перемещение. В этом случае сотрудник, хоть
и в меньшей степени, но все равно сталкивается со сложностями. Он может
быть знаком с новым коллективом, но тесно сотрудничать ему не приходилось.
У него появляются новые обязанности или круг этих обязанностей
расширяется. Ему придется узнать нюансы новой должности, завести новые
знакомства. Если сотрудник поднялся по карьерной лестнице, то чаще всего, он
сталкивается с сложностями в общении с подчиненными. Еще вчера он был их
коллегой, а сегодня встал на ступень выше. Коллектив привык общаться с ним
на равных, выполнять работу вместе, а не слышать от него распоряжения. С
точки зрения психологии, человек не может перестроиться в один момент и
видеть во вчерашнем коллеге руководителя, а чаще всего и не хотят, надеясь на
дружеское отношение и поблажки. В этом во всем, казалось бы, старому
сотруднику, тому, кто уже много лет проработал и знает предприятие изнутри,
нужна помощь в адаптации на новом месте.
На тему адаптации написано много научных работ, и тема эта
рассмотрена с разных сторон: социологии, психологии, менеджмента, но всегда
есть, что добавить к уже сказанному.
16
Цели и задачи адаптации в организации. Сотрудник – это ценный ресурс
и желание работодателя максимально использовать этот ресурс, а
профессионально разработанная и реализованная программа адаптации
поможет в этом. Одина из задач организации – приносимая прибыль. Поэтому
необходимо максимально снизить затраты. Адаптация сотрудников также
может помочь в этом. А.Я. Кибанов 17 акцентировал внимание на
нижеперечисленных целях адаптации:
1. Удовлетворение от проделанной работы. Хорошее отношение к
работе. Все хотят работу в удовольствие, но не все такую находят. Если
сотрудник получает удовольствие от работы, если сложности, которые
приходится преодолевать на рабочем месте, работник воспринимает, как
возможность чему-то научиться, разобраться и понять, то он будет открыт к
новым знаниям, развитию, а самое главное – он будет отдавать все свои силы
работе.
2. Уменьшение процента уволившихся в первый год работы. Без
должной программы адаптации, привыкание сотрудника к новому месту может
растянуться на полгода. По истечению этого времени, сотрудник может
принять решение об увольнении, несмотря на то испытательный срок был
пройден хорошо, и работник вник в рабочий процесс.
3. Уменьшение затрат на поиск новых сотрудников. Если на
предприятие высокий процент текучести кадров, то высоки и затраты на поиск,
обучение вновь принятых сотрудников, которые, высока вероятность, уйдут в
первый год работы.
4. Сокращение времени на обучение.
5. Сокращение издержек на этапе обучения нового сотрудника. В первое
время, пока работник не вольется полностью в процесс работы,
работоспособность будет не очень высокой. Также ошибки, совершаемые в
первое время работы, связанные с освоением должностных обязанностей,
влияют на скорость и качество работы. А деятельность каждого сотрудника
влияет на конкурентоспособность всего предприятия. Его производительность
17
в начале работы ниже, чем у коллег. В связи с этим возрастают дополнительные
затраты.
6. Экономия времени руководителя и сотрудника. Если сотрудник
недостаточно адаптировался, то времени на выполнение работы у него уйдет
больше.
7. Снижение ощущения нестабильности у новых сотрудников.
8. Улучшение морально-психологического климата в компании. Если
сотрудник не отвлекается на ссоры, мелкие неурядицы, то он полностью будет
сосредоточен на работе, не допустит ошибок.
Формирование лояльного отношения работника к организации
стимулирует его работать на данном предприятии долгие годы. С. Иванова в
книге «50 советов по рекрутингу» 12 обратила внимание на одно важное
негативное последствие при увольнении сотрудников непрошедших
испытательный срок, кто не смог адаптироваться на новом месте – это риски
утечки информации, из-за того, что к ней был допущен временный сотрудник.
Человек не прошедший адаптацию и в связи с этим ушедший, скорее всего
уйдет с весьма нелояльным отношением к предприятию. А утечка информации
может сильно сказаться в дальнейшем на получении прибыли.
Процесс адаптации является двусторонним и заинтересованы в нем как
сам сотрудник, так и работодатель. Рассмотрим его с разных сторон: со
стороны работника и со стороны работодателя.
Сначала рассмотрим цели адаптации сотрудника со стороны
руководителя: 1) Желание получить лояльного сотрудника. С таким
подчиненным будет проще работать руководителю; 2) как можно быстрее
приспособить работника к новым условиям, задачам.
Задачи адаптации сотрудников с точки зрения работодателя: 1) Рост
прибыли предприятия. Увеличение ее эффективности; 2) Рост эффективности
трудовой деятельности сотрудника; 3) Сведению к минимуму возможность
увольнения сотрудника; 4) Формирование у работника лояльного отношению к
фирме; 5) Уменьшение состояние тревожности у сотрудника; 6) Обеспечение
18
работника как практическими, так и теоретическими знаниями о фирме и
выполняемой им работе; 7) Установление комфортных для работы отношений
нового сотрудника с коллективом.
Но новый сотрудник организации также заинтересован в быстрой
адаптации. Целью новичка является: 1) максимально быстрое и полное
приспособление к коллективу и организации; 2) Создание у коллег имиджа
профессионала; 3) Желание работать в данной фирме как можно более
длительный срок.
Задачами адаптации с точки зрения работника являются: 1) Получение
максимально полных знаний об организации; 2) Знакомство со стилем
управления; 3) Получение всех необходимых знаний для выполнения работы в
занимаемой должности; 4) Снижение уровня стресса и состояния тревоги; 5)
Продолжение трудовых отношений с данным предприятием; 6) Установление
комфортных для работы отношений с коллегами; 7) Формирование и рост
чувства удовлетворенности от выполняемой работы.
Согласно Е.Р.Рудавиной и В.Екомасову 33 результатом качественной
программы адаптации является сокращение финансовых издержек фирмы. Из
чего следует, что цель работы по адаптации персонала носит конкретный
финансовый характер. А цель любой фирмы – получение прибыли.
1.2 Виды и этапы адаптации в организации. Критерии эффективности
адаптации персонала
«Вопрос о количестве видов адаптации в настоящее время не имеет
однозначного ответа. В исследованиях, посвященных изучению данного
феномена, количество видов адаптации варьируется от 2 до 16 наименований, в
зависимости от научных воззрений, которых придерживается автор той или
иной классификации» 34. Довольно таки много литературы где
рассматривают виды адаптации, например Ю.Г. Одегов в учебнике
«Управление персоналом в структурно-логических схемах» 28, или учебнике
19
«Управление персоналом» под редакцией Т.Ю. Базарова и Б.Л. Еремина 37, а
также «Управление персоналом на производстве» под редакцией Н.И.
Шаталовой, Н.М. Бурносовой 40, а также многие другие.
Рассмотрим виды адаптации по различным критериям.
1) По направлению адаптацию делят на производственную и
непроизводственную адаптацию:
− производственную адаптацию, в своею очередь, такие авторы
научных работ как Т.В. Зайцева 11, В.А. Спивак 36 и О.И.Марченко 39
подразделяют еще на 4: профессиональную (привыкание к новым обязанностям
нюансам этой работы, приобретение знаний как практических, так и
теоретических для занимаемой должности, освоение новых обязанностей);
социально-психологическую (вникание в организационную культуру
предприятия, освоение норм и правил, привыкание к психологическому
климату организации, привыкание к статусу и социальной роли которую он
теперь выполняет); организационно-психологическую (привыкание к статусу
организации и занимаемой должности, приспособление работника к новому
месту работы, способом решения ситуаций, привыкание к действующим
правилам и порядку, организации труда); психофизиологическую (привыкание
к санитарно-гигиенические условия труда, физическим и психологическим
нагрузкам).
− непроизводственная адаптация: налаживание неформальных
отношений внутри коллектива. Этому в значительной степени способствуют
спортивные мероприятия и совместное проведение досуга организованные
предприятием, корпоративы.
Сколько бы не было видов адаптации, но все эти процессы протекают
одновременно, неотрывно один от другого. Чтобы помочь сотруднику на
начальном этапе адаптации, необходимо выполнить несколько действий еще до
начала работы нового работника. В эти действия входит: подготовить пропуск к
первому дню работы, организовать экскурсию по предприятию, руководитель
подразделения должен проконтролировать готовность рабочего места для
20
нового сотрудника (наличие стола и стула, канцелярских принадлежностей и
компьютера, список необходимых номеров телефона, если это необходимо или
если сотрудник будет работать на производстве то оборудование,
проконтролировать, чтобы оно было в исправном состоянии и готово к работе).
Длительность данной адаптации частично зависит от физических
данных сотрудника, его характера и самих условий. Если работник активен,
физически развит, его воспитание, стиль поведения, степень совпадения
культуры данного сотрудника и коллектива. На любом предприятии есть своя
корпоративная культура, микроклимат и это не может не оказывать влияния на
работу всего персонала. Помочь сориентироваться в профессиональных
вопросах и вопросах касаемо коллектива поможет наставник, прикрепленный к
новичку. Наставник помогает и направляет сотрудника к получению знаний
теоретических и практических, акцентирует внимание на нюансах работы, а
также в первые дни, является связующим звеном между новым работником и
коллектива. Одна из целей адаптации – помочь новому сотруднику
почувствовать себя частью единого целого, если возникают сложности,
наставник может помочь влиться в коллектив. Но могут возникнуть и
сложности в этом процессе, если сотрудник окажется не коммуникабельным и
посчитает, что его знаний и умений в профессиональной деятельности будет
достаточно, для налаживания межличностных отношений и завоевания
авторитета у коллег. На этом этапе адаптации могут помочь общие тренинги.
2) Следующий вид адаптации делится по отношениям субъект-объект:
– Активная. Сотрудник стремится воздействовать на среду с целью
изменить ее. (Это нормы и правила принятие в организации, которые
необходимо усвоить.).
– Пассивная. Сотрудник не желает изменений и не стремится к такому
воздействию.
3) По воздействию на сотрудника различают:
– прогрессивную. Это адаптация, положительно влияющая на
сотрудника;
21
– регрессивную. Это адаптация является пассивной и несет
отрицательной направление. (Например: низкая трудовая дисциплина).
4) Следующий вид адаптации различают по уровню:
– первичная. В том случае, когда сотрудник первый раз устраивается на
работу на данном предприятии;
– вторичная. В случае смены должностных обязанностей как по
горизонтальной, так и по вертикальной линии.
Процесс адаптации проходит в определенный промежуток времени.
Занять она может от 2 недель до полугода. Длительность этого периода может
зависит от различных факторов и одна из задач программы адаптации –
сократить этот процесс.
Этапы адаптации описаны в работах И. Архиповой 46, А.С.
Корчагнной 19, Н.К. Маусова 51, Н.И. Шаталовой и Н.М. Бурносовой 40 и
других авторов. Они считают, что процесс адаптации можно разделить на 4
этапа.
1 этап. Оценка уровня подготовленности сотрудника.
Обычно оценка знаний проходит во время собеседования перед приемом
на работу. Сотрудник отдела кадров, при правильно проведенном
собеседовании и оценки его, может скорректировать план адаптации, учитывая
особенности данного сотрудника. Учитывается опыт работы и в подобных
условиях конкретно, умение решать определенные задачи. Если опыт есть, то
адаптация пройдет быстрее и спокойнее. Но в каждой фирме есть свои нюансы
и необходимо их учитывать при составлении плана. Также сотрудник отдела
кадров, при составлении плана адаптации, должен учитывать необходимость
включения работника в коммуникативную сеть, познакомить с коллегами, с кем
придется непосредственно работать, познакомить с корпоративной системой.
На первом этапе также определяется наставник, если это практикуется на
предприятии. Ставится в известность непосредственный руководитель
будущего сотрудника. Руководитель должен проследить, чтобы рабочее место
было готово, была подготовлена спецодежда (если она необходима или новый
22
сотрудник должен быть проинформирован и к первому дню работы приобрел
ее сам). До начала работы, сотрудник, если это необходимо для данной
должности, направляется на прохождение медкомиссии.
2 этап. Ориентация. Этот этап можно разделить на несколько отдельных
частей.
– Вводный. Этот этап проходит в первый день работы. Сотрудника
знакомят с документацией, должностной инструкцией, проведение первичного
инструктажа по технике безопасности. В первый день объясняют особенности
трудового распорядка и дисциплины, распределения отпуска, оплаты труда,
поощрения и наказания, графика работы, особенности испытательного срока.
Экскурсия по предприятию также проходит в первый день, что бы затем у
сотрудника не возникло сложностей с поиском нужного кабинета или места. В
процессе экскурсии проходит знакомство с коллегами, руководством,
подчиненными (в зависимости от занимаемой должности), а также местом
работы и оборудованием на нем. Также в первый день работы можно показать
фильм об организации или рассказать ее историю для формирования лояльного
отношения к предприятию.
– Ознакомительный. Сотрудник знакомится с предприятием, его
функционированием, его структурой, нормами и правилами. Знакомится с
работой подразделений, задачами и принципами работы. На этом этапе
проходит более близкое знакомство с коллективом, разбирается с
особенностями построения коммуникативных связей между отделами. В этот
период наставник, непосредственный руководитель или представитель отдела
кадров должен познакомить работника с особенностями взаимосвязи на разных
уровнях.
– Вхождение в процесс выполнения обязанностей. Сотрудник вникает в
обязанности занимаемой должности. В процессе выполнения своих функций и
обязанностей, будут возникать вопросы, спорные ситуации т.д. На этом этапе
новый сотрудник должен знать к кому он может обратиться за помощью и
разъяснениями.
23
3 этап. Непосредственная адаптация. Ее можно рассмотреть с разных
сторон.
– Приспособление к окружению. Сотрудник подстраивается под новый
коллектив, налаживает неформальное общение. Этому будет способствовать
некоторые мероприятия и традиции, принятые на предприятии. Например,
отдельное помещение для приема пищи, где возможно общение в
неформальной обстановке или общие мероприятия такие как субботники,
выезды на природу, проведение КВНа.
– Начало стабильной работы. Первые волнения и страхи позади,
отношения с коллективом налаживаются, и сотрудник начинает входить в
процесс стабильной работы, нарабатывая скорость и опыт. В это время его уже
можно попробовать оценить с профессиональной точки зрения. Сотрудник еще
может обращаться за помощью и поддержкой, но чувствует себя уже
увереннее, почти полностью погружен в рабочий процесс.
При стихийном течении адаптации, этот этап может наступить через год
работы. Все это время сотрудник будет выполнять обязанности, не раскрыв до
конца свой потенциал, что принесет финансовые потери предприятию. Поэтому
следует регулировать процесс адаптации, что бы этап эффективной работы
наступил максимально быстрее. Необходимо спокойно и постепенно вводить
нового сотрудника в работу, избегая отрицательных ситуаций, непредвиденных
трудностей, связанных с недостатком информации, перегрузками. По мнению
Ю.Г. Одегова и Л.В. Карташовой 27, следует принять меры, для исключения
моментов психологической дезадаптации работника. таких как: 1) Недоумение.
При такой ситуации, все созданные и наработанные положительные
представления о фирме рушатся; 2) Испуг. В данной ситуации теряется, не
знает как поступить; 3) Уныние; 4) Возмущение. Проявляется склонность
негодовать по пустякам; 5) Нарушение режима работы. Попытка или
нарушение режима работы и отдыха; 6) Отсутствие цели. Сотрудник не видит
для себя путей развития на данном предприятии; 7) Пассивное принятие.
24
Подчинение любому распоряжению; 8) Отсутствие диалога с руководителем.
Любая проблема при этом становится неразрешимой.
4 этап. Завершение процесса адаптации.
Новый работник выполняет свои обязанности самостоятельно, и они не
вызывают у него сложностей. Он постепенно преодолел все трудности и
проблемы. По окончании этого этапа можно провести оценку работы
сотрудника. И. Кальперис 50 в своей книге пишет о том, что оценка персонала
позволяет контролировать его деятельность и скорректировать некоторые
моменты отклонения от стандартов, принятых на данном предприятии. Это
может быть в виде экзамена или в ходе беседы с непосредственным
руководителем данного работника. Если сотруднику придется
продемонстрировать свои знания на экзамене, то он должен быть предупрежден
об этом на собеседовании или в первый день работы.
«Процесс адаптации в компании должен быть четко определен и
спланирован как по времени, так и по содержанию. То же самое можно сказать
и об ответственных за каждый этап специалистах» 14. Если на предприятии
существует разработанный план адаптации, и он применяется ко всем
сотрудникам, то к моменту окончания испытательного срока, сотрудник будет
полностью адаптирован и руководство компании сможет принять решение о
дальнейшем сотрудничестве с данным работником. Но если программы
адаптации нет или она применяется не в полной степени, то сотрудник не
успеет раскрыться к окончанию испытательного срока, и руководитель не
сможет оценить его работу в полной мере.
Критерии эффективности адаптации персонала.
Процесс адаптации – это не только ознакомление и погружение в
должностные обязанности, но и понимание целей организации, а также тесное
сотрудничество с коллективом. Ведь новый сотрудник должен стать частью
большого механизма, для отлаженной работы которого, необходимо идеально
влиться в этот механизм.