39
Текстовый редактор Word предоставляет человеку разнообразные
возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с
готовыми текстовыми документами (рис. 2), сохраненными на различных
носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые
тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других
приложениях; текстовые документы можно передавать по каналам связи
локальных и глобальных компьютерных сетей.
Как необходимый элемент автоматизации управленческой
деятельности используется табличный процессор – Microsoft Exсel 2013 (рис.
3). Электронные таблицы являются идеальной средой для выполнения
вычислений различной сложности без особых затрат на программирование,
обеспечивают хранение больших массивов информации.
Рис 3. Интерфейс программы Microsoft Exсel
40
Для информационно – правового обеспечения используется программа
«Консультант Плюс».
Консультант Плюс охватывает все федеральное законодательство и
международное право, архивные правовые акты и законопроекты, содержат
справочную и консультационную информацию по бухгалтерскому учету и
налогообложению, комментарии законодательства, типовые формы
документов и многое другое. Интерфейс программы Консультант Плюс
представлен на рисунке 4.
Рис. 4. Интерфейс программы «Консультант Плюс»
Контроль затрат предприятия – одна из важнейших функций
управления затратами. Контролю, тесному взаимодействию с другими
функциями отводится особое положение в их числе, ведь по результатам
контроля и в соответствии с ним может требоваться коррекция плана с
уточнением организационных мероприятий, разработкой и принятием
соответствующих решений в вопросах управления. Контроль охватывает не
только результаты деятельности, но также все управленческие функции.
Типичные ошибки во время контроля затрат:
Ошибка 1.
Непоследовательность
41
Управление расходами должно быть частью общей системы
управления предприятием.
Ошибка 2.
Недостаток информации
На многих предприятиях возникает проблема несвоевременной и
недостаточной передачи информации о расходах сырья, материалов, топлива
и прочего.
Ошибка 3.
Избыток информации
Сбор излишней информации приводит к дополнительным тратам
ресурсов и времени для получения и обработки информации, осложняя
информационную систему из-за незначительной информации.
Ошибка 4.
Игнорирование изменений
При управлении затратами нередко игнорируется влияние со стороны
разных факторов на размер, состав, структуру затрат.
Ошибка 5.
Отсутствие обратной связи
Для эффективной работы системы необходимо четкое осознание
функций и взаимосвязи подразделений со стороны руководителей всех служб
и подразделений, а также, в идеале, каждого сотрудника компании.
Для принятия своевременных обоснованных управленческих решений
требуются оперативные данные как физических показателей, так и их
стоимостных характеристик. Для сбора и анализа физических показателей
имеется производственная отчётность, которая сама по себе может только
отфиксировать выполнение того или иного объёма работ при этом возможно
понять ориентировочную сумму выручки при наличии всего пакета
оформленной исполнительной документации. Оперативно оценить
себестоимость в разрезе выполненных работ и в целом по объекту силами
бухгалтерского учёта невозможно.
При использовании исключительно бухучёта необходимо принимать во
внимание, что работники бухгалтерии подчиняются правилам бухучёта и не
могут провести в системе запись без наличия документа либо при
неправильном оформлении документа. Это значит, что реальные данные
42
могут значительно отличаться от данных проведённых на текущий момент в
бухучёте.
Пример, задержка первичного документа от Контрагента.
Поступивший материал уже может быть вовлечён в производство, но так как
в учётной системе он не проведён то иногда даже нет возможности его
списать так как он ещё не оприходован на склад.
Эти неточности и несвоевременное поступление информации не только
не позволяют осуществлять непрерывный контроль за доходами и расходами,
но и могут привести к невозможности обеспечения своевременного учёта
движения ТМЦ в процессе производства работ.
Идеальная схема учёта предоставляет возможность online -
использования (с небольшим, установленным разрывом по времени для
ввода данных, например, с актуальностью на прошедшие сутки).
Существующая система (Бухучёт).
В настоящее время ООО «СитиСтрой» оснащена бухгалтерской
информационной системой. На ООО «СитиСтрой» для ведения
бухгалтерского учета используется программа «1С: Предприятие». Система
программ «1С: Предприятие» предназначена для решения широкого спектра
задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично
развивающимися современными предприятиями. «1С: Предприятие»
представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым
принципам и на единой технологической платформе.
Основные ограничения для целей управленческого учёта:
Временные (Срок получения информации превышает необходимый
для целей Управленческого учёта);
Аналитические (Невозможность ведения по видам работ. Заведомо
не все первичные документы можно привязать к аналитике Вид работ);
Технические (Способы сбора информации различны для разных
видов документов и требуют дополнительной обработки в случае
необходимости ведения по Видам работ).
43
Для снижения рисков от потери важной информации используется
система резервного копирования данных с помощью SATA бокс QBack-25S.
QBack-25S — отличное решение для пользователей, которые ищут
удобное, безопасное и производительное решение для резервного копирования
данных.
Возможности QBack-25S:
Автоматическое резервное копирование с помощью
функциональной программы QBack;
Различные режимы резервного копирования: автоматическое
резервное копирование, копирование по расписанию, мгновенное
копирование, копирование в одно касание (OTB);
Используется накопительное резервное копирование, сохраняются
только новые и измененные файлы;
Сохраните все данные, в том числе файлы Outlook & Outlook
Express и папки Шрифты (только в режимах резервного
копирования по расписанию и мгновенного копирования), Мои
документы, Избранное и Рабочий стол;
Шифрование данных (AES 256 бит) сохранит ваши данные в
безопасности;
Противоударная конструкция защищает жесткий диск от
случайного падения;
Жесткий диск можно разделить на 2 раздела: общий и личный.
Автоматическое резервное копирование помогает автоматически
сохранить пользовательские папки Windows (Мои документы, Рабочий стол,
Шрифты и Избранное Internet Explorer), а так же все необходимые базы
данных с сервера. Резервное копирование по расписанию позволяет сохранять
выбранные файлы и папки ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
Мгновенное резервное копирование дает возможность быстро скопировать все
44
выбранные файлы. Вы также можете сохранить письма, контакты и заметки из
Outlook Express, Microsoft Outlook и Windows Mail.
SurfAnalyzer это - повышение безопасности сети достигается путем
блокирования доступа пользователям к подозрительным или просто
бесполезным для компании Интернет ресурсам, предотвращения загрузки
потенциально опасных файлов (например .exe, .com, .zip, …), а также запрета
получения опасных файлов во вложениях электронной почты.
Контроль Интернет – трафика SurfAnalyzer позволяет предотвратить
загрузку музыки, просмотр видеоклипов через Интернет, что сократит расход
средств на оплату дорогостоящего Интернет - трафика. Программа
SurfAnalyzer пропускает через себя весь интернет-трафик и сохраняет в базу
данных всю информацию по посещённым сайтам,
полученным\отправленным сообщениям ICQ, полученным\отправленным
сообщениям электронной почты.
Информационная система должна представлять собой ПО для
регистрации случаев нарушения ИБ на предприятии.
По каждому такому случаю сотрудник предприятия, обнаруживший
проблему, заносит новую заявку в систему.
Администратор ИБ проверяет внесенную заявку, изменяет ее статус, а
затем разрешает существующую проблему и закрывает заявку.
Таким образом, можно сделать вывод, о том, что информационные
технологии в ООО «СитиСтрой» занимают очень важную роль в развитии,
состоят в ускорении процессов получения, распространения и использования
сотрудниками новых знаний. Повышая качество интеллектуальных ресурсов,
информационные технологии повышают качество жизни. Говоря об
информационных технологиях, используемых в ООО «СитиСтрой», следует
отметить, что, прежде всего, речь идет о создании компьютерных систем,
способных поддерживать все функции взаимодействия этих органов с
населением и предпринимательскими структурами.
45
Опыт большинства строительных компаний, а также мировые
практики, говорят о необходимости чёткого структурирования и детализации
учёта. Эффективная экономическая политика компании невозможна без
понимания руководством компании всех без исключения аспектов текущего
состояния предприятия. Управленческие решения обоснованы только в
случае наличия достоверной, своевременной, детальной информации,
имеющей необходимые показатели для анализа.
Бухгалтерский учёт – это в основном инструмент контроля за
деятельностью предприятия государственными учреждениями, поэтому не
может быть использован в качестве системы управленческого учёта.
Следовательно, для эффективного управления предприятием требуется
внедрение контура Управленческого учёта. Данная система обязательно
должна быть интегрирована с Бухгалтерским учётом в плане регулярного
сопоставления данных и взаимной их проверки.
Для внедрения системы требуется разработка и исполнение плана
мероприятий, содержащего аспекты, касающиеся документооборота, работы
с персоналом (в том числе всех уровней управленческого звена), а также
систем связи и сбора данных техническими средствами.
46
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ВНЕДРЕНИЮ
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ
ПРЕДПРИЯТИЕМ
3.1. Проект внедрения информационных систем в процесс
управления предприятием
В настоящее время сметная стоимость работ и материалов ООО
«СитиСтрой» не отражает фактических затрат Подрядчика.
В проектно-сметной документации учтены не все затраты,
которые несет Подрядчик
После заключения Подрядчиком договора или после выполнения
работ, Заказчик уменьшает сметную стоимость объекта путем
замены расценок на более дешевые, а также уменьшает объемы
работ. Разницу в стоимости материалов компенсируют в счет
СМР
Сметная стоимость МТР не соответствует рыночным ценам
Заказчик компенсирует не все затраты за фактически
выполненные работы Подрядчиком
В сметной документации не предусмотрена прибыль
предприятия на развитие парка техники и технологий
производства работ
Это может быть выявлено только при детальном анализе ПСД в разрезе
видов работ и анализу рынка до заключения контракта.
Обычная практика работы, принятая в большинстве Компаний данного
направления предполагает строительство при котором основной упор
делается на физ.объёмы, выполненные производственными
подразделениями. Экономические показатели вторичны, что регулярно
приводит к отрицательным финансовым результатам по некоторым
проектам.
Данный рынок достаточно чётко поделен, что ограничивает участие
Компании в проектах Производственной программы Заказчика при
47
отсутствии факторов уверенного достижения заданной рентабельности,
качества и свовеременности выполняемых работ.
Вышеуказанные факторы могут быть нормализованы при внедрении
контура управленческого учёта, который позволит как наладить
дополнительный контроль за производственными подразделениями, так и
повысит рентабельность реализации проектов.
На основании сделанных выводов можно сформулировать Рабочую
гипотезу в следующем виде: Внедрение контура управленческого учёта
позволит локализовать случаи неэффективного управления, распределить
зоны ответственности между руководителями профильных подразделений,
повысит достоверность учётной информации и ускорит время реакции при
принятии управленческих решений.
Актуальность проекта заключается в следующем:
1. В связи с вводом контура управленческого учета в бухгалтерском
учете строительной организации будет содержаться информация о том, какие
ресурсы, в каком количестве и в каком месте были или имело предприятие
в определенный момент времени, какой товар находился на складе
или в пути, сколько денежных средств в кассе и на расчетном счете,
имелись ли дебиторские или кредиторские задолженности, займы и кредиты.
И что самое важное, в бухгалтерском учете станут видны результаты
финансово-хозяйственной деятельности организации — показатель
эффективности работы предприятия.
2. Управленческий учет может решать те задачи, на которые
не способны бухгалтерский и налоговый: вести оперативный учет расчетов
с отдельными контрагентами и взаиморасчетов; обеспечить руководство
предприятия информацией о результатах бизнеса; осуществить контроль
над издержками с помощью их учета по видам и центрам затрат; показать
результаты работы отдельных направлений.
48
Цель проекта – создание в организации собственного удостоверяющего
центра. Для достижения поставленной цели необходимо было выполнить
задачи:
- спланировать проект по созданию контура управленческого учета;
- провести расчет издержек от использования услуг стороннего,
аккредитованного удостоверяющего центра сроком на один год;
- провести организационное собрание;
- разработать концепцию проекта;
- купить и установить новое оборудование;
- провести разработку документации и согласование;
- купить и установить необходимое программное обеспечение;
- получить лицензию на использование контура управленческого учета
с правом неограниченного тиражирования;
- обучить персонал пользоваться новым программным обеспечением;
- провести анализ эффективности работы контура управленческого
учета;
- протестировать контур управленческого учета;
Внедрить проект.
Рассчитаем общее количество рабочих дней, необходимых для
реализации проекта по организации собственного управляющего центра
(Приложение 2).
Резерв времени события показывает, на какой допустимый период
времени можно задержать наступление этого события, не вызывая при этом
увеличения срока выполнения комплекса работ.
Сетевой график проекта по организации собственного управляющего
центра представлен на рисунке 5.
Анализ сетевой модели по времени приведен в таблице 16.